- 1 - 如何做好办公室接待工作（上）
一、关于接待工作
按照工作的流程讲9个问题，即9个如何做。
1、如何迎接客人？注意五点：
一是确定迎送规格。通常遵循身份相当的原则，即主要迎送人与主宾身份相当，当不可能完全对等时，可灵活变通，由职位相当的人或由副职出面。其他迎送人员不宜过多。我市通常按照高规格接待来宾，体现了高度重视、对外开放、扩大宣传的姿态和心情。
二是掌握到达和离开的时间。准确掌握来宾到达和离开的时间，及早通知全体迎送人员和有关单位。如有变化，应及时通知有关人员。迎接人员应提前到达迎接地点，不能太早，更不能太迟，甚至迟到。送行人员则应在客人离开之前到达送行地点。
三是适时献上鲜花。迎接普通来宾，一般不需要献花。迎接十分重要的来宾，可以献花。所献之花要用鲜花，并保持花束整洁、鲜艳。忌用菊花、杜鹃花、石竹花、黄色花朵。献花的时间，通常由儿童或女青年在参加迎送的主要领导与主宾握手之后将花献上。可以只献给主宾，也可向所有来宾分别献花。 - 2 - 四是不同的客人按不同的方式迎接。对大批客人的迎接，可事先准备特定的标志，让客人从远处即可看清；对首次前来，又不认识的客人，应主动打听，并自我介绍；而对比较熟悉的客人，则不必介绍，仅向前握手，互致问候即可。
五是留下一定时间。客人抵达住处后，不要马上安排活动，要给对方留下一定的时间，然后再安排活动。
2、如何称呼、介绍和握手？
关于称呼。国际上,对男子通常称先生，对女子通常称夫人、女士、小姐。其中对已婚女子称夫人，对未婚女子称小姐；而对不了解婚姻状况的女子可称小姐，年纪稍大的可称女士。对地位高的官方人士，还可直接称其职务、阁下。
迎接一批客人，如何介绍呢？是先介绍客人，还是先介绍主人？通常由礼宾工作人员或欢迎人员中身份最高者，先将前来欢迎的人员按其身份从高到低依次介绍给来宾。
在介绍两个人互相认识时，怎么介绍呢？是先介绍男士，还是先介绍女士？是先介绍年幼者，还是先介绍年长者？是先介绍身份低者，还是先介绍身份高者？是先介绍未婚女士，还是先介绍已婚女士？西方是先卑后尊，我国是先尊后卑,西方与我国正好相反。
- 1 - 具体来说，主要有以下几个方面：
(1)了解综合情况；
(2)组织参与调查研究，反馈信息；
(3)主持日常行政事务；
(4)密切各方面的工作关系；
(5)协调部门之间的分歧和矛盾，提出解决办法和备选方案；
(6)做好机要保密工作；
(7)处理来信来访；
(8)完成领导交办的工作任务。
一、办公室的接待工作
(一)接待工作概述。
1、接待工作的含义。
一个单位作为社会这个大网络中的网结，与外单位有着密切的交往与联系；单位内部各部门之间、领导与员工之间更是紧密地联系在一起，其中有许多内外联络，都要通过办公室这个枢纽部门，这就构成了办公室主任的接待工作。
接待工作是指单位在对内、对外的联络和交往中所进行的迎送招待、接待联系等服务性活动。
例如，外单位来人联系公务、参观、访问，群众询问事务、反映问题，上级单位来人视察、检查工作，下属部门向领导请示、汇报、联系工作等等，都需要招待、接待。 - 2 - 2、接待类型：
(1)视访接待。如各级行政首长到下级了解、视察、检查工作的接待。
(2)上访接待。党政机关的上访接待工作属于履行公事。
(3)工作接待。指前来商洽工作、处理公务的上级、兄弟、下级单位同志所做的接待工作。
(4)来宾接待。（又可分为国内来宾接待和外宾接待，此专指国内来宾接待）指对前来参观、学习、访问的兄弟单位来人的接待。
3、接待工作的原则和要求。
(1)热情欢迎，礼貌接待；
(2)礼仪对等，简朴大方；
(3)尽量满足来宾要求；
(4)保守机密；
(5)外宾接待要维护国家主权和民族尊严，平等相待，不卑不亢。
(6)对于事先有约的来宾，要有接待方案和接待指南。
(二)接待工作的规格。
1、高格接待：
指陪客比来客职务高而采取的一种接待形式。
三种形式：
①上级领导派一般工作人员向下级领导口授意见或要求，- 3 - 下级领导要高格接待，出面作陪。
②兄弟单位或协作领导派人到本单位商量重要事宜，本单位领导要出面，高格接待。
2019年第5期科教【摘要】当前各高校的学术研讨，校企合作，社会服务等活动日渐增多，会务活动是其不可或缺的载体，而高校办公室是大部分以学校名义开展的会务活动的具体承办单位。如何做好会务工作是衡量高校办公室工作水平高低的一个重要方面。本文将从会前、会中和会后三个阶段进行分析，并结合自己的工作经验提出建议。【关键词】高校办公室；会议；会务工作目前高校会务工作日渐繁杂。一项会议活动开展顺畅与否取决于会前筹备、会中服务和会后总结三个阶段的工作完成效果，这三个阶段缺一不可，相辅相成，需要工作人员在各阶段工作进行周密的思考。一尧会前筹备阶段会前筹备阶段工作在很大程度上决定了会议的成功与否，简单来说，可从以下几个方面着手准备。（一）准确领会会议内容。会议内容一般由组织召开会议的领导决定并提出。接收会议信息的工作人员务必要做好记录，弄清楚领导开会意图，试图想解决哪些问题，达到什么效果。寻找机会多与领导进行沟通和交流，在交流和沟通的过程中把握领导意图。（二）周密制定会议方案。制定会议方案工作繁琐，通常需要多人协力完成，可成立临时工作小组，大型会议还需根据工作内容成立多个小组协同完成，如材料组、会务组、后勤组。会议方案的内容包括会议时间、地点、主持人、参会人员范围、议程、交通食宿等。工作人员首先要提前请示领导确定开会时间，并向统筹管理会议室的单位或部门申请会议室，确认会议室话筒、电脑、显示屏等设备情况。再根据会议内容初定具体的会议议程和参会人员范围。会议议程是整个会议议题性活动顺序的总体安排，是为了使会议顺利召开所做的内容和程序工作。制定会议议程，务必要做简明概略，一目了然。有外地人员前来参会时，需细心询问对方是否需要提前安排车辆接送、住宿等情况。若需要，提前联系学校车队安排专车接送，并将联系人与电话及时发给双方，同时，需跟学校内外部酒店前台确认预留房间信息。根据机关会议管理办法等文件，严格控制菜品种类、数量和分量，安排工作餐。此外，联系学校党委宣传部，请他们安排专人跟踪拍摄、记录、并进行新闻报道。必要时还需联系学校安保部门对会议室周围进行巡查，排除安全隐患。待方案初步拟定完成以后，及时报送相关领导审核。（三）及时发布会议通知。会议方案经请示领导同意以后，起草并发布会议通知。会议通知内容包括主送单位、会议主要内容、会议议程、参会人员名单、报到时间和地点等注意事项，需要参会回执时还需附上参会回执模版、联系方式等信息。注意会前需确认各相关单位及个人通知到位，如遇联系不上对方的情况，一定要通知其他相关人员务必转达。（四）提前筹备会议现场。会场筹备工作至关重要，务必要做到细致周到。查看会议室座签座次是否安排妥当，确保无遗漏、无失误。检查话筒、音响、电脑、显示屏、播放器等设备使用情况。将会议相关资料拷贝到会议室专用电脑设备。打印会议相关资料，如签到表、会议资料。确认茶具、纸笔、会议资料等物品摆放情况。二尧会中服务阶段（一）做好报到等指引工作在会议室门口或大厅设置报到处。提前准备好签到表，请前来参会的人员在签到表上签字，并发放会议相关材料。如需住宿，安排专人指引客人入住并办理住宿手续。（二）做好会议记录提前安排好会议记录人员，准备好会议记录专用录音笔。记录人员要认真做好会议记录，认真研究会议精神，对会议材料进行合理删减，确保会议记录的完整性，同时要做到语言精炼，逻辑条理清晰。（三）做好安保工作学校安保部门人员需全程在现场维护秩序，尤其是党代会等大型会议，安保人员务必要仔细巡查，确保会议正常进行。（四）做好保密工作一般保密文件或事项不通过会议传达，但难免会有涉及保密的工作需要会议讨论研究，因此做好保密工作也很重要，如会议中请参会人员将手机放入信号屏蔽柜中。（五）做好会场服务工作高校办公室一般设有会场服务工作人员办公室，由他们进行专业的会场服务。具体包括摆放茶杯与座签、调控会场温度、添加茶水等。会场服务工作人员要注重礼仪、着统一制服、妆面应安静整洁、不披头散发，尽量不佩戴戒指等首饰。会议中进入会场添加茶水时应注意轻拿轻放，不嬉笑打闹，不东张西望，确保不影响会议的正常进行。三尧会后总结阶段（一）会议纪要会议记录人员应及时撰写会议纪要，会议纪要要注意突出中心，要条理化、理论化，完成后需请参会人员会签。待会议纪要正式印发后，及时分送给参会人员。（二）反思总结会议结束以后，尽快召集本次会议工作人员召开总结反思会。认真分析会议工作开展中的失误、不足以及遇到的难题，并提出可行性改进方法，避免同样的错误第二次发生。对于本次会议工作中表现出色的人员应当给予肯定表扬，激励其他工作人员。四尧提高会务能力由于笔者在学校办公室工作，参与了大量会务工作，现结合自己的工作经验与教训，对如何提高高校会务能力提出几点建议。（一）与领导时刻保持联系会议根据内容、参会人员范围等因素可以分为不同层次和等级，虽然高校办公室在会务工作等方面积累了很多经验，但议程、具体参会人员等必须是由主持会议的领导最后敲定。如在筹办会议和会议进行中遇到难处，先思考如何解决，并及时逐级向领导汇报，寻求领导的支持与帮助。（二）提高会务工作能力现代科技日新月异，会务工作人员要保持工作的热情，不断加强学习，学以致用。高校办公室可开展多样的业务培训活动，如参加会务工作能力培训班，邀请专家前来授课，邀请政府部门或其他高校办公室工作人员前来进行业务交流活动等。同时，要注重提高突发情况的处理能力，确保会议顺利进行。（三）加强团队协作能力根据不同的工作内容，会议工作人员一般会分为会务组、接待组、设备组等几个组别，各组成员各司其职。团队协作能力对于一个办会团队至关重要，各组成员都要各尽所能，遇到问题及时交流沟通，与其他组时刻保持联系，进一步提高工作效率。对于他人的优点与长处，要虚心学习，不断提升自我工作能力。（四）注重细节，及时纠错补漏“细节决定成败”，会议筹备和服务阶段涉及到的每一项事情都是细节。如何布置会场，如何控制会场温度，会场灯光和电脑设备等需要工作人员细心检查、核对。工作人员务必要不厌其烦、精益求精，对每一个环节进行信心检查，及时纠错补漏，确保会议不出差错。【参考文献】[1]詹映静.如何做好高校会务工作探析[J].现代商贸工业,2017(03):79-80.[2]张子扬.浅谈高校党政办公室如何做好会务服务工作[J/OL].中国培训:1[2019-02-20].https:///10.14149/ki.ct.20170614.248.[3]岳法家.高校会务工作标准化管理初探[J].人才资源开发,2016(16):108.[4]李萍.高校院系做好国际会议会务及接待工作的思考[J].办公室业务,2011(11):22.浅谈高校办公室如何做好会务工作姻骆瑞岚（中国民用航空飞行学院，四川广汉618307）
第 1 页 共 15 页 会务接待基本礼仪及规
会务接待是指企事业单位或组织举办各类会议时，为参会人员提供接待服务。会务接待涉及到许多方面的工作，如会议场地的预订、会议日程的安排、会议资料的准备、住宿、餐饮、交通等配套服务。在会务接待工作中，基本礼仪和规范是非常重要的，可以提高接待质量，树立良好的企业形象。下面是会务接待基本礼仪及规范的一些要点。
一、会务接待的基本礼仪
1. 着装得体
在会务接待工作中，接待人员的仪容仪表非常重要。接待人员应穿着整洁、得体的服装，不可穿戴过于暴露或不合规范的服饰。女性应注意妆容的淡雅，男性应注意头发整洁，并保持脸部清洁。
2. 微笑服务
微笑是接待工作中最基本的表达方式。接待人员在接待过程中应时刻保持微笑，表现出热情友好的态度，让来宾感受到温暖和亲切。微笑服务可以给参会人员留下良好的印象，并增加沟通的亲近感。
3. 语言礼仪
接待人员应用文明、标准的语言与参会人员沟通。在交谈中，应尽量使用礼貌的称谓，如“先生”、“女士”，避免使用粗鲁或不雅的言辞。在交流中，要注意用词准确、简单明了，不使用难懂的专业术语。 第 2 页 共 15 页 4. 姿态端正
接待人员在接待时要保持姿态端正，不要懒散或驼背。在交流过程中，要保持坐姿、站姿得体，以展示自己的专业素养和职业形象。
5. 注重细节
会务接待工作中，细节常常关系到整个接待流程的顺利进行。接待人员应注重细节，如确认参会人员的身份、提供及时的会议资料、为参会人员解答问题等。同时，要注意细节管理，保证参会人员的舒适和安全。
二、会务接待的基本规范
1. 必要的筹备工作
会议之前，接待人员必须做好充分的筹备工作。包括与会务组织者的充分沟通，明确会议的目的、时间、地点、参会人员需求等。同时还要对会场进行勘查，确保会议设备和场地满足要求。
2. 精心安排活动流程
在会务接待工作中，安排合理的活动流程非常重要。要根据会议的主题和时间的安排，合理安排每个环节的内容和长度。活动流程应该联系紧密、时间合理，以保证参会人员的兴趣和参与度。
