审计沟通技巧
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审计师的沟通与表达技巧作为一名审计师,良好的沟通与表达技巧不仅是进行有效审计工作的关键,还能够帮助建立良好的客户关系,提高工作效率。
本文将探讨审计师应如何提升沟通与表达技巧,以提高审计工作的质量和效果。
一、有效倾听在审计师的工作中,倾听是至关重要的技能。
通过积极倾听,审计师能够理解客户的需求和问题,从而更好地为其提供解决方案。
以下是一些提升倾听技巧的建议:1. 给予专注:在与客户交流时,审计师应全神贯注地倾听对方的发言,避免分心或中断对话。
重视每一个细节,以确保准确理解客户的意图。
2. 提问与澄清:通过提问和澄清来获取更多信息。
审计师应该学会提出开放性问题,以鼓励客户详细说明问题,并运用反馈技巧确保自己对所听内容的理解是正确的。
二、清晰明了的表达能力作为审计师,清晰地表达意见和观点是至关重要的。
以下是提升表达能力的建议:1. 使用简洁明了的语言:避免使用复杂、晦涩的词汇,采用清晰明了的语言来表达自己的想法和建议。
审计师应当根据客户的背景和知识水平,适度调整用词和术语。
2. 结构化的思维:在进行报告和总结时,审计师应确保逻辑清晰,思路连贯。
采用段落结构和标题,有助于提高读者对文本内容的理解和阅读效果。
3. 用数据和实例支持观点:在表达自己的意见和建议时,审计师应使用具体的数据和实例来支持观点。
这样不仅可以增加说服力,还能够帮助读者更好地理解。
三、非语言沟通技巧审计师在进行沟通与表达时,还需要关注非语言沟通技巧。
以下是一些注意事项:1. 肢体语言:审计师应注意自己的肢体语言,保持良好的姿势和眼神接触。
这有助于建立信任和亲和力,增强与客户的沟通效果。
2. 面部表情:审计师的面部表情应保持自然、友好。
积极的面部表情可以传递积极的情绪,提高与客户的互动效果。
3. 笔记和记录:在与客户交流时,审计师应做好笔记和记录。
这不仅有助于回顾和记忆重要信息,还能够向客户传递专业的态度和工作认真的形象。
四、灵活性与适应性审计师工作中常常面临不同类型的客户和案件,因此需要具备灵活性和适应性。
审计员的沟通与协作技巧审计员是一项高度专业化的职业,要求审计员具备良好的沟通与协作技巧。
他们在工作中需要与客户、团队成员以及其他相关方进行有效的沟通,并合作完成各项任务。
本文将探讨审计员在沟通和协作方面的技巧和策略。
一、沟通技巧1. 善于倾听:审计员需要倾听客户和团队成员的需求和意见。
通过仔细倾听,并积极回应,审计员可以建立良好的沟通关系,更好地了解客户的需求,以及团队成员的观点和建议。
2. 清晰明了的表达:审计员应该能够以清晰、简洁的方式表达自己的意见和观点。
使用简单易懂的语言,避免使用行话或专业术语,以确保他人可以理解自己的观点。
3. 适应不同的沟通方式:不同的人有不同的沟通风格和偏好。
审计员需要学会适应对方的沟通方式,包括口头和书面交流。
有些人可能更喜欢面对面的交流,而有些人可能更倾向于电子邮件或其他书面形式的沟通。
4. 确保及时沟通:在审计过程中,及时的沟通对于理解问题、解决问题和赢得客户的信任非常重要。
审计员应该确保及时与客户和团队成员保持联系,积极回应和解决问题。
二、协作技巧1. 建立合作关系:审计员应该与团队成员建立积极的合作关系。
团队合作是完成任务的关键,审计员应该鼓励团队成员共享想法,合作解决问题,并互相支持。
2. 分工合作:审计项目通常是复杂的,需要团队成员之间合理的任务分工。
审计员应该根据团队成员的专长和技能,合理安排任务,确保每个人都能充分发挥自己的作用。
3. 共同目标:审计团队应该共同明确项目的目标和要求。
这有助于团队成员保持一致的方向,减少冲突,并最大限度地提高工作效率。
4. 灵活应对:在审计项目的过程中,可能会遇到各种挑战和改变。
审计员应该具备灵活应对的能力,能够适应变化并及时调整工作计划和目标。
三、有效沟通和协作的案例1. 审计员与客户之间的沟通:一位审计员在与客户进行初步沟通时,发现客户对审计的过程和方法不太了解。
审计员通过耐心解释和示范,帮助客户理解审计的目的和重要性,并与客户达成一致的期望。
审计谈话15大方法、技巧审计谈话是审计工作中的重要环节,通过与被审计单位的管理人员、负责人或相关人员进行对话,旨在了解被审计单位的经营管理情况、内部控制制度及存在的问题,直接或间接对审计结论产生影响。
本文将介绍审计谈话中的15种方法和技巧。
1. 预设目标:在进行审计谈话前,审计人员应该明确自己的预期目标,对谈话的目的、内容和结论有清晰的认识,以便在谈话过程中有针对性地提问和引导。
2. 建立信任:审计人员在谈话开始之初,应该首先与被审计单位的相关人员打开话匣子,展示出诚挚的态度和友好的沟通方式,让被审计单位感到信任和舒适。
3. 倾听能力:审计人员应该充分运用倾听技巧,注重被审计单位的意见和讲述,积极倾听他们的观点和感受,并及时进行回应和反馈,以便更好地理解被审计单位的问题和需求。
4. 直接提问:审计人员应该采用直接提问的方式,以便更准确地获取被审计单位的信息。
直接提问可以帮助审计人员快速了解被审计单位的工作流程、业务操作以及内控制度等。
5. 追根溯源:审计人员在谈话过程中,应该追根溯源地了解问题的起因和发展过程,找出问题的本质和原因,以便更好地提出改进意见和建议。
6. 反问技巧:审计人员可以通过巧妙地使用反问技巧,引导被审计单位深入思考问题,并自我审视、反思自身的工作方式和方法。
7. 宽容态度:审计人员应该保持一种宽容和包容的态度,尊重被审计单位的不同观点和思维方式,理解并接受他们的工作方式和习惯。
8. 回顾过去:审计人员可以邀请被审计单位回顾过去的工作经验和方法,在回顾过程中,发现过去的问题和经验教训,以便总结经验、改进工作。
9. 积极鼓励:审计人员可以通过积极鼓励的方式,让被审计单位更加主动地分享信息和意见,勇于面对问题,并提出改进意见和建议。
10. 引导思考:审计人员可以通过引导思考的方式,帮助被审计单位思考问题的本质和原因,形成自己的观点和结论,从而更好地解决问题。
11. 集思广益:审计人员可以鼓励被审计单位充分发挥团队智慧,通过集思广益的方式解决问题,吸取不同人的意见和建议,以获得更好的解决方案。
审计工作中的团队协作与沟通技巧在审计工作中,团队协作与沟通是非常重要的。
一支高效的审计团队需要成员之间的密切合作和良好的沟通,以确保工作的准确性和顺利完成。
本文将探讨审计工作中的团队协作与沟通技巧,并提供一些建议和指导。
一、建立良好的团队协作氛围在开始任何一次审计工作之前,建立良好的团队协作氛围至关重要。
以下是一些实用的技巧可以帮助团队成员更好地协作:1.明确分工:在审计团队中,明确每个成员的职责和分工是必要的。
分工明确可以避免任务重叠和工作冲突,提高工作效率。
2.鼓励积极互动:鼓励团队成员之间的积极互动和合作是建立良好协作氛围的关键。
可以通过定期举行团队会议、组织团队活动等方式来促进成员之间的交流和互动。
3.培养团队精神:要培养团队成员之间的团队精神和合作意识。
团队成员应该懂得相互支持、协助和信任,共同努力完成团队的目标。
4.了解个人优势:了解团队成员的个人优势和技能可以更好地安排任务分工,发挥每个人的优势,提高整个团队的绩效。
二、加强团队间的沟通在审计工作中,沟通是团队协作的基石。
以下是一些可以加强团队间沟通的技巧:1.定期开会:定期召开团队会议是团队沟通的重要方式。
通过会议可以及时了解工作进展、相互交流问题和意见,以及协调解决工作中的困难。
2.有效利用沟通工具:随着科技的发展,团队成员可以利用各种沟通工具进行远程沟通,如电子邮件、即时通讯工具、在线会议等。
合理运用这些工具可以方便快捷地进行有效沟通。
3.倾听与反馈:团队成员之间应该倾听和尊重彼此的想法和意见,以及给予及时的反馈。
及时的反馈可以避免错误的发生,同时也可以改进工作的质量。
4.理解问题:在沟通中,要保持开放的心态,理解问题的本质,避免产生不必要的纷争和冲突。
要通过冷静和客观的方式解决问题,保持良好的工作关系。
三、处理冲突与解决问题在团队中,冲突和问题常常会出现。
以下是一些可以帮助团队处理冲突和解决问题的技巧:1.及时沟通:如果出现冲突或问题,团队成员应该及时进行沟通,理清双方的立场和观点,找到解决问题的最佳方案。
审计员的沟通与谈判技巧在进行审计工作时,审计员需要与各方进行充分的沟通,以获取必要的信息并达成共识。
此外,审计员还需要具备一定的谈判技巧,以在与利益相关方进行讨论和协商时取得良好的结果。
本文将介绍审计员在沟通和谈判中需要注意的技巧。
一、沟通技巧1.倾听能力:审计员需要倾听他人的观点和意见,尊重对方的意愿。
倾听是沟通的重要环节,通过倾听可以更好地理解对方的需求和立场。
2.清晰表达:审计员应当用简明扼要的语言表达自己的意思,避免使用专业术语和复杂的语句,以确保所传达的信息被准确理解。
3.适当引导:当与被审议方进行沟通时,审计员可以采用适当的引导问题的方式,帮助对方更好地表达观点,同时也可以更全面地了解问题的本质。
4.尊重他人:在沟通过程中,审计员应当尊重对方的身份和地位,避免给人带来不必要的压力。
尊重他人可以建立良好的沟通关系,使对话更加顺畅。
二、谈判技巧1.明确目标:在进行谈判前,审计员需要明确自己的目标和诉求,确保自己清楚地知道自己希望在谈判中达到什么样的结果。
2.合理让步:在谈判中,双方可能存在不同的利益诉求,审计员需要适当考虑对方的意见,并在必要的情况下做出一定的让步,以达成双方都能接受的共识。
3.寻求共同点:审计员可以从双方的观点和诉求中找到共同点,并以此为基础展开谈判。
通过寻求共同点,审计员可以增加与对方的共鸣,增强合作的可能性。
4.灵活应对:在谈判过程中,可能会遇到一些意想不到的问题和情况,审计员需要具备灵活应对的能力,快速作出反应并做出妥善处理。
5.积极沟通:在谈判过程中,审计员需要积极主动地与对方展开沟通,主动提出解决方案,并与对方进行深入的讨论和交流。
总结:审计员的沟通与谈判技巧对于顺利完成审计工作至关重要。
透过倾听、清晰表达、适当引导和尊重他人等沟通技巧,审计员可以与各方建立良好的沟通关系;而明确目标、合理让步、寻求共同点、灵活应对和积极沟通等谈判技巧,则有助于审计员在与利益相关方进行讨论和协商时取得更好的结果。
审计师如何进行审计工作的沟通技巧在进行审计工作时,作为一名审计师,良好的沟通技巧对于确保审计工作的高效完成和与客户之间的有效互动至关重要。
通过有效的沟通,审计师能够准确理解客户需求,确保审计工作的准确性和可靠性,并与客户建立良好的合作关系。
本文将介绍几种审计师在执行审计工作时的沟通技巧。
1. 积极倾听和提问在与客户进行沟通时,审计师应保持积极的倾听态度。
通过主动倾听客户的问题、需求和观点,审计师能够更好地了解客户的期望,并能更准确地进行工作。
此外,审计师还应根据需要提出相关的问题,以深入了解客户的业务和内部控制,从而为审计工作提供更准确的基础。
2. 清晰明了地表达审计师在与客户交流时,需要用简明清晰的语言表达复杂的审计概念和要求。
避免使用专业术语或复杂的句子结构,以确保客户能够准确理解审计工作的目的和要求。
此外,审计师还应重点强调与客户合作的重要性,并清晰明确地传达审计工作的机密性和保密性。
3. 考虑到客户的背景和需要在沟通过程中,审计师应根据客户的背景和需要调整自己的语言和沟通方式。
在与懂行的客户交流时,可以使用更专业的术语和详细的解释,以便更好地传递信息。
而对于非专业人士,审计师应使用简单明了的语言,以确保客户能够理解审计相关的内容,并积极解答客户的疑问。
4. 及时沟通和反馈与客户建立良好的沟通渠道,并及时回应客户的问题和需求,是审计工作的关键。
审计师应尽量保持沟通的畅通,确保客户在审计过程中的疑问得到及时解答,并主动向客户提供审计工作的进展和结果反馈。
积极的沟通和及时的反馈,能够增加客户对审计师的信任和满意度,并有效减少后续沟通带来的问题。
5. 灵活应对不同的情况和难题在审计工作中,审计师可能会面临各种各样的情况和难题,这要求他们具备解决问题的灵活性和应变能力。
审计师应能够根据具体情况调整沟通策略和方法,并善于处理紧急情况和冲突。
同时,审计师还应保持专业和冷静的态度,并与客户一同探讨解决方案,以确保审计工作的顺利进行。
审计沟通时的技巧审计沟通时的技巧在审计工作中,与被审计单位沟通是一门学问,也是一门艺术,沟通方法仁者见仁、智者见智,没有固定的套路。
以下是我为您带来的审计沟通时的技巧,欢迎阅读!(一)以心换心,赢得理解。
由于审计和被审计对象角色不同,所处的位置不同,对审计的熟识也各不相同。
审计人员要通过沟通广泛的宣扬审计学问,让被审计单位对审计目的有充分的熟识,明白审计不是仅以审查差错和失误为目的,审计的作用还有关怀被审计单位在守法性、合理性和效益性等方面提高管理水平,有效地进行内部把握,防范风险。
沟通中要充分考虑被审计单位人员的境况和心理,要设身处地的为被审计对象着想,要坚持原则的前提下保持虚心、平和的心态,敬重他人,温顺的提出问题和看法。
(二)善用太极,借力打力。
在沟通中要奇异运用对方的思维方式,接住话题顺其思路套出更多的话,查找审计线索;要以为他着想的形式,让对方自己觉得提出的要求不太合适;要给对方台阶但又不能完全让出退路,坚守审计准则。
(三)借矛攻盾,无坚不摧。
利用被调查对象所供应的资料、证言、证据之间的相互冲突之处,依据对方对问题的解释,查找其中的不当之处准时追问,一环套一环,层层靠近,在急躁倾听中出其不意地用其矛攻其盾,对方将难以自圆其说。
(四)以柔克刚,不输气概。
经济责任审计都是面对领导干部,有些领导所在单位、地区职能强,领导当的时间久,难免有些习惯性的做派,我们不能被他的'气概所压倒。
通俗的说,就是不要怯场。
要在沟通中留意倾听,保持虚心的态度,认真听取领导的看法;同时也要把握关键时机,准时的表达自己的主见;要捕获弦外之音,奇异的回答问题和有针对的探寻问题。
(五)协作联动,找准突破。
被审计对象往往以各种借口来解释甚至回避问题,我们在沟通前确定要找准问题的关键症结,生疏相关的法律法规,打有预备之仗。
同时要把收集把握的审计证据与听到的状况联系起来,快速加以分析,组织最合适的语言来进行反对。
审计组要做好分工,有人唱红脸、有人唱白脸,在沟通时不能靠单打独斗,要默契协作,协同作战。
内外部审计沟通是确保审计工作有效进行的重要环节。
以下是一些沟通方法和技巧,可用于内外部审计之间的有效交流:
1.明确目标和期望:在开始沟通之前,明确双方的目标和期望。
了解对方所需要的信息以
及对审计结果的期待,确保沟通的重点和方向一致。
2.建立良好的关系:通过友善、尊重和合作的态度,建立良好的工作关系。
积极倾听对方
的观点和意见,并展示出对其工作和贡献的认可。
3.使用清晰简洁的语言:使用易于理解和准确的语言进行沟通,避免使用过于专业或复杂
的术语。
确保表达清晰,避免产生歧义。
4.提供明确的信息和数据:为了支持审计结论和建议,提供明确的信息和充分的数据支持。
详细说明审计方法、过程和发现,确保对方可以理解并接受审计结果。
5.重点突出和总结归纳:在沟通过程中,重点突出审计结果的关键问题和重大风险。
总结
归纳审计结论和建议,以便对方能够快速理解和采取相应措施。
6.积极解决问题:如果在审计过程中出现分歧或疑问,及时沟通并共同寻求解决方案。
避
免争论和指责,而是通过合作和协商来解决问题。
7.及时跟进和反馈:在沟通结束后,及时跟进并提供必要的反馈。
确保对方了解你已经采
取行动,并解答其可能存在的问题或疑虑。
8.保持机密性和敏感性:在内外部审计沟通中,涉及到的信息可能具有机密性和敏感性。
确保遵守相关的法律法规和保密规定,妥善处理和保护相关信息。
这些沟通方法和技巧可以帮助内外部审计之间建立有效的沟通渠道,促进信息共享、理解和合作,从而更好地完成审计工作。
审计师如何进行审计工作的沟通技巧审计工作是建立在有效的沟通基础上的,而审计师作为负责审计工作的核心人员,需要具备良好的沟通技巧。
本文将介绍审计师在审计工作中如何进行有效沟通,并提供一些实用的技巧。
一、审计前的沟通在进行审计前,审计师与被审计单位之间的沟通至关重要。
这一阶段的沟通通常是通过书面函件或面谈来进行的。
以下是一些有助于有效沟通的技巧:1.明确目标:审计师需要明确与被审计单位的沟通目标,明确沟通的目的和内容,以确保双方在沟通过程中保持一致。
2.了解被审计单位:在与被审计单位沟通之前,审计师应该充分了解被审计单位的业务及其内控制度。
这样可以帮助审计师准备相关问题和材料,并提高与被审计单位的沟通效果。
3.沟通方式:审计师应根据具体情况选择适当的沟通方式,如书面函件或面谈。
在书面函件中,审计师需要用简洁明了的语言表达审计目的、范围和时间表等重要事项。
在面谈中,审计师需要倾听被审计单位的观点和意见,确保双方彼此理解。
4.专业语言:审计师在沟通过程中应该避免使用专业术语或行业术语,以免被审计单位对审计工作感到困惑。
语言应简洁明了,易于被审计单位理解。
二、审计过程中的沟通审计过程中的沟通是确保审计工作顺利进行的关键。
审计师需与被审计单位的负责人、内部审计人员等人员进行有效的沟通。
以下是一些有助于提高审计过程中沟通技巧的建议:1.积极倾听:审计师需要积极倾听被审计单位的观点和意见,建立互信的沟通关系。
积极倾听能够帮助审计师更好地理解被审计单位的内部控制制度,并准确了解被审计单位的业务操作。
2.及时反馈:审计师需要及时反馈审计结果和发现的问题,以确保被审计单位能够及时采取纠正措施。
及时反馈还可以促使双方保持沟通的连续性和有效性。
3.沟通途径:审计师应使用适当的沟通途径,如书面报告、会议等。
书面报告应包含审计结论、发现的问题和建议等内容。
会议应以讨论和交流为主题,促使双方达成共识。
4.沟通能力:审计师需要具备良好的沟通能力,包括口头表达、书面表达和非语言表达等。
审计员的沟通和协作技巧在企业和组织中,审计员起着至关重要的作用。
作为专业的财务监管者,他们负责检查和评估企业的财务状况和内部控制体系。
然而,仅仅拥有专业知识是不够的,审计员还需要具备良好的沟通和协作技巧才能更好地完成他们的工作。
本文将就审计员在沟通和协作方面需要注意的技巧进行论述。
一、有效沟通技巧1. 倾听和理解作为审计员,面对各种复杂的财务数据和情况,他们需要倾听并理解企业内外部各方的需求和问题。
通过认真倾听,审计员可以全面了解相关信息,并能够更好地与其他利益相关者进行沟通。
2. 清晰表达审计员需要能够以清晰简明的方式表达他们的意见和建议。
他们应该习惯于使用财务术语以及业务相关的专业词汇,避免使用模糊的措辞或行话,以确保信息的准确传达和理解。
3. 适应不同的对象在与不同对象的沟通中,审计员需要根据对方的背景、水平和专业知识调整沟通方式。
对于财务专业人士,可以使用更专业的术语,而对于非财务人士,应该使用更简单明了的语言来解释复杂的概念。
4. 利用适当的沟通工具和技术在现代科技的帮助下,审计员可以利用电子邮件、视频会议、即时通讯等各种沟通工具与利益相关者进行交流。
同时,审计员还可以利用数据可视化和图表等工具来更好地传达和解释复杂的数据。
二、高效协作技巧1. 建立信任和合作关系审计员需要与企业内外的相关人员建立起互信和合作的关系。
通过定期开会、交流和分享信息,审计员可以促进团队合作,提高工作效率,并获得更准确的数据和信息。
2. 明确责任和目标在团队协作中,审计员应该明确分工、责任和目标。
每个成员都应清楚自己的任务和职责,并通过及时的沟通和反馈来确保工作的顺利进行。
3. 强调团队精神审计员需要培养良好的团队精神,鼓励成员之间的合作和积极互助。
在团队中分享知识和经验,共同解决问题,可以提高整个团队的绩效和协作能力。
4. 解决冲突和问题在工作中,难免会遇到冲突和问题。
审计员需要具备解决问题和冲突的能力,以确保工作的顺利进行。
审计沟通之询问技巧
在内部审计过程中,需要运用很多的审计方法获取有效地审计证据,询问就是其中一种非常重要的审计方法。
审计询问通常需要围绕审计计划进行,以发现和识别内部控制制度、执行中的薄弱环节或控制缺陷、经营效率低下或者管理环节不协调等问题。
审计询应该注意以下几方面的技巧,否则,不但无法获取有效的审计信息,还可能打草惊蛇或者造成审计人员与被审计人员关系僵化等有碍审计目标实现的反面效果。
一、创造轻松的谈话氛围
审计与被审计是一种对立关系,因此,被询问人员常常会带有一定的抵触情绪,或者因为种种原因不愿意向审计人员展现真实的信息。
轻松的谈话环境可以减轻被询问人员的思想压力,冲淡被询问人员的抵触情绪,减轻被询问人员的防备意识。
我们在实际审计业务中,经常通过以下方面使得谈话环境更为轻松:
1、从轻松的话题开始,慢慢引入正题。
一般可以从被询问人员的生活、家庭等无关事项闲聊开始,让他放松,再慢慢引导至真正的审计问题,但是,具体问题需要根据不同的人设计,并且需要在实际聊的过程中适时转变,以便能顺利导入实质性的询问。
比如,我一般进行审计询问,都会聊聊被询问人员的家乡、家庭,有小孩的聊聊他小孩是非常不错的选择,接着会从家庭聊到工作,进入工作话题以后就可以很轻松地进入我们要的话题了。
2、尽量安排在没有压力的环境下询问。
环境压力也会导致被询问人员精神紧张或加强防备,所以,在谈话时需要选择在没有压力的环境,最好可以找一些让他彻底放松方法。
如果被讯问人员吸烟,可以选择分他一支烟,边吸烟边聊是非常不错的,本人虽然不吸烟,但是我一般会带着香烟。
想想,一个人在繁忙中有一段时间可以吞云吐雾那是何等的惬意与轻松啊,很多人这个时候都会比较有倾诉的情绪。
3、尽量与被询问人在感情上达到共鸣,哪怕是表面上的。
与被询问人在感情上达到共鸣不但能让他找到倾诉的感觉,还可能引导他分析更深层次的问题,达到意想不到的效果。
二、提问题需要注意的技巧
1、问题应该具体、明确,避免被询问人随意应付
审计人员提出的问题应该系统并具体到细节,不要提笼统、空泛的问题。
因为,任何管理的缺陷都是出自细节,如果不能具体到细节,被询问人作出的回答就会很笼统,很多问题将被掩盖,从而有碍审计人员对被审计事项作出合理有效地分析与判断。
比如针对备品备件的依旧换新,审计人员一般应该了解以旧换新的目录(即明确哪些备件是需要以旧换新?)、以旧换新的操作程序(具体到以旧换新的操作顺序、操作人、签字记录及控制人)、以旧换新的数据(会形成哪些报表?)、以旧换新退库的旧备件的处理(具体到谁处理?处理的程序、处理的报表),这些问题环环相扣地提出,并获取被询问人员提到的所有数据进行稽核、印证,从而对整个事项有一个比较全面和深入的了解。
2、提问时尽量提出一些引导性的问题,而不是仅需要回答“是”或者“不是”的判断性问题
提问题的时候应该多运用“请谈谈…”、“能说说…吗?”“你觉得呢?”“你怎么看…?”等等问题,而不要老是采用“是不是…?”“…,对不对?”。
因为,简单的判断性问题很容易导致谈话不流畅,造成气氛尴尬并加重被询问人员的紧张情绪,且不利于审计人员的层层追问,不利于获取全面的信
息。
比如,我们在了解采购人员询价的时候,问“你们有询价吗?”,答“有”,那接下来就不是很好继续问下去。
我们可以说,“能谈谈你们询价的程序吗?”这样,我们就可以在他描述询价程序中了解询价的全部过程,而且可以在每一个控制点加入我们需要了解的问题,比如在说到获取报价的时候我们可以适时地问“需要获取几家报价?”“报价一定需要书面的吗?”“都需要报价单位盖章吗”等等,这样才能更加全面、深入地了解到询价过程的种种现状和问题。
3、提问时可以适当加入我们已经了解的问题
提出已知答案的问题往往是根据实际需要加入的,因为已知答案的问题一般是用以试探被询问人员是否诚实,或者是了解被询问人员的专业知识、知识面、技术或管理能力,另外,在特殊项目的时候也可以用已知答案的问题震慑被询问人员。
在询问这些已知答案的问题时,审计人员要注意观察被询问人的细节,包括回答时的表情、眼神或者细微的肢体动作,并从这些细节分析问题,比如,他回答时眼睛不敢看着你、脸上有细微的尴尬或者紧张等都可以与他的回答做印证。
4、问题应该通俗易懂,不要太专业或者生硬
审计人员提问要根据被询问人的具体情况,使用通俗的语言,避免太专业或者太生硬,因为太专业或生硬的问题可能导致被询问的来理解误差或者让被询问很不舒服,都可能使得询问效果打折扣。
三、要善于利用矛盾
每个组织的运营都需要多个部门的协调与配合,不管管理流程多么完善、多么流畅,不同的部门、不同的人都会或多或少地存在各种各样的矛盾。
在审计人员发现问题时,各部门总是会有意无意地忽略或者隐瞒自己或本部门的问题,并乐意展示其他部门的缺陷和责任,因此,审计人员可以更好地利用这一点,从多部门了解信息和线索,而这些线索很有可能就是本次审计的关键线索。
四、善于运用肢体语言
在与被询问人员谈话中,审计人员的肢体语言将给被询问人员无形的支持或者打击,暗示着被询问人员是继续详尽表述还是可以停止表述。
支持和鼓励表现为交谈的双方视线保持令人舒适的接触且机警有神,身体稍微前倾。
而双方视线的不舒服对视和交流,肢体的闲散(躺在椅子上),或者表现出无谓、厌倦或者无聊的表情都会影响谈话的效果。
五、化解冲突
审计与被审计单位总是对立的,不管审计人员是否客观公正,审计建议是否恰当,都可能存在矛盾和误解。
在讯问过程中,审计人员应该先注重事实和现状,搁置理解上的分歧,不做无谓的争论,并且站在组织的立场上去理解问题,确保客观公正的原则,即使有争议也应该在收集到充分的证据后以事实说明问题,不要口舌之争,以免在审计项目完成前将关系弄得很僵,导致项目无法实施。