计算机应用能力培训内容

1 计算机应用能力培训资料

请各位教师务必按以下内容进行培训，主要培训网络操作和电子表格新内容，同时复习Word操作、PowerPoint操作及文件压缩操作。其中，理论教学16学时（周六、日白天），上机练习15学时（周一、三、五、六、日晚上）。建议16学时理论教学安排如下：

电子表格：8学时

网络操作（结合Word、PPT操作）：8学时

培 训 纲 要

一、电子表格

Excel 是微软公司办公自动化套件Office 家族成员之一，是一个通用的表格制作软件。利用该软件，用户不仅可以制作各种精美的电子表格，还可以用来组织、计算、统计和分析各种类型的数据，方便地制作复杂的图表和统计报表，具有简便、易学、功能丰富等特点。

1.1 创建工作簿

工作簿是Excel用来运算和存储数据的文件，每个工作薄都可以包含多个工作表，因此可以在单个工作簿文件中管理各种类型的相关数据。

1.1.1 基本概念

在创建工作簿之前，先介绍一些有关工作簿和工作表的基本概念，以利于后面的学习。Excel的基本信息元素包括工作簿、工作表、单元格和单元格区域等，下面分别进行介绍：

1． 工作簿

在 Excel中存储数据的基本单位是工作簿，每个工作簿通常由多张工作表组成，可在一个工作簿中管理多种类型的相关信息，工作簿文件扩展名为XLS。

2． 工作表

工作表是一个由若干行和列组成的表格。对于复杂的数据处理，如果涉及多个报表，可以在工作簿中建立多张工作表，并根据需要在多个工作表中建立链接，相互引用，合并计算，协同工作。

3． 工作表标签

工作簿窗口底部的工作表标签上显示工作表的名称。如果要在工作表间进行切换，请单击相应的工作表标签；也可在工作表标签上右击来添加、删除工作表，或对工表的改名。Excel默认有三个名为Sheet1，Sheet2，Sheet3的工作表。

4． 单元格

单元格是工作表各行列交叉的中间区域，是工作表的基本要素，也是Excel独立操作的最小单位。用户可以向单元格中输入文字、数据、公式，也可以对单元格进行各种格式的设置，如字体、颜色、长度、宽度、对齐方式、表格线等。单元格的位置是通过它所在的行号和列标来确定的。例如，C10单元格是第C列和第10行交汇处的小方格．

5． 单元格坐标 2 工作表每列分配一个列标显示在工作表网格的上方，列标从A一直到IV（A，B，…，Z，AA，AB，…AZ，BA，…，IA，IB，…IV）。每行分配一个数字，以行号的形式显示在工作表网格的左边，从1到65536。单元格坐标由其所在列标与行号组成，例如位于A列和第一行的单元格坐标为 A1，称为单元格的名称。在Excel中使用单元格坐标引用该单元格保存的数据。

6． 编辑栏

位于Excel窗口上方的条形区域，用于输入、编辑单元格或图表中的数据及公式。编辑栏显示了活动单元格中存储的常量或公式。要想显示或隐藏编辑栏，请单击“视图”菜单中的“编辑栏”命令。

7．名称框

位于编辑栏左端的下拉列表框，用于指示当前选定的单元格、图表项或绘图对象。名称框也就是单元格名，可在当前工作表或其他工作表中引用该单元格的值。

实例1.1(例题素材）：工作表Sheet1中单元格A1为100，B1为20，在C1单元格中输入：=A1+B1，并回车，则C1的值等于120；

实例1.2(例题素材)：接上题，我们也可在工作表Sheet2中引用它们的值，在Sheet2的C10单元格中输入：= Sheet1!A1+ Sheet1!B1，则C10的值等于120。（注意：在当前工作表中引用其它工作表中要加上“工作表名！”。

图3-1 Excel 窗口

1.1.2 创建新的工作簿

启动Excel 时，系统将自动创建一个新的工作簿，并在新建工作簿中创建三个空的工作表Sheet1．Sheet2、Sheet3，如果用户需要创建一个新的工作足可以用以下两种方法来实现:

1．单击“文件”-“新建”命令，在弹出的“新建工作簿”任务窗格中单击“新建”选项区中的“空白工作薄”超链接。

2．单击“常用”工具栏中的“新建”按钮。

用户可以随时保存工作簿，并在所建的工作簿取个文件名。

1.2单元格操作

1.2.1 单元格的选择

1． 单个单元格选择 3 用鼠标单击该单元格，此时对应的行号与列标用粗体显示，单元格坐标显示在名称框中。如果要对单元格中的数据进行修改，则双击该单元格。

2． 单元格区域选择

连续的一组单元格区域选择：这样的一组单元格构成了一个矩形区域，Excel用构成该区域的对角顶点单元格坐标标识，如B1：D4、D4：B1、B4：D1、D1：B4表示同一个单元格区域。可用鼠标沿矩形对角线拖曳进行选择，可从B1拖曳至D4产生（图3-2）。

注意：“：”与“，”的区别，如（B1：D4）为一个矩形区域，而（B1，D4）为B1和D4两个单元格。

3． 选择多个不相邻的区域

选择了某个单元格或单元格区域后，按住Ctrl键再选择新的区域。如选择了B1：D4后，按住Ctrl键从F3拖曳至G4产生的，观察其效果，书写形式为（B1：D4，F3：G4）。

4． 选择行或列

整行或整列：只需单击行号或列标。

相邻的行或列：从起始行（列）拖曳至终止行（列）。

不相邻的行或列：可按住Ctrl键选择。

1.2.2 设置单元格格式

在Excel中，单元格是用来输入、生成和存放数据的，而数据具有一定的格式。Excel为用户提供了丰富的格式编排功能，使用这些功能既可以使工作表的内容正确显示，便于阅选、又可以美化工作表，使其更加赏心悦目。例如，我们要创建一个员工信息工作表：

编 号 姓 名 性别 出生日期 身高（m） 部 门 工 资

01001 林方圆 男 1960-11-12 1.735 技术部 2800.92

01002 张瑞 男 1980-04-06 1.702 技术部 1956.23

03001 陈丝丝 女 1976-06-13 1.718 办公室 2008.36

03002 王俊 男 1982-07-02 1.817 销售部 1900.20

06001 林娟 女 1972-08-19 1.620 销售部 2633.33

… … … … … … …

1． 设置数据类型

对于以上表格，在输入数据前我们应先考虑各列的数据类型及小数位数，形成统一的格式，Excel 提供了设置单元格格式的对话框。操作步骤：选择要设置的列，如身高列—“格式”—“单元格”—“数字”—“数值”，小数位数3—确定。（图3-2）

 编号列：选定“文本”型，否则编号中的第一个0系统将默认为数值而省略；

工资列：可用“数值”型或“货币”型，小数位数2位；

出生日期列：可选用“日期”型或“文本”型；

其他列：默认为“常规”或设置为“文本”型均可。

2． 设置对齐格式：设置单元格中文字的对齐格式。

图3-2 单元格区域选择

图3-3 单元格格式 4 3． 设置字体：包括设置文字的字体，大小，颜色等。

4．

设置边框

Excel中默认的单元格的边线为虚线，预览或打印时是不出现的，若用户想打印预览边框，可在这个“边框”选项卡中设置边框的线型、粗细及颜色等。

1.2.3 添加行列与单元格合并

1． 添加行列

有时需要在已由的数据表中插入其他数据，可通过插入行和插入列来处理，只须右击当前行（列），在快捷菜单中选择“插入”，则可在当前行的上方（左边）插入空行（空列）。

2． 合并单元格

选中要合并的多个连续单元格，点击格式工具栏上的“合并并居中”按钮，就可将其合并成一个单元格。例如要输入表格的标题等。

3． 调整行高列宽

若要改变一行（列）的高度（宽度），则可将鼠标指针指向行（列）号间的分隔线，按住鼠标左键并上下左右拖动即可(或者用“格式”菜单中的“行”和“列”子菜单来完成)。

1.3 公式与函数及其引用

分析和处理Excel工作表中的数据，离不开公式和函数。公式是函数的基础。它是单元

格中的一系列值、单元格引用、名称或运算符（+，－，*，/ 等）的组合，可以生成新的值。函数是Excel预定义的内置公式，可以进行数学、文本、逻辑的运算或者查找工作表的信息，与直接使用公式相比。使用函数进行计算的速度更快，同时减少了错误的发生。

1.3.1 基本概念

2． 公式

Excel 中的公式是由数字、变量、函数和运算符等符号组成的序列，在建立一个公式时必须在单元格或编辑栏中先输入等号．．。它可以对工作表数值进行加、减和乘等运算，也可以引用同一工作表中的其他单元格、同一工作簿不同工作表中的单元格或者其他工作薄中工作表的单元格数据。

实例1.3(例题素材)：下图3-4是2006年某公司在各地区的产品销售情况，请用公式法计算各地区销售合计。

操作步骤：单击B6单元格；输入公式：=B2+B3+B4+B5；回车。结果见图3-5。

3． 函数fx

函数是Excel系统内部提供的公式，共

图3-4 实例数据

图3-5 公式与函数操作结果

5 有200多个函数，利用这些函数可以进行数学、文本、逻辑等的运算或查找工作表的信息。与直接用公式计算相比，函数计算更精确。用户可函数对单元格区域进行计算，从而提高工作效率。

 常用的函数

SUM：求和；

AVERAGE：求平均值；

COUNT：计数，一般用于统计行的数目；

MAX：求最大值；

MIN：求最小值；

SIN：求正弦函数。

 函数应用

如果能记住函数的名称与参数，直接从键盘输入也许是最快捷的方法。所有的函数都是由函数名和位于其后用括号括起来的一系列参数组成的，如：SUM（A1，A2，A3，A4），SUM（A1：A4）。

但用户对函数名的拼写及参数的引用经常出错，可使用Excel菜单操作：“插入”—“函数”—在插入函数对话框中选择类别和选择你所要的函数—“确定”。

实例1.4：在上例中，请用函数法计算各地区销售合计。

操作步骤：单击B6单元格—单击菜单“插入”—“函数”—在插入函数对话框中“选择类型”为：常用函数—“选择函数”为SUM—“确定”—在“函数参数”对话框中观察自动选择的正确与否，错误错误修改，正确的话按“确定”，结果见图3-5。

4． 引用

公式中的变量是单元格或单元格区域时，称为引用。引用使公式的值随着单元格或单元格区域的值的变化而变化。在公式应用中，某个单元格中的引用方式，可能要复制到其他的单元格中去。Excel通过相对引用、绝对引用实现。

相对引用：在单元格中创建公式时，单元格或单元格区域的引用通常与该单元格的相对位置有关。例如，单元格B6包含公式 =A5；Excel将计算出A5与B6的相对位置，即B与A的列差为1，6与5的行差为1，因此取单元格B6的上一行、上一列单元格（即B6左上方的单元格）的数值，填入B6。这就是相对引用。在复制包含相对引用的公式时，Excel将自动调整公式中的引用，以便引用相对于当前公式位置的其他单元格。单元格B6中含有公式：＝A5，A5是B6左上方的单元格，当公式复制至单元格B7时，其中的公式已经改为=A6，即单元格B7左上方单元格处的单元格。

绝对引用：如果在复制公式时不希望Excel调整引用，那么要使用绝对引用。例如，如果公式为单元格A5乘以单元格C1（=A5*C1），在将公式复制到另一单元格时，则Excel将调整公式中的两个引用。如果不希望C1起相对变化，可以在不希望改变的引用前加上美元符号（$），这样就能对单元格C1进行绝对引用。即在公式中加入美元符号：＝A5*$C$l。