实现出口退税资料档案电子化管理
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开拓创新，实现出口退税资料档案电子化管理
今年以来，国税局在开展转变作风，服务基层活动中，狠抓“三基”创建工作，认真落实省局党组书记局长李亚民同志在全省税收工作会议上提出的“规范征管资料，推行征管档案电子化”的要求，针对出口退税资料档案管理中存在的问题，积极实施创新工作。
依托软件技术，将纳税人提交的退税申报原始纸质资料和出口退（免）职责范围内形成的审批资料档案，通过利用电子化技术，进行数据导入和直拍扫描转换存储为电子图像资料，并使图像资料与纳税人基本信息形成唯一性的关联。
智能化地对申报、审核、审批类资料按户归档，对认定类、评估类、证明类及其他类资料按类归档，然后按使用者的需求便捷检索应用。
率先创建逐步形成了以“电子化”为载体的现代化出口退税资料档案管理模式。
既达到了资料档案“集中、统一、规范、高效”的管理目的。
又做到了出口退税资料档案价值利用最大化。
实现了出口退税管理工作的规范化、科学化、信息化，为税收征管资料的科学管理和利用探索了新的途径。
一、主要做法
（一）提高退税资料归档意识。
长期以来，税务部门十分注重工作事项的结果，往往忽视工作过程的记录和反映。
同时，由于缺乏系统性的退税资料管理手段，对退税资料中所包含的大量信息也缺乏进一步的分析利用，而缺乏分析利用的表象又导致对问题实质的忽略。
从收集整理到装订，全是手工操作，费时费力，消耗资财。
后期调阅也以手工为主，劳动强度大，手工检索速度慢，调阅效率低。
因此，种种原因造成大家对退税资料的管理重视程度不够，加之经费投入不足，退税资料管
理硬件条件（资料室、保险柜、资料盒等）受到制约，使得退税资料管理不能适应税收信息化建设的需要。
为此，我们一是让税管员在思想上提高退税资料整理对退税工作的重要意义认识,改变过去认为出口退税资料只是纳税人办理税务事宜时有作用观点。
二是让纳税人及时充分认识退税单证资料的重要作用。
在日常工作中，向纳税人普及退税资料的基本知识，让纳税人对在办理退税事项时提供的单证资料有了解，让纳税人熟识重要的退税资料和备案单证，从而不断提高办税效率，营造和谐的征纳关系。
（二）将纸质文档资料转换成电子资料。
过去在对退税资料的采集、传递、接收、归档管理仍是流程混乱，资料内容残缺不全，影响了退税资料的系统性、真实性和连续性。
信息不能共享，查阅不方便，计算机在资料管理上的利用程度比较低。
往往是“拿出来一摊，翻起来一片，查起来没法”，根本不能适应税收征管信息化发展的要求。
现在对有关申报、审核、审批类资料，认定、评估、证明类税务文书、纳税辅导、税务巡查等工作底稿上存有纳税人、管理员和局长签字并盖章的，一律通过描仪直拍存档，按户或按类编辑整理存入工作平台中，同时，定期对电子资料备份，及时更新维护。
退税人员可随时进入平台查阅，提高了资料的使用效率。
（三）确保纸质资料和电子资料的完整统一。
一方面对退税资料的管理，按档案管理的要求进行分类、归并，使其在内容上有完整性、统一性，能够准确反映退税申报、审核、审批及日常管理的全过程，体现分析利用价值。
另一方面保证分户资料和电子资料的完整统一，对只有电子资料而没有纸质资料的业户，税管员必须在分户目录中注明该项电
子资料在电子档案中的位置，这样更加直观明了，电子资料和纸质资料两者相辅相成。
二、作用分析
出口退税资料档案电子化管理，大大提升了出口退税管理工作质量和档案利用效率。
从资料档案管理角度来看，电子档案不需要装订，因此可随时编号归档。
既解决了纸质资料平时无法归档，必须等到年底才能整理归档的问题，又解决了平时不注意资料的收集整理，造成资料散失遗漏的问题。
也解决了以往纸质档案资料管理中的标准不统一、整理的规格不统一等问题。
做到了“一次采集，反复利用”，保证了退税资料档案的原始性、完整性、准确性，夯实了管理基础。
从纳税服务的角度来看，电子档案是以电子数据的形式存储纸质档案资料，无需固定的库房、档案架、防霉防虫等设施，节约了人力和财力，降低了税务机关和纳税人的成本。
联机后凡是在经过授权的微机上，都可以方便、快捷地查阅自己想要的各类资料档案，提升了税务机关的基础管理水平。
彻底改变了多年来一直处于封闭式的传统档案管理状况，电子档案查询快捷方便，在退税评估时，想查书面资料和情况直接在计算机上就可实现，一般情况下无需再到企业和基层调取。
提高了资料档案利用价值，同时为退税管理提供了新的途径和依据，从税收执法角度看，档案资料信息化是强化执法责任和执法监督的重要手段。
出口退税资料档案电子化管理可以对纳税人提供的资料与系统内存贮的相关原始扫描资料进行比对，减少了纳税人弄虚作假的可能，有效降低了税务人员的执法风险。
出口退税资料档案管理完全依靠手工、检索定位困难、收集归档繁琐、增值利用低等问题得到了改变。
每一件事都确保做在档案中看到，事前有目标，事中有记录，事后有考核评价。
彻底解决了过去存档的纸质资料移动性能差，不能直接为各岗位、各环节提供信息来源和执法依据的缺陷，使档案信息资源利用不再受时空的限制，使落实执法责任做到目标准，责任明、避风险。
三、实际效果
（一）提升了效能。
通过出口退税资料档案管理创新，建立了一套集退税资料档案日常管理、监控、考核评价于一体的信息化管理系统，提高了退税管理质量和效率，同时也减轻了要纳税人报送资料的工作
量，降低管理成本。
出口退税资料档案管理实现从纯手工式管理向高效率计算机管理的转变。
（二）促进了规范。
出口退税资料档案电子化管理不仅促进了退税资料的科学管理，而且有力地推进了退税管理各项工作的规范，特别是要求税管员对纳税人报送的申报资料审批事项等做到了及时序时归档，大大减轻了我们对资料管理的工作量，优化为纳税人服务，方便税务人员工作
（三）提高了质量。
在实际工作中，我处按总局省局文件规定确定了出口退税资料档案的分类标准，实行分类归档管理。
这种出口退税资料档案的精细化管理模式，实现了对退税资料的有效监控、提高资料档案管理质量。
另外，为退税预警分析和检查评估提供了大量原始性的基础资料，提高了退税管理水平。
（四）规避了风险。
我们通过退税资料档案电子化管理，准确便捷地掌握各税管员所管辖业户退税资料整齐或缺的状况，归档了何种资料，还有什么资料没有归档，一查便知，保证了出口资料档案的真实性和完整性。
并增强了税管员对出口退税资料管理的主动性和针对性，规避了资料缺失和利用不充分所导致的各种执法风险。
