公司公文文件收发管理制度

公司文件收发管理制度

文件管理内容主要包括外部来函、电邮、资料和本公司内部上报下发的各种文件、资料。按照统一收发集中管理的原则自即日起本公司各类文件外来和内发统一由总经办归口管理

一、收文的管理与公文的签收

1.公司所有文件(除董事长、总经理订启的外)均由总经办专人登记签收、拆封。在签收和拆封时，需注意检查封口，对开口和邮票撕毁函件应查明原因。

2.对政府部门发来的文件要进行文件、文号、机要编号的核定，如果其中一项不对口应立即报告上级部门并登记差错文件的文号。

二、公文的编号保管

1. 文件拆封和签收后应及时附上“文件处理传阅单”作分类登记编号、保管。

2.本公司外出人员开会带回的文件及资料应及时送交总经办进行登记编号保管，不得个人保存，如职工工作需要借阅的可复印或借用。

三、 公文的阅批与分转

1.凡正式文件均需由总经办主任或行政主管根据文件内容和性质阅签后由收发员分送领导和承办部门阅办，重要文件或急电应立刻呈送主管领导或分管领导阅批后分送承办部门阅办。为避免文件积压误事一般应在当天阅签完。

2.一般性质的函、电邮、单据等可由总经办直接分转处理。如涉及几个部门会办的文件应同各部门联系后再分转处理。

3.为加速文件运转收发员应在当天或第二天将文件送到领导和承办部门如关系到两个以上部门应按批示次序依次传阅最迟不得超过两天特殊情况例外。

四、 文件的传阅与督办。

1.传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所，也不得将文件转借其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容。

2.阅读文件应抓紧时间当天阅完后应在下班前将文件交收发员，阅批文件一般不得超过两天阅后应签名以示负责。如有领导“批示”、“拟办意见”总经办应责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。

3.阅文时不得抄录全文，不得任意取走文件夹内任何文件及附件如确系工作需要要办理借阅手续以防止丢失泄密。 4.文件阅完后应交收发员切忌横传。

文件收发管理制度

为充分发挥公文的效用，保证公文上传下达、及时准确，制定本制度。

公司来文、来函、来电、信息、简报、出席会议带回的文件以及公司的请示、汇报、通知（以下统称“文件”）等公文，均由办公室机要文书负责登记和保管。

一、收文

1、文件登记。收到文件和信件要及时启封，并按密文和一般文件管理规定，进行分类、编号、登记。

2、文件传阅。文件登记后，及时按规定程序呈送领导审批，并根据领导批示，进行传阅。凡是急件、会议通知或时间性较强的文件，必须随收随送，尽快送到有关领导和部门；其他文件亦要抓紧传阅，一般不超过一星期传阅完成；要做到急文急办、特文特办、密级文件专送专管、紧急文件不压误、常规文件办理不拖拉。

3、公司各部门要安排专人管理文件收发工作，按照上述规定认证登记并按文件批示要求及时送交部门领导和有关人员传阅，部门传阅完毕后，要及时返还公司机要文书室。

4、密级文件、资料，必须根据批示传阅范围由公司机要文书专人传送；密级文件要在当天内阅读，下班前交回公司机要文书保管，以确保文件的安全。

二、发文

1、认真做好登记和编号工作，按照发文规定和要求，编订文号，并审查审批程序是否完备。

2、按规定，为公司制发的文件盖章，并保留公文底稿和一份文件存档。

三、规范文件管理

1、认真做好文件的防火、防盗、防窃、防虫、防潮等防护工作；一切密级文件和资料应存放在指定的保密柜。 2、定期检查清理文件。公文阅办完毕后，各部门应主动、及时退还，不得自行存放，如工作需要可保留非密级文件复印件以备查；文书对逾期未退还文件要及时追回；按保密部门规定和要求定期清退秘密文件；做到及时传阅，保证文件无积压、无遗漏、无差错、无遗失。

3、公司印发剩余的文件材料，以及没有保存价值需要销毁的重要资料，各部门要统一送到公司机要文书室，由机要主管按规定到保密部门规定的地点销毁，确保公司秘密。

4、做好文件的立卷归档工作。年度终了，文书要将收发文件收集整理后，及时保管归档，对需要立卷的公文按规定时间和要求立卷，并及时归档。

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D1 公文收发管理制度

为加强对公文收发文的管理，特制定本制度：

一、文件收文管理

单位所有的公文归办公室管理，实行专人负责，集中管理，以保证公文的使用效益和资料的完整性，有利于加强安全保密工作。

（一）公文的签收呈办

1、签收：办公室人员及时领取文件和信件。各业务口收到的公文，需及时转办公室签收，不可自行交领导签阅。 2、登记：公文签收后，由办公室逐件进行登记，按照收文日期、来文单位、涉密等级等分类登记、编号。 3、批办：将登记后的公文及时送呈主要领导批办后，交分管领导阅示。 5、传阅：公文传阅要以公文收发人员为中心进行，即主要领导看完公文后，交公文收发人员，再由公文收发人员负责往下传，不能脱离公文收发人员自行横传，以保证公文收发人员及时了解公文传阅情况，防止公文丢失或积压。公文在传阅过程中或公文传阅完毕后，公文收发人员要及时对公文进行检查，发现有领导批示时，要按照批示意见进行处理。 6、承办：各业务口工作人员接到办公室传阅的公文，要抓紧办理。紧急公文按时限要求办理；一般公文在3个工作日内办结；涉及人财物及其他需要协调解决问题的公文，力争在7个工作日内办结。 7、催办：办公室负责公文催办工作，实行紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。 8、处理办毕公文。公文办结后，公文收发人员要在“收文台帐”上注明办理情况。

（二）公文的保密。

对涉密文件应按规定的阅读范围传递，同时做到：不横传，不随意从中抽出文件，不带到公共场所，不在本单位外过夜。并做到日清、月查、及时清退。

（三）公文的借阅承办。各业务口及有关人员须承办和借阅文件时，均应办理借阅登记手续，用后及时归还。

二、公文发文管理

发文处理的一般程序为：拟稿、审核、签发、登记、复核、用印、分发、归档等。 1、拟稿：拟稿业务口工作人员是拟稿工作的第一责任人。草拟文稿要符合国家的法律、法规及其他有关规定；内容要实事求是，表述准确，8A Unit2 School life单元测试卷

Q/CT

湖北东神楚天化工有限公司企业标准

Q/CTGL-XX-007-2014

公司文件收发管理规定

2014-03-20发布 2014-04-01实施

湖北东神楚天化工有限公司 发布

公司文件收发管理规定

1 范围

本规定对公司外来文件处理、内部文件发放、文件的借阅与清退、文件的立卷与归档及文件销毁的标准作出阐述。

本标准适用于公司所有文件管理。

2 外来文件处理

收文的管理与公文的签收

2.1.1公司所有文件(除总经理订启的外)均由党政办专人登记签收、拆封。在签收和拆封时，需注意检查封口，对开口和邮票撕毁函件应查明原因。

2.1.2对政府部门发来的文件要进行文件、文号、机要编号的核定，如果其中一项不对口应立即报告上级部门并登记差错文件的文号。

公文的编号保管

2.2.1文件拆封和签收后应及时附上“湖北东神楚天化工有限公司公文处理单”作分类登记编号、保管。

公文的阅批与分转

2.3.1凡正式文件均需由党政办主任根据文件内容和性质阅签后由收发员分送领导和承办部门阅办，重要文件或急电应立刻呈送主管领导或分管领导阅批后分送承办部门阅办。

2.3.2一般性质的函、电邮、单据等可由党政办直接分转处理。如涉及几个部门会办的文件应同各部门联系后再分转处理。

2.3.3为加速文件运转，收发员应在当天或第二天将文件送到领导和承办部门，如关系到两个以上部门应按批示次序依次传阅。最迟不得超过两天，特殊情况例外。

文件的传阅与督办

2.4.1传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所，也不得将文件转借其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容。

2.4.2阅读文件应抓紧时间当天阅完后应在下班前将文件交收发员，阅批文件一般不得超过两天阅后应签名以示负责。如有领导“批示”、“拟办意见”党政办应责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。