报账须知 - 华南理工大学

财务报账须知一、报账基本要求1.取得原始票据应注意的问题（1）合法的财务票据包括：①税务票据：税务部门印制、盖有税务部门发票监制章的票据。

②财政票据：财政部门印制、盖有财政部门监制章的票据。

③其他合法票据，如：火车票、飞机票等。

（2）票据的开具要求：①票据抬头必须为“东北师范大学”。

②票据要注明开具日期、经济业务内容、数量、单价和金额。

③金额大小写要一致。

④票据要加盖单位财务印章，如发票专用章、票据专用章等，盖单位公章无效。

由税务局代开的发票除盖税务局发票章外，还需加盖单位财务印章。

⑤票据记载的各项内容均不得涂改。

（3）关于报销财政票据财政通用票据，报销内容为学费、宿费、考试费等；往来票据，可报销评审、评卷等劳务性质的内容，会务费、培训费、场租费等要求开具税务发票。

2.有关签字要求（1）购买实物的发票需三个人签字：批准人、经手人、验收人。

（2）非购买实物的发票需两个人签字：批准人、经手人。

（3）网上申报的个人收入和劳务费，需三人签字：批准人、审核人、经手人。

其中：①款项分别打入每个领款人卡中时，领款人一栏不用签字；②款项打入经办人一人卡中时，领款人一栏要由本人签字。

（4）借款单需要批准人、借款责任人、经手人签字。

借款业务中借款责任人必须为本校的正式教职工，借款时需携带借款责任人的工作证或一卡通等有效证件；借款责任人与借款批准人不能为同一人。

（5）签字位置应该在发票正面的右上方或者发票背面的左上方。

（6）项目负责人审批签字应与财务处预留备案签字一致，否则不予办理。

（7）外国票据需要单位主管领导、项目负责人、经手人签字，单位盖章。

外文票据的主要内容要进行翻译。

（8）单张票据金额300以上的小型票据需要项目负责人签字，除汽车票、火车票等，机票原则上需要逐张签字。

（9）经费负责人本人出差，由所在学院（部）、单位相关领导审批。

3.需要填写审批单的业务各类《审批单》可在财务处网站“相关下载”中下载（1）如自驾或租车出差，还需填写《东北师范大学自驾车或租车出差费用报销审批表》（2）办理报销公务接待费用，需填写《东北师范大学公务接待清单》学校机关部处报销公务接待费用时，还需附《派出单位公函》或《来访电话记录》等（3）校内人员发放各类劳务费，需填写《东北师范大学校内人员劳务费发放审批表》。

报账须知
一、国家级、省级大学生创新创业训练建设项目经费的支出用途范围包括：
1、办公用品购置费、实验药品及耗材购置费、文印资料费、与项目相关的文章版面费或专利申请费。

2、调研差旅费（参照教师差旅费标准及方式进行报销，不超过建设经费的20%）。

3、工作餐费（不超过建设经费的10%）。

所有票据须为报账当年的正式发票，单项经济业务开支不得超过5000元。

各二级学院院长须对票据的真实性负责。

二、报账方式
经费卡由主研人（学生）负责使用和保管，主研人可直接到财务处办理报账手续。

主研人也可委托项目组成员办理报账手续，但须提供主研人签字确认的委托书。

经费开支的票据必须经由项目组所有成员及指导老师签字确认，并经二级学院院长审批签字后方能报销。

协会财务报销制度目录一、总则 (3)二、财务报销原则 (3)2.1 合法合规 (4)2.2 实报实销 (5)2.3 严格审批 (7)2.4 预算管理 (8)三、报销流程 (9)3.1 报销申请 (10)3.1.1 填写申请表 (10)3.1.2 提交相关证明材料 (11)3.2 审核阶段 (12)3.2.1 初步审核 (13)3.2.2 多部门联合审核 (14)3.3 审批阶段 (15)3.3.1 逐级审批 (16)3.3.2 会签制度 (18)3.4 费用支付 (19)3.4.1 银行转账 (19)3.4.2 支票支付 (21)3.4.3 现金支付 (21)四、报销标准 (22)4.1 交通费 (24)4.2 住宿费 (25)4.3 办公用品 (26)4.4 其他费用 (28)五、报销审核 (29)5.1 审核内容 (30)5.1.1 审核票据真实性 (31)5.1.2 审核票据合法性 (32)5.1.3 审核票据完整性 (33)5.2 审核方法 (34)5.2.1 核对发票 (35)5.2.2 检查附件 (36)5.2.3 询问相关人员 (36)六、报销时限 (37)6.1 报销时限规定 (38)6.2 逾期处理 (39)七、附则 (41)7.1 解释权归属 (41)7.2 修订说明 (42)一、总则为规范本协会的财务行为，加强财务管理，提高资金使用效率，根据国家有关法律法规及《社会团体登记管理条例》结合本协会实际情况，制定本财务报销制度。

本协会财务工作遵循公开、透明、合理、节约的原则，确保资金的合理使用和有效监督。

本协会财务报销制度实行会长负责制，会长对本协会的财务管理工作承担全面责任。

本协会财务报销制度接受会员大会和财政部门的监督、检查，并定期向会员大会报告财务状况。

本协会财务报销制度包括预算管理、报销流程、审批权限、会计核算等方面的规定。

二、财务报销原则合规性原则：所有报销事项必须严格遵守国家相关财务法规和公司内部财务管理规定，确保报销过程合法合规。

发票要求：
1.发票内容最好应为“矿泉水”、“笔记本”、“办公用品（要附超市小票）”、“餐票（请注意真假），西湖苑的餐票和住宿票也都是可以用的”、“的士票、地铁票、公交票，火车票（要填出差申请，必须有往返）”等等。

2.客户名称那栏一定要写“华南理工大学”。

否则发票无效，不予报销。

注：用品、日用品、食品、礼品、盖“华南理工大学”章的发票均不能使用。

如果是买礼物的话：“鲜花、奖杯”等有可能可以用。

3.发票的有效日期是一年以内
4.异地的餐饮票要有出差的来回车票
5.汽车加油的票不可报销
6.提交的发票请在发票背面写上正副部长的名字（所有字体全部黑色笔填写）
请款
请款部门先发预算给老师过目，同意后，部门给我纸质预算表，去财务报账请款（提现金），把钱给相关部门。

请各个部门在需要报账的时候提交以下几项：
1.活动发票
2.实际花费纸质清单和电子清单（请将划账的和现金的分开）
3.活动花销统计表（只需要电子版的即可）。

华南理工大学横向项目经费管理办法（试行）第一章总则第一条为规范横向项目经费的使用，调动科技人员承担更多横向项目的积极性，提高横向项目的完成质量，特制定本办法。

第二条凡我校各学院，各直属教学、科研单位，科技服务机构以及学校各职能部门的在编人员承担的横向项目，其项目经费必须进学校财务账户。

第三条经学校科学技术处批准，部分特殊情况横向项目的经费可进学校科技开发公司账户或学校财务处以外的学校属下其他单位账户（以下简称其他账户），但此类项目仍由学校科学技术处统一管理。

未经学校科学技术处批准而私自转入其他账户的，以违规论处，该经费不列入科研考核经费。

第四条横向项目经费的管理和使用由项目负责人负责，经费使用应坚持实事求是、精打细算、合理安排的原则，规范管理行为，保证合同规定任务的全面完成。

项目负责人有义务接受上级有关部门和学校对经费使用情况的监督、检查，并对项目组擅自违反学校有关经费使用规定的行为负责。

第二章管理费第五条所有横向项目必须向学校缴纳管理费。

第六条管理费是指学校管理横向技术合同所需的费用。

管理费中一部分用于学校科研管理，另一部分用于学院科研管理。

第七条凡经学校科学技术处批准转入其他账户的横向项目经费，由该经费管理单位按本章相关条款的规定代学校提取足额管理费，并于每财政年度末将应上缴的管理费转入学校财务处账户。

第八条自然科学类横向项目到款时，学校按每次实到经费的8%提取管理费，其中，学校管理费3%，学院管理费2%，学校发展基金3%；人文社科类横向项目到款时，学校按每次实到经费的4%提取管理费，其中，学校管理费1%，学院管理费2%，学校发展基金1%。

第九条学院管理费的使用实行预算管理。

各学院当年度的科研管理费用预算根据该学院上年度的学院管理费的总额确定，用于该学院当年度的科研管理工作。

第十条实得横向科研经费是按本办法第八条之规定全额提取管理费的横向项目经费。

确因情况特殊，经学校科学技术处批准不按第八条之规定全额提取管理费，则根据实际提取额与应提取额的比例将实到经费折算为实得经费。

华南理工大学文件华南工财〔2016〕36号关于印发《华南理工大学科研项目间接费用 管理办法》等四个办法的通知校内各单位：为进一步加强和规范学校科研经费的管理，根据《关于进一步完善中央财政科研项目资金管理等政策的若干意见》（中办发〔2016〕50号）等国家有关文件精神，结合学校实际，制定了《华南理工大学科研财务助理岗位管理办法》《华南理工大学科研项目劳务费管理办法》，修订了《华南理工大学科研项目间接费用管理办法》《华南理工大学科研项目预算及结余经费管理办法（2016年修订）》，经学校第十五次校长办公会议讨论通过，现予以印发，自2016年12月31日起实施，请遵照执行。

华南理工大学2016年12月31日华南理工大学科研项目间接费用管理办法第一章 总 则第一条为贯彻落实《关于进一步完善中央财政科研项目资金管理等政策的若干意见》（中办发〔2016〕50号）等文件精神，加强学校科研项目间接费用的管理，合理补偿学校科研间接成本，充分发挥绩效支出的激励作用，调动科研人员的积极性，结合学校科研工作实际，特制定本办法。

第二条本办法所指科研项目是指各级政府部门批准立项的有间接费用的科研项目。

第三条科研项目间接费用是指承担课题任务的单位在组织实施课题过程中发生的无法在直接费用中列支的相关费用。

第四条间接费用的管理与使用遵循分类核定、比例控制、统筹安排、激励导向、规范使用的原则。

第二章 间接费用的预算第五条间接费用预算申报原则上应按相关经费管理办法规定的比例上限范围足额编报。

自然科学类项目间接费用预算原则上不得低于总经费的5.5%，哲学社会科学类项目间接费用预算原则上不得低于总经费的3%。

（一）自然科学类项目。

间接费用使用分段超额累退比例法计算并实行总额控制，一般按照不超过课题经费中直接费用扣除设备购置费后的一定比例核定，具体比例如下：500万元以下的部分为20%；500万元至1000万元的部分为15%；1000万元以上的部分为13%。

这是一段小前言原谅我除了“满…眼…都…是…泪…”再也找不到更合适的形容短语来形容报销过程……所以我觉得你们需要这份东西的。

这里综合了群上老师和各大神们的回复，也加上一点点经验，当然事实也证明每次依靠上一次报销的经验去跑下一次流程时好像还是会出现一些杂七杂八的问题。

因此，如果你们发现这份东西哪里不太对，可以修正后上传一份新版本到群上，让这份流程子子孙孙无穷尽也。

我爱你们。

12级高大白2015年9月25日修订版说明一：没想到这么快就出修订版了……主要是提醒以下几个问题：什么时候该报销：花了钱就能报销，等课题结题时就报销截至了，不要拖到那个时候才报销喔，也会增加结题前后老师们的工作压力。

如何确定报销的额度：这个部分我今天也碰到问题了，只知道最终各个板块的额度还是请先联系潘老师和审核中心的老师，联系方式下面有。

有可能会出现觉得申报书的预算不合理而调整了一些报销的额度，但具体是哪里在调整，调整成多少，就要联系一下老师们。

有知道的亲可以在这里回答一下。

像今天我们过去报劳务以及材料，审核中心的老师说这两个部分都没有钱，让我们问一下预算科，预算科是负责校内预算的因此也不太清楚，就让我们问管理科，管理科的老师说问潘老师比较清晰。

因此如果大家要核对额度的事情最好还是先向潘老师以及审核中心都联系询问一下，再去看看哪些地方能报销。

不过记得不要在老师们最忙的时间点问喔，也请自报家门。

清单的问题：“清单”和小白纸上所写的金额“用途”是不一样的。

“清单”是为了让审核的老师知道这笔钱是怎么花的，多少钱买了多少东西，所以如果发票上能写清楚明细，就不需要开清单，如果写不清楚，记得找店家开清单明细；“用途”是说明为什么要花，这笔款项的合理性。

不开清单的话我也不太清楚能不能报，让其他知道或者报销过的同学在这里说明一下？报销什么时候能拿到：数额少的话就现金，但更多的是支票，报账完立刻能拿到支票，好像是10个工作日内去到贝岗的中国银行兑款，不要过期喔。

华南理工大学大学城校区研究生学生组织报账制度第一条：制度目的和适用范围为严格研究生会管理制度，合理控制研会经营费用，根据研会日常活动的特点，特制订本报账制度。

本制度适用于华南理工大学研究生会大学城校区执行委员会运行过程及大学城校区各研分会承办执委会活动的情况。

第二条：报销原则费用报销的控制原则：项目预算、分级负责、合理报销。

第三条：活动策划预算审批阶段费用的控制实行项目预算，项目预算作为活动策划书中的一个部分，由相关项目负责人在最接近实际情况的原则下先行填写活动费用支出预算申请（示例见“附件1-活动预算申请模板”），列明：活动名称、活动举办时间和地点、活动内容、参与人员（预计参与人数）、活动目的及费用的用途等要素，预算需活动负责人亲笔签名，先提前2周交至指导老师审批，待取得指导老师签署同意后方能执行。

（活动执行过程严格按活动经费预算申请项目进行，原则上不允许更改。

）第四条：取得费用发生依据饮料、文具、水等活动用品请根据活动预算申请去购买，购买时保留正规发票以便报销。

注：可重复使用的物品，可从活动物品仓库提取，以免浪费。

资料打印、海报宣传、横幅等打印统一在C10打印，费用发生前，请根据活动预算申请填写好凭条（附件2-打印申请）到指导老师盖章，即可根据凭条到C10打印。

工作餐请根据活动预算申请填写好凭条（附件3-工作餐申请）到指导老师盖章，即可在一饭进行工作餐消费。

对于其他活动必须费用，费用发生过程中，当事人应充分取得费用的发票（手写发票或打印发票），发票抬头填写“华南理工大学”，如因未能取得合法（被税务机关认可）的票据而遭受剔除的支出部分，研究生会原则上不予以承担，由当事人自行负责。

注：关于礼品，讲座嘉宾、评委礼品一般控制在200以内或到学校仓库领取（b2侧面一楼），如有特殊情况需事先申请；学生一般不发礼品，除重要大型活动外（具体在申请预算时跟指导老师说明），学生礼品建议：笔记本、书籍等第四条：监督机制费用发生过程中，原则上必须由至少两人同时参与或执行，并互相监督和共同承兑相关责任，在发票背面用签字笔签上经办人和证明人（常委或部门负责人）两人的名字。