大学资助工作档案管理制度(改)

第四条 学生资助档案分为文件类、表册类、财务类、电子类四大类。
第五条 学生资助档案的保管期限分为永久和定期，具体办法参见《华北电力大学档案管理办法》。
第二章 档案管理机构及职责
第六条 学生资助管理中心是学生资助档案工作的管理部门。各学院分管学生工作党委(党总支)副书记是档案管理工作的具体负责人，各学院配备兼职档案管理人员，并保持相对稳定,按学校要求落实本单位学生资助档案的管理工作。档案管理人员应具备专业基础知识及档案基础知识，熟悉业务，忠于职守，保障资助信息安全。
三、档案资料归档后要进行分类、编目和鉴定工作。
四、档案资料做好防潮、防尘和防虫等保护工作。
五、档案资料存放要排列有序，编制相关的'档号，便于查找。
六、定期对档案保管的状况定期进行检查、清理和核对。
七、档案外借必须履行登记手续，借出档案须在规定时间内归还。
八、年终组织收集整理有关资助资料，分类装订、分类编号、分类保管。
1.玩忽职守造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的。
2.违反保密规定擅自提供，抄录或公布档案的。
3.涂改或伪造档案的。
4.擅自出卖、赠送或交换档案的。
5.不按规定归档或拒绝归档的，阻止别人依法归档或者将档案据为已有的。
6.其它违反档案法律法规、信息安全法规和学校有关档案管理规章制度的行为。
第八条 学院档案管理员职责
2024年学校资助档案管理制度办法
学校资助档案管理制度篇1
为了保护好奖助金、助学贷款、困难学生资助等项工作的纸质档案，维护纸质档案的完整与安全，便于保管和利用，特制定本制度。
一、档案管理工作人员要忠于职守，刻苦钻研业务，严格按照档案工作的各项规章制度办事。
二、资助工作中形成的具有保存价值的文件资料，都必须及时归档保存。

一、总则为了规范资助学生档案管理工作，确保资助工作的顺利进行，提高资助工作效率，保障受资助学生的合法权益，根据国家有关法律法规和政策，结合我校实际情况，特制定本制度。

二、适用范围本制度适用于我校全体受资助学生及其档案管理工作。

三、管理职责1. 学生资助管理中心负责制定资助学生档案管理制度，组织实施档案管理工作，并对档案管理工作进行监督、检查和指导。

2. 各学院（部）负责对本学院（部）受资助学生的档案进行收集、整理、归档和保管。

3. 受资助学生本人负责提供真实、准确的个人信息和资助相关材料。

四、档案内容1. 学生基本信息：包括姓名、性别、出生年月、民族、身份证号码、家庭住址、联系方式等。

2. 家庭经济困难认定材料：包括家庭经济困难认定表、家庭收入证明、家庭贫困状况证明等。

3. 资助申请材料：包括资助申请表、成绩单、获奖情况、社会实践证明等。

4. 资助审批材料：包括资助审批表、资助协议、资助资金发放记录等。

5. 资助考核材料：包括资助效果评价、受资助学生表现评价等。

6. 其他相关材料：包括学生资助政策宣传材料、学生资助工作总结等。

五、档案管理要求1. 档案收集：各学院（部）应严格按照档案内容要求，及时收集受资助学生的相关信息和材料。

2. 档案整理：对学生档案进行分类、编号、编目，确保档案的整齐、有序。

3. 档案归档：将整理好的档案按照规定时间归档，归档时需注明档案编号、档案名称、归档日期等。

4. 档案保管：对归档的档案进行妥善保管，确保档案的完整、安全。

5. 档案查阅：受资助学生本人及其法定代理人、学校有关部门等需查阅档案时，应按规定程序办理。

六、档案销毁1. 档案销毁前，需经学生资助管理中心审批。

2. 档案销毁时，需有两人以上在场，确保档案的彻底销毁。

七、附则1. 本制度由学生资助管理中心负责解释。

2. 本制度自发布之日起施行。

八、监督与考核1. 学校设立学生资助档案管理监督小组，负责对档案管理工作进行监督检查。

江汉大学党委学工部关于印发《江汉大学资助工作档案管理实施办法》及《江汉大学学生资助工作档案实施细则》的通知各学院：为进一步规范江汉大学学生资助工作档案建档及管理，依据湖北省、武汉市两级资助管理中心的相关要求，江汉大学党委学工部研究制定了《江汉大学资助工作档案管理实施办法》及《江汉大学学生资助工作档案实施细则》，现印发给各学院，请遵照执行。

二零一二年四月江汉大学学生资助工作档案管理实施办法（征求意见稿）一、总则第一条为规范本校学生资助工作的档案管理，特制定本办法。

第二条学生资助工作档案是指本校（自2007年秋季学期起）在学生资助工作中形成的、反映历史面貌的、对上级主管部门和社会具有保留价值的各种历史记录，包含但不限于文字、图表、声像及电子等载体。

第三条归档的文件材料必须按年度立卷（特殊情况除外），本部门内部在工作活动中形成的各种有保存价值的文件材料，都要按照本制度的规定，分别立卷归档。

第四条承办人员应保证经办文件的系统完整，公文上的各种附件一律不准抽存。

结案后及时交文书人员归档。

工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。

二、档案管理机构人员及职责第五条我校学生资助工作档案管理由党委学工部全面负责，校学生资助管理中心具体实施，各学院学生工作办公室安排专人主管。

第六条校学生资助管理中心职责：全面负责全校学生资助工作档案的建档、保存及查阅工作；帮助、指导和检查各学院进行档案工作。

第七条各学院职责：按照本办法及实施细则开展学生资助工作的档案建设工作及档案的日常管理工作；制定本学院的档案借阅、保密和保管等制度；贯彻执行上级资助中心其他意见。

三、归档范围第八条校学生资助管理中心归档材料：（一）贫困生资料库副本；（二）生源地贷款相关材料；（三）国家励志奖学金相关材料；（四）国家助学金相关材料；（五）政府类奖学金相关材料；（六）勤工助学相关材料；（七）绿色通道相关材料；（八）临时困难补助相关材料；（九）资助育人成果相关材料；（十）本单位年度工作计划与总结、大事记、管理制度、重要发文等相关材料。

大学资助工作档案管理制度(改)为规范大学资助工作档案的管理，促进大学资助工作的科学化和规范化，制定本管理制度。

一、档案管理的基本原则1.1 坚持依法依规管理原则。

档案管理必须遵守相关国家法律法规，按照规章制度行事。

1.2 坚持突出重点、分类管理的原则。

把握大学资助工作档案管理的重点，明确分类归档，科学管理。

1.3 坚持科技支撑、信息化管理原则。

运用现代信息技术手段，提高管理效率，保证档案安全性。

1.4 坚持保密原则。

档案管理中涉及到的资料涉密性质比较高，必须严格遵守保密规定。

1.5 坚持服务为本、用户至上原则。

为大学生提供高质量、高效率的服务。

二、档案管理的内容和流程2.1 档案文件的识别和分类管理大学资助工作档案按照档案管理规定的要求，主要包括助学贷款、资助金、勤工俭学等类别。

建立档案文件筛选标准并备案。

分类管理包括批次、学期、所属院系等方面进行分类。

2.2 档案管理的登记和建档对于符合档案管理标准的资金拨付明细、审批意见、评估报告等材料以及档案管理中的日常记录、统计报表等纸质资料进行归档登记。

建立电子档案和纸质档案，同时建立档案的检索索引，方便检索和查询。

2.3 档案管理的借阅和浏览大学资助工作档案原则上不外借，即避免档案材料的流失和避免档案材料被非法使用。

如需查看档案资料，必须进行申请审批流程，并在保证安全性的前提下进行浏览。

2.4 档案管理的保管和销毁大学资助工作档案存储统一在档案室。

对于无续房基础的借款人档案，应依据《档案管理规定》及相关法律法规规定的时限，或者按照有关规定进行销毁处理。

三、档案管理的技术支持和信息保护3.1 提供统一的IT管理平台。

建立专业化的档案管理平台，对数据进行信息化管理，并对每一笔记录进行追溯。

3.2 进行数据备份。

为确保档案资料数据的安全性和保密性，建立完善的数据备份和恢复机制。

3.3 建立档案安全保护机制。

加强网络安全监测，防止病毒入侵和黑客攻击，保护大学资助工作档案的安全性和可靠性。