物业档案的构建流程及内容

管理处物业档案管理流程

管理处物业档案管理流程

1、档案文件的归档范围

1.1业主资料、工程技术资料。

1.2各项管理制度。

1.3公司企划和相关推广资料。

1.4内部文件、资料、总结、会议纪要。

1.5外来文件。

1.6员工档案。

2、档案文件的分类立卷归档

2.1客户资料的立卷归档。

2.1.1客户房屋购/租合同的立卷归档。

2.1.2客户房屋的工程技术资料的立卷归档。

2.1.3客户家庭成员健康资料的立卷归档。

2.1.4所管理区域工程技术资料、图纸，以及相应整改方案的立卷归档。

3、外来文件及公司内部文件的立卷归档

4、管理处制度的立卷归档

4.1文件起草。 4.2签发打印。

4.3发放执行。

5、操作层员工档案的立卷归档

5.1招聘表、简历、相关证件的复印件。

5.2员工月度年度考评表。

5.3员工培训、晋升等相关资料。

5.4档案文件的立卷归档由各部门将文件资料编制成册,并存档。

5.5公司、管理处内部文件、制度、资料的立卷归档在每月30日前完成，年终统一归入相对应的档案资料中。

6、档案的管理

6.1管理处档案由专人管理。

6.2档案管理的工作任务是：

6.2.1便于查阅。

6.2.2保证档案的安全。

6.2.3防止档案的损坏。

6.2.4采取修复技术，延长档案寿命。

7、档案文件的借阅

7.1借阅程序。 7.2填写档案借阅登记表。

7.3部门负责人签字同意后借出。

7.4借阅档案文件需注明归还时间，逾期未归还的将对其借阅人实施处罚。

7.5借阅的档案要认真保管，不得损坏，不经允许，不得涂改。

7.6不经允许，不得对借阅的档案进行复印、摘抄。

7.7档案管理人员负责档案追收工作。

8、相关记录

QPI-XX-C-F037《档案借阅登记表》

第一章 总则

第一条 为了规范业主档案的管理工作，确保业主档案的完整、准确、安全和有效利用，依据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本小区实际情况，特制定本制度。

第二条 本制度适用于本小区所有业主的档案管理，包括业主基本信息、物业缴费记录、维修记录、投诉记录等。

第三条 业主档案管理应遵循真实性、完整性、安全性、保密性和及时性原则。

第二章 档案收集与整理

第四条 业主档案的收集范围：

1. 业主身份证明材料；

2. 业主房屋产权证明；

3. 业主入住登记表；

4. 业主委员会及业主大会相关文件；

5. 物业服务合同；

6. 物业费缴费记录；

7. 维修记录；

8. 投诉及处理记录；

9. 业主活动记录；

10. 其他与业主相关的资料。

第五条 业主档案的整理要求：

1. 按照档案分类标准，对收集到的档案进行分类整理；

2. 每份档案应编制档案号，并建立档案目录；

3. 对档案进行编号、编目、分类，确保档案的有序性；

4. 对电子档案进行备份，确保数据安全。 第三章 档案保管与利用

第六条 业主档案的保管：

1. 业主档案应存放在通风、干燥、防火、防盗、防虫蛀的专用档案柜中；

2. 严格执行档案出入库制度，确保档案安全；

3. 定期对档案进行检查，发现破损、霉变等问题及时处理；

4. 对重要档案实行双重保管，确保档案不丢失、不损坏。

第七条 业主档案的利用：

1. 业主本人凭有效证件可查阅本人档案；

2. 他人查阅档案需经业主本人或业主委员会同意；

3. 查阅档案应填写查阅登记表，登记查阅内容、时间、查阅人等信息；

4. 查阅档案时，应遵守档案保管规定，不得随意翻阅、涂改、损坏档案。

第四章 档案销毁

第八条 业主档案的销毁应遵循以下原则：

1. 严格按照档案销毁程序进行；

2. 档案销毁前，应经业主委员会或物业管理处批准；

3. 档案销毁时，应有两人以上在场监督，确保档案不被遗漏；

物业档案的建立与管理

一、物业管理档案的概念与分类

（一）档案的定义档案是国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。简单地说，档案是清晰、确定的原始记录性信息。

（二）物业管理档案的含义物业管理档案是指在物业的开发和管理活动中形成的作为原始记录保存起来以备查考的文字、图像、声音以及其他各种形式和载体的文件。此定义包括两层含义：一是经过归档保存的原始记录及其载体；二是该原始记录的信息内容。如在工程竣工验收之前，施工图纸是正在使用的文件，既非原始记录，也非档案。工程竣工验收后，经过归档保存后的施工图纸，以及其所记载的设计内容就是该项目的历史原始记录，即档案。

（三）物业管理档案的内容物业权属资料、技术资料和验收文件业主、物业使用人的权属档案资料、个人资料物业运行记录资料、物业维修记录、物业服务记录物业服务企业行政管理物业管理相关合同资料等。

（四）物业管理档案的分类方法

1．年度分类法年度分类法：根据形成和处理文件的年度，将全宗内档案分成各个类别。特点：按年度分类符合档案按年度形成的特点和规律，能够保持档案在形成时间方面的联系，可以反映出立档单位每年工作的特点和逐年发展的变化情况，便于按年度查阅利用档案。2．组织机构分类法组织机构分类法：按照立档单位的内部组织机构，把全宗内的档案分成各个类别。特点：能保持全宗内文件在来源方面的联系，客观反映各组织机构工作活动的历史面貌，便于按一定专业查阅档案。3．事件分类法事件分类法：按照全宗内档案反映的事件进行分类，又称为事由分类法或问题分类法。特点：能较好地保持文件在内容方面的联系，使内容相同或相近的文件集中在一起，既能较突出地反映立档单位主要工作活动的面貌，又便于按专业系统全面地查阅利用档案。4．流程分类法流程分类法：依据立档单位设立的流程进行分类，把档案按阶段性进行归集整理。特点：能够系统地反映立档单位的档案资料，保持立档单位档案资料全过程的连续性和全面性。有利于立档单位按设立流程系统全面查阅利用档案。

【精品文档】

物业档案、资料管理的内容

物业项目档案、资料管理的内容

1、资料的收集

资料的收集坚持"来源多、内容广"的原则。从物业管理的实际工作出发，扩大信息资料的来源，从建筑规划到工程竣工;从建筑物本体维护到一花一木的养护都有详尽的档案资料收集。

2、档案资料的分类

所收集的档案资料，根据其来源、内容、形式，进行集中整理和科学分类，做到条理清晰、分类合理，便于使用、查找、检索。

移交资料

项目资料名称

规划资料

1.项目批准文件

2.用地批准文件

3.投资许可证、建筑许可证、开工许可证

4.拆迁安置资料

5.房地产平面图

工程技术资料

1.竣工图、总平面图，建筑、结构、设备及附属工程及隐蔽工程的全套图纸 【精品文档】

2.地质勘查报告、工程建设投标文件

3.工程合同及竣工报告

4.工程预决算

5.图纸会审记录

6.工程设计变更通知及技术核定单(包括质量事故处理记录)

7.隐蔽工程验收签证

8.沉降观察记录

9.竣工验收证明书

10.钢材、水泥等主要材料的质量保证书

11.新材料、构配件的鉴定合格证书

12.水电气、空调、卫生器具、电梯等设备的检验合格证书

13.砂浆、混凝土试块试压报告

14.供水、供气、空调的试压报告

15.园林绿化图纸和清样

16.设备清单、设备供货合同，设备安装调试记录，使用注意事项、说明，质保书和保修单

17.工程监理报告

日常物业管理档案、信息资料

项目资料名称 【精品文档】

物业资料--物业基本资料、分区资料、商业网点资料、娱乐设施资料等

业主资料--业主须知、业主基本资料、租赁合同、物品出入登记等

装修资料--装修申请表、报建批文、装修工程图、装修施工安全责任书、装修施工人员出入证、施工单位营业执照、装修巡查记录、装修验收记录等