档案的检索

《档案管理》之档案检索工作试题

一、单项选择题

1、档案检索主要包括档案（ ）和查检两个阶段。

A、开发 B、搜索 C、存储 D、排列

2、《中国档案分类法》属于档案检索语言中的（ ）。

A、分类语言 B、专题语言

C、著录语言 D、主题语言

3、《中国档案主题词表》属于档案检索语言中的（ ）。

A、分类语言 B、专题语言

C、著录语言 D、主题语言

4、在档案主题因素中，（ ）是体现主题的最关键因素。

A、主体因素 B、通用因素

C、位置因素 D、文种因素

5、《国务院关于信息产业部部长的任命通知》中的“信息产业部”是（ ）。

A、主体因素 B、通用因素

C、位置因素 D、文种因素

6、现阶段实现档案信息化的主要标志和手段是（ ）建设。

A、档案目录中心 B、档案寄存中心 C、文件中心 D、档案网站

7、档案目录中心运行的前提条件是实现档案目录的（ ）

A、法制化 B、现代化 C、信息化 D、多样化

8、档案目录中心的主要功能是（ ）

A、录入汇集 B、检索利用

C汇编出版 D、传输出版

9、目前，全国已经建立了中央、省和地市级档案目录中心，其中，应以（ ）为主要层次。

A、中央级 B、省级 C、地市级 D、所有级别

二、多项选择题

1、存储是查检的（ ）。 A、应用 B、基础 C、前提

D、反馈 E、结果

档案文献检索复习题

论述：

1. 试述档案文献检索系统评价的指标体系构成。

答：

（1）数据覆盖率：数据覆盖率又称为收录范围，指一个检索系统已收录资料量与应收录数据量的百分比，它反映该检索系统的资源拥有状况。

（2）查全率和查准率：查全率和查准率实质上反映了系统运行结果与利用者检索要求的吻合程度，是衡量检索系统性能的最重要的指标。

2. 试述分类检索语言的特点与作用。

答：

（1）分类检索语言的特点主要表现在以下几方面：

a） 它是一部类目的汇编，对表达事物概念的类目起登录作用；

b） 它是一个类目的体系，从学科分类、事物分类或职能分类等角度揭示类目之间的关系；

c） 它是一部类目的词典，对类目起定义作用，即限定和说明类目的内涵和外延；

d） 它是一种类目的排列表，通过线性排列形式明确规定着各个类目在分类体系中的位置和次序。

（2）分类检索语言的作用主要表现在：

a）它是进行分类标引和组织分类检索工具的规范；

b）它能作为对文献资料进行分类排架的依据，但档案除外；

c）它是检索者从分类途径检索文献资料的指南；

d） 它是文献工作人员工作中常用的参考手册。

3. 试述叙词法（主题词法）与标题词法、单元词法相比具有哪些优点。

答：

（1）叙词法是较晚出现的一种。它吸取了标题词法、单元词法等检索语言的原理与方法。

（2）它保留了单元词法的组配原理，采用了概念组配方法；

（3）它采用了标题法对语词进行严格规范的方法并进一步完善了参照系统。

4. 试述将著录与案卷归档同步完成的流程。

答：

（1）各机关在形成文件时，由撰稿人对文件进行主题标引，以揭示文件主题。

（2）对需要审核的稿件，核稿人除对文件草稿的文字内容，等加以审核外，同时对标引主题词的准确性、规范性给以审核，以保证主题标引的质量。

（3）将主题词印制在文件上，正本发出，副本留存归档。

（4）将机关收发文登记与著录合为一体，即以著录项目作为在登记项目，其中不属于归档范围的文件登记项目可简单一些。 （5）立卷时检查文书处理阶段著录的内容是否正确，对未著录的文件进行著录，将著录结果与案卷一并归档，向档案馆移交档案时将著录条目一并移交。

档案检索作用及方法

档案检索的作用是为了方便使用者提高档案、资料的查准、查全率，

档案检索工作采取手工检索与计算机检索两种方式，为使用者提供档

案借阅服务。

编辑本段计算机检索

计算机检索方面一般采用软件管理，可对馆藏档案进行案卷级、文件

级条目检索和全文查阅。

编辑本段手工检索

手工检索工具大体上分三种类型：

编辑本段一、以馆藏全部档案为对象的检索工具有

《档案馆指南》、《全宗名册》、《档案存放地点索引》、《分类目

录》等 。

1、《档案馆指南》

《档案馆指南》，是一种叙述式的报导性工具书，是档案馆必备的检

索工具。它全面介绍和报导档案馆的基本情况，馆藏档案和资料内容，指

导利用者查阅利用档案、资料。包括“前言”、“目录”、“档案馆概况”、

“馆藏档案介绍”、“附录”等部分。

前言：包括编著指南的目的和作用，指南的框架、结构、使用方法、

编著指南的简要过程，参加编著工作的人员及其它需要说明的问题。

目录：是由指南各章节的题目及其所在的页号组成，供利用者检索。

档案馆概况：包括档案馆历史沿革，馆藏档案综述、馆藏资料综述、

检索工具情况、汇编出版档案资料情况以及利用工作综述等部分。

馆藏档案介绍：馆藏档案依其实际整理、保管的体系为单位，立档单

位整理保管的档案，以全宗为单位；按类别、项目等整理、保管的档案，

以相应的类项为单位，分别进行介绍。

馆藏资料介绍：对馆藏档案有重要补充和辅助作用的资料逐类予以介

绍，一般性资料不作具体介绍。

附录：是指附于正文之后与正文内容有关的文字、图表等材料。

2、《全宗名册》 《全宗名册》，是一种总揽全局，脉络清楚，书本式的具有查找性兼

报导性的检索工具。它揭示馆藏全部全宗，按单位依次赋予全宗代号，标

明目录单位，目录号以及该单位进馆档案的成份和总卷数，并按年代标明

进馆档案的起止卷号和卷数，是档案馆的一本总帐，通过它可以了解一个

档案馆内全部全宗的基本情况。

3、《分类目录》

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档案文献检索系统的评价标准与检索效率

作者：王泳霁

来源：《知识文库》2015年第20期

档案文献检索系统，确切地说是档案文献的存贮和检索系统。如果从信息交流这个大的范畴来看，是档案用户与档案文献集合之间相互交流的一部分，是档案用户与档案信息资源的接口。

一、档案文献检索系统的评价标准

档案文献的存贮和检出系统，包括六个子系统，即：档案文献选择子系统、词 表子系统、标引子系统、查寻子系统、档案用户与系统之间交互子系统和匹配子系统。其中，存贮是检出的基础，检出是存贮的目的；档案文献的存贮过程。就是要把有关档案文献的特征著录下来，成为一条条的档案文献线索，并将它们系统排列。因此，档案文献检索系统应该具有存贮和检出两方面的职能，评价某—档案文献检索系统的标准也具有两方面的含义。

（一）存贮的广泛与全面

档案信息的存贮过程，是搜集有关档案文献，著录档案的特征，并将档案线索存贮起来的过程。档案检索系统只有对档案信息搜集得较为广泛全面，才能围绕有关问题从各个角度提供较为丰富的档案文献信息，而不至于遗漏那些对研究有关问题比较间接，然而有一定意义的档案，从而为档案用户开拓更广泛的查询领域，使他们有充分的选择余地。影响这一标准的因素有以下几点：

1.档案信息的覆盖面

所谓覆盖面，是指档案检索工具对其所应有的著录范围的涉及面；这是衡量某一检索工具的一个重要的质量指标，同时也反映了检索工具作为—种信息资源的丰富性和完备性。档案检索工具对有关档案信息的覆盖面，实质上也是对档案文献检索系统广度方面的要求。档案检索工具的覆盖面一般可以用百分比来表示。

2.档案信息的摘贮率

所谓摘贮率，是指档案检索工具中有关专题的条目数气该专即实有文件数的比率。与档案信息的覆盖面相比，档案信息的摘贮率则更具有其深度方面的特点。摘贮率是就某—专题而设定的指标，它是衡量档案检索工具对著录范围内的某一个专题的档案的涉及程度。摘贮率同样可以用百分比来表示。