公司收发文管理制度及流程

公司收发文管理制度

第一章 总则

第一条 为了规范公司对收发文的管理，提高文件的利用效率，进而提高公司工作质量和工作效率，特制定本规定。

第二条 公司文件是传达方针政策，发布公司规章制度、请示、指示和答复问题，指导工作，报告情况等的重要工具。因此，必须认真做好文件收发的管理工作，有效地为公司服务。

第三条 公司所收发文件由综合部行政科统一签收、发放、传递、保管和立卷归档。行政科指定专职人员负责收文和发文管理工作。收发文人员必须根据有关文件资料，如实填写收文登记表和发文登记表。行政科必须按照准确、及时、安全、统一的原则做好公司的收发文管理工作。

第二章 发文办理 第四条 发文，发文办理是指公司对外发出的公文，首先要拟稿，稿子写好后要送部门负责人审核，然后报请有关领导人签发，签发后送印，印制好校对后发出。发文办理主要包括以下几个工作程序：

1、拟稿：拟稿是指把领导人或公司的发文意图条理化、显物化，是发文处理的关键程序之一。公司公文、日常业务和事务性的文件由各涉及到的职能部门负责拟稿，拟稿要求内容要情况属实、观点明确、条理清楚。

2、核稿：核稿是指由拟稿部门负责人对拟好的文稿进行审查、核对、修改，为签发做好准备。

3、会签：凡公文涉及到其他部门有关事宜，需给有关部门会签。有关部门会签后送综合部负责人对公文进行复核，复核的主要内容为是否已协商、会签；文种、公文格式是否正确等。

4、签发：工程部、总工办的一般事务性公文送分管领导签发。其他文件如重要请示、报告、制度及办法等一律送总经理签发。

5、发文登记：此时的发文登记是指对待发文稿进行复核，重点看审批签发手续是否完备，附件是否齐全，格式是否统一、规范，并对待发文稿进行编注发文字号、设计版面格式等。

6、缮印：缮印是指按已签发的文稿进行缮写或打印，并由相关人员负责校对。

7、用印：用印是指综合部对已缮印号的公文进行盖章。

8、发文登记：发文登记是指由综合部行政人员将待发公文登记造册，以备存查。

1 收发文管理制度

第一章 总则

第一条 为规范文件管理，提高工作效率，使收发文工作规范化和程序化，特制定本制度。

第二条 本制度适用于xx公司收发文管理工作。

第二章 收文管理

第三条 收文程序

1、签收:所有来文由办公室进行清点并拆封。

2、登记:在《收文登记簿》上登记文件主要内容及要求，填写《文件阅办单》与文件一并装订。

3、拟办:对文件如何办理提出初步处理意见，利于领导批办。

4、批办:领导对文件如何办理提出最终意见和要求。

5、承办:相关部门（人员）按领导批示执行具体工作任务。重大事项由办公室发出督办单，督促其按时办妥。

6、归档:传阅、办理完毕的来文，均应归档。

7、销毁:没有存档价值和备查必要的来文资料，均可在年终整理档案时销毁，并做好销毁登记。

第三章 发文管理

第四条 发文程序

1、草拟：承办部门起草文稿。 2 2、会稿：联合行文时，发文主办部门与协办部门对文稿进行协商。

3、审核：由办公室对文稿进行审核。

4、签发（会签）：发文部门主要负责人对将要发出的文件在发文稿纸上签署意见（联合发文需协办部门主要负责人签署意见）。

5、编号：编写函号、份数等。

6、复核：秘书在文件正式印制前复查审核。对经复核需要进行实质性修改的文稿，需按程序重新复审。

7、缮印：严格依照集团公司统一公文格式执行。

8、校对：对印制出的文本清样与定稿从内容到形式进行全面对照检查。

9、用印：在文件正本落款处盖印，文件正式生效。

10、登记：在发文登记簿上对文件的主要内容和基本要素进行记录。

11、分发:将印制好的公文，按分发范围及时送达收文机关。 3 12、归档:所发文件留底备案。

13、销毁:没有存档价值和备查必要的文件资料，均可在年终整理档案时销毁，并做好销毁登记。

第四章 附则

第五条 本制度由办公室负责解释。

第六条 本制度自颁发之日起实施。

公司收发文管理制度

(1) 收文的管理

a) 所有文件的签收、拆封、登记、传递、保管统一由行政部办理。

b) 所有外来文件由收件人登记，附上公文收(发)处理签交行政部负责人或公司领导决定对该公文的传递、转发、归档。

c) 公司各部门（项目部）请示、报告等文件，由行政部登记，由办公室主任根据文件内容和性质阅签后，呈送各有关领导审阅后按领导的批示交由相关部门办理。

d) 传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将文件转借其他人阅看，不得将有密级的文件带出公司，对尚未传达的文件不得向外泄露内容。

文件阅完后，应送交行政部保管。

(2) 发文的管理

① 下列内容均属公司发文范围：

公布公司规章制度；

转发上级文件或根据上级文件精神制订的公司文件；

公布公司体制机构变动或干部任免事项；

发布有关奖惩决定和通报；

其他有关公司的重大事项。 ② 公司发出的公文，除专业性较强的文件应由专业人士承办外，由各部门拟稿，按公文起草、审核、签发的程序办理，并附上公文收(发)处理签。公司所有对外发文均由总经理签发。

③ 红头文件只适用于需遵照执行的制度、规定、决定、决议、任命，其他文件一般用A4纸印发。

④ 在公司日常经营管理和工程施工中，有关图纸、技术资料、工艺修改、审批工作、安排部署等事项，应按有关制度办理，经分管领导批准后，由主管业务部门书面或口头通知执行，一般不用公司文件发布。

⑤ 公司例会、各业务部门的专题会议所作的决定，可以用《会议纪要》传达通知；各业务部门与外单位发生的一般业务联系，可用各业务部门的名义对外发函（应各自编号备查），不用公司名义发文。

宁夏宁语职业技能培训学校

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收发文管理办法

第一章 总则

第一条 为规范宁夏宁语职业技能培训学校公文处理工作，提高行文质量和公文运行效率，结合工作实际，特制定本办法。

第二条 宁夏宁语职业技能培训学校全部收发公文，可参照执行本管理办法。

第三条 公文是用来沟通、协调和处理上下左右之间关系，办理学校各项公务的具有法定效力的公务文书。具体用于发布规章制度、管理办法，施行行政管理措施；请求和答复问题；指导和布置工作。

第四条 公文处理工作必须严格执行有关保密规定，确保公文的安全。

第五条 宁夏宁语职业技能培训学校办公室负责公文处理工作，包括公文的草拟、印制、审核、收发、传递、督办、立卷、归档、销毁等

第二章 发文处理

第六条 发文处理：发文程序包括拟稿、审核、签发、复核、打印、用印、分发、存档等。

第七条 公文拟稿：一般公文按照分工负责的原则和日常工作程序，谁主管的事项由谁拟办，带有政策性、战略性、全局性的重要文件，有关负责人要亲自拟办，也可以集体研究，提出方案，再指定专人拟办。草拟公文应附相应的办文依据，根据来文拟办的公文，应附来文及办公室文件处理单等；根据领导批示草拟的公文，应附有关领导批示，根据会议议定事项草拟的公文，应附有关会议纪要，因工作需要主动办理的公文，必要时应附简要说明。

第八条 公文审核：公文审核实行分级负责制，主办部门负责人要对本部门拟定的公文进行初审并签字，凡发出公文应由办公室审核后送校领导审签，部门发文也应由办公室审核。审核内容包括有无发文的必要；用什么名义和文种行文；内容是否符合当下工作需要；主送部门、抄送部门是否合适；提出的措施和要求是否明确具体；涉及有关部门和单位的问题是否协商一致；篇章结构是否紧凑合理，行文是否恰当等。未经办公室核稿的公文，校领导不予签发。

第九条 签发：以学校名义发出的公文由校长、分管副校长、办公室主任按照分工负责的原则签发，其中上行文以及涉及有关重要问题或涉及面广的公文由有宁夏宁语职业技能培训学校