浅谈机关公文格式中常见的问题及对策

行政机关公文格式中常见问题及对策5篇第一篇：行政机关公文格式中常见问题及对策行政机关公文格式中常见问题及对策行政机关的公文，是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书。

公文格式规范化，是办公自动化的客观要求，也是充分发挥公文作用，维护公文严肃性和权威性的必要条件。

铁道部对铁路行政机关的公文格式有严格的规定和要求。

本文针对实际工作中公文格式常出现的不规范现象进行了归纳分析，提出了相应的对策。

一、公文格式中常出现的不规范现象1．发文字号标注不规范。

在实际工作中，有些单位把机关的简称直接作为机关代字使用，致使文号太长。

有的单位发文字号的年份用圆括号“（）”括入，而不是用规范的六角括号“…‟”。

对于字号和字体，有的用小3号；有的用小标宋体字，有的用楷体，也有的用黑体。

一些公文违反发文字号序号出现编虚位（即001），出现“××函…2007‟001号”等不规范格式。

2．文种使用不当。

有的基层单位要求上级机关投资补助的上行文，应用“请示”文种错用为“报告”文种，无法得到上级机关的“批复”；有的单位将对下级单位的“批复”错用为“函”的文种。

公文标题中错用文种，往往使公文失去其应有的严肃性。

有的甚至严重影响行文的作用和效率。

3．公文标题不规范。

有些部门有不规范的做法是：一是标题1中滥用符号；二是在公文标题的拟制上，冗长繁琐。

标题中使用了多种标点符号，较多的是使用顿号和书名号；标题中“事由”概括得不简要，转发（批转）性文件，标题照搬照抄，层层照转，一个词组套一个词组，冗长臃肿。

4．引用文号不规范。

有些部门公文中，将其顺序前后倒臵。

有的先引文号后引标题，有的只引文号不引标题，有的只引标题不引文号。

例如，“根据铁道部铁办…2007‟12号文《关于×××的通知》”，其引用文号的方法就是不符合规定的，正确的引用方式应为“根据铁道部《关于×××的通知》（铁办…2007‟12号）”。

公文写作中常见的问题有哪些公文作为一种重要的公务文书，具有特定的格式、规范和语言要求。

然而，在实际的公文写作过程中，常常会出现各种各样的问题，影响公文的质量和效果。

下面我们就来探讨一下公文写作中常见的一些问题。

一、格式不规范格式是公文的外在表现形式，它的规范与否直接影响到公文的严肃性和权威性。

常见的格式问题包括：1、标题不规范标题应当准确概括公文的主要内容，但有些公文标题存在表述不清、冗长繁琐或过于简略的问题。

例如，“关于_____的一些情况说明”这样的标题就过于模糊，没有明确指出核心内容。

2、字体字号不符合要求公文通常对字体、字号有明确规定，但一些作者可能会随意使用字体和字号，导致整个公文看起来杂乱无章。

3、页码编排错误页码的编排应该连续、准确，但有时会出现漏页、错页或者页码格式不一致的情况。

4、行间距、段间距设置不当行间距和段间距的设置应该保持一致，以保证公文的美观和易读性。

但有的公文会出现间距过大或过小的问题。

5、标点符号使用错误标点符号在公文中的使用也有严格规定，例如书名号、括号等的使用要准确无误。

但一些公文在这方面容易出错，影响了公文的准确性。

二、语言表达不准确语言是公文传递信息的载体，准确、清晰的语言表达至关重要。

以下是一些常见的语言表达问题：1、用词不当使用了不恰当的词汇，或者对词汇的含义理解有误，导致表达不准确。

比如，“截止”和“截至”的混淆使用。

2、语义模糊表述含混不清，让读者难以理解公文的真正意图。

例如，“近期将采取一些措施”，但没有明确说明具体的时间和措施内容。

3、句子成分残缺或赘余句子结构不完整，或者存在多余的成分，影响了句子的逻辑性和完整性。

4、语法错误主谓宾搭配不当、语序混乱等语法问题在公文中时有出现，降低了公文的质量。

5、口语化或随意化表达公文应该使用规范、正式的语言，但有些作者会使用口语化、随意化的表述，削弱了公文的严肃性。

三、内容空洞无物公文的内容应当充实、具体，有实际的价值和意义。

行政公文的常见问题分析与解决办法行政公文作为政府机关与公众沟通的一种重要方式，具有法律约束力和规范性。

然而，在实际运用中，我们常常会遇到各种问题。

本文将分析行政公文常见问题，并提出解决办法。

问题一：格式错误许多行政公文存在格式上的问题，如错用标题、字号不规范、错排行文等。

这些错误严重影响了公文的正式性和权威性。

为解决这一问题，行政机关应加强对工作人员的培训，提高其专业素养与规范意识。

同时，可以建立行政公文规范化的模板，让工作人员按照规定的格式进行撰写。

问题二：用词不当行政公文中常见用词不当的情况，如措辞模糊、术语使用不准确、重复使用相同词语等。

这些问题使得公文表达含义不清，造成信息传递的困扰。

解决这一问题的方法是建立行政公文用语规范，并根据具体情况提供常用术语的解释，确保公文的准确性和一致性。

问题三：语气不恰当行政公文中有时出现语气不恰当的情况，如过于正式、过于书面化或者过于随意。

这些问题造成公文与受众之间的沟通障碍。

为解决这一问题，行政机关应明确公文的受众对象，并针对不同对象采取相应的语气和写作方式，既注重庄重与规范，又与现实需求相协调。

问题四：信息不完整行政公文在信息传递方面常常不够清晰和完整，如遗漏重要内容、忽略必要细节等。

这些问题给工作人员和接收者带来了困惑，影响了工作效率。

为解决这一问题，行政机关应制定完善的公文编写流程，加强沟通与协调，确保公文信息的准确性和完整性。

问题五：审查不严格行政公文的审查环节常常存在疏漏和不严谨的情况，如错字、错别字、错误的格式等。

这些问题会导致公文的形象受损和误导。

为解决这一问题，行政机关应建立高效的审查机制，确保每份公文在发布前经过严格的审核。

同时，加强对工作人员的培训，提高其审查能力和责任心。

总结：行政公文的常见问题主要包括格式错误、用词不当、语气不恰当、信息不完整和审查不严格。

为解决这些问题，行政机关应加强对工作人员的培训和规范化管理，确保公文的准确性、规范性和权威性。

公文存在问题及建议
公文是国家机关、企事业单位及组织团体之间进行沟通协调的重要工具，但在实践中存在一些问题，需要加以改进。

以下是公文存在问题及建议：
问题：
1. 公文表述不明确、语言晦涩难懂，给读者造成困扰。

2. 公文格式不规范，不符合标准化要求，影响了公文的效果和可读性。

3. 公文使用的词汇和术语过于专业化，容易引起误解，增加了理解和沟通的难度。

4. 公文的信息量过大，篇幅过长，读者往往需要花费大量时间和精力才能理解其内容。

建议：
1. 采用简洁明了的语言，避免使用过于专业化的词汇和术语，减少读者的阅读难度。

2. 规范公文格式，遵循标准化要求，提高公文的可读性和效果。

3. 采用分类整理的方式，将公文内容分为主要内容、要点摘要、附件等，使读者能够快速浏览和理解公文内容。

4. 制定公文编写标准，规范公文写作流程，提高公文的编写质量和效率。

综上，改进公文的质量和效果是一个长期的过程，需要各方共同努力，不断完善和优化公文的编写和传递方式，提高公文的可读性和
效果，促进沟通和协调的顺利进行。

公文存在问题及建议引言公文作为一种重要的行文方式，承载了政府和组织之间的信息传递、决策执行、法律规范等功能。

然而，在实际应用中，我们经常会发现公文存在一些问题，影响了其效率和效果。

本文将针对公文存在的问题进行深入探讨，并提出相应的建议，以期改善公文的质量和实用性。

问题一：冗长繁琐公文通常因为受到制度的要求和习惯的限制，导致文书过于冗长繁琐，给信息的传达和理解带来了困难。

1.1 问题描述公文中使用了大量的官方用语、格式要求和行文套路，使得公文篇幅膨胀，难以抓住核心信息。

1.2 问题原因•制度要求：一些制度和规定要求公文的格式和表达方式，过多的形式要求导致了冗长的问题。

•传统习惯：一些公文书写的传统习惯使得公文的表达方式变得复杂而冗杂。

1.3 解决建议•简化格式：对于一些常见的公文类型，可以简化其格式要求，摒弃不必要的固定格式。

•简化用语：减少废话，使用简洁明了的表达方式，避免死板的法律用语和官方说辞。

问题二：难以理解和操作公文的表达方式和内容通常过于专业复杂，导致普通读者难以理解和操作，限制了公文的实际应用。

2.1 问题描述公文中的专业性词汇、复杂的句子结构以及缺乏示例和解释等问题，使得普通读者在理解和操作公文时不知所措。

2.2 问题原因•缺乏明晰的表达目标：一些公文在撰写时没有明确读者群体和目标，导致了过于专业化的表达方式。

•专业知识偏离：一些公文在涉及到专业知识时，过于深入和繁琐，使得非专业人士难以理解。

2.3 解决建议•更加明晰的写作目标：在写作公文时，要明确读者群体和目标，根据读者的背景和需求，选择合适的写作方式和表达方式。

•使用简单明了的表达：在公文中避免过于专业的术语和描述，使用通俗易懂的表达方式，辅以图表和实例来解释。

问题三：缺乏个性和灵活性公文作为一种正式文件，往往缺乏个性和灵活性，使得公文的口吻单一，形同千篇一律。

3.1 问题描述公文的格式和表达方式经过长期固化，缺乏灵活性，导致公文缺乏个性和创新。

行政公文中的常见问题与解决方案行政公文作为国家机关、地方政府和各级行政单位之间沟通与协调的重要工具，起着重要的纪律规范作用。

然而，在实际操作过程中，常常会出现一些问题，如格式混乱、语言晦涩、内容繁琐等，影响了行政公文的质量和效益。

本文将就行政公文中常见的问题进行解析，并提出相应的解决方案。

一、格式不规范在行政公文中，格式的规范性是非常重要的，它关系到公文的正式性和严肃性。

然而，在实际操作中，往往会出现格式不规范的情况。

比如，标题、正文、附件的位置错乱，字体大小与行距不统一等。

解决方案：1. 使用专业的办公软件或排版软件进行编辑，如Microsoft Word或Adobe InDesign等，可以通过预设模板来保证格式的准确性。

2. 提前了解相关规范和标准，如《国家行政公文处理办法》等，以确保公文的格式规范。

二、语言表达不清晰行政公文应该保持简练、准确、易于理解的特点，但实际操作中，常常会出现语言表达不清晰的情况，导致公文内容不易理解，甚至引起误会。

解决方案：1. 使用简洁明了的语言表达，尽量避免使用复杂的词汇和长句子。

2. 注意语法和标点符号的使用，确保句子表达的准确性和连贯性。

3. 针对不同受众，采用相应的语言风格，如对内部文件可以使用较为专业的术语，对外部文件则应使用更加通俗易懂的表达方式。

三、内容繁琐冗长行政公文往往涉及大量的内容，但有时候会因为内容过于繁琐和冗长，导致受众理解困难，阅读效率低下，甚至造成误解。

解决方案：1. 剖析公文内容，筛选出核心要点，对次要信息进行适当的删减或归纳。

2. 使用标题和小标题来突出重点，便于读者快速浏览和理解。

3. 加强内外文案件的审定与沟通，减少重复的表述和冗长的句子。

四、审批流程复杂行政公文的审批流程通常需要经过多个部门或人员的审批，如果流程不畅或操作不当，会导致工作进度滞后、延误等问题。

解决方案：1. 简化审批流程，减少不必要的环节，提高行政效率。

2. 引入电子审批系统，实现公文的电子化流转和审批，提高效率和监管能力。

公文写作中的问题解决方案公文作为一种正式的信息传递工具，在政府、企事业单位以及机关团体中具有重要作用。

然而，在公文写作过程中，常常会遇到一些问题，例如模板化、语言晦涩、句式单一等问题，导致公文的表达效果不佳，甚至影响信息传递和阅读体验。

本文将就公文写作中常见的问题提出一些解决方案，以期能够改善公文写作的质量和效果。

一、缺乏个性化表达公文写作常常受到模板化的限制，导致表达方式单一，缺乏个性化，使读者难以感受到真实的情感和信息。

为解决这一问题，可以采取以下措施：1. 增加细节描写：在公文中适当增加一些细节描写，以丰富句子的表达方式，使读者能够更加直观地了解事件、问题或建议的内容。

2. 使用生动形象的比喻或隐喻：通过比喻或隐喻的方式，可以将抽象的概念具象化，增强公文的表达力和感染力。

3. 借鉴文学手法：在公文中适当借用一些文学手法，如排比、对偶等，以增加表达的艺术性和活力。

二、语言晦涩难懂公文中常常使用大量的官方术语和行政性语言，导致读者难以理解和疲于琢磨。

为解决这一问题，可以采取以下措施：1. 使用简洁明了的词语：尽量使用通俗易懂的词语，减少或替换过于专业的术语，使公文更加易于理解。

2. 避免长句和复杂的语法结构：尽量使用简短的句子和简单的语法结构，以降低句子的复杂度，提高整体的可读性。

3. 增加解释和补充说明：对于一些专业术语和复杂概念，可以在公文中适当增加解释和补充说明，以帮助读者更好地理解。

三、句式单一乏味公文写作中，往往使用相似的句式和结构，导致公文的表达单一乏味，缺乏变化和层次感。

为解决这一问题，可以采取以下措施：1. 多种句式转换：在公文中使用多种句式转换，如主被动句的转换、倒装句等，以增加句子的层次感和变化性。

2. 段落分明有序：合理划分公文的段落，每个段落都有明确的中心思想，并通过段落之间的过渡句子进行衔接，使公文整体结构感强。

3. 采用巧妙修饰：在公文中适当使用修饰词和修饰语，使句子更加丰富、生动，并增加表达的灵活度。

解析常见公文写作问题及应对策略公文写作是一项重要的工作内容，它关乎着一个单位的形象和效率。

然而，在实践中我们常常会遇到一些问题，影响到公文的质量和效率。

本文将深入剖析常见的公文写作问题，提出相应的应对策略，帮助大家提高公文写作效率和质量。

一、常见公文写作问题1、语言冗长、废话连篇：写公文是一项需要严谨专业的工作，但许多人却在写作时使用过多的修辞和废话，导致文字冗长、难以理解。

2、排版混乱、格式不规范：作为一份正式文件，公文的排版和格式应该呈现出规范、整洁、美观的视觉效果。

然而很多公文的排版和格式混乱不堪，给人留下拙劣甚至没素质的印象。

3、内容不严谨、思路不清晰：公文是要传达信息和指示行动的文字，因此内容的严谨性和思路的清晰度是非常重要的。

如果内容不严谨、思路不清晰，读者将无法理解表述的意思。

4、用语不规范、无逻辑性：公文的文字应该准确无误，用词应该规范，逻辑应该清晰。

然而，许多人在写作时使用的词汇不够准确规范，逻辑也不够清晰，阅读起来困难重重。

5、公文缺乏人情味、缺乏温度：公文的文字应该严谨规范，但也应该具备一定的人情味和温度。

如果在公文中缺乏人情味，将容易发生对公文内容理解上的误差。

二、应对策略1、简洁明了、切忌废话连篇公文的阅读者通常是公务繁忙的专业人士，他们的时间非常宝贵，因此在写公文时必须切忌废话连篇。

应该尽可能地简洁明了地表达出要点，让读者能够在最短时间内理解公文中想要传达的信息。

2、排版规范化、格式整齐美观公文的排版和格式应该呈现出规范、整洁、美观的视觉效果。

为了实现这个目标，我们需要认真遵循公文排版的标准和规则。

这些规则包括行距、字体大小、段间距、页边距、标点符号等，只要在书写时按照这些规则来编排格式，就可以使公文看起来整齐、规范、美观。

3、精益求精、严谨考究公文的内容及表述应严谨精确，思路应该清晰有序。

要做到精益求精、严谨考究，在写作时应该明确当前工作的重要性及其与其他工作的关系，做好相关的调研工作，深刻领会文件要求，精确掌握相关的业务知识。

公文管理工作中的常见问题及解决对策公文管理是组织机构中非常重要的一项工作，能够有效地提高工作效率，确保信息的准确传达，协调各部门间的工作。

在实际工作中，还是存在一些常见问题，下面将从四个方面列举并提出解决对策。

一、公文的编写问题1. 缺乏统一格式和规范标准：在公文编写过程中，由于缺乏统一的格式和规范标准，使得不同人员编写的公文表达形式不一致，给公文的审核和审阅带来困难。

对策：建立并完善公文格式和规范标准，明确公文的组成部分和要求，统一公文的文字和格式要求。

2. 公文内容不准确或不清晰：在公文编写过程中，有些人员理解不到位或表达不准确，导致公文的内容不清晰或含义混淆。

对策：公文编制人员要确认公文的主题和目的，对于重点信息要明确表达，并使用准确、简练的语言，确保公文的准确传达。

1. 公文流转时间长：公文在流转过程中，由于传递渠道复杂或审批层级繁多，导致公文的流转时间过长，影响工作效率。

对策：建立高效的公文流转机制，设置必要的环节和权责清单，提高公文流转的速度和效率。

2. 公文流转缺乏监督和跟踪：在公文流转过程中，由于缺乏有效的监督和跟踪机制，导致公文在传递过程中易丢失或被滞留，影响工作进程。

对策：建立公文流转的监督和跟踪机制，通过建立相应的系统或平台，对公文的流转情况进行实时监控，确保公文的传递到位。

1. 公文归档不规范：在公文归档过程中，由于缺乏统一标准和规范，导致公文归档混乱，难以查找和管理。

对策：制定公文归档的规范和标准，明确公文归档的流程和要求，确保公文的规范归档和便于管理。

2. 公文归档难以保密：在公文归档过程中，由于保密措施不到位或人员操作不当，导致公文的保密性受到威胁。

对策：建立保密档案室或区域，设置专人负责保密控制工作，同时加强培训和宣传，提高人员保密意识。

四、公文传阅问题1. 公文传阅范围不明确：在公文传阅过程中，由于传阅范围不明确，导致有些人员未能及时收到相关公文，影响工作的协调与配合。

浅谈机关公文格式中常见的问题及对策浅谈机关公文格式中常见的问题及对策公文格式规范化,是办公自动化的客观要求,也是充分发挥公文作用,维护公文严肃性和权威性的必要条件.国务院发布的《国家行政机关公文处理办法》对行政机关的公文格式规定了十分严格的标准,但在公文处理的实际工作中,仍然存在许多不规范的现象和问题.本文结合工作实际,针对实际工作中公文格式常出现的不规范现象进行了归纳分析,浅谈几点相应的对策.一、关于公文要素一般来讲,一份完整的公文都是由“眉首、主体、版记”三部分组成.置于公文首页红色反线以上的各要素统称眉首.眉首主要包括公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人几个要素.置于红色反线（不含）以下至主题词（不含）之间的各要素统称主体.主体主要包括公文标题、主送机关、公文正文、附件、成文时间、印章几个要素.置于主题词以下的各要素统称版记.版记主要包括主题词、抄送、发文机关、印发时间、印制份数和页码几个要素.二、关于不规范现象（一）公文标题不规范公文标题由发文机关名称、公文主题和文种组成.公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类,一般应当标明发文机关.不规范的做法表现为:一是标题中未标明发文机关；二是滥用符号.标题中使用了多种标点符号,较多的是使用逗号、顿号和书名号等.公文标题中除法规、规章名称加书名号,特定称谓加引号外,一般不用标点符号.公文标题可分一行或多行居中排列.回行时,要做到词意完整,排列对称,间距恰当.（二）结构层次序数使用不规范公文中的数字,除成文日期,部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外,应当使用阿拉伯数字.具体设置多少个层次序数,要视文件的内容和篇幅来定.一般来讲,第一、二、三、四、……层次序数依次标识为:“一、”、“（一)”、“1．”、“(1)”、…….一般来讲,层次序数不得跳级使用.年份一般不能用缩写.如:2010年不应缩写为“一○年”或“10年”.如年份用中文形式表示,如“二○一○年十月”,则中间的“○”不能写成“0”、“o”或“零”,应该在电脑“插入”栏里“特殊符号”中选择“○”.“十月”中的“十”不能写成“10”,而应写成“十”.（三）标点符号使用不规范标点符号是辅助文字记录语言的符号,是书面语的有机组成部分,用来表示停顿、语气以及词语的性质和作用,文字材料中的序号、标点符号应正确使用.否则,所表现出的语气、词语性质和作用就会走样.1.“第一、”、“第二、”或“首先、”、“其次、”等用顿号不规范,应该用逗号.2.“一,”、“二,”、“三,”等用逗号不规范,应该用顿号；“１”、“２”、“3”和“ａ”、“ｂ”、“c”后面用“．”,不得使用“、”或“,”.3.在用“一是”、“二是”、“三是”表示顺序或在“一方面”、“另一方面”之后,可以分别用逗号,也可以不用标点符号,直接连接下文.4.序号如加括号,如:（一）（二）（三）（四）和⑴⑵⑶⑷,后面不再使用任何标点符号.例如:“（一）、”、“（一）,”、“（一）．”等均属不规范用法.5.有时在上述层次序数中需要加入“第一”、“第二”、……或者“首先”、“其次”……,此时其后面一律使用“、”,不得使用“、”或者“．”.6.冒号占一个字的位置,居左偏下（:）,不得使用数学中的比例号（∶）.（四）成文日期标识不规范常出现的问题:一是标注位置太低或太高,以至于印章距正文太远或盖压正文；二是把拟文日期作为成文日期；三是把修改日期或送签日期作为成文日期；四是联合行文主办机关签发日期作为成文日期.（五）印章加盖不规范印章是公文制发机关对公文负责的凭证,必须规范使用.但常出现不规范现象:一是印章加盖不符合要求,有的歪斜,有的盖在正文上；二是印章未居中下压成文时间,盖印距正文太远.印章正确的加盖位置:印章上弧距正文2mm?―4mm.（六）公文的排版规格、字体及字号的使用不规范常见的公文纸张一般采用标准的a4型或通用的16开型.对于字体及字号的使用,有的选择宋体小三号,有的选择楷体三号.公文的排版规格、字体及字号规范的做法是:1.公文正文用一般每面排22行,每行排28个字.用3号仿宋字.2.发文字号和“签发人”用3号仿宋字.“签发人”冒号后用3号楷体字标识签发人姓名.3.主送机关、正文、附件、作者、日期一般采用3号仿宋体.4.主标题(又称一级标题)为2号宋体加粗.5.二级标题为3号黑体.值得注意的是:在属下还有两级以上标题的情况下,二级标题应该加粗；在属下只有一级标题的情况下则可不加粗.6.三级标题为3号仿宋加粗.值得注意的是:在属下还有一级以上标题的情况下,则本级改为“3号楷体加粗”；在属下没有标题的情况下,则用“3号仿宋加粗”.（七）附件标注不规范公文如有附件,在正文下空1行左空2字标识“附件”,后标全角冒号和名称.附件如有序号使用阿拉伯数码（如:“附件:1.××××”）.附件名称后不加标点符号.附件应与公文正文一起装订,并在附件左上角第1行顶格标识“附件”,有序号时标识序号.附件的序号和名称前后标识必须一致.不规范做法主要表现在:一是附件和正文间隔或大或小.二是把被批转、转发、印发和发布的内容,作为附件处理.三是附件说明与附件的标题不一致,有的附件标题缩写.四是附件说明的顺序与附件的顺序不一致,有的附件的序号使用汉语数字标识,附件名称后加标点符号.五是附件跟附注区分不清,在印发文件时不管是附件还是附注全当作附件,导致关系的确认错误.（八）抄送机关标识域不规范抄送机关是指除主送机关之外需要执行或知晓公文的其他机关,应当使用全称或者规范化简称、统称,不得将主送机关再标识到抄送机关栏.抄送机关在主题词下1行,左右各空1字,标识“抄送”后标全角冒号；抄送机关依上级机关、平行机关、下级机关次序排列,抄送机关间用逗号隔开,在最后一个抄送机关后标句号.抄送机关标识域用来标识除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关.但有些机关公文已主送上级机关,又同时抄送该部门的领导.在抄送标识域内常出现“抄报”,顶格标识“抄送”,回行时与“抄送”对齐,最后一个名称后不加句号等不规范问题.三、关于公文的行文原则按行文方向划分,公文可分为上行文、下行文和平行文.“行文应当确有必要,注重效用.”是行文的基本原则,也是行文的出发点.确定行文一定要首先明确行文的目的和作用,要有的放矢,有针对性,使发出的公文产生预期的效用.改变那种“发文越多、文件的规格越高、工作就越重视”的误区,根据实际需要确定是否行文.行文的必要性是上行文、平行文、下行文都必须遵循的原则.上行文中,如果要制发请求解决问题的文件,要研究问题的本身是不是属于上级应当解决的；还要研究解决这个问题的可行性.制发平行文件,要注意明确职权,防止推诿扯皮.对下行文,一定要符合实际,有针对性.四、关于公文不规范现象产生的原因与对策（一）影响公文不规范的原因1.思想认识不到位.一是公文办理人员对公文格式重要性的认识不够.二是公文处理人员在办理公文过程中责任心不强.2.公文审核把关不严.公文处理程序不规范,未建立健全公文处理规章制度和规范化管理程序,特别是审核把关制度不够完善,致使公文制作不规范.实际工作中,各部门在制作公文时,由于忙于事务,常常忽视对公文格式的审核把关,在公文盖章时,办公室工作人员也没有认真审核,导致公文中出现不规范的问题.3.对公文格式要求掌握不够.目前,多数单位公文处理人员都未经过系统的培训和学习,对公文格式及公文处理要求掌握熟悉程度不够,在实践中,运用比较模糊.（二）规范公文格式的对策一是加强学习,提高认识.规范公文格式,防止格式的随意性,维护其规范的体式,对于进一步提高公文的处理水平,推动机关正常工作的开展,有着十分重要的意义.局机关各股室、各部门工作人员要要在思想上重视公文格式规范化工作,进一步加强学习、提高认识,增强做好公文格式规范化工作的自觉性.二是健全制度,规范办文程序.建立行之有效的管理制度,是保证公文格式规范化的一个重要措施.在公文处理的各个环节都要把好关,从公文的拟稿、审核、签发、编号、校对、印制等都必须建立严格的制度和规范,明确各环节的权限和责任.要有严格的公文处理流程,实现公文处理工作的规范化、制度化和科学化.三是加强学习,提高干部素质.全面提高干部素质是规范公文格式的一项基础性建设.要不断加强干部自身建设,注重理论学习,刻苦钻研,努力提高干部业务水平和工作能力,从事公文办理的人员要抱着高度负责的态度和精益求精的精神,增强事业心和责任感.四是加强督查,保证公文质量.严格按照规定和要求,加强对公文格式规范化的管理和指导,制定严格的办文程序,在公文处理过程中强化审核监督,做到多级审核,层层把关.同时,要定期组织业务培训和学习交流,学习并借鉴好的经验和做法,开展研讨交流活动,不断提高公文处理人员的思想素质和业务水平.。