电子档案移交承诺书

83Work Discussion工作探讨

档案保管部门与档案移交部门电子档案的制作

■ 郭爱艳 河北省唐山市城市建设档案馆

摘要：随着信息网络时代的到来，各领域档案的数量

都急剧增加，对档案保管的要求和利用标准也更高，传统纸

质档案保管方式已经难以满足海量档案的保管需求。为此，

电子档案的制作成为必然发展趋势。将海量纸质档案转化为

电子档案进行保管，能有效确保档案保管的完整性和长期性。

但电子档案的制作到底是由档案保管部门完成还是档案移交

部门完成，这即是本文需要探讨和分析的问题。

关键词：电子档案制作；档案保管部门；档案移交

部门

所谓电子档案，是指和纸质档案相对应，借助计

算机磁盘、光盘等设备进行存储，且相互关联的通用

电子图像文件集合。电子档案具有信息存储高密度性、

信息和载体间可分离性、系统依赖性、信息非人工识

读性等特点；电子档案的类型有文本文件、命令文件、

图像文件和数据文件。在知识经济时代，各领域都应

积极制作电子档案，弥补传统纸质档案的不足，使档

案的保管更加完整、长久、清晰、利用率更高。

一、电子档案的制作流程

电子档案制作包括9个环节（如图1所示），即

整理档案→扫描前核查案卷并拆分档案，扫描后重新

装订档案，恢复档案原貌；著录建库→借助档案目录

数据库建库软件把满足要求的档案目录输进计算机；

档案扫描→结合档案原件特点，采取相应的扫描方法

及扫描仪进行扫描；处理图像→查看扫描图像是否有

模糊、有缺页、有漏页等，并结合实际对扫描图像做

去污、纠偏等处理；存储图像→依照全宗-目录-案

卷分级创建文件夹进行存储，结合扫描格式选择相应

的数据存储格式；数据质检→分别检查建成图像以及

目录数据库的质量和技术；数据挂接→将档案图像信

息与目录数据库进行一一对应；数据验收→抽样检查

扫描图像信息和相应数据信息挂接是否准确，并把合

格数据提交给有关人员验收；数据备份→把挂接好的图像信息与目录数据库刻制成光盘，或是结合有关标

准进行备份[1]。

二、档案保管部门制作电子档案优劣分析

延吉市城市建设档案馆 建设工程档案移交承诺书

工 程 基 本 情 况

工 程 名 称：

工 程 地 址：

工程规划许可证： 施工许可证 ：

开 工 日 期： 竣 工 日 期：

面 积： 层数（地上/地下）： /

建设单位：

勘察单位：

设计单位：

施工单位：

监理单位：

移交单位郑重承诺： 本单位（人）对延吉市城建档案馆移交工程档案事项均已知悉并理解。本单位（人）所移交的工程档案资料均具有真实性、准确性和完整性。移交的工程档案资料在今后利用时，因工程档案内在质量问题造成的一切法律责任和损害后果，均由相应责任单位（人）负责。该工程维修、改建如遇结构、平面布置等重大变更，建设单位保证按规定报送变更补充文件材料。

1 / 1

工程档案移交承诺书

我单位向市城建档案馆移交的

（建设项目名称）工程档案，符合国家有关工程勘察、设计、施工、监理等方面的技术规范、标准和规程，档案齐全、完整、真实、准确，与工程实际相符合，若资料中存在复印件，承诺复印件与原件一致，并保证纸质档案与电子档案的一致，特此承诺。

法定代表人（签字）：

身份证号码：

项目负责人：（签字）

身份证号码：

资料员（签字）：

身份证号码：

建设单位（公章）：

年 月 日

管理表格

业务文件资料移交清单（电子文件及其他类档案） 表格编号

序号 责任者 文件编号 正题名 文件日期 归档

日期 载体 文件

格式 文件大小 三性检查 备注

说明：本移交清单适用于企业管理类、科研项目类、基本建设类、设备仪器类、其它类、审计类等部门形成的实体及光盘、磁带、照片等形式的档案，档案信息系统录入完毕，系统自动生成该目录，打印办理移交手续即可。

移交单位/部门： 接收单位/部门：

移交单位/部门负责人： 接收单位/部门负责人：

移交人： 接收人：

移交日期： 接收日期：