下载文档原格式
第一章总则第一条为加强公司内部资料的管理，确保资料的安全、完整、有效利用，根据国家有关法律法规及公司章程，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司所有内部资料，包括但不限于文件、图纸、电子文档、报表、资料汇编等。
第三条公司内部资料管理应遵循以下原则：1. 安全性原则：确保资料不泄露、不丢失、不被篡改；2. 完整性原则：保持资料的完整性，不得擅自删减、修改；3. 及时性原则：保证资料及时更新，满足业务需求；4. 保密性原则：对涉及公司秘密的资料，严格保密。
第二章资料分类与归档第四条公司内部资料分为以下几类：1. 公共资料：供全体员工查阅、使用的资料；2. 部门资料：各职能部门使用的资料；3. 个人资料：员工个人使用的资料；4. 密级资料：涉及公司秘密的资料。
第五条资料归档要求：1. 资料归档应按照类别、时间、主题等进行分类；2. 归档资料应填写《资料归档登记表》，并经负责人签字确认；3. 归档资料应按照归档目录进行存放，便于查阅。
第三章资料借阅与使用第六条资料借阅：1. 员工需借阅资料时，应填写《资料借阅申请表》，经负责人批准后，方可借阅；2. 借阅资料时，应爱护资料，不得涂改、损坏或遗失；3. 借阅资料应在规定时间内归还，逾期未还者，按相关规定处理。
第七条资料使用：1. 员工在使用资料时，应严格遵守相关规定，不得泄露公司秘密；2. 使用资料应注重资料的保护，不得擅自复制、传播；3. 如需引用资料，应注明出处。
第四章资料保密与安全第八条保密要求：1. 公司内部资料涉及公司秘密的，应严格按照国家有关法律法规和公司保密制度执行；2. 员工应自觉遵守保密规定，不得泄露公司秘密；3. 对违反保密规定的行为，公司将依法严肃处理。
第九条安全要求：1. 资料存放地点应保持通风、干燥，防止资料霉变、损坏；2. 资料存放设施应具备防盗、防火、防潮、防尘等功能；3. 资料管理人员应定期检查资料存放情况，确保资料安全。
第五章资料管理责任第十条资料管理人员负责：1. 资料的分类、归档、借阅、使用、保密、安全等工作；2. 对违反本制度的行为进行监督、纠正。
公司档案分类根据公司的情况档案分类可以分成不同的类别:一般有以下几类:一、文书档案:1党群工作类:党务工作、组织工作、宣传工作、纪检工作、工会工作、共青团工作、协会工作等；2行政管理类：行政事务、治安保卫、审计工作、人事劳资、教育工作、医疗卫生、后勤福利、外事工作等3经营管理类：经营决策、计划工作、财务管理、物资管理、企业管理等4生产管理类：生产调度、质量管理、能源管理、安全管理、科技管理、环境保护、计量工作、标准化工作、档案与信息管理、基建管理、设备管理、合同等二、科技档案1产品文字材料：各种任务书、建议书、协议书、说明书、鉴定书、试验大纲、试验报告、分析报告、审查报告、运行报告、总结、产品图样等2科研文字材料：各种合同协议书、任务书、科研报告、调查报告、开题报告、实验报告、鉴定证书、发明申请书等3基建文字材料：各种建议书、任务书、计算书、开工报告、概预、决算、检验分析材料、施工图样等4设备文字材料：各种申请书、说明书、技术规程、维护保养规程、设备图样等三、财务档案会计原始凭证和报表中所附的各种借据、书面证明材料、分析报告等..四、人事档案职工的招聘、履历、培训等五、电子档案计算机磁带、磁盘和光盘等六、声像档案照片、缩微胶片、电影胶片、录像片、录音磁带和唱片等企业档案的分类立卷办法一文书档案的分类整理1、归档原则遵循文件的自然形成规律;保持文件的原貌和完整;准确判定文件的保管期限;适应新技术应用的需要;便于保管和利用..按照归档范围的规定;凡应归档的文件必须齐全完整..2、归档整理程序以件为归档单位;逐件整理归档..按分类、装订、排列、编号、装盒、编目的步骤进行..“件”的含义：2．1单份文件;一份文件为一件；2．2各种报表、名册、图册、书刊等;一册本为一件；2．3正本与定稿、正件与附件合为一件；2．4文件处理单表与被处理文件合为一件；2．5来文与复文合为一件;如果分属不同年度的可分开归档..3、分类按年度---部门---保管期限逐级进行分类..由文件的形成日期决定该份文件的归档年度;即文件的归档年度可与文件内容所针对的年度不一致..4、装订4．1去掉原来文件上会生锈的金属物;用细线或其它对纸张无损害的粘合剂重新将文件订粘合..装订时正本在前;定稿在后；复文在前;来文在后..在每页的右下角背页的左下角编页码..各单位可自行尝试不同的装订方法;但所选的装订材料不能生锈;不能对纸张产生直接或间接的损害..4．2凡文件尺寸大于A4纸规格的;要按A4纸规格进行折叠或裁剪;小于16开规格及破损的要进行托裱;对字迹模糊的文件要进行复制..4．3在该份文件的正文输入计算机之前;不宜用乳胶或缝纫机来装订因为会影响以后将该文件拆订、扫描..5、排列先将归档文件材料按保管期限分开;同一保管期限的文件材料;按照时间先后排列;并且尽可能将关系密切如同一次活动、同一项工作、同一个会议形成的文件材料排列在一起..6、编号6．1在每件档案首页上方的空白处加盖档号章格式见附图1;并填写有关栏目的内容..6．2档号章的项目及填写内容：类别号：文书档案的类别号为A..期限：即保管期限;分两类;填写“长久”或“短期”..年度：该份档案实际形成的年度;以四位阿拉伯数字标公元纪年..机构：不分机构编档号的单位此栏可不填..件号：以年度为界线;档案在同一保管期限中的排列顺序号；同一年度、同一保管期限的档案只编一个流水号;件号不得重复..6．3在每年归档工作结束后;如发现有其它应归档文件材料未归档;可将该文件排在已归档文件之后编号归档..7、装盒7．1档案编号后;要按照编号顺序装入档案盒新格式;并在盒的脊背填写“档号”..样式见附图3..每一个档案盒内只能装入同一年度、同一部门、同一保管期限的文件..7．2填写盒内文件备考表..盒内文件情况说明：主要用于填写本盒内文件缺损、修改、补充、销毁等需要说明的情况;如无上述情况;可暂不填写..整理人：填写本盒文件材料整理归档人姓名..日期：填写归档的年、月、日..8、编目8．1编制档案目录8．1．1档案目录由“目录夹封面和脊背”、“归档情况登记表”、“归档说明”、“归档文件目录”四部分构成..8．1．2“目录夹封面”格式见附图4内容应包括单位名称、单位代码、类别、机构、期限、年度等六个基本项目；“目录盒脊背”格式见附图2项目由单位代码、类别号、机构、期限、年度等五个基本项目组成..8．1．3“归档情况登记表”格式见附图5内容包括：年度、保管期限、件数、保管单位和姓名、接收单位和姓名、备注..不同的保管期限分开不同的登记表填写..8．1．4“归档说明”的内容包括：本年度立档单位主要工作概况;本年度内设机构及主要领导人变化情况；本年度文书归档情况含归档工作的组织情况、文件材料完整与否、档案数量、有何缺陷和问题等..8．1．5“归档文件目录”格式见附图6应包括以下基本项目：件号、责任者、文号、题名、日期、页数;需要时还可增加其它项目;如“文件格式”..件号：参见6．2..责任者：制发文件的组织或个人;即文件的署名者或发文机关..文号：文件的发文字号..题名：即文件的标题;一般应照实抄录..原文没有标题的应当加拟标题;外加“ ”号；原文有标题但不能说明文件内容的;应重拟标题;重拟标题外加“ ”号;附于原标题之后..日期：指文件形成的日期..填写时可省略“年”、“月”、“日”字;在表示年、月数字的右下角加“．”号或“-”号;以四位阿拉伯数据表示公元纪年..页数：指每一份归档文件本身的有效页面数..文件格式：指归档文件对应的电子文件格式;如：doc、xls、ppt、jpg、txt、wps、pdf等..8．1．6各种保管期限的归档文件目录;按不同的保管期限分开装订在不同的目录夹;连年续订;直到该目录夹装满..8．1．7“归档文件目录”应一式二份;其中一份移交图书档案中心..8．2编制其它检索工具..各单位应根据实际需要;选择编制一些其它的档案检索工具;如“文号档号对照表”、各种常用的专题目录等;以方便日常手工检索..9、电子文件管理9．1各单位档案室日常在收集应归档纸质文件的同时;要收集对应的电子文件;对电子文件进行集中统一保管;并建立相应的移交电子文件签名确认制度;以确保电子文件的真实..9．2图书档案中心要采取适当措施;确保机读目录和电子文件的安全;要及时用光盘或磁带机等进行备份;要求至少备份两套;一套用于封存保管;一套供查阅使用..9．3各单位统一使用图书档案中心以下简称中心设计的档案管理系统;统一将数据传送到中心的档案数据库服务器;中心为每个单位建立一个单独的数据库以确保数据的保密性..另外中心应定期对各单位的档案数据进行汇总..9．4处理电子文件;应使用WPS OFFICE或MS OFFICE;形成通用的电子文件格式;如doc、xls、mdb、ppt、jpg、txt、wps、pdf等；扫描原文的电子文件格式为：jpg..9．5为方便以后利用计算机进行全文查阅;要求各单位在进行电子文件导入时在“备注”栏填写此份电子文件的关键字..档案管理系统在执行文件导入时会自动将文件全文写入数据库;同时会在本机的指定目录留下文件副本;其文件名与档号相同..9．6一般情况下;图书档案中心使用一套数据库副本供查阅;另一套数据封存且不得外借..。
第一章总则第一条为规范公司文件归档工作，确保文件资料的完整、准确、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合公司实际情况，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司各部门、各项目工程及各类文件资料的归档管理工作。
第三条文件归档工作应遵循真实性、完整性、准确性、及时性和安全性的原则。
第二章归档范围第四条公司文件归档范围包括：1. 公司规章制度、工作计划、总结报告、会议纪要等行政管理类文件；2. 项目立项、设计、施工、验收、保修等工程技术类文件；3. 人员、财务、合同、物资采购、招投标等业务管理类文件；4. 新闻报道、荣誉证书、专利、资质证书等综合性文件；5. 其他对公司具有保存价值的文件。
第三章归档要求第五条文件归档应满足以下要求：1. 文件材料齐全完整，包括正本、副本、附件等；2. 文件内容真实、准确，无篡改、伪造现象；3. 文件立卷有序，便于查阅和保管；4. 文件命名规范，便于分类、检索和利用。
第六条归档文件应按照以下步骤进行：1. 归档前，由各部门负责人对文件进行审核，确保文件符合归档要求；2. 归档时，应按照文件类型、时间顺序、项目名称等进行分类整理；3. 归档文件应进行编号，并填写归档登记表；4. 归档文件应使用标准档案盒，并贴上标签，注明文件名称、类别、归档时间等信息。
第四章归档保管第七条归档文件应妥善保管，确保文件安全。
1. 公司应设立专门的档案室，配备必要的档案保管设施；2. 档案室应保持清洁、通风、干燥，防止文件霉变、虫蛀、火灾等事故；3. 档案员应定期对归档文件进行检查，确保文件完好无损。
第五章文件利用第八条公司文件归档后，应建立健全文件查阅制度，确保文件有效利用。
1. 公司内部人员查阅文件，应填写查阅登记表，并经相关部门负责人批准；2. 外部单位查阅文件，应出示相关证明，并经公司领导批准；3. 查阅文件时，应遵守档案保管规定，不得擅自复制、借出或损坏文件。
第六章奖励与处罚第九条对在文件归档工作中表现突出的个人或部门，公司给予表彰和奖励。
公司受控文件清单 The document was prepared on January 2, 2021XXXX有限公司受控文件清单:编制：批准：XXXX有限公司文件更改申请单XXXX有限公司文件资料发放/回收记录质量记录清单年度部门质量目标审核: 日期: 批准: 日期:XXXX有限公司质量目标考核记录NO审核:XXXX有限公司管理评审计划NO：XXXX有限公司管理评审通知NO：编制：年月日批准：年月日XXXX有限公司管理评审报告编制: 批准:XXXX有限公司管理评审验证报告XXXX有限公司培训申请表NO.申请部门/人:XXXX有限公司员工培训计划编制：批准：XXXX有限公司培训记录XXXX有限公司员工名册表NO:XXXX有限公司员工年度考评记录部门XXXX有限公司XXXX有限公司设备（设施）台帐NO.编制：XXXX有限公司编制/日期：批准/日期：设备验收单 NO:设备报废单 NO:XXXX有限公司编制：XXXX有限公司工作环境抽查记录XXXX有限公司特殊合同评审表XXXX有限公司售后服务记录 NO：XXXX有限公司供方评定记录XXXX有限公司紧急采购/让步放行申请单 NO.XXXX有限公司编制：批准：XXXX有限公司供方质量保证能力调查表填写单位（盖章）年月日XXXX有限公司XXXX有限公司供方启用、停用、通知书 NO：。
法务部文件归档制度范本一、总则第一条为加强法务部文件的管理，规范文件归档工作，保障文件的安全、完整和可用，根据《中华人民共和国档案法》、《企业档案管理规定》等法律法规，制定本制度。
第二条本制度适用于法务部在工作中产生的各类文件归档管理工作。
第三条法务部文件归档工作应遵循真实性、完整性、及时性、安全性的原则。
二、文件归档范围和分类第四条文件归档范围包括：1. 法务部制定的各类规章制度、政策文件；2. 法务部与其他部门签订的合同、协议等法律文件；3. 法务部收到的各类来文、函件、电子邮件等；4. 法务部发出的各类文件、函件、电子邮件等；5. 法务部内部会议记录、工作总结、工作报表等；6. 其他具有保存价值的文件资料。
第五条文件应按照内容、形式和来源等进行分类，具体分类方案由法务部制定并报公司档案管理部门备案。
三、文件归档要求第六条文件归档应遵循以下要求：1. 文件应使用统一的文件格式和印章，字迹清晰，表述准确；2. 文件应注明密级、保密期限、紧急程度等标识；3. 文件应按照分类方案进行归档，目录清晰，便于查找；4. 文件归档应填写归档登记表，记录文件的基本信息；5. 文件归档应确保原件和复印件、电子文件和纸质文件齐全、一致；6. 文件归档应及时，不得拖延或遗漏。
四、文件归档流程第七条文件归档流程如下：1. 文件产生部门对文件进行审核、审批；2. 文件产生部门将审批通过的文件交法务部；3. 法务部对文件进行归档，填写归档登记表；4. 法务部将归档文件整理、装订、编号，并存放于指定的档案柜或档案室；5. 法务部定期对归档文件进行查阅、复制、借阅等操作，并做好相关记录；6. 法务部对归档文件进行定期检查、维护，确保文件的安全、完整和可用。
五、文件归档管理人员的职责第八条法务部负责人为本部门文件归档工作的第一责任人，负责对文件归档工作的组织和监督。
第九条法务部档案管理人员负责具体实施文件归档工作，履行以下职责：1. 负责文件归档的接收、审核、登记、归档；2. 负责文件归档资料的整理、装订、编号、存放；3. 负责文件归档资料的查阅、复制、借阅等操作；4. 负责文件归档资料的定期检查、维护；5. 负责文件归档资料的统计、报告工作；6. 履行其他与文件归档相关的职责。
第一章总则第一条为规范公司商务文件的管理，确保文件的安全、完整、准确和高效利用，提高公司工作效率，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司所有商务文件，包括但不限于合同、协议、报告、信函、电子邮件等。
第三条公司商务文件管理应遵循以下原则：1. 安全性：确保文件不被非法获取、泄露或篡改。
2. 完整性：确保文件内容的真实性、准确性和完整性。
3. 及时性：确保文件在规定时间内传递到相关责任人。
4. 经济性：合理使用资源，降低文件管理成本。
第二章文件分类与编号第四条公司商务文件分为以下类别：1. 内部文件：公司内部产生的文件，如会议纪要、工作计划等。
2. 外部文件：公司对外交流、合作产生的文件，如合同、协议等。
3. 临时文件：具有临时性质，待处理完毕后归档的文件。
第五条公司商务文件实行统一编号制度，编号格式为：年份+部门简称+序号。
第三章文件收发与传递第六条文件收发应遵循以下规定：1. 收件人应及时接收文件，并签字确认。
2. 发件人应确保文件内容准确无误，并在文件上注明收件人、发送日期等信息。
3. 收发文件时，应使用公司统一规定的文件袋、文件夹等。
第七条文件传递应遵循以下规定：1. 传递文件应选择合适的传递方式，如专人送达、快递等。
2. 传递文件时，应确保文件安全，避免丢失或损坏。
3. 传递文件应注明传递日期和接收人。
第四章文件归档与保管第八条公司商务文件实行归档制度，归档范围包括：1. 已完成的合同、协议等法律文件。
2. 具有保存价值的内部文件。
3. 具有参考价值的临时文件。
第九条文件归档应遵循以下规定：1. 归档文件应按照类别、年份、编号等进行分类整理。
2. 归档文件应填写归档登记表，登记文件信息。
3. 归档文件应选择安全、干燥、通风的场所存放。
第十条文件保管应遵循以下规定：1. 保管人员应定期检查文件，确保文件安全、完整。
2. 保管人员应遵守保密规定，不得泄露文件内容。
3. 保管人员应确保文件便于查阅，提高文件利用率。
附表1（咨询企业名称）武汉市XX造价咨询有限公司（造价咨询业务类别）B类（应明确为具体的咨询业务类别）附表2卷内目录附表3建设工程造价咨询相关资料交接单委托单位：武汉XX集团（公司）工程名称：XX建设工程项目类别：结算审核委托方于2007年X月X日将下列资料交给咨询人:附表4工程造价咨询项目实施方案咨询操作过程中重点、难点的具体实施措施附表5施工现场勘查记录附表6建设工程预算结算协调会议记录会议议题：关于XX建设工程有关事项须协调1. XX2. XX会议确认意见：最终意见:1. XX2. XX建设单位签字盖章：XX施工单位签字盖章：XX审核单位签字盖章：XX 附表7建设工程预结算材料价格签证单施工单位签字盖章：XX审核单位签字盖章：余XX 建设单位签字盖章：XX附表8建设工程造价咨询报告书武造字[2000 ]xxx号关于XX建设工程造价咨询报告xxxx：受贵单位咨询委托，对XX工程XXXX竣工结算进行审核。
我公司遵循客观、公正、公平的原则，依法维护建设、施工单位的合法权益，如实确定建设工程造价。
参与本次咨询工作的造价工程郑重声明：1. 我们在本咨询报告中陈述的事实是真实的和准确的；2. 本咨询报告中的分析、意见和结论是我们自己公正的专业分析、意见和结论；3. 建设工程造价存在固有的不确定性，本咨询报告的结果仅依据《建设工程造价咨询合同》约定的工作内容负责，对合同范围外的材价等市场变动因素造成的造价变化不予承担责任；4. 我们与本咨询报告中的编审对象没有利害关系，也与有关当事人没有个人利害关系或偏见。
造价工程师（签章）：执业资格证号：执业资格证号：一、建设单位名称：二、施工单位名称：三、建设工程名称：四、建设时间：五、建设规模：六、建设地点：七、审核责任：八、编制依据：九、审核方法：十、审核作业日期：十一、咨询说明：十二、咨询结论：项目负责人（签章）：造价工程师执业资格证号: 造价工程师执业资格证号: 造价工程师执业资格证号: 造价员执业资格证号：造价员执业资格证号：xxx程造价咨询有限公司（工程造价咨询执业印章）附表9造价咨询业务成果文件扉页格式（可与公司发文制度相结合）项目名称：造价咨询成果文件名称：项目编号造价咨询单位负责人：造价咨询单位技术总负责人:项目负责人：项目专业造价工程师：项目专业造价员：本成果文件签发人:日期：造价咨询单位名称:造价咨询单位资质等级:资质证书编号：注：项目负责人（造价工程师担任）为成果文件签发人。
文件装订归档情况汇报材料尊敬的领导：根据公司文件管理制度的要求，我对本部门文件的装订归档情况进行了汇报。
经过认真梳理和整理，以下是具体情况的汇报材料：一、文件装订情况。
截止目前，本部门共计装订文件XXX份，其中包括会议纪要、工作报告、合同协议、业务资料等。
所有文件均按照文件管理制度的要求进行了分类整理，并进行了编号和标注，以便于日后的查阅和管理。
二、文件归档情况。
在文件归档方面，本部门严格按照文件管理制度的要求，将所有文件按照时间顺序进行了归档存放。
同时，针对不同类别的文件进行了分类归档，确保每份文件都能够迅速被找到。
在归档过程中，我们特别注重文件的保密性和安全性，采取了一系列的措施，确保文件不被泄露和损坏。
三、文件管理情况。
为了更好地管理文件，本部门建立了严格的文件借阅和归还制度，任何人员借阅文件都需要填写借阅登记表，并在规定的时间内归还文件。
同时，我们还建立了定期清理和更新文件的制度，确保文件信息的及时更新和整理。
四、存在的问题和改进措施。
在文件管理过程中，我们也发现了一些问题，主要包括文件装订不够规范、归档不及时等情况。
针对这些问题，我们将采取以下改进措施，加强文件管理意识，规范文件装订流程，加强对文件归档的监督和检查，确保文件管理工作的规范和有效进行。
五、下一步工作计划。
下一步，我们将继续加强文件管理工作，完善文件管理制度，加强对文件装订和归档的监督和检查，提高文件管理工作的规范化和科学化水平。
同时，我们还将加强对文件管理人员的培训，提高他们的文件管理能力和水平，确保文件管理工作的高效进行。
以上就是本部门文件装订归档情况的汇报材料，希望领导能够对文件管理工作给予指导和支持，共同推动文件管理工作向更高水平迈进。
谢谢！。
XX有限公司电子文件归档与电子档案管理办法第一章总则第一条为规范XX有限公司（以下简称“公司”）电子文件归档与电子档案管理工作，逐步推进电子档案单套制管理，确保电子档案真实、完整、可用和安全，发挥其在科技创新活动中的作用，根据《中华人民共和国档案法》、《电子文件管理暂行办法》、《科学技术研究档案管理规定》及有关制度规范，结合公司实际，制定本办法。
第二条本办法适用于公司电子文件归档与电子档案管理工作，涉密电子文件归档与电子档案管理应符合国家保密管理要求。
第三条本办法所称电子文件，是指通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的数字格式的文字、图表、数据、图像、音频和视频等各种信息记录。
第四条本办法所称电子档案，是指具有凭证、查考和保存价值并归档保存的电子文件。
第五条公司电子文件归档与电子档案管理实行统一领导、分级管理，遵循电子文件形成和电子档案利用规律，坚持“统一管理、全程管理、规范标准、便于利用、安全保密”的基本原则。
第二章管理职责第六条公司综合部是公司档案工作主管部门，负责电子文件归档与电子档案管理工作的宏观管理、统筹协调。
XX有限公司档案室（以下简称“档案室”）负责组织实施，包括：（一）负责制定公司电子文件归档与电子档案管理制度规范；（二）负责公司电子文件归档与电子档案管理工作业务指导、检查与评价；（三）负责建设公司数字档案室；（四）负责公司及所属部门及其他单位电子文件归档与电子档案管理工作，建设机关数字档案室；（五）负责电子档案接收、管理、长期保存和知识服务。
第七条公司各部门负责将电子文件归档与电子档案管理工作纳入本部门相关制度规范和工作流程；负责本部门电子文件及其元数据的收集、整理和归档工作；负责协助落实本部门建设的业务系统与公司电子档案管理系统的相互衔接。
第八条公司所属单位负责本单位电子文件归档与电子档案管理工作具体实施，包括：（一）将电子文件归档与电子档案管理纳入本单位信息化建设规划，配套制定相关制度规范；（二）统筹推进本单位业务系统归档功能建设、电子档案管理系统建设，确保业务系统与电子档案管理系统相互衔接；（三）将电子文件归档纳入本单位相关制度规范和工作流程，推动本单位电子文件归档与科研、管理工作同步开展；（四）配好配齐综合档案室档案工作人员，并为电子文件归档与电子档案管理工作提供充分的条件保障；（五）明确本单位相关部门电子文件归档与电子档案管理工作职责：1.电子文件形成或办理部门：负责电子文件及其元数据的收集、整理和归档工作。
公司文件归档通知尊敬的各位员工：为了更好地管理公司文件，提高工作效率，现对公司文件的归档工作做出以下通知：一、归档目的公司文件是公司的重要资产，包括各类合同、报告、备忘录、会议记录等。
正确归档文件可以帮助我们更快地查找和利用信息，提高工作效率，保障公司正常运转。
二、归档责任每位员工都有归档责任。
部门负责人应指定专人负责本部门文件的整理和归档工作，并监督执行情况。
员工应按照规定的文件分类标准进行整理和归档，确保文件信息的完整性和准确性。
三、文件分类为了便于管理和检索，公司文件应按照一定的分类标准进行整理。
常见的分类包括但不限于：合同类、财务类、人事类、行政类、项目类等。
具体分类标准将由各部门根据实际情况自行制定。
四、归档流程文件整理：每位员工在处理完文件后，应及时整理文件，清除多余纸张，保持文件的整洁。
文件标记：在文件上正确标注文件名称、日期等信息，以便后续查找和识别。
文件存储：按照分类标准将文件放入相应的文件夹或柜中，并确保存放位置清晰明了。
归档登记：每份文件归档后应在登记表上做好记录，包括文件名称、存放位置、责任人等信息。
五、注意事项保密性：涉及公司机密信息的文件应妥善保管，避免泄露。
定期清理：定期对已归档的文件进行清理，删除过期无用的文件，保持存储空间的有效利用。
备份重要文件：对于重要文件，建议进行电子备份，以防止意外损失。
六、奖惩措施对于认真履行归档责任、规范操作的员工将给予表扬和奖励；对于玩忽职守、擅自处理公司文件的员工将受到相应处罚。
希望全体员工能够共同遵守公司的文件管理规定，做到文明办公，提高工作效率。
谢谢大家的配合！此致敬礼！公司管理部日期：XXXX年XX月XX日。
公司文件材料归档管理办法第一节文件材料归档管理办法第一条公司档案属于公司所有，公司及其员工都有保护本公司档案的责任和义务。
各部门负责人对本部门档案、资料负全责，并指定专人负责本部门档案、资料的收集、整理。
第二条人事行政类档案、资料由人事行政部负责归档、保管。
其他各部门档案、资料由各部门负责归档、保管；第三条人事行政部负责保管的档案资料主要有《员工档案》（包括公司内部员工、外包、派遣员工等）、《工伤档案》、《劳动争议档案》、《退休人员档案》、《公司各类资料档案》、《公司签署的各类合作协议或合同》等；第四条财务部负责保管的档案资料主要有《公司各类资料》、《各类财务报表》、《租房合同》等；第五条公司签署的各类合作协议或合同，责任部门签订完毕后应立即交至人事行政部进行存档；第六条项目部必须在外包或派遣员工入职当天签订劳动合同，签订完毕后，15日内必须交至人事行政部；第七条公司员工外出参加公务活动形成的文件材料，获得的各种荣誉证书、奖状、奖杯、奖牌、锦旗等及其登记表（册），应在其活动结束后及时交至人事行政部进行统一管理；第八条档案使用管理规定如下：1、查阅：在人事行政部办公室现场查阅，不得带离。
2、如因工作需要外带，需办理外借手续，用毕即归还。
操作流程：登录钉钉APP→工作台→OA审批→档案借用第二节违规处罚第九条签订劳动合同责任人未在新员工入职15天内签订劳动合同的，视情节严重处以500元-2000元、辞退处罚；出现劳动争议或经济赔偿造成公司损失的，由责任人承担全部损失；第十条合同签订完毕15天内，未将劳动合同等入职资料移交给人事行政部，视情节严重处以200元-2000元、辞退处罚；出现劳动争议或经济赔偿造成公司损失的，由责任人承担全部损失；第十一条人事行政部负责员工档案整理与保管，如有损毁、丢失，视情节严重处以50元-100元，严重的辞退处罚。
出现劳动争议或经济赔偿造成公司损失的，由责任人承担全部损失；第十二条未及时归还造成档案遗失的，处罚责任人500元/次，造成公司损失的，由责任人承担全部损失。
文件资料归档管理规定根据企业发展规划，保障企业经营管理规范运营和商业机密、知识产权，避免出现原始资料和数据的缺失，促进企业经营资源的扩展利用，公司要求各部门加强实施文件资料和电子资料按时归档。
一、归档的文件资料包含：1）商务类商务投标文件，报价文书，招标（通知）文件，商务合同，以及客户往来文件资料、资质文件。
2）技术类a、技术标书文件，技术说明，技术图纸（含电子式），技术通知，技术要求，技术规范，以及技术文件资料审核审批单，技术联系及技术协议，技术合同；b、平台文件、软件资料、系统资料，及相关文件账号密码文件等单。
c、设备仪器和电器说明书及其相关资料，固定资产及用品类资料档案文件等。
3）采购供应类各类合同书，订货单，计划书，供应商资料，产品供应目录文件，质保证明，应付款计划书，器材价格分析表，器材分析资料。
仓库文件记录书，盘存状态分析表，各类入库，领料和出库单（凭证）。
4）车辆运维类车辆档案资料（包括行驶证，汽车登记证，完税证，车辆交强险和商业险保单），采购计划书，运维安排任务书，运维任务完成进度表，运维检查记录，各类车辆单据。
车辆保险，车辆保险年检记录表、车辆（交通、机械）事故记录表、车辆维修保养记录表、车辆违章处理记录表、车辆出险理赔记录表。
5）财务类a、各类合同，通知，财务文件；各类凭证，和按财务规范的报销发票。
公司各类考核表，文件。
以及按财政标准实施的档案。
固定资产目录表，低值易耗品目录表。
物料盘存汇总纪录表。
b、各类财务报表；财务上报文件。
c、各类审计报告文件；各类资质证书、营业执照、及公司相关公章类，章程、社保文件资料等。
6）行政管理类a、人事档案，应聘信息表，入职信息表及其证书文件，各类考核表，劳动人事关联信息资料；b、公司各类通知文件，各类外来通知文件，各类检查记录表；设备文件档案，基建资料，c、水电档案，管网通讯档案，办公设备用具资料；d、绩效考核评分表，行政日常点检表，文件发放记录表。
