企业档案管理办法
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企业档案管理办法
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一、总则
1、为加强本公司档案工作，充分发挥档案作用，全面提高档案管理水平，有效地保护及利用档案，特制定本制度。
2、公司档案，是指公司从事经营、管理以及其他各项活动直接形成的对公司有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。
3、承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整。结案后及时归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。
二、文件材料的收集管理
1、公司指定行政部门专人负责文件材料的管理。
2、文件材料的收集由各部门或经办人员负责整理，交总经理审阅后归档。
3、一项工作由几个部门参与办理的，在工作中形成的文件材料，由主办部门或人员收集。
4、会议文件由行政部门收集。 5、归档的文件材料应为文字文件和电子文件，归档后的电子文件仅由公司行政部门的专人保管，部门及个人不可保留。
三、归档范围
1、重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、典型发言、会议记录、会议录像等。
2、本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书等。
3、本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表等。
4、本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。
5、本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。
6、本公司的大事记及反映本公司重要活动的照片、录音、录像等。
四、归档要求
1、档案质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。
2、归档的文件种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。 3、在归档的文件中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件，分别立在一起，不得分开，文、电应合一归档。
4、不同年度的文件一般不得放在一起立卷。
5、档案文件应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。
6、案卷封面，应逐项按规定用签字笔书写，字迹要工整、清晰。
五、档案管理人员职责
1、按照有关规定做好文件的收集、整理、分类、归档等工作。
2、按照归档范围、要求，将文件材料按时归档。
3、工作人员应当遵纪守法、忠于职守，努力维护公司档案的完整与安全。
六、档案的使用
1、公司档案只有公司内部人员可以借阅，借阅者都要填写《借阅单》，报主管人员批准后，方可借阅，其中非受控文档的借阅要由部门经理签字批准，受控文档的借阅要由总经理签字批准。 2、档案借阅随借随还；对借出档案，档案管理人员要及时催还，发现损坏、丢失或逾期未还，应写出书面报告，报总经理处理。
3、必须严格保密，不准泄露档案材料内容，如发现遗失必须及时汇报，追求责任。
4、不准拆卷及任意抽、换卷内文件或剪贴涂改其字句等；不得任意摘抄或复制案卷内容，如确有需要，必须经领导批准才能摘抄或复制。
5、必须爱护档案，保持整洁，不准在档案材料中写字、划线或作记号等。
6、不准转借，必须专人专用。
7、用毕按时归还，如需延长借阅时间，必须通知档案管理人员另行办理续借手续。
七、本制度即日起开始执行。
八、档案记录表
档案号编制要求：编号由13位数组成，前八位是古润方三字开头字母大写+年号+部门代号，第九位为“-”，后四位为顺序号，顺序从0001开始编排。
序号 文件编号 文件标题 页数 份数 档案号 交、接人 存档时间 备 注 文字 电子 文字 电子
公司档案管理制度
第一条 为加速公司规范化管理进程，进一步完善文书档案管理工作、特制定本制度。
第二条 归档的文件材料必须按年度立卷，本公司内部机构在工作活动中形成的各种有保存价值的文件材料，都要按照本制度的规定，分别立卷归档。
第三条 文书档案归档范围包括：
（一）重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。
（二）本公司在经营管理活动中产生的与上级领导部门间的往来文件（即外部文件），包括请示、报告、项目立项、重要函件、经营合同等。
（三）本公司反映主要职能活动的报告、总结。
（四）本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料以及本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。
（五）公司在发展过程中获得的被国家或社会认证或认可的证明其实力和相关资格的证书材料等。 （六）干部任免的文件材料以及关于职工奖励、处分的文件材料，职工劳动、工资、福利方面的文件材料。
（七）其他对本公司工作具有查考价值的文件材料。
第四条 所有外送或内发的文件及其原稿由负责部门分类整理，按年代立案，予以归档、保存和备查，并交一份由经办部门存档备查。
第五条 各部门均应指定专（兼）职文书人员，负责管理本部门的文件材料，并保持相对稳定。人员变动应及时通知档案室。
第六条 各部门都要建立健全平时归卷制度。对处理完毕或批存的文件材料，由专（兼）职文书集中统一保管。
第七条 公文承办人员应及时将办理完毕或经领导人员批存的文件材料，收集齐全，加以整理，送交本部门专（兼）职文书归卷。
第八条 已经办理完毕并有保存价值的文件都应及时归档，任何人不得随意留存，各部门每季度应将归档的文件材料清理一次，登记造册，对重要的文件要标注密级（绝密、机密、秘密）。
第九条 纸质文件材料和相应的电子文件及背景信息等也要进行归档。
第十条 存档文件必须为原件，至少三份（包括复印件）。 第十一条 每年年末或次年初、各部门向档案室移交已归档完毕的上一年的文书档案（要办理移交手续）。
第十二条 为统一立卷规范，保证案卷质量，立卷工作由相关部室兼职档案员配合，档案室文书档案员负责组卷、编目。
第十三条 案卷质量要遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。
第十四条 归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。
第＋五条 在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、影印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件，分别立在一起，不得分开，文电应合一立卷;绝密文电单独立卷，少数普通文电如果与绝密文电有密切联系，也应随同绝密文电立卷。
第十六条 卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后;正件在前，附件在后;印件在前、定稿在后;其他文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。
第十七条 有关卷内文件材料的情况说明，都应逐项填写在备考表内。备考表应置卷尾。 第十八条 因工作需要借阅属秘密、机密类的文书档案，须经部门负责人、办公室主任、主管副总经理签字后方可借阅，绝密类的文书档案除需经部门负责人、办公室主任、主管副总签字外还必须经总经理签字后方可借阅。如遇特殊情况，属机密、秘密性的文书档案可由部门负责人、办公室主任签字后可借阅。
第十九条 借阅人员应对档案的保密、安全和完整负责，不得带至公共场所，不得泄密、丢失、转借、涂改、污损、拆散，未经批准不能抄录复印。
第二十条 凡从公司办借出的文书档案资料、因工作需要复印、须经办公室主任同意签字后，方可复印，使用后需将复印件归还公司办，个人不得留存，如因工作需要无法拿回复印件，须报公司办批准，由办公室主任酌情处理，并在借阅登记簿中注明。
第二十一条 因工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。
第二十二条 文书档案保管期限分为永久、长期、短期三种，超过保管期限的文书档案经公司办及相关领导批准后可销毁，并建立文书档案销毁清册。
第二十三条 本制度自印发之日起实施。
