归档文件整理工作的八个环节培训课件

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归档文件整理简要说明PPT课件(12张)

2、打印备考表，如盒中文件有特殊情况，例有空号、重号、丢失、缺损、要在备考表中说明情况，整理人填写就是各处室文书人员，检查人就是处室分管负责人填写。
装订
1、三孔一线； 2、去掉金属物； 3、五页以内可粘贴。
填写档号章
档号章图示
全宗号年度室编件号机构名称保管期限馆编件号
档案汇总
5.负责对重点、危险部位和过程的监控，落实监控人员，组织对监控人员素质和技能的培训及上岗前的交底；
6.对已发生的事故隐患落实整改，并向项目副经理反馈整改情况。发生工伤事故，应立即采取措施，协同安全部门开展事故的应急救援，并保护现场，迅速报告。
纸上之后才能归档。
编页
一、保管期限分永久、定期（30年、10年）
分类完毕后，文件要求下齐和左齐，按件编页并填写档号章。
二、正本、副本和第三套
整理齐全后按件编页，在文件右上角用铅笔编写页数。
三、收文
齐全后按件编页、在文件右上角编页，在左上角（距上1公分，距右1公分）。
打印文件目录、备考表
1、归档文件目录表由档案室统一考盘，归档文件目录一式三份；
汇总单填写
××××××处室名
发文：鲁交×××号1—24号其中鲁交×××号空号鲁交××× 号重号鲁交便函×××号1-×××号其中鲁交便函×××号空号收文：共123号一其中×××号转发附在鲁交×××号文后
（整理人签字）二O一O年九月九日
山东省交通运输厅
1.认真执行安全技术措施及安全操作规程，负责对施工班组人员及分包方人员进行有针对性的安全技术交底，履行签字手续，并对规程、措施及交底执行情况经常检查，随时纠正违章作业；

档案的整理与保管基本培训PPT课件

f)所在页号：卷内每份文件起始之页的编号。
g)备注：备注项用于填写归档文件需要补充和说明的情况，包括密级、缺损、修改、补充、移出、销毁等。
卷内备考表
备考表放在盒内所有归档文件之后，用以对盒内归档文件进行必要的注释说明。备考表上设置的项目包括盒内文件情况说明、立卷人、检查人和日期。
盒内文件情况说明：填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。立卷人：负责整理归档文件的人员姓名。检查人：负责检查归档文件整理质量的人员姓名。日期：归档文件整理完毕的日期。
2.必须进行一定整理的档案，要注意研究原有的整理基础，弄清哪些是合理的，哪些是不合理的，对合理的部分应当吸收，对不合理的部分，要经过仔细分析，摸清情况后再进行调整和改动，避免人为破坏文件之间的历史联系。
❖ （三）必须便于档案的保管和利用
档案整理工作的基本出发点和最终要求是便于档案的保管和利用。
❖ 二、档案整理工作的内容
（一）档案整理工作的内容 1.档案室对正常接收的归档案卷的进一步整理 2.档案馆对正常接收进馆的档案的进一步整理 3.档案室、档案馆对零散文件进行全过程的整理
工作程序（环节、内容）
❖ （1）区分全宗 ❖ （2）全宗内档案的分类 ❖ （3）立卷（组卷） ❖ （4）卷内文件整理 ❖ （5）案卷封面编目 ❖ （6）案卷装订 ❖ （7）案卷的排列 ❖ （8）编制案卷目录 ❖ （9）档案盒的排架
第一节档案整理
一、（1）概述
❖
档案整理工作是将档案基础工作中的关键环节，
它是将处于零乱状态的档案进行基本的分类、组合、
排列和编目，组成一个有序体系的工作。
❖ 档案整理工作质量直接关系到档案的检索、利用，它为档案发挥作用创造了有利条件，是开发档案信息资源的重要基础。

文书档案归档整理培训课件

文书档案归档整理培训课件是指立档单位在其职能活动中形成并办理完毕，应作为文书档案保存的各种纸质文件材料，以件为单位，进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。

收集工作即是将本单位在其职能活动中形成的、办理完毕的、具有保存价值的各种文字材料收集集中起来的工作过程。

要求：材料齐全完整、内容真实准确归档文件整理方法是以“件”为单位，进行文件级整理。

确定“件”是归档文件整理工作的关键之一。

“件”的确定一定要把握尺度，不可过严也不可太松。

一般以每份文件为一件。

具体情况作如下规定：1、文件正本与定稿为一件；2、计算机及其网络环境中形成的文件，无定稿的，或打印出的定稿上无重要修改手迹、领导批示，定稿不归档，但发文稿纸必须归档，且与正文合为一件；3、正文与附件为一件。

附件一般是指正文后注明的附件，它是正文内容的一部份。

4、原件与复制件为一件；5、转发文与被转发文为一件；6、会议记录一本为一件；如党委会议记录、行政会议记录等；7、成套的会议材料分别为件；8、重要文件的正文与历次修改稿可各为一件；9、正文与文件处理单为一件；10、来文与复文为一件；11、报表、名册、图册、成册的编研材料、刊物等按其原来的装订方式，一册为一件；12、未装订的式样同一的表格，以一定的单位组合，可装订在一起作为一件。

如先进审批表、工资审批表、统计年报等；13、介绍信一般一份为一件，若单位一年形成的介绍信数量较多时，也可结合其它特征划分成若干件；件的装订主要是为了固定“件”，使其便于保管和利用。

在装订前，已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制或进行字迹加固处理。

文件的修整、复制要在保持原貌的前提下进行。

1、件的修整：对破损文件进行修裱；对字迹模糊或易褪变的文件进行复制；去除文件上易腐蚀的金属物；对于装订成册不便拆封的书籍、刊物等，金属物已严密封装在其中，且拆钉会损坏原貌，不须拆钉重装。

对于过大的文件进行折叠时应注意尽量减少折叠次数。

文书档案归档文件整理方法PPT

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3、按问题分类——按立档单位职能进行分类
如：综合类党群类业务类（若干） ……等
特点：分类稳定，但职责不确定、操作较复杂。适合于内设机构或职能经常调整变化的基层机关。
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（1）一般按归档文件的主要内容属于哪一个问题归类，而不按归档文件的责任者及其机构级别归类。（2）综合性文件材料归入综合类，专门性文件材料归入有关各类。
（封面、脊背、底边）
◇ 备考表
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◑ “三合一”制度
归档文件按照经档案行政管理部门或上级主管机关审核批准的《机关档案分类方案、归档范围和保管期限表》整理。
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主要内容之一：
归档文件的定义
归档文件指机关在履行职能和各项管理工作中形成的应当作为文书档案保存的纸质文件材料。
必须具备四个条件：
（1）本单位工作活动中直接形成 (上级、本机关、下级、同级或不相隶属机关等)；（2）办理完毕；（3）具有保存价值；（4）纸质。
成的档案） 10年（记录事务性工作或没有办理结果的重要文件）
◐ 1、下级报送的年度计划、总结为10年，有批复的重要请示为永久。 2、联合办会、办文形成的档案，主办方保管期限长于协办方。 3、阅知性收文可不归档，必要时作资料保存。
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整理步骤之五：
排列
◆ 归档文件应在分类方案的最低一级类目内
（如“年度—机构（问题）—保管期限” ），按事由（问题）结合时间（办结时间）排列。
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2、档案数量少的单位可几年一本，但同一年度档案不得分开。
◐ 归档文件目录排列编号
◑ 方式一：一年两本目录。永久、30年保管期限的档案
一年编一本目录；10年保管期限的档案单独编一本目录（主要是考虑到不进馆）。

归档文件整理工作八个环节

“年度—保管期限”分类法
首先将文件按其形成年度分类。然后将同一年度的文件按不同的保管期限分类。
如何确定文件的年度？
一般应以文件形成时间判定文件所属年度。跨年度形成的会议、案件等文件，归入办结
年度。几份文件作为一件时，“件”的日期应以装
订时排在最前面的文件日期为准。文件没有标注日期时，需要分析文件内容、
来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后；
有文件处理单的，文件处理单在前，正文在后；
不同文字的文本，中文文本在前，外文文本在后，汉文文本在前，少数民族文字文本在后，原文文本在前，译文文本在后。
装订的对齐方式
采用左侧装订的，应将文件内的纸张左侧对齐的同时将下侧对齐。
采用左上角装订的，应让文件内的纸张左侧对齐的同时让上侧对齐。
来的装订方式，一个自然本（册）为一件，未装订的式样同一的表格，以一定的单位组合，可装订在一起的为一件；
来文与复文可为一件；未装订成套的会议材料各为一件；正文与文件处理单为一件。
装订时
正本在前，定稿在后；计算机及网络环境中形成的文件，定稿无
须保存的，正本在前，发文稿纸在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；
归档文件排列时要注意遵循“事由原则”
事由原则：归档文件在排列时，要将同一事由的文件排在一起。
事由：可以是一件具体的事，或一个具体的问题，或一段较紧密的工作过程。
例如：一项工程、一次会议、一次活动看作是一个事由。
六、归档文件的编号
归档文件的编号：将每份归档文件在所有归档文件中的相对位置标识为符号，并以归档章的形式在归档文件上注明。

机关文书档案的整理 ppt课件

2、跨年度形成的文件
如召开会议、处理案件等等，可能会跨年度形成文件，分类时归入办结年度。如跨年度的会议文件材料，统一在闭幕年归档；跨年度处理的案件形成的文件材料，统一在结案年归档。
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3、几份文件作为一件时，“件”的日期
按照《规则》规定，不只是单份文件可作为一件，正本与定稿、原件与复制件、来文复文等也可作为一件，这时判定“件”的日期，应以装订时排在前面的文件的日期为准。具体地说，正本与定稿为一件，以正本为准；正文与附件为一件，以正文为准；转发文与被转发文为一件，以转发文为准；来文与复文为一件，以复文为准。
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2、按事由的重要程度排列
将主要职能或重要活动形成的文件排在前面。其他工作形成的文件材料排在后面，或将综合性工作排在前面，具体业务工作排在后面。例如，某局法规科，可将本年度通过的各项法规文件的相关材料排在前面，然后再排监督检查等其他工作形成的文件材料。
在编制本机关或本系统文件材料归档范围和文
书档案保管期限表时，应全面分析和鉴别本机关或
本系统文件材料的现实作用和历史作用，准确界定
文件材料的归档范围和划分档案保管期限。各机关
应根据《机关文件材料归档范围和文书档案保管期
限规定》，结合本机关职能和各部门工作实际，编
制本机关的文件材料归档范围和文书档案保管期限
表，经同级档案行政管理部门审查同意后执行。
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一般说，本单位形成的文件、材料最为重要，绝大多数都属永久。
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第三步归档文件的装订
归档文件以“件”为单位进行装订。一般以每份文件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图表等一册（本）为一件，来文与复文可为一件。

机关文书档案的整理培训ppt

满另装；打印本盒文件目录，放盒内文件前；填写备
考表，放盒内文件后；填写档案盒封面，盒脊的项目。
第八步：按档案盒顺序依次排架。
四、档案管理
档案管理，亦称档案工作。广义上是指档案室直接对档案实体和档案信息进行管理并提供利用服务的各项业务工作的总称。狭义上来说是指档案实体安全和信息安全的管理，同时提供利用服务的业务。
三、档案整理规则
三、档案整理规则
三、档案整理规则
三、档案整理规则
三、档案整理规则
三、档案整理规则
三、档案整理规则
三、档案整理规则
三、档案整理规则
三、档案整理规则
三、档案整理规则
归档文件应依分类方案和排列顺序编写档号。档号编制应遵循唯一性、合理性、稳定性、扩充性、简单性原则。
档号的结构宜为：全宗号-档案门类代码·年度-保管期限-机构（问题）代码-件号。上、下位代码之间用“-”连接，同一级代码之间用“·”隔开。如“Z109WS·2011-Y-BGS-0001”。档号按照以下要求编制：
二、档案的收集
收集文件总的原则是齐全完整。所谓齐全完整是指要把单位各处、科、室、股所应该归档的全部文字材料、图表、声像、实物等各种门类、各种载体的材料收集起来，个人在公务活动中形成的文件材料也在收集的范围，特别要注意对单位会议记录、人事类文书档案的收集。
二、档案的收集
收集方法上要注意两点
文书档案的整理
xxx市档案局 2018年5月
目录
一、档案概述二、档案的收集三、档案整理规则
一、档案概述
原始性孤Βιβλιοθήκη 性继承性1、档案的概念
《档案法》对档案的定义：是指过去和现在
的国家机构、社会组织以及个人从事政治、

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如何确定文件的年度？
一般应以文件形成时间判定文件所属年度。跨年度形成的会议、案件等文件，归入办结年度。几份文件作为一件时，“件”的日期应以装订时排在最前面的文件日期为准。文件没有标注日期时，需要分析文件内容、制成材料、格式、字体、以及各种标识，通过对照等手段来考证和推断文件的准确日期或近似日期，并据此按年度合理归类。
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转发文与被转发文为一件；会议记录以一次会议记录为一件；报表、名册、图册、介绍信存根等按其原来的装订方式，一个自然本（册）为一件，未装订的式样同一的表格，以一定的单位组合，可装订在一起的为一件；来文与复文可为一件；未装订成套的会议材料各为一件；正文与文件处理单为一件。
《规定》中，文书档案的保管期限分为永久、定期两种，定期又分为30 年、10年。
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三、归档文件的装订
（一）归档文件装订前的修整工作（二）归档文件装订的几点要求
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（一）归档文件装订前的修整工作
修裱破损文件复制字迹模糊或易退变的文件超大纸张的折叠归档文件要去掉易锈蚀的金属物
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（二）归档文件装订的几点要求
归档文件应按件装订装订的对齐方式装订方式及采用的装订用品
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归档文件应按件装订
归档文件的整理单位为“件”
文件正本与定稿为一件; 重要文件的正本与历次修改稿可为一件；计算机及网络环境中形成的文件，无定稿的，或打印出的定稿上无领导修改手迹、批示而定稿不存档的，将正本与发文稿纸为一件；正文与附件为一件；原件与复制件为一件；
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五、归档文件的排列
在《海口市归档文件整理规则实施细则》中要求，归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按机构或问题，并结合事由、时间、重要程度等排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。
归档文件整理工作的八个环节
海口市档案局
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归档文件整理工作的八个环节
一、归档文件的收集二、归档文件的价值鉴定三、归档文件的装订四、归档文件的分类五、归档文件的排列六、归档文件的编号七、归档文件的编目八、归档文件的装盒
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两个概念 1、归档文件立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。 2、归档文件整理将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。一个原则归档文件的整理原则：遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。
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（三）收集的文件材料的字迹、用纸是否符合归档要求
1、不能用铅笔、圆珠笔、红蓝墨水等字迹不耐存放的书法材料写稿件和批示文件。 2、不能用复写纸拟稿。 3、不能将传真纸件存档，若必须存档，则以复印件替代。 4、不能将色带打印纸件存档，若必须存档，则以复印件替代。
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（二）文件是否收集齐全完整
包括机关内部所有机构的文件种类、类型是否齐全完整，每份文件的正本、定稿、重要的草稿、附件等是否齐全完整。容易疏漏的文件有：1、代上级机关草拟并被采用的文件的最后草稿和印本。 2、党、团员花名册；干部、职工花名册；知识分子花名册；公务员考核备案花名册。 3、立档单位办理的干部、职工、公务员的转移工资，行政、党、团、工会组织介绍信及存根。4、立档单位干部职工的确定（晋升）工资审批表。
2018-12-16 3Байду номын сангаас
一、文件材料的收集
收集文件时要注意的几个问题：
（一）收集的文件是否是生效文件。（二）文件是否收集齐全完整。（三）收集的文件材料的字迹、用纸是否符合归档要求。
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（一）收集的文件是否是生效文件
也就是这份文件是否办理完毕，是否已完成公文处理的每一个程序。常见无效文件类型：文件没有盖章(主要是一些合同、工作总结以及单位内部的规章条例等)；归档文件不是原件，是复印件; 文件没有文号; 底稿上领导没有签发等等。
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装订的对齐方式
采用左侧装订的，应将文件内的纸张左侧对齐的同时将下侧对齐。采用左上角装订的，应让文件内的纸张左侧对齐的同时让上侧对齐。
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装订方式及采用的装订用品
对于比较薄的文件，用不锈钢订书钉来装订，稍厚一点的、订书钉不能牢固装订的文件，采用三点一线的丝线装订。
二、文件材料的价值鉴定
第一步：对收集到的文件材料能否转化为档案进行鉴定，去掉没有保存价值的文件材料，把有保存价值的文件材料留下来，进行下一步的鉴定。第二步：对进入归档范围的文件材料，根据它在日后保存过程可能产生的不同作用来确定这些文件材料的保存年限。
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归档文件价值鉴定的依据是：国家档案局令第8号《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》。
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四、归档文件的分类
（一）基本分类法
1、年度分类法 2、机构（问题）分类法 3、保管期限分类法
（二）复式分类法
根据《海口市归档文件整理规则实施细则》，我们将全市档案的分类法统一为“年度－保管期限” 分类法。
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“年度—保管期限”分类法
首先将文件按其形成年度分类。然后将同一年度的文件按不同的保管期限分类。
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装订时
正本在前，定稿在后；计算机及网络环境中形成的文件，定稿无须保存的，正本在前，发文稿纸在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；
2018-12-16
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来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后；有文件处理单的，文件处理单在前，正文在后；不同文字的文本，中文文本在前，外文文本在后，汉文文本在前，少数民族文字文本在后，原文文本在前，译文文本在后。