会议室使用流程

临时预定
员工需提前至少1小时通过企业内部预定系统预 定所需会议室，并按时到场签到。
3
长期预定
员工需提前至少3天通过企业内部预定系统预定 所需会议室，并按时到场签到。
会议时间长度与人数限制
单次会议时间限制
单次会议时间原则上不超过2小时，特殊情况需提前申请并得 到会议室管理人员同意。
会议人数限制
小会议室可容纳10人以内，大会议室可容纳20人以内。如需 扩大会议规模，需提前与会议室管理人员协商安排。
04
会议室服务与管理
服务内容与标准
提供会议场地、设备和用品
会议室应提供足够的座位、舒适的座椅、清晰的投影设备和音视频设备，以及齐全的文具和饮品等。
会议前准备
会议室管理员需提前检查会议设备、用品是否齐全，确保设备正常运行，并保持会议室整洁和卫生。
提供会后清理
会议室管理员需在会议结束后尽快清理会议室，确保下次会议的顺利进行。
对会议室的网络安全进行检测和维护，防止网络攻击 和病毒入侵。
06
会议室管理制度的培训与宣传
制度培训计划与方法
制定培训计划
结合公司实际情况，针对不同 部门和岗位，制定会议室管理 制度的培训计划，明确培训时
间、地点、内容等。
培训方式多样化
可以采用集中培训、部门内训 、在线学习等多种方式，确保
培训效果最大化。
会议室使用申请与审批程序
申请流程
员工需提前通过企业内部预定系统申请所需会议室，详细填写会议信息、参 会人数及预计使用时间等内容。
审批程序
申请提交后，需等待会议室管理人员审批。如遇会议时间冲突或其他特殊情 况，管理人员有权调整预定安排。
02
会议室设备与物品管理

会议室使用管理制度（16篇）会议室使用管理制度（精选16篇）会议室使用管理制度篇1一、目的为了进一步加强会议室管理，提高使用率，明确各部门使用公司会议室的规定及申请使用流程，特制定此制度。

二、定义本制度的会议室主要指的是宝威学堂大楼7楼第一会议室、第二会议室及第三会议室三、用途会议室用途：公司会议、部门会议、员工培训、员工工作面谈、招聘面试、客户接待以及适合在会议室举办的小型活动、竞赛活动等的场所，无特殊情况不可挪为它用。

四、会议室使用规定1.会议室均由行政人事部统一管理，统筹协调安排使用，并负责卫生、安全以及对室内设备物品的管理;2.部门或个人需要使用会议室时，需提前半天向行政人事部前台人员提出申请并填写《会议室使用申请表》，经行政人事部准许后方可使用。

临时性使用会议室，必须经行政人事部负责人同意后方可使用;3.使用原则：先申请，后使用。

没有按规定申请的部门或个人，在没有冲突的情况下，补充相应手续后可使用;但如有冲突，必需礼让先申请使用会议室的部门或个人;特殊情况下，经相互之间协商后可以调整使用顺序。

但行政人事部不负责协商，由使用者自行协商;4.遇公司层级的紧急及重要的会议时，已申请使用会议室的部门或个人，在不能调换的情况下，部门或个人应先让公司层级的重要会议;5.部门及个人需在所预约的时间到达会议室并开始使用。

超过10分钟仍未到达会议室的，行政人事部有权对会议室的使用另作安排;6.部门及个人应按预约的时间内使用完毕，不得超时使用。

如需延长使用时间，需及时通知行政人事部。

如在紧接的时间段内已安排给其他部门或个人使用，超时使用的部门或个人必须离开该会议室，终止使用该会议室;7.任何部门或个人在使用会议室期间，必须爱护会议室的设备设施并且安全使用。

严禁私自接拉电源，私自移动设备。

如因个人原因造成设施设备损坏，须照价赔偿;8.会议室内的所有设施设备，未经允许，不得带出会议室; 9.会议室使用期间，使用部门或个人自行负责会议的模式安排、人员接待、会议记录等，但如有需求可申请由行政人事部予以协助;10.会议室使用期间，使用部门或个人需保持会议室的整洁。

进行。会议服务员应将 调至振动或关机。 完后，上前一步将茶放回原处，面带微笑，伸右手示意“请用茶”，然后进行下一位。
3、进行安全检查，关闭电器电源，检查会场是否有宾客丢失的文件及物品，如有，应及时联系或交会议负责人、总台。 1、客人陆续入座时，服务员一人先上香巾，其他人倒茶水。
• 2、根据会议人数，在茶水间准备好相应数量的茶 1、会议结束时，服务员快步走向会议室门口，打开大门，站在门内一侧，身体略微前倾，欢送客人：“请慢走，欢迎下次光临。
如遇到客人碰倒茶杯的情况，要及时到茶水间拿抹布擦拭，如是主席台上的（会议室内）可先就近抽取纸巾先应急处理，再去拿抹布
处4、理按。要求粘杯好会标，，保并证协放调美观置。 适量茶叶，准备好干净保温的开水瓶， 打好开水。 9、最后一次检查台面是否整洁，各种用具是否干净、齐全，摆放符合要求。
9、最后一次检查台面是否整洁，各种用具是否干净、齐全，摆放符合要求。
二、会前准备
• 9、会议即将开始时，会场播放与会议主题 相符的轻音乐，任何妨碍客人的工作如吸 尘等应立即停止，服务员站在会议室门外， 面向客人到来的方向，保持微笑。若是重 点会议，需有主管或经理在场迎候。对年 老体弱者进行搀扶。
• 10、客人到来距离会议室约2.5米时，服务 员上半身略微前倾，问候客人：“您好，领 导”，并伸手示意大门的方向：“这边请。”
三、会中服务（重点）
• 2、如有投影仪，服务人员不要横穿投影仪， 以免影响投影效果。
• 3、会议服务人员必须 调成振动或关机， 坚守岗位。会议开始时，茶水服务人员按 标准站姿在茶水间门口，音响师站在音响 室门口，面向会议室，站姿规范，注意观 察参会人员随时可能产生的需求。会议进 行时，服务员要留意会议进程，发现有需 求的客人要立即上前询问。

公司会议室的规章制度第一条：会议室的使用范围公司会议室是公司内部用来举行各种会议、培训和讨论的场所，只有公司内部人员拥有使用权利。

外部人员需经过特殊申请并得到批准方可使用。

第二条：会议室的预订和使用1. 员工在使用会议室前需提前预订，预订时段应为实际使用时间的起始时间。

预订时需注明会议室名称、使用日期、时长及用途。

2. 未经预订或无预订记录的员工不得擅自使用会议室，如需临时使用需提前告知会议室管理员并得到批准。

3. 使用完毕后，需及时将会议室整理干净，重置会议室桌椅及设备，确保下一位使用者能够顺利进行会议。

4. 会议室使用完毕后，员工需将会议室门窗关闭并关闭空调、灯光等设备，节约能源，爱护公司财产。

第三条：会议室的设备设施1. 会议室内设备设施若有损坏或故障需及时上报并维修，严禁擅自拆卸或修改设备。

2. 会议室内设备使用完毕后，需关机并保持整洁，不得在桌面上放置各种饮食、饮料，以防污染设备。

3. 会议室内的桌椅等设备不得私自搬动或更换位置，如发现有损坏或遗失应及时通知会议室管理员。

第四条：会议室的安全管理1. 使用会议室时，需确保会议室门窗关闭良好，不得在会议室内吸烟，禁止使用易燃材料。

2. 会议室内如有紧急情况，应立即向安全管理人员报告并按照公司规定的应急演练方案进行处理。

3. 会议室内不得私自设置电线、插排等电器设备，不得乱拉乱接电线，避免电器问题引发安全隐患。

第五条：会议室的环境整洁1. 使用会议室时，员工需保持会议室环境整洁，严禁在会议室内随意乱扔废纸、垃圾等。

2. 会议室内不得进行涂鸦、刻画等行为，不得破坏会议室内部装修和设施。

3. 会议室内若发现有异味、污渍等问题，需及时清理并向会议室管理员进行报告，确保环境清洁。

第六条：会议室的使用时间1. 会议室的使用时间为工作时间内，如有特殊情况需延长使用时间，需提前向会议室管理员申请并得到批准。

2. 如遇特殊情况需调整已预订的会议室，需提前通知并与其他使用者达成一致，确保会议顺利进行。

视频会议室管理规定第一章总则第一条为了规范视频会议室的使用，提高办公效率，促进信息共享和沟通，制定本规定。

第二条视频会议室管理规定适用于本机构内的所有视频会议室。

第三条视频会议室的使用原则是公平、公开、便捷、高效、安全。

第二章视频会议室的使用范围第四条视频会议室的使用范围包括项目会议、企业内部会议、部门会议、业务对接、培训等。

第五条使用视频会议室的领导、工作人员和参会人员必须具备一定的操作技能，并具备相应的设备和软件。

第六条为确保视频会议的顺利进行，使用视频会议室的人员应提前预约，预约期限不得少于24小时。

第三章视频会议室的使用流程第七条视频会议室的使用流程如下：1. 预约：使用人员需提前向会议室管理员预约视频会议室，包括时间、人数、设备需求等信息。

2. 安排：会议室管理员根据预约情况，安排视频会议室的使用时间和设备配置，并及时通知相关人员。

3. 配置：使用人员在使用前应检查设备和网络是否正常，并妥善设置会议平台和音视频设备。

4. 联接：使用人员应在预约时间前10分钟进入会议室，并及时与其他参会人员连接。

5. 会议：会议期间，各参会人员应按照会议议程进行讨论和演示，并将参会资料及时分享给其他人员。

6. 结束：会议结束后，使用人员应及时退出会议室，并检查设备是否关机，确保下一位使用人员正常使用。

第四章视频会议室的管理责任第八条视频会议室的管理责任主要由会议室管理员承担。

第九条会议室管理员的主要职责包括：1. 接受预约：接受使用人员的预约请求，并根据情况安排合理的使用时间和设备配置。

2. 设备维护：保证视频会议室的设备正常运行，并及时进行设备维修和更新。

3. 会议记录：记录视频会议的人员名单、会议议程、会议纪要等信息，并进行归档管理。

4. 问题处理：及时处理视频会议中出现的设备故障、网络问题和人员纠纷等各类问题。

5. 安全保密：负责视频会议室的安全管理和信息保密，并严格控制会议室的使用权限。

第十条使用视频会议室的人员应遵守以下规定：1. 遵守会议室预约规定，提前预约并按时使用，不得擅自占用和延长使用时间。

会议室使用申请流程
一、会议室使用申请流程
其它事项：1、各会议室情况：1号会议室：简单会议室；
2号会议室：投影仪、视频、影响、DVD
3号会议室：简单会议室
4号会议室：简单会议室
2、临时举行会议，请尽量提前通知前台接待文员，方便安排会议室并准备相关事宜。

3、临时取消使用会议室，如申请人无提前通知，于预订会议开始15分钟后拨打电话询
问原因，并提醒预订会议开始时间半小时后无使用会议室，可能安排至其它会议。

4、需延长会议时间，请告知前台接待文员，方便前台接待文员安排加班事宜。

5、申请表上会议所需准备事项请尽量填写详细，前台接待文员将按申请表所填事项准备。

二、会议室使用申请表
会议室使用申请表。

会议服务标准流程会议服务流程及标准会议室工作流程及标准一、上班时间：会议室的上班时间是根据会议的时间，提前一个小时到岗。

二、换好工装，化好淡妆，整理好仪容仪表，认真听取上级安排的工作内容并及时完成。

三、会前准备：客桌式、u字型、回字型（1）：会场检查（检查室内空气温度是否宜人20℃-22℃）；检查地面、台面卫生，检查灯光、检查音响；检查台面是否整齐统一；检查指示牌、横幅、席巾卡是否有错别字；检查会议室内其它物品的摆放。

（2）茶水服务：提前15分钟倒茶水，每隔十分钟进行对开一次，左手拿对开壶，站在客人后面，右脚叉在客人右边，做手势，轻声说“打扰一下，给你对水”，右手小指和无名指夹起杯盖拿好，用大拇指、食指、中指拿起杯子，收右臂侧身，将杯子拿到客人的身后对水，8分满，将茶杯从原路放回桌上盖好杯盖，杯盖上印花对准客人，杯柄对着右边，做“请”的手势。

（3）手巾服务：提前5分钟把毛巾摆好，在客人的右方更换毛巾。

（4）会场音响的服务：提前准备相应的音响，设施设备并调试好，控制会议中话筒的音量用音质；提供不同的背景音乐；及时为客人递送话筒。

（5）烟灰盅的服务。

当服务人员看到烟灰盅2-3个烟头时，及时更换烟灰盅。

（6）会后收场：当组织人说散会时，及时将正门打开，引导疏散客人：站在门中送客，提醒客人带好随身物品；及时检查客人是否有遗留物品，检查会场物品是否有损坏或遗失：关闭空调、话筒、主灯；对好桌椅，后收台。

及时清洗会议所用的各类物品。

剧院式：（1）茶水台服务：准备好充足的杯具，按1:1摆放，服务员站在茶水台及时为客人倒茶水；及时整理台面，收好脏的茶具并及时清洗。

会议接待服务工作标准一、会前服务1.根据会议主办单位的要求，明确会议服务要求，并提前落实会议场所及会议主席台、发言席、话筒、签到席、横幅（会标）、背景音乐、鲜花、水果、香烟摆放等，并提前检查音响、话筒等设备及会议各项要求的落实情况。

2.做好会场卫生工作，整理打扫桌面、抽屉、座椅、地面、门窗等，检查会议用品等物品的配备情况。

工程会议室使用制度范本一、会议室预订与安排1. 会议室使用需提前通过内部预订系统进行申请，明确会议时间、主题、参会人员及所需设备。

2. 管理员负责审核预订请求，根据会议室使用情况合理安排，避免资源冲突。

3. 紧急情况下，可临时申请使用会议室，但事后需补充相关记录。

二、会议室使用规范1. 使用者应确保会议室整洁干净，会后需将桌椅恢复原状，关闭设备电源。

2. 保持会议室内安静，不得影响其他办公区域。

3. 爱护会议室内的设施设备，如有损坏，应及时报告并承担相应责任。

4. 会议内容应保密，未经允许不得外泄会议资料及讨论结果。

三、设备使用与维护1. 使用者应合理使用会议室内的投影仪、音响等设备，并在会前熟悉操作方法。

2. 如遇设备故障，应立即联系技术支持或更换备用设备，确保会议顺利进行。

3. 会议结束后，应关闭所有设备，切断电源，以延长设备使用寿命。

四、安全管理1. 遵守消防安全规定，不在会议室内吸烟，不使用明火。

2. 确保电器线路安全，避免私拉乱接造成安全隐患。

3. 会议室内应配备必要的安全设施，如灭火器，并定期检查其有效性。

五、违规处理1. 对于违反使用制度的行为，将根据情节轻重给予相应的警告或处罚。

2. 如因个人原因导致设备损坏或丢失，责任人应照价赔偿或承担维修费用。

3. 对于严重违规行为，将上报至上级管理部门，并视情节严重性采取进一步措施。

六、其他事项1. 会议室使用情况应有详细记录，包括使用人、时间、目的等，以便追踪和管理。

2. 管理员应定期检查会议室的使用情况和设施设备状态，确保功能正常。

3. 鼓励员工提出改进建议，共同优化会议室使用制度。

总结：。

会议室规章制度
为了规范会议室的使用，提高会议效率，保障会议秩序，特制定会议室规章制度如下：
一、会议室的使用范围。

1. 会议室仅限于公司内部会议、培训、讲座等正式活动使用。

2. 个人及部门临时会议需提前预约，经批准后方可使用。

二、会议室的预约。

1. 会议室的预约需提前至少一天，由行政部门统一安排。

2. 未经预约或未经批准擅自使用会议室者，将受到相应处罚。

三、会议室的使用时间。

1. 会议室使用时间为工作日的上午8:00至下午6:00，超时需提前申请并得到批准。

2. 周末或节假日使用会议室需提前申请，并经领导批准。

四、会议室的整洁与维护。

1. 使用会议室后，应当保持会议室内外整洁，桌椅摆放整齐，垃圾清理干净。

2. 会议室设备、设施如有损坏或故障，应当及时报修或通知行政部门。

五、会议室的使用须知。

1. 会议室内不得吸烟、喧哗、饮食，保持安静，不得影响他人正常工作。

2. 使用会议室时，应当按照预约的时间准时开始，并在规定的时间内结束。

六、违规处理。

1. 未经批准使用会议室或违反规定使用会议室的，将受到口头警告、书面警告、停用会议室等处罚。

2. 对于严重违规者，将视情节轻重给予相应的纪律处分。

以上规章制度自发布之日起生效，凡使用会议室者均应遵守。

如有违反者，将
受到相应的处罚。

希望全体员工共同遵守，共同维护公司的会议室秩序和工作环境。

会议室工作流程及标准
一、上班时间：会议室的上班时间是根据会议的时间，提前一个小时到岗。

二、换好工装，化好淡妆，整理好仪容仪表，认真听取上级安排的工作内容并及时完成。

三、会前准备：
客桌式、U字型、回字型
（1）：会场检查（检查室内空气温度是否宜人20℃- 22℃）；检查地面、台面卫生，检查灯光、检查音响；检查台面是否整齐统一；检查指示牌、横幅、席巾卡是否有错别字；检查会议室内其它物品的摆放。

（2）茶水服务：提前15分钟倒茶水，每隔十分钟进行对开一次，左手拿对开壶，站在客人后面，右脚叉在客人右边，做手势，轻声说“打扰一下，给你对水”，右手小指和无名指夹起杯盖拿好，用大拇指、食指、中指拿起杯子，收右臂侧身，将杯子拿到客人的身后对水，8分满，将茶杯从原路放回桌上盖好杯盖，杯盖上印花对准客人，杯柄对着右边，做“请”的手势。

（3）手巾服务：提前5分钟把毛巾摆好，在客人的右方更换毛巾。

（4）会场音响的服务：提前准备相应的音响，设施设备并调试好，控制会议中话筒的音量用音质；提供不同的背
景音乐；及时为客人递送话筒。

（5）烟灰盅的服务。

当服务人员看到烟灰盅2-3个烟头时，及时更换烟灰盅。

（6）会后收场：
当组织人说散会时，及时将正门打开，引导疏散客人：站在门中送客，提醒客人带好随身物品；及时检查客人是否有遗留物品，检查会场物品是否有损坏或遗失：关闭空调、话筒、主灯；对好桌椅，后收台。

及时清洗会议所用的各类物品。

剧院式：
（1）茶水台服务：
准备好充足的杯具，按1:1摆放，服务员站在茶水台及时为客人倒茶水；及时整理台面，收好脏的茶具并及时清洗。

会议室倒水流程
1、顺序：开会倒茶,从右边开始(领导先，顺时针顺序进行)倒水后，壶嘴不要
对客人,要从客人右边倒。

主席台一定要从客人背后加水。

2、添水时,如果是有盖的杯子,应用左手的小指和无名指夹住高杯盖上的小圆
球，用大拇指、食指和中指握住杯把,从桌上端下茶杯，腿一前一后，侧身把水倒入杯中。

3、客人的工作或交谈的话，要说一声“对不起”,倒水时要注意不要太满，以杯
的七八分满为宜.端放茶杯动作不要过高，更不要从客人肩部和头上越过。

4、续水时不要把壶提得过高,以免开水溅出。

不要不端茶杯直接倒水或把杯盖
扣放桌上。

5、续水，一般在活动进行15——20分钟后进行,要随时观察会场用水情况，
遇到天热时就要随时加倒，续水时瓶口要对准杯口，不要把瓶口提得过高，以免溅出杯外。

如不小心把水洒在桌上或茶几上,要及时用小毛巾擦去.不端下茶杯,而接在桌上或茶几上往杯中倒水、续水,是不符合操作规范
的. 在往高杯倒水、续水时，如果不便或没有把握一并将杯子和杯盖拿在左手上,可把杯盖翻放在桌上或茶几上,只是端起高杯来倒水。

服务员在倒、续完水后要把杯盖盖上。

注意，切不可把杯盖扣放在桌面或茶几上，这样既不卫生,也不礼貌.如发现宾客将杯子放在桌面或茶几上，服务员要立即斟换，用托盘至托上，将杯盖盖好。

5、倒过水后,要逐杯加以检查.检查时，可用于触摸一下杯子的外壁，如果是热
的,表明已倒过水，如果是凉的,说明漏倒水了,要及时补倒.
6、会议开场前选择好加水时间会议加水时间一般要选择在会议开始前5分钟
左右。

会议室倒水流程
1、顺序：开会倒茶,从右边开始（领导先,顺时针顺序进行）倒水后,壶嘴不要
对客人，要从客人右边倒。

主席台一定要从客人背后加水。

2、添水时，如果是有盖的杯子，应用左手的小指和无名指夹住高杯盖上的小
圆球，用大拇指、食指和中指握住杯把，从桌上端下茶杯，腿一前一后，侧身把水倒入杯中。

3、倒水时要注意不要太满,以杯的七八分满为宜。

端放茶杯动作不要过高,更
不要从客人肩部和头上越过。

4、续水时不要把壶提得过高,以免开水溅出。

不要不端茶杯直接倒水或把杯盖
扣放桌上。

5、续水，一般在活动进行15-20分钟后进行,要随时观察会场用水情况，遇到
天热时就要随时加倒，续水时瓶口要对准杯口，不要把瓶口提得过高，以免溅出杯外。

如不小心把水洒在桌上或茶几上，要及时擦去。

不端下茶杯，而直接在桌上或茶几上往杯中倒水、续水，是不符合操作规范的。

在往高杯倒水、续水时，如果不便或没有把握一并将杯子和杯盖拿在左手上，可把杯盖翻放在桌上或茶几上，只是端起高杯来倒水。

在倒、续完水后要把杯盖盖上。

注意，切不可把杯盖扣放在桌面或茶几上，这样既不卫生，也不礼貌。

5、倒过水后，要逐杯加以检查。

检查时，可用于触摸一下杯子的外壁，如果
是热的，表明已倒过水，如果是凉的，说明漏倒水了，要及时补倒。

6、会议开场前选择好加水时间会议加水时间一般要选择在会议开始前3-5分
钟左右。

杯子摆放横平竖直，杯内放好准备的茶叶；矿泉水字体面向客人，放在茶杯的左侧与茶杯平行。
3.放水果:按客人需求摆放水果，应放在客人的正上方，与桌边缘距离10公分处；摆放成直线。 布置会场 4.摆放桌上物品：如：文件、纸、笔等摆放整齐与桌边距离10公分，笔与纸成45度角，要美观、整齐
5.按客人要求挂好横幅，检查横幅的名称与客人提供的名称是否一致。
会议期间 服务工作
倒水 上湿巾 签到
1.先从领导主位倒起，依次从左到右，在客人右后方倒水。 2.左手提暖瓶，右手大拇指和食指提起杯把，上身和头稍向右前侧倾斜。 3.倒水时动作轻快、敏捷，不出杂声，暖瓶口与杯口不接触，杯内水倒至七成为宜。 4.续水服务要求每隔20—30分钟后添加一次。 1.先从领导主位上起，依次从左到右，放在客人左上方与水杯成平线。 2.如有水果，应放在水果盘的左边，毛巾托与水果盘上方成平线。 1.按要求准备好签到表。
6.投影提前打开与要演讲的电脑连接好，检查接触是否完好，屏幕是否清晰。
7.桌麦提前打开调好声音的大小，要适中。 1.会议桌椅明亮无灰尘。 2.绿色植物无黄叶、残叶，盆内无杂物，渣土；盆外干净无水印。 检查卫生 3.地毯干净无杂物、污迹。 4.室内空气清新无异味。
备注
进入 1.服务人员轻轻进入会场，不要发出任何声响；走路要轻便敏捷，姿势优美、大方。
4.用夹子夹起桌上的纸团或固体杂物，小杂时，服务人员应轻轻开门退出。 2.服务人员应站在会议室门旁，以便为客人服务。
准备工作
1.了解客人散会时间。 2.服务人员提前到会议室门口及电梯口站位，
1.为客人叫电梯，档电梯门边，以免夹伤客人，让客人安全进入电梯。
送别客人 2.为客人叫电梯的同时要通知前台散会情况。
做好会议 1.按要求及标准做好会前准备工作。

会议室使用管理制度十篇会议室使用管理制度篇1一、目的为了进一步加强会议室管理，提高使用率，明确各部门使用公司会议室的规定及申请使用流程，特制定此制度。

二、定义本制度的会议室主要指的是宝威学堂大楼7楼第一会议室、其次会议室及第三会议室三、用途会议室用途：公司会议、部门会议、员工培训、员工工作面谈、聘请面试、客户接待以及适合在会议室举办的小型活动、竞赛活动等的场所，无特别状况不行挪为它用。

四、会议室使用规定1.会议室均由行政人事部统一管理，统筹协调支配使用，并负责卫生、平安以及对室内设备物品的管理;2.部门或个人需要使用会议室时，需提前半天向行政人事部前台人员提出申请并填写《会议室使用申请表》，经行政人事部准许后方可使用。

临时性使用会议室，必需经行政人事部负责人同意后方可使用;3.使用原则：先申请，后使用。

没有按规定申请的部门或个人，在没有冲突的状况下，补充相应手续后可使用;但如有冲突，必需礼让先申请使用会议室的部门或个人;特别状况下，经相互之间协商后可以调整使用挨次。

但行政人事部不负责协商，由使用者自行协商;4.遇公司层级的紧急及重要的会议时，已申请使用会议室的部门或个人，在不能调换的状况下，部门或个人应先让公司层级的重要会议;5.部门及个人需在所预约的时间到达会议室并开头使用。

超过10分钟仍未到达会议室的，行政人事部有权对会议室的使用另作支配;6.部门及个人应按预约的时间内使用完毕，不得超时使用。

如需延长使用时间，需准时通知行政人事部。

如在紧接的时间段内已支配给其他部门或个人使用，超时使用的部门或个人必需离开该会议室，终止使用该会议室;7.任何部门或个人在使用会议室期间，必需爱惜会议室的设备设施并且平安使用。

严禁私自接拉电源，私自移动设备。

如因个人缘由造成设施设备损坏，须照价赔偿;8.会议室内的全部设施设备，未经允许，不得带出会议室; 9.会议室使用期间，使用部门或个人自行负责会议的模式支配、人员接待、会议记录等，但如有需求可申请由行政人事部予以帮助;10.会议室使用期间，使用部门或个人需保持会议室的干净。

添加与更换
如发现物品不足或损坏，管理员需及时添加或更换。
借用与归还
会议室内物品原则上不得外借，如有特殊情况需外借，需向管理 员申请并按时归还。
会议室内卫生管理流程
卫生标准
制定会议室内卫生标准，如桌面无杂物、地面无垃圾等。
值日制度
分配每日值日人员，负责会议室的日常卫生清理。
检查与提醒
管理员需定期检查卫生情况，对不符合卫生标准的地方及时提醒 使用者注意。
VS
实施方案：制定详细的会议室使用 及管理流程，包括会前准备、会中 服务、会后清理等环节的具体操作 流程和责任人；建立会议室使用档 案，记录会议室的硬件设施、软件 设施、服务人员表现等情况；定期 进行会议效果评估和反馈，针对问 题提பைடு நூலகம்改进建议和实施方案。
THANKS
使用时间规定
使用时间
01
使用会议室的时间需按照申请表上规定的时间段进行使用，不
得超时使用。
提前到达
02
使用人员需提前到达会议室，以便管理人员安排座位等事宜。
按时离开
03
使用结束后，使用人员需按时离开会议室，以便管理人员进行
清洁和维护。
02
会议室管理规定
设备使用管理规定
投影设备
使用前需提前预定并检查设备是否正常运行，使用过程中禁止私自更改设置或连接其他设 备，使用后需关闭设备并做好登记。
申请时间
申请时间为提前1-2天，以便管理人员安排会议 室资源。
3
紧急情况
若遇到紧急情况，需在现场向管理人员说明情 况，并尽可能提前告知。
使用预约规定
预约方式
使用会议室需提前预约，可通过电话、邮件或在 线预约系统进行预约。
预约时间

会议室预定使用管理服务流程目的：为保障视讯会议高效、稳定开通，制定本管理规定。

适用范围：本规定适用于公司部门及所有平台。

视讯会议及其相应设备由行政服务中心及各平台业务管理部统一管理。

技术中心为行政服务中心及各平台业务管理部提供必要的后台技术支持。

一、视讯会议系统现状：1、集团视讯会议系统覆盖北京上地、北京苏州街、香港、沈阳、上海、南京、武汉、成都、广州、深圳、西安、济南、杭州、新疆、福州、郑州、长沙、哈尔滨共19个节点，其中上地、广州、上海、深圳、西安、成都各有多套视讯会议设备。

2、最多可22个点同时参加一个会议，每个点不能同时参加两个或多个会议；3、系统支持22点384K会议，或6点和6点以下时768K会议，网络流量理想情况下，图像传输可达到（25帧/秒）；4、系统可以实现21种分屏模式，最多可作9分屏，建议根据需要选择不分屏或者“5＋1”的分屏模式；5、系统可以实现方便的会议控制管理，根据需要设置为语音激励模式、主席控制模式、轮循模式等多种效果；6、系统可以实时传输PPT文件，即发收双方能基本同步的看到所发文件（这种方法接受文件端显示效果并不理想，因此建议会前将文件发给参会各方）；7、系统可以通过ISDN与公司外部单位召开视讯会议。

二、注意事项：1、视讯会议室要优先提供给视讯会使用，如遇普通会议和视讯会议时间冲突，各平台视讯会议管理员要积极协调保证视讯会议使用；2、预定视讯会议后，要按时开会，若在预定时间后30分钟，会议仍然没有召开，视为放弃会议；3、视讯会议发起人在填写视讯会议预定单时需明确选择参会平台的会议室，给北京总部视讯会议管理员提交会议流程，要实现哪些功能（包括会议控制、分屏方式、PPT播放等），并与管理员进行确认；4、视讯会议室的视讯设备和投影机等设施要固定地点，专人定期检查，建立巡检档案，参会不得擅自移动视讯会议设备及配套线缆，如有特殊要求，需同管理员联系，进行安排调整；5、严禁擅自更改系统设备配置，如会议中遇到问题，请与管理员联系；6、视讯会议开始前管理员要值守会议现场，根据季节及天气情况，调整室内灯光合适，确保参会人员画面清晰，参会人员正面出现在镜头，会议桌上正对镜头摆放平台名称的桌牌；7、各平台管理员可以用遥控器调整摄像头的方向，严禁用手扳动摄像头；总部会议室环境设置由管理员操作完成；8、会议结束后，会议申请人通知管理员检查、整理完毕后关闭所有设备；9、公司视讯会议为内部服务概不外借。

会议室的工作流程一、会议室使用前1.1 预订会议室咱得先确定要用会议室的时间和时长啊。

这就好比抢火车票，得提前规划好行程一样。

要是临时起意，很可能就没地儿了。

通常呢，公司都有个预订系统，就像个大管家，按照流程在系统里把要用会议室的信息填好，啥时候用、用多久、大概多少人参加等等。

这一步可不能马虎，要是搞错了，后面就乱套喽。

1.2 准备设备与资料预订好了会议室，就得开始准备设备和资料了。

设备方面，投影仪、麦克风、音响啥的都得提前检查检查。

可别到时候要用了，投影仪罢工，那就成了“热锅上的蚂蚁——团团转”了。

资料呢，要复印好足够的份数，要是参会人员人手一份都不够，那可就尴尬得像在台上突然忘词儿一样。

而且资料要摆放整齐，这就像咱家里来客人，得把屋子收拾得井井有条一样，给人一种专业、靠谱的感觉。

二、会议室使用中2.1 人员入场参会人员入场的时候，就像迎接客人一样，要有礼貌。

虽然大家可能都是同事，但这也是一种基本的尊重嘛。

负责会议的人最好在门口迎一迎，打个招呼，这就叫“礼多人不怪”。

大家进了会议室，要引导他们尽快就座，就像把棋子放到棋盘上合适的位置一样，这样会议才能顺利开始。

2.2 会议进行在会议进行过程中啊，主持人就像个乐队指挥一样，要掌控好节奏。

不能让某个人长篇大论，把会议变成他的个人演讲秀，也不能让场面冷下来，没人说话，那可就成了“冷场王”了。

大家发言的时候呢，要认真倾听，这是一种美德，就像我们常说的“三人行，必有我师”，说不定别人的一句话就能点醒你这个“梦中人”呢。

而且要做好会议记录，这记录就像历史书一样，以后回顾起来，就能知道当时都发生了啥事儿。

2.3 突发状况处理有时候啊，会议中会出现突发状况。

比如说设备突然出故障了，这时候可不能慌，要像个老手一样冷静。

赶紧找懂行的人来修一修，如果一时半会儿修不好，就得想个临时的办法。

就像过河遇到桥断了，那就得想办法找个船或者蹚水过去。

要是有人在会议中发生争执，这时候主持人就得像个和事佬一样，把双方的情绪安抚下来，让大家心平气和地继续讨论问题。