食堂物资采购管理办法
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四川省宜宾xxxxxxxxxxx公司
职工食堂物资采购实施细则(试行)
第一章总则
第一条为规范食堂物资采购行为和程序,完善采购监督管理机制,降低采购成本,确保各项原材料、货品等物资的供应,提高采购效率,根据公司采购管理相关制度对物资采购的要求制定本办法(以下简称“本办法”)。
第二条本办法是食堂物资采购管理行为的基本规范,应遵循公开、公平、公正、竞争的原则,保障供应商及公司相互权益。
第三条采购活动应当根据市场信息做到比质、比价采购;大宗物资的采购,具备招标条件的,应实行招标采购,对招标执行价,均应不高于同期市场批发价;未纳入招标采购的物资,应认真比价,货比三家,执行价格应不高于同期市场零售价。
第四条严格供应商选择、评价、甑选以保证供应商供货质量,处理好与供应商的关系;严格遵守采购规范流程,按流程办事,能及时按质按量地采购到所需物品,在满足公司需求的基础上最大限度降低采购成本;
第二章组织机构与职责
第五条职工食堂物资采购管理办公室设在后勤部,职工食堂物资采购管理办公室是主持采购工作的领导和管理机构,负责对职工食堂物资采购全面组织、实施、监督、考核等工作。
职工食堂物资采购管理办公室下设职工食堂物资采购执行组组长:后勤部部长
副组长:后勤部副部长
成员:采购员、餐饮食品安全员、总账保管、各团团长
职工食堂物资采购执行组的主要工作职责:
1、贯彻执行公司采购管理制度。
2、负责制定物资采购内控制度。
3、对供货商进行管理。
4、负责对采购的食品安全把关。
5、负责职工食堂大宗物资招标市场调查、预算控制价的编制,对非招标采购部分物资的采购成本控制。
5、负责物资保管、分类统计、出入库管理等。
第六条成立职工食堂物资采购监督组:由招标投标办公室、监督组成员和评标人员组成。
职工食堂物资采购监督组的主要工作职责:
1、负责对采购流程的规范性和预算控制价进行监采购督检
查。
2、对采购招标文件、评标细则进行审核,提出合理化建议。
3、对合格供应商进行备案。
3、主持招标、投标、开标、评标、定标等环节。
4、不定期参与市场调查。
5、对采购执行组的采购活动规范性进行监督。
6、接受、协调供货商的投诉。
7、对违规违纪事项提出处罚建议、对有功人员提出奖励建议。
第三章物资采购的方式
第七条物资采购的适用范围
本办法适用于公司职工食堂所需的所有原辅材料的采购。
第八条物资分类
(一)大宗原辅材料类是指品种稳定,食堂的使用量大,且市场价格相对较稳定的物资,包含猪肉类、调料干鲜类、粮油类、饮料和乳制品类、后勤综合物资(纳入招标部分)等。
(二)其他原辅材料类是指品种繁多,使用量小,市场价格变化大的物资,或临时决定采购的物资,包含:家禽类、牛肉类、蔬菜类、瓜果类、水产品类、海鲜类、后勤综合物资(未纳入招标部分)等。
第九条采购方式
采购执行组在根据职工食堂的实际情况按以下原则选择采购方式:
(一)大宗原辅材料按照公司采购管理办法的原则和相关要求,进行招投标采购。
原则上,上述采购采用邀请招标的方式执行,即在建立的合格供应商库中进行邀请相关供应商进行投标报价,按照相关的评标规则择优选择供应商。
(二)其它未纳入招标的原辅材料的采购,根据市场行情和市场调查结果,原则上采取以下两种方式执行:
1、参照市场调查价格
对每月均有一定量的物资采购,并且价格相对稳定,可实行参照市场调查价格执行。按定期进行市场调查,根据市场调查结果拟定控制价格,执行价格不得超过控制价格。控制价格原则上应低于市场同期零售价,与市场批发价接近。
2、现场议价
对价格随季节变化较大的物资,零星物资和接待临时用物资等,如蔬菜、海鲜等宜采用现场议价的方式执行,原则上不高于同期市场零售价。
第十条申购流程
由各使用团组提出采购计划,报部门采购汇总,经部门分管领导审核,部门领导批准后执行。采购根据《原辅材料采购计划
单》,列入招投标采购的物资直接通知相应的中标单位送货;未列入招投标采购的物资按照第九条第(二)款规定执行采购。
第十一条物资的验收
(一)每个伙食团按部门要求成立物资验收小组,由伙食团长、保管、采购、各食堂验收员组成,形成书面材料,对上述人员进行确认后,上报部门备案。
(二)验收人员工作职责
采购:负责对未招标部分物资的采购,并对物资进行第一步外观验收,对不符合采购标准的物资的外观和包装的物资,禁止采购。采购人员对未招标部分的物资的外观、包装的合格性负责;应落实食品、食品添加剂及食品相关产品采购索证索票。要按照国家有关规定向供货方索取生产经营资质(许可证)和产品的检验合格证明。
验收员:物资到食堂后,对照各食堂开具的采购单,进行物资验收。按照各类物资的验收标准,验收物资质量,对不符合要求的物资,不予验收。
保管:对物资数量进行核对,检查物资外包装、供货单、合格证等信息,保证物资可追溯性。对不符合要求的物资,不予验收。
伙食团长:监督物资验收,审核收货单。
部门技安管理人员:负责提出具体资质证明和所需证件的清单,并保管供货商资质证明,督查各食堂负责保管物资检验合格证情况。对相关合格证的完备性负责。
(三)验收标准
严格执行《四川省宜宾xxxxxxxxxxx公司职工食堂原辅材料验收标准》见附件
第十二条库房管理
(一)从事仓储管理工作人员必须根据xxxxxx集团下发《仓储管理人员任职资格管理规定》的通知相关规定执行,未取得上岗资格证人员不能上岗。
(二)食堂内存货资产管理应严格按照xxxxxx公司相关管理制度进行管理
(三)对销售给员工的米、油、奶等物资,应合理拟定物资采购量,既要确保采购的内容按照招标执行不得漏项,也要设置最低合理库存量,满足广大员工需求,避免浪费。
(四)物资采购监督组不定期对库房管理进行监督检查。
第四章大宗物资的招投标管理
第十三条招投的准备