下载文档原格式
英语商业文书大全（黎海斌/编著）-- 摘录Business writing on all occasionsChapter One Functions, Components and Styles商务信函的功能、要素及样式商务书信由以下基本要素构成：1.信头（Letter Head）2.日期（Date）：日期与信头相隔三至六行。
3.封内地址（Inside Address）：指收信人的姓名和地址，在信的左边与日期有两行之距。
①Esq.用于男性，在改名之后，并加逗号，如：H Jackson, Esq., 但“Esq.”在美国只用于某些人，如：法官，地方长官等。
②如某公司名称由人的姓名组成，则可用“Messrs”一字作为对该公司的尊称如：Messrs.David Brown & Co.4.称呼（Salutation）：英式为“Dear Sirs”，美式为“Gentlemen”。
难以确定对方性别可用“Dear Madam or Sir”。
5.正文（Message）6.结束语（Complementary Close）：Y ours faithfully, Y ours truly, Sincerely yours.7.签名（Signature）:手签。
代签则注以per procuration; per pro; P. pro.或P.P.以代理，如：per pro: Guangzhou Trading CompanyStyles of English Business Letters商务信函的格式商务往来常常采用以下6种格式：1.全齐头式（The Complete Block Form）2.齐头式（The Block Form）3.半齐头式(The Semi-block Form)4.缩进式（The Indented Form）5.简化式（The Simplified Form）6.倒缩式（The Hanging Indention Form）The Superscription 信封的写法表示信函类别的信封标志有：Ordinary Mail 平信By Air Mail (Par A vion) 航空Registered (Reg. /R.) 挂号Double-Registered 双挂号Express 快件Express Delivery 特快专递Express Mail Service (EMS) 特快专递Sample 样品Printed Matter 印刷品Photo Inside 内有照片Parcel Post 包裹邮件Local 本埠With Compliments 赠品Urgent 急件Immediate 要件Personal 亲启Private 私人信件Secret 密件Top secret 绝密Confidential 机密Rush 快件；etcx.Tips(提示)：1. 写给已婚女性的信，信封上应称呼为Mrs.+丈夫的名字，写信给两位及两位以上的男士时，应用Messers.+姓名1+姓名2+……; 写信给两位及两位以上的女士时，应用Misses+姓名1+姓名2+……，写信给夫妇时，可写：Mr and Mrs+丈夫的名字。
如何写商务信函商业信函，简称商函，国外称为邮件广告或DM广告。
它是以信函为载体，将客户所需发布的商务性信息广告，通过邮寄的方式，直接传递到客户所指定的目标对象手中的一种广告形式。
小编为大家整理了如何写商务信函，希望对你有帮助哦!(一)结构国际商贸信函较私人社交信和一般公事信复杂，一封完整的英文商贸信函可以包括13个部分：1、信头(The Letter Head);2、案号和日期(The Reference and Date);3、封内地址(The Inside Address);4、经办者行(The Attention Line);5、称呼(The Salutation);6、事由行(The Subject Line);7、信的正文(The Body of Letter);8、结束礼词(The Complimentary Close);9、签名(The Signature);10、拟稿人和打字员姓名首写字母(Initials);11、附件(Enclosure);12、抄送(Carbon Copy Notation);13、附言(Postscript)(二)格式国际商贸信函是从事国际商务活动的重要联系工具，在打字、书写时应遵循国际上往来信函的通用格式，不可按自己的习惯任意为之。
现在国际商业书信通用的排列格式主要有三种：齐列式(The Block Style)、缩行式(The Indented Style)、混合式(The Modified Block Style)。
1、齐列式。
除信笺上部已印好的信头外，2、凡用打字机打出的部分均自信笺的左线边缘向右打出，各行左缘起始处完全排齐，因而称为齐列式，采取这种格式既便于打字，又整齐美观，是现今最通用、最流行的英文书信格式。
2、缩行式。
用缩行式排列的信函，其主要特点是：日期排在信笺的右上方;封内地址，按昔日习惯，下一行要比上一行往右缩进2~3个字母，但现代书信也常按齐列式沿左线边缘排齐;信的正文，每段开头大约向后缩进3~5个字母，一般与称呼行Dear后称呼排齐。
商务信件的格式通常包括以下几个部分：1. 开头：开头写收信人或收信单位的称呼。
称呼单独占行、顶格书写，称呼后用冒号。
2. 正文：信文的正文是书信的主要部分，叙述商业业务往来联系的实质问题。
正文一般包括向收信人问候、写信的事由、该信要进行的业务联系、提出进一步联系的希望、方式和要求等内容。
3. 结尾：结尾往往用简单的一两句话，写明希望对方答复的要求。
如“特此函达，即希函复。
”同时写表示祝愿或致敬的话，如“此致敬礼”、“敬祝健康”等。
4. 署名：署名即写信人签名，通常写在结尾后另起一行（或空一、二行）的偏右下方位置。
以单位名义发出的商业信函，署名时可写单位名称或单位内具体部门名称，也可同时署写信人的姓名。
重要的商业信函，为郑重起见，也可加盖公章。
5. 日期：写信日期—般写在署名的下一行或同一行偏右下方位置。
商业信函的日期很重要，不要遗漏。
此外，在商务信件中还需要注意以下几点：1. 收件人和抄送人的确定：确认传送讯息的对象，并将人数降至最低。
传送电子讯息之前，确认收信对象是否正确，以免造成不必要的困扰和笑话。
2. 主题的明确和相关性：电子邮件一定要注明主题，因为有许多网络使用者是以主题来决定是否继续详读信件的内容。
此外，主题要明确、精练与内容相关，表达出对方需要了解的信息，而且可以区分对同一事物的不同信息。
3. 内容的简明扼要：在线沟通讲求时效，所以电子邮件的内容力求简明扼要，并求沟通效益。
一般信件所用的起头语、客套语、祝贺词等，在在线沟通时都可以省略。
总之，商务信件的格式和内容都需要注重规范、专业和简洁明了，以便有效地传达信息和建立良好的商业关系。
涉外商务信函的翻译1第一节 商务信函简介一 商务信函的12种要素● 信头（l e t t e r h e a d ）● 案号 (r e f e r e n c e )● 日期 (d a t e )● 封内地址 (i n s i d e a d d r e s s )● 注意项 (a t t e n t i o n l i n e )● 称呼 (s a l u t a t i o n )● 事由栏 (s u b j e c t )● 信的正文 (b o d y o f l e t t e r )● 信尾敬语 (c o m p l i m e n t a r y c l o s e )● 签名 (s i g n a t u r e )● 缩写名、附件及分送标志部分（I E C : i n i t i a l s , e n c l o s u r e s a n d c a r b o n c o p i e s b l o c k 【c .c .是同时抄送 】、C C 英文全称是 C a r b o n C o p y (抄送);B C C 英文全称是 B l i n d C a r b o n C o p y (暗抄送)。
）● 附言 (p o s t s c r i p t )2 涉外商务信函语篇风格的特点，也称7C 原则● 2．1 完整 (c o m p l e t e n e s s )● 2．2 简洁 (c o n c i s e n e s s )● 2．3 具体 (c o n c r e t e n e s s )● 2．4 正确 (c o r r e c t n e s s )● 2．5 清晰 (c l a r i t y )● 2．6 体谅 (c o n s i d e r a t i o n )● 2．7 礼貌 (c o u r t e s y )2．1 完整 (c o m p l e t e n e s s )实例解说：-d i t t o (副词) 如前所述，和以上所说一样地；同样地。
商务信函模板的结构和写作要素商务信函是商业交流中常用的一种书面形式，用于沟通和传递商务信息。
一封好的商务信函应具备清晰的结构和合适的写作要素，以确保信息的准确传达和专业性。
一、信头商务信函的信头通常包括发件人的名称、地址、电话、传真和电子邮件地址。
这样可以让收件人方便地联系到发件人，并提供必要的沟通渠道。
二、日期提供日期是商务信函中重要的一部分，可以确保信函的时效性。
日期应置于信头下方，靠右对齐，并采用统一的格式，如“年/月/日”。
三、收件人地址收件人地址应位于信头下方，置于信纸的左上角。
地址包括收件人的姓名、职位、公司名称、地址和邮编，确保准确无误。
四、称呼称呼指信件开头的问候语，通常以收件人的姓氏或职位作为标识。
例如，对于认识的同行，可以使用“亲爱的张先生”或“尊敬的李女士”。
对于不熟悉的收件人，可以使用“尊敬的先生/女士”。
五、正文1. 引言正文开始应对收件人进行礼貌的问候，简要介绍发件人和写信的目的。
例如：“我希望此信达到您的佳音，同时介绍我们公司的最新产品。
”2. 主体段落主体段落是商务信函的核心，用于传达具体的信息、请求或建议。
段落应清晰明了、简明扼要，逻辑性强。
可以使用分段来展示不同的主题。
确保段落之间的逻辑关系清晰，过渡自然。
3. 结尾结束正文时，可以对信函的要点进行总结，再次强调所期望的行动或预期结果。
最后表示感谢并表达对进一步沟通的期待。
如：“感谢您对我们公司的关注，我们期待与您进一步深入交流。
”六、结束语商务信函的结束语通常以礼貌的方式结束，如“祝您一切顺利”或“敬祝商祺”。
可以根据写信人与收信人的关系适当调整。
七、签名和称谓在商务信函的结尾处，写信人应签署自己的姓名，并在下方注明公司名称和职位。
如果有必要，可以附上个人或公司的联系信息，方便接收方进一步联系。
八、附件如果信函中有附件，应在信函结尾处进行提及。
例如：“附件为最新的产品目录，请查收。
”附件可以以序号或标题的形式列出。
商业信函的书写格式一般包括以下几个部分：
1. 信头：包括发信人的名称、地址、电话号码、电子邮件等信息。
2. 日期：在信件的右上角，一般写上日期，以便收信人了解信件的发送时间。
3. 收信人信息：在信件的开头，写上收信人的名称、地址等信息。
4. 称呼：在信件的开头，写上收信人的名字或者职位，以表示尊重。
5. 信件内容：这是信件的主体部分，一般包括引言、正文、结尾三个部分。
引言部分可以简要介绍信件的目的；正文部分是信件的主要内容，需要详细阐述；结尾部分可以表达对收信人的感谢，或者提出期待。
6. 结束语：在信件的结尾，可以写上"此致"、"敬礼"等词语，以表示尊重。
7. 签名：在信件的右下角，签上发信人的名字或者盖章，以确认信件的真实性。
8. 附件：如果信件中涉及到附件，可以在信件的下方注明。
以上就是商业信函的基本书写格式，不同的行业和公司可能会有不同的格式要求，需要根据具体情况来确定。
商业函的书写格式商业信函格式同其它信函一样，商业信函也是一种具有习惯格式的文体。
商业信函通常由信封、信文及附件3部分构成。
前两部分是必不可少的，而后者则需视具体情况而定。
1)信封(1)信封的种类信封有横式和竖式两种。
用横式信封时，将收信人地址写在信封的上方；用竖式信封时，将收信人地址写在信封的右侧，如果位置颠倒了，就会导致投递错误，发信人寄出的信又会给投递回来。
(2)信封的内容①收信人地址。
用横式信封时，收信人地址居上书写；用竖式信封时居右书写。
这部分内容包括：邮政编码，省、市(县)、城区、街道、门牌号码，以及单位全称和业务部门名称。
收信人的地址要写得详细具体、准确工整。
注意不要只写单位名称而不写详细地址，也不要简化单位名称，以免误投。
②收信人姓名。
一般写在中间位置，字稍大。
姓名后接写称呼等，如“同志收”、“先生启”。
初次联系工作时，如不知对方姓名，或有时为避免因对方业务人员调动工作(或出差)而延误书信的处理，也可把具体业务部门作为收信人，如某厂“销售科收”等。
③寄信人地址及姓名。
用横式信封时居下书写；用竖式信封时居左书写。
根据邮政部门的规定，邮票一般贴在横式信封的右上角或贴在竖式信封的左上角。
(3)国外信封书写格式。
为了便于投递，对国外商业业务信函，应按国外的习惯格式书写，国外信封的书写格式与国内不同，而寄往使用英语的国家和地区的商业信函，其信封书写格式又分美式和英式两种：①美式信封书写格式，一般是在信封左上角写寄信人的姓名与地址，姓名在上，地址在下；收信人的姓名和地址写在信封的居中偏右位置，包括：收信人的称谓(先生、女士、经理等)和收信人的名、姓、门牌号码和路名、市名、州名、邮政编码和国名。
邮票一般贴在信封右上角，航空标志或贴或写在邮票下方。
②英式信封书写格式，一般是将寄信人的姓名和地址写在信封的左下角，航空标志或贴或印在信封的左上角；收信人的姓名与地址写在信封的居中位置，邮票也贴在信封的右上角。
英语商务信函书写规范商务信函是商业交流中常用的一种书信形式，能够有效地传达商业合作意图和交流信息。
准确、规范的商务信函书写是商务沟通的基础，下面将详细介绍英语商务信函的书写规范。
一、信函格式英语商务信函通常由信头（Letterhead）、日期（Date）、收信人地址（Recipient’s Address）、称呼（Salutation）、正文（Body）、结束语（Closing）、签名（Signature）和附件（Enclosure）等要素组成。
下面将逐一介绍这些要素的书写规范。
1. 信头（Letterhead）信头是商务信函中的抬头部分，一般包括发件人或公司的名称、地址、联系电话、传真和电子邮件等信息。
信头应该位于纸张的顶部，并使用较大的字体。
2. 日期（Date）日期应该紧跟在信头下方，写明信函起草的日期。
日期的格式应为月份、日期和年份的顺序，可以选择全写或者缩写，例如：September 1, 2022 或者 Sep 1, 2022。
3. 收信人地址（Recipient’s Address）收信人地址应该写在信函日期的下方，包括收件人的姓名、公司名称、地址和邮编等信息。
每个信息之间应该用适当的间隔或换行分隔开。
4. 称呼（Salutation）称呼应该出现在收信人地址的下方，用于向收信人表示敬意。
如果知道收信人的姓名，则可以使用"Dear Mr./Ms. Last Name"的形式。
如果不知道收信人的姓名，则可以使用"Dear Sir/Madam"。
5. 正文（Body）正文即信函的内容部分，应该在称呼下方留出适当的空行后开始。
正文应该表达清晰、简洁，内容具体明确，并分段落书写，每段之间应用空行分隔开。
6. 结束语（Closing）结束语是信函的结尾部分，用于表示写信人的礼貌和诚意。
常用的结束语包括"Sincerely", "Best regards"等。
Unit 3 How Does a Secretary Receive Visitors
Section1
Dialogue 1
1.o ut town
2.e xpect
3.m essage
4.u rgent
5.6. business card
Dialogue 2
7.available
8.Certainly
9.occupied
10.contrast
11.moment
12.important
Dialogue 3
13.appointment
14.engaged
15.waiting
16.half
17.clients
18.doubt
19.confusion
Dialogue4
20.expecting
21.show
22.right away
Exercise
3. I have an appointment with Mr LingYun at
11 o’clock.
I was sitting here in the past three hours.
What coffee would you like?
6.(1) a / a
(2) a / a / the
(3) the / a / the / an
(4) the / the
(5) the / the / the
Section 2
1.R eceiving
2.r outine
3.r ise
4.k nowledge
5.a ttention
6.i mmediately
7.a vailable
8.t he visiter may see
9.r eception room
10.escorts
11.gesture
12.impression
13.arrive
14.announces
fortable
16.appologize
III. further exercise
1./create/ should be decorated and be tidied/
waiting / relax/ informed
/ to keep / having / should be
Section 3
1.s tyles
2.e ffective
3.f urther
4.C larity
5.c learly
6.o nly
7.c ompleteness
8.C onciseness
9.s hort
10.paragraphing
11.specifically
12.Concreteness
13.correctness
14.punctuation
15.courtesy
16.consideration
17.customers
18.considerate
19.punctuality
20.business
Pratical Writing : Business Letter
一．商业书信的构成要素：
1.l etterhead
2.R eference and date
3.I nside Address
4.S alutation
5.B ody
6.C omplimentary Close
7.S ignature Block
8.A ttention Line
9.S ubject Line
10.Reference Notation
11.Enclosure
12.Postscript
13.Carbon Copy Notation
1.信头
是指信纸上面印好或临时打上的公司名称，地址或其他事项。
事先印好的：信纸中央上方，包括公司名称，注册商标，地址，电话号码，传真号
码，电子邮件以及公司的主要业务，主管人的姓名等。
临时打印的：寄信人的名称和地址应该打在信纸的右上角，日期上方。
通常只在第一页信纸上打信头，续页只需写页码。
2.案号与日期
案号是依部门,商品类等事先编号的号码，以便日后参照或查询。
日期非常重要，应打在信头下四行或六行的右方，月份最好不用缩略形式，也不用数字代替。
有两种写法：19th April, 2008 --------B.E.
April 19, 2008 --------A.E
3.封内名称和地址
通常写在信纸的左边，低于日期二至四行。
也有打在信末尾左边的，在签字下面二至四行。
4.称呼
常用：S irs, Dear Sirs, Gentlemen
Sirs ----- 比较正式的礼貌称呼，通常用于公文中。
Dear Sirs ------用于称呼公司，英国人习惯用此称呼，而且在后面用“，”
Gentlemen------美国多用此称呼公司名，但必须是复数，后面用“：”
Madames, Ladies-------致妇女所在公司，社团的书信
Dear Sir------- 信内收信人只有职称，如the manager而没有姓, 则称谓用单数sir，即Dear Sir。
Sir不能单用，必须加Dear。
如果有姓名，则必须用Dear Mr Wang
5.信文
信文在称呼下两行开始，最好用单行。
段落间可以空行。
每段文字不宜太长，特别是头尾两段更应简短。
打字时，一般约占信纸的３／４，两边和上方应该留适当的边缘，下方空白较为广阔。
左边要垂直整齐，右边尽可能垂直。
6.结尾敬语
通常在信下最后一行的下一行或隔行些。
在敬语后必须加“，”。
常用的敬语有：
ａ．Ｙｏｕｒｓｔｒｕｌｙ，
ｂ．Ｔｒｕｌｙｙｏｕｒｓ，
ｃ．Ｖｅｒｙｔｒｕｌｙｙｏｕｒｓ，ｄ．Ｙｏｕｒｓｆａｉｔｈｆｕｌｌｙ，ｅ．ｆａｉｔｈｆｕｌｌｙｙｏｕｒｓ，
若收信人不是公司，而是个人，则可用：ｇ．Ｙｏｕｒｓｓｉｎｃｅｒｅｌｙ，ｈ．Ｓｉｎｃｅｒｅｌｙｙｏｕｒｓ，
7.签署
最好用钢笔签名。
署名代表笔者，意义重大，因此形体和写法必须常常保持固定。
一般英文商业书信通常在结尾谦称下面空五行的空位签名，然后将发信人的名字清晰地打出，也有将其公司职位一块打出的。
.注意：
1 若署名者是代表公司的名义而非个人本身时，应在结尾谦称下行打出全部大写的公司名称，然后才能签署。
2.若签名的是女性，必须在打字的姓名前加
注（Miss/Mrs/Ms）
3.若为代理署名，应加By, Per, For, Per Pro
等字样，冠于公司名前
8.注意事项
发信人要求特定的人注意时使用。
意思是请某人亲阅，请某人注意等。
通常放在封内名称和地址下，或与称呼同一行的右边。
如下：
The ABC Corporation
Jakarta, Indonesia
9.事由
事由的作用是方面收信人迅速明白将谈论的主旨。
所以都写在信文的上方。
以便提醒读者注意。
Dear Sirs,
Subject: Aternations to Warehouse
10.经办人代号
为方便日后查考使用，经办人代号通常写在签名虾米那两行的左边。
如：
Very truly yours,
(签名)
Lippert S. Young
Sales Manage
LSY: cg
LSY 为发信人的姓名缩写，cg为打字员的姓名缩写。
11.附件
倘若信文内说明有附件，在经办人代号的字母下，仍应附注表明附件若干，以方便收件人点数，写法如下：
AC/Ft
Encl: One check
AC/ FT
Encl: a/s ---------As stated 附件如文
12.抄送
当把书信的副本寄给第三者时，要在左边齐头处协商有关副本的注明。
有附件注明时写在其下空1-2行，有打字员名字时写在其上空1-2行，若两者都没有，邪恶在签名后空一行再打上去。
如：co: S.Rechardson
也可以写成cc: /CC: 若抄送两个人以上，按照姓名字母顺序排列。
13.附言
若非必要，一般不写。
通常以postscripst 的缩写P.S.来引出附言内容，放在信的最后一行，在附件下。
二．商业书信的格式：
1.缩进式
将日期放在信的右边，签名在中间偏右，此外每段开始向内里缩进五个字母
2.封闭式
所有的文字包括日期和签名都从信的左边开始，形成一条直线。
这种格式较常用。
3.折中式
与缩进式大致相同，但每段的第二行开始均齐头。
