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工程竣工资料管理规定
一、为加强工程竣工资料的管理，规范工程竣工资料的编制工作，特制定本规定。
二、施工单位应按照工程项目所在地质监站的《建设工程竣工验收备案工作意见》收集整理竣工所需的原始资料，并按有关要求装订成册。
三、项目监理组应及时致函施工单位要求其按照地区质监站的《建设工程竣工验收及备案工作意见》进行工程竣工资料的编制工作，并将此函抄送集团公司合同预算部。
四、施工单位应在工程计划竣工验收日期一个月之前将工程技术资料送交工程部办公室负责人接收，并详细填写接收备忘录，工程部办公室应在收到工程技术资料的当天通知项目监理组办理领取手续，以便进行审核。
五、项目监理组应在收到资料之后十个工作日内完成审核工作，并将完整的审核意见至函施工单位。
六、施工单位收到项目监理组审核意见之日起三天内必须提供按审核意见修改好的竣工资料送交工程部办公室负责人接收，并详细填写接收备忘录。
七、项目监理组收到施工单位完善后的竣工资料之日起五天内提出《工程质量评估报告》。
八、工程部必须督促施工单位在计划工程竣工验收前15天将符合要求的竣工图及工程技术资料提交给地区质监站。
九、作为工程结算的竣工图纸在施工单位提交后1个月内完成审核工作，并将审核意见及竣工图返还施工单位。
十、项目监理组收到施工单位完善后的竣工图之日起15天内完成审核签字及盖章。
二、单位工程竣工资料管理办法1 目的为了加强竣工资料的整编、归档工作，做到竣工资料整编与施工进程同步，建立完整、真实、准确的单位工程竣工资料，特制定本管理办法。
2 适用范围建设公司承建的公司内的新建、扩建、改建的技改工程。
3 管理办法3.1单位工程竣工资料填写应严肃、认真，严禁用铅笔、水彩笔填写。
3.2单位工程竣工资料整理数量至少三套，一套正本，二套副本。
3.3单位工程竣工资料所反映的内容应必须真实、准确，符合现行工程建设相关规范、标准、规定，并满足合同和设计要求。
3.4单位工程竣工资料应真实、有效，对单位工程竣工资料进行涂改、伪造、抽撤、损毁或丢失的，应按有关规定予以处罚。
3.5各工程部应随工程进度收集、整理资料，工程交工验收合格之日起一个月内将各自形成的有关工程档案资料提交公司技术质量部检查，检查合格后移交工程管理处质量监督站。
3.6公司技术质量部在向工程管理处质量监督站移交资料时，应编制移交清单一式三份，各方签字、盖章后方可交接。
反馈的一份移交清单由技术质量部档案管理人员。
4 考核4.1公司技术质量部每月中、下旬将组织相关人员对在建单位工程竣工资料进行检查，主要检查施工管理资料、质量保证资料、质量验评资料三项。
4.2施工管理资料：具体内容见交工资料目录表，检查每发现少一项，一周内必须补齐，否则处以每少一项1000元罚款。
鉴于新钢集团公司工程管理的特殊性，施工许可证由施工单位办理，要求公司办理此工作的部门在合同签订后一个月内完成。
责任单位：施工单位、生产经营部。
4.3质量保证资料：具体内容见交工资料目录表，检查每发现少一项，一周内必须补齐，否则处以每少一项1000元罚款。
责任单位：设备材料部、施工单位、试验室。
4.4质量验评资料：具体内容见交工资料目录表，检查每发现少一项，一周内必须补齐，否则处以每少一项1000元罚款。
责任单位：施工单位。
4.5各工程部在工程完工验收后一个月内未按要求提交工程交工资料和竣工图，又不能说明原因或原因不成立的，技术质量部将不予确认各工程部当期申报该项目的产值收入，产生工程部绩效考核问题自行负责。
竣工资料管理办法竣工资料是工程项目竣工验收和质量保证的重要依据，也是项目建设过程的真实记录。
为了加强竣工资料的管理，确保其完整、准确、规范，并及时归档和移交，特制定本管理办法。
一、竣工资料的范围竣工资料应涵盖项目建设的全过程，包括但不限于以下内容：1、项目前期文件，如立项批复、可行性研究报告、规划许可证等。
2、勘察设计文件，包括地质勘察报告、设计图纸、设计变更通知等。
3、施工文件，如施工组织设计、施工日志、技术交底、原材料及构配件质量证明文件、检验报告、隐蔽工程验收记录、分项分部工程质量验收记录等。
4、监理文件，如监理规划、监理细则、监理月报、监理工程师通知单等。
5、竣工验收文件，如竣工验收报告、竣工决算、竣工审计报告等。
6、其他与项目建设有关的文件，如会议纪要、往来函件、声像资料等。
二、竣工资料的收集1、各参建单位应指定专人负责竣工资料的收集工作，明确责任，确保资料的完整性。
2、资料收集应从项目启动开始，贯穿项目建设的全过程，随工程进度同步进行。
3、收集的资料应保证原件，如因特殊原因无法提供原件，应提供具有法律效力的复印件，并注明原件存放处。
三、竣工资料的整理1、按照项目所属的行业和地区规定，以及建设单位的要求，对收集的资料进行分类整理。
2、整理时应遵循文件的形成规律，保持卷内文件的有机联系，便于保管和利用。
3、对整理好的资料进行编目，编制卷内目录、案卷目录等，确保检索方便。
四、竣工资料的审核1、施工单位应首先对自身形成的竣工资料进行自审，确保资料的真实性、准确性和完整性。
2、监理单位应对施工单位提交的竣工资料进行审核，提出审核意见，督促施工单位整改完善。
3、建设单位应组织相关部门和人员对竣工资料进行最终审核，确保符合归档要求。
五、竣工资料的移交1、竣工资料审核合格后，应按照规定的时间和程序向建设单位档案管理部门移交。
2、移交时应办理移交手续，填写移交清单，双方签字确认。
3、建设单位档案管理部门接收后，应进行妥善保管，并按照有关规定向相关部门和单位提供利用。
工程竣工资料管理办法（自2003年5月20日起施行）第一章总则第一条为做好工程竣工资料的管理工作，充分发挥工程竣工资料在工程建设、生产（使用）管理、工程维修中的作用，结合本公司具体情况，特制定此项管理办法第二条本管理办法依据《中华人民共和国建筑法》、《建筑工程质量管理条例》以及《建筑工程资料管理规程》等国家现行的有关工程建设的法律、法规、标准和北京市有关规定编制第三条工程资料的收集整理应与工程进度同步进行。
从工程竣工之日起三个月内将工程竣工资料整理完毕上交质量管理部。
由质量管理部检查合格后移交公司档案室保存。
第二章工程竣工资料管理职责1．施工项目部及专业公司职责第一条负责施工资料的管理工作，实行技术负责人负责制，建立健全施工资料岗位责任制第二条负责施工资料的收集和整理，汇总各分包单位编制的施工资料。
并对施工资料的真实性、完整性和有效性负责。
第三条在工程竣工验收通过三个月内，将工程竣工资料整理、汇总完成。
并上交质量管理部。
推迟报送日期，应在规定报送时间内向公司质量管理部申请延期报送，并申明延期报送原因，经同意后办理延期报送手续（参考附表1）第四条负责编制5套竣工资料，除给城市建设档案馆、建设单位、监理单位、总包单位各一套以外，还应将其中一套上交本公司作长期保存。
并且上交公司的资料其要求标准不低于城市建设档案馆。
2．质量管理部职责第一条负责工程竣工资料的接收、暂时保管和移交工作。
第二条负责对工程竣工资料的编制、整理、归档工作进行监督、检查、指导。
3．公司档案室职责第一条负责工程竣工资料的接收和长期保管工作。
第二条负责已归档工程竣工资料的日常管理工作。
第三章移交公司质量管理部的工程竣工资料的要求第一条《工程竣工验收单》应使用原件，因各种原因不能使用原件的，应在复印件上加盖原件存放单位公章、注明原件存放处，并有经办人签字及时间第二条竣工资料必须完整、准确、系统、美观第三条竣工资料应保证字迹清晰，签字、盖章齐全。
工程竣工档案资料的收集整理和管理措施工程竣工档案资料的收集、整理和管理措施是确保工程质量和安全的重要措施。
为此，我们应该严格执行有关工程竣工档案资料收集整理办法的规定，并采取以下措施：首先，配备专职文件和资料控制员，负责文件和资料的管理工作。
同时，建立《工程档案资料收集整理奖惩制度》，以激励和约束相关人员。
其次，在进行施工前，应认真研究和掌握有关工程竣工资料收集整理办法的规定，并制定《文件和资料的收发制度》。
按照施工技术文件、施工材料质量保证文件、施工管理文件、设计变更依据性文件和安全台帐的五个方面，落实收集计划，并明确责任到人。
在施工过程中，我们应该做好甲方、设计单位有关文件的收到和发放登记工作，并保留原件一套存档。
同时，根据工程进度和施工情况，联系有关部门收集原始资料，并确保资料齐全。
为了记载施工过程的真实情况，应随时拍摄有关工程照片录像，提供给今后评优质工程杯和评安全生产标化用。
在施工过程后，我们应根据竣工资料收集整理办法，做好归档和整理工作。
同时，还需穿插绘制工程竣工文件，如收集工程竣工报告、工程决算和编制全套竣工图，收集拍摄建筑物有关照片、录像。
对于分包工程的竣工资料，我们要求分包工程落实专职的文件和资料控制员，并进行竣工资料的收集整理培训和交底。
定期检查分包工程的竣工资料收集、整理情况，并执行《工程档案资料收集整理奖惩》制度，坚持“三不放过”原则。
竣工后，还需协助和指导分包工程做好竣工档案资料的编制、整理工作，确保档案资料符合要求。
最后，我们要严格按竣工文件材料、竣工图以及重要的工程声像档案，涉及的综合工程的整理和编制要求，做好竣工档案的归档工作。
只有这样，才能保证工程竣工档案资料的完整性和准确性，为今后的工程质量和安全提供有力的支持。
工程竣工档案资料的整理及管理措施1、竣工资料编制的主要措施（1）项目经理部技术负责人组织相关人员按有关规定和公司《施工档案管理办法》进行竣工验收资料的收集，汇总组卷工作。
（2）在进场前，项目经理组织项目经理部人员学习和掌握国家、天津市有关工程竣工档案资料收集整理的规定的规范。
（3）施工技术资料随施工进度及时汇集整理。
（4）按施工技术文件、施工材料质量保证文件、施工管理文件、设计变更依据文件等四个方面，落实收集计划、编制收集情况登记表，明确责任人。
2、工程资料管理要求（1）工程资料随施工进度同步编制、签认和汇集整理，确保资料真实、有效、完整和齐全，并同工程主体同步验收。
（2）做好分包单位的资料收集工作。
（3）做好甲方、监理方、设计方有关文件的收到和发放工作，并保留原件存档。
（4）根据施工进度和施工情况，工程资料的收集与工程进度同步进行，保存有关原始资料。
（5）根据建设单位需要，随时拍摄有关工程照片或录像。
（6）施工过程中穿插绘制工程竣工文件，如收集工程竣工报告、工程决算签证、编制全套竣工图，并根据建设单位需要，收集拍摄建筑有关照片、录像。
（7）严格按竣工文件资料、竣工图以及重要的工程声像档案和本工程所涉及的工程资料的整理和编制要求工作。
（8）全部施工技术资料要在竣工后，按合同要求规定的时间和份数，移交给总包单位。
3、各类资料管理流程4、施工过程中的档案资料的收集（1）做好甲方、设计、监理有关文件的收到和发放工作，并保留原件存档。
（2）根据施工进度和施工情况，联系有关部门收集有关原始资料。
（3）所有资料必须符合要求，做到齐全。
（4）根据建设单位需要，随时拍摄有关工程照片或录像。
5、施工过程后档案资料的收集整理（1）根据竣工资料收集整理办法，作好归档、整理工作。
（2）施工中、施工后阶段穿插绘制工程竣工文件，如收集工程竣工报告、工程决算签证、编制全套竣工图，并根据建设单位需要，收集拍摄建筑有关照片、录像。
工程竣工资料整编提纲一、简介工程竣工资料整编是指对完成的工程项目进行资料整理、汇总、归档的过程。
通过对竣工资料的整理归档，可以保障工程项目质量和安全，为日后的运维和维护提供依据。
严格按照规范流程进行工程竣工资料整编，可以提高资料整理的效率、减轻负担、避免误操作、规范整理流程，使工程竣工资料做到真正意义上“真实、准确、完整、可靠”。
二、工程竣工资料整编的标准在进行工程竣工资料整编的过程中，需要严格按照一定的规范和标准进行操作，这些标准通常包括以下几点：1. 依据相关规范和标准所有的工程项目都需要按照相关的规范和标准进行设计、施工，因此在进行工程竣工资料整编的过程中也需要依据这些规范和标准进行。
这些规范和标准通常包括：国家和地方政府制定的相关规定、卫生、安全、环保、建筑、机电等各领域行业标准。
2. 按照工程建设监理的要求整编在工程竣工资料整编的过程中，需要按照工程建设监理方提出的要求进行整编。
监理方所要求的资料通常包括：施工图、施工计划、竣工图、竣工计划表、竣工验收文件、质量检验报告等文件。
3. 按照竣工验收的标准整编在工程竣工资料整编的过程中，需要按照相关部门或监理机构规定的竣工验收标准进行整编。
竣工验收标准通常包括：外观及尺寸、装饰、结构、可靠性和安全度等方面。
三、工程竣工资料整编的流程在进行工程竣工资料整编的过程中，通常需要按照以下流程进行操作：1. 收集资料在工程竣工之后，首先需要将各类资料按相关要求进行搜集，包括：竣工验收资料、竣工图纸资料、质量检验报告、工程监理报告、施工图纸等文件。
在收集过程中需要注意保存好原件，并针对每份文件进行确定性的分类和编号。
2. 整理文件在收集好资料后，需要进行整理，此过程中需要将文件进行大量的校对和复核工作。
主要实现以下七个方面：1.根据所涉及资料的目的和性质，对资料进行分类，具体分类存放、管理。
根据不同资料的用途，确定其编号规则、形式、编号方案、编号标准、编号原则等。
关于加强竣工资料归档管理的通知各项目监理部：为使公司工程竣工资料整编科学、合理、规范，各项目监理部在整编工程竣工资料过程中，要严格按照公司《工程竣工资料整理归档管理办法》和宁夏建设工程质量监督总站编制的《建筑工程资料管理规程》DB64/266-2010的要求进行整编。
在资料整编上要严肃、认真，确保质量，保证上交的工程竣工资料规范、合理，否则，竣工验收资料不合格公司将不予接收，并作为年底考核的内容。
附件：《工程竣工资料整理归档管理办法》银川夯实工程咨询有限公司二0一三年一月八日工程档案资料是工程建设的重要组成部分，是项目建设、管理、运行、维护、改建、扩建等工作的重要依据，也是落实工程质量终身责任制的重要凭证。
为进一步加强工程档案资料的归档整理工作，做好工程竣工验收工作，依据《建设工程监理规范》(GB50319-2000)、《建设工程文件归档整理规范》(GB50328-2001) 、《建筑工程资料管理规程》（DB64/266-2010）及公司管理手册、程序文件、质量记录等，特制定本办法。
一、工程监理文件的收集整理和归档1、工程档案资料是整个工程建设全过程中形成的应当归档保存的文字、图纸、图表、声像、计算材料等不同形式与载体的各种历史记录。
分三个阶段：项目准备阶段形成的文件、项目施工阶段形成的文件、项目竣工阶段形成的文件。
2、对与工程建设有关的重要活动、记载工程建设主要过程和现状、具有保存价值的各种载体的文件（包括电子版）均应收集齐全，整理立卷后归档。
3、总监理工程师为项目监理部监理资料的总负责人,应在项目监理机构明确专人负责监理资料的收集、整理和归档。
4、各专业工程监理工程师应随着工程项目的进展负责收集、整理本专业的监理资料,并进行认真检查,不得接受经涂改的报审资料,并将资料交与指定的资料管理员存放保管。
各类监理资料应按资料形成先后顺序或项目完成情况及时收集，并考虑按单位工程、分部工程、分项工程划分。
竣工资料收集整编管理办法竣工资料是工程项目建设过程中的重要文件，它记录了项目从立项、设计、施工到竣工验收的全过程，对于项目的质量评估、后期维护以及可能的纠纷解决都具有重要意义。
为了规范竣工资料的收集、整编工作，确保资料的完整性、准确性和规范性，特制定本管理办法。
一、竣工资料的范围和内容竣工资料应包括但不限于以下内容：1、项目前期文件项目建议书、可行性研究报告及批复文件。
项目选址意见书、用地规划许可证、工程规划许可证等相关文件。
环境影响评价报告及批复文件。
勘察、设计合同及相关文件。
2、设计文件初步设计文件及批复。
施工图设计文件及审查意见。
设计变更通知及相关文件。
3、施工文件施工承包合同及协议。
施工组织设计、施工方案及审批文件。
开工报告、工程停工报告、复工报告。
技术交底、施工日志。
原材料、构配件、设备的质量证明文件、检验报告及进场验收记录。
施工试验报告及见证检测报告。
隐蔽工程验收记录。
分项、分部、单位工程质量检验评定记录。
工程质量事故处理记录。
4、竣工验收文件竣工验收报告。
竣工决算文件。
竣工审计报告。
工程竣工验收备案表。
5、其他文件监理文件，包括监理规划、监理细则、监理月报、监理会议纪要等。
声像资料，如照片、录像等，反映项目建设过程的重要阶段和关键部位。
二、竣工资料的收集1、责任分工建设单位负责收集项目前期文件、设计文件、竣工验收文件等。
施工单位负责收集施工过程中的各类施工文件。
监理单位负责收集监理过程中的相关文件，并对施工单位提交的竣工资料进行审核。
2、收集时间各项文件应在其形成后的规定时间内进行收集，确保资料的及时性。
施工过程中的资料应随着工程进度同步收集，不得拖延。
3、收集要求资料应真实、准确，不得伪造、篡改。
资料应完整，无遗漏、缺失。
资料的格式应符合相关规定和要求。
三、竣工资料的整编1、分类整理按照竣工资料的范围和内容进行分类，如前期文件、设计文件、施工文件、竣工验收文件等。
每一类文件再按照时间顺序或项目进展阶段进行排序。
工程竣工资料的管理制度为规范工程竣工资料管理工作，提高建设工程质量和技术水平，保障工程竣工案件、工程竣工登记、工程竣工资料整理、工程竣工验收等工作的有序进行，特制定本制度。
二、管理范围本制度适用于建设工程竣工资料管理的全过程，包括工程设计、施工、监理等相关单位。
三、竣工资料的分类1、竣工项目2、竣工图纸3、竣工验收报告4、竣工合同5、验收记录6、其他相关资料四、竣工资料的归档与保存1、竣工项目应对所有竣工资料进行整理、归档，建立完善的资料档案管理系统。
2、竣工资料的保存周期为不少于20年，超过保管期限的资料应根据相关规定进行销毁处理。
3、竣工资料的保管应设有专门的保管人员，并定期进行资料的检查和维护。
五、竣工资料的管理流程1、竣工项目的资料整理（1）建设单位应按照相关规定将所有竣工资料进行整理和分类，并编制竣工资料目录。
（2）竣工资料的整理应由专人负责，确保资料的完整性和准确性。
2、竣工图纸的存档（1）竣工图纸应进行数字化存档，并妥善保存原始图纸。
（2）竣工图纸的存档应设有专门的存档室，并制定存档管理制度。
3、竣工验收报告的归档（1）竣工验收报告应在验收完成后及时归档，并对关键信息进行提取和备份。
（2）竣工验收报告的归档应由专人负责，建立相应的管理制度。
4、竣工资料的审查与审核（1）竣工资料应进行审查与审核，确保资料的真实性和准确性。
（2）审查与审核工作应由专业人员进行，制定相应的审查与审核程序。
5、竣工验收报告的备案与发布（1）竣工验收报告应提交相关部门备案，确保验收结果的合法有效。
（2）竣工验收报告的发布应按照相关规定进行，确保信息的公开透明。
六、责任与处罚1、建设单位应负责竣工资料的整理、归档和保管工作，确保资料的完整性和准确性。
2、监理单位应在监理过程中对竣工资料进行审查与监督，发现问题应及时提出并督促整改。
3、违反本制度规定的单位或个人将受到相应处罚，情节严重的将追究法律责任。
七、制度的执行与修改1、本制度由建设单位负责执行，监理单位协助执行。
附件:中电建安徽长九新材料股份有限公司工程竣工资料收集与整理管理办法（试行）第一章总则第一条工程竣工资料是工程建设过程的真实记录。
为加强长九（神山）灰岩矿项目工程资料管理，规范工程资料编制、收集、整理、归档、验收工作，确保工程竣工资料的完整、准确、科学和有效的利用，为工程的使用、改建、扩建提供基础性资料，根据《中华人民共和国档案法》、国家档案局、国家发改委《重大建设项目档案验收办法》（档发[2006]2号）、《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28-2002）、交通部《港口建设管理规定》（2007年第5号令）、《建设工程文档归档管理规范》（GB50328-2014）、《安徽省档案条例》（2010修正本）等有关法律、法规、规章和规定以及与参建单位签订的合同协议书的具体要求，并结合《中电建安徽长九新材料股份有限公司档案管理办法（暂行）》（中电建长九[2016]32号）、《中电建安徽长九新材料股份有限公司工程质量检查与验收管理办法》（中电建长九[2017]27号）等制度，明确参建单位在工程资料管理工作中的职责，促使工程资料收集、整理与项目建设进度同步，确保工程顺利竣工验收，及早投入生产，特制定中电建安徽长九新材料股份有限公司（以下简称“公司”）工程竣工资料收集与整编管理办法。
第二条本办法适用于公司长九（神山）灰岩矿项目。
第二章原则与体系第三条遵照国家档案管理工作要求，按照“统一领导、分级管理、谁形成、谁管理、谁负责”的原则，公司负责组织、协调和指导勘察、设计、监理、施工单位编制、整理工程竣工资料，参建单位自觉接受档案部门的监督、指导和检查。
第四条公司与参建单位统一组成项目工程竣工验收小组（以下简称“验收小组”），具体领导与组织工程竣工验收工作；公司分管副总经理担任组长，公司技术部、工程管理部、合同部、设计单位项目负责人、监理部总监理工程师、施工单位项目经理及技术负责人等相关人员为成员；验收小组下设办公室，技术部负责人担任办公室主任，负责各工程合同段竣工资料检查管理工作。
第五条合理利用社会中介机构提供专业化服务，对中介机构进行规范化管理，使中介机构在竣工资料收集与整理过程中提供规范、优质的服务。
第三章管理职责第六条通用职责1、参建单位将工程竣工资料的形成和收集纳入到工程管理的各个环节和相关部门的职责范围内。
2、工程竣工资料实行分级管理，由公司、勘察、设计、监理、施工等单位的相关负责人组织各自单位的工程竣工资料收集管理工作。
工程建设过程中的竣工资料的收集、整理和审核工作由专业技术人员负责3、工程竣工资料的收集、整理和立卷、归档工作与项目建设同步进行，并按照有关规定及时移交。
4、参建单位确保各自资料的真实、准确、有效、完整、齐全，字迹清楚，无未了事项。
5、参建单位所提供的文件和资料，必须符合国家或地方的法律法规及工程合同等相关要求与规定。
第七条公司各部门职责1、综合管理部（1）公司档案管理工作的归口管理部门，并对各部门档案管理工作进行指导、检查。
（2）工程开工前，与档案接收部门加强沟通，并办理相关手续。
工程竣工验收前，提请档案接收部门对列入接收范围的工程档案，进行预验收，验收合格后方可组织工程竣工验收。
（3）负责工程对外联络资料的管理工作，并设专人进行立卷和归档。
（4）在工程竣工验收后3个月内，将1套符合规范、标准规定的工程档案原件，移交给档案接收部门，办理好移交手续。
2、技术部（1）为工程质量验收和竣工验收的归口管理部门，负责工程项目验收资料的收集、审核、整理与移交。
（2）指导、监督参建单位的合同工程竣工资料收集、整编工作，收集并审核参建单位提交的竣工资料。
（3）主持单位工程验收工作。
3、工程管理部（1）负责工程进度管理资料的收集、审核、整理、移交工作。
（2）向参建单位提供所需的资料，并保证所提供的资料真实、准确、齐全。
（3）协助其他部门进行竣工资料的收集管理工作。
4、设备物资部（1）负责公司自行采购的建筑材料、构配件和设备等，保证符合设计文件和合同的要求，并保证相关质量证明文件（原件）的完整、齐全、真实有效。
（2）参与机电设备制作与安装、金属结构制安工程的质量检查及竣工验收工作，并负责相应工程竣工资料的收集、审核、整理、移交工作。
5、合同管理部（1）与参建各方签订合同时，应该对工程档案资料的编制责任、套数、费用、质量和移交期限等内容提出明确要求。
（2）负责工程全过程费用支付资料的收集、审核、整理、移交工作。
第八条勘察、设计单位的职责1、按照合同和规范的要求及时提供完整的勘察、设计文件。
2、在工程竣工验收时，据实签署对工程质量检查验收意见。
第九条监理单位的职责1、负责监理资料的收集、整理、移交等方面的管理工作。
2、对列入档案接收范围内的监理资料，在工程竣工验收后，及时移交给公司。
3、对施工过程中资料的形成、收集、整理进行监督和检查，使施工资料符合有关规定，并确保其完整、齐全、准确、真实、可靠。
第十条施工单位的职责1、负责工程资料的管理工作，实行项目负责人负责制，逐级建立健全工程资料管理岗位责任。
2、负责汇总分包单位编制的工程资料，分包单位负责其分包范围内工程资料的收集、整理、汇总，并对其提供资料的真实性、完整性及有效性负责。
3、在工程竣工验收前，负责工程资料的收集、整理、汇总和立卷。
4、按照合同的要求和有关规定，绘制符合要求的竣工图。
第四章竣工资料收集第十一条工程竣工资料的收集包括工程项目的提出、调研、预可行性研究、工程可行性研究、评估、决策、立项、审批、征地拆迁、招投标、勘察设计、开工前的准备工作、施工、工程质量评定、竣工验收等工程管理全过程中形成的应归档保存的各种文字、图纸、图标、科研实验、声像、电子等各种形式的文件材料。
第十二条参建单位的竣工资料收集与整理工作要与项目建设同步进行。
项目竣工验收前，完成文件材料的归档和验收工作。
第十三条参建单位成立的竣工资料管理组织作为工程竣工资料收集的组织保障体系，项目经理作为第一责任人，技术负责人作为直接责任人，切实保证工程竣工资料收集的规范化、标准化。
第十四条参建单位建立健全竣工资料收集管理制度，竣工资料按建设项目基本建设程序的不同阶段和各合同段工程文件材料的自然形成过程，分门别类，及时收集，适时归档。
第十五条各合同段工程按相应工程执行的质量验收评定标准中项目划分表划定，在施工准备阶段完成（施工单位编制，监理单位审查、批准，报送政府监督部门备案）。
第十六条收集的项目文件材料应为原件。
其中项目立项审批等文件，如原件保存在项目主管单位，可收集复印件归档保存，同时注明情况。
根据归档原则，供货商提供的原材料及产品质量保证文件必须为原件。
第十七条收集的竣工资料能够全面、准确地反映工程建设的实际过程。
其中勘测资料、检测及抽测资料、施工记录应有现场原始记录，填写内容规范，相关签署手续完备。
第十八条工程竣工资料书写工整，字迹、线条清晰，修改规范；纸张优良，格式统一；禁止使用圆珠笔和铅笔等易褪色笔书写、签批；如是热敏传真件，需复印保存，复印件应清晰。
第十九条数码照片在刻录光盘保存的同时，还应冲印出纸质照片，连同说明一并归档；长期存储的电子文件应使用不可擦写光盘保存。
第二十条竣工图是记录各种地上、地下构筑物真实情况的技术文件，是建设项目进行竣工验收、维护、改建、扩建的依据，是工程竣工资料的重要组成部分，施工单位要重视竣工图的编制工作。
竣工图具体编制要求如下：1、竣工图由施工单位负责编制，编制完成的竣工图应由编制单位逐张加盖竣工图章，经监理审核签字认可。
如施工单位委托设计单位编制竣工图，需明确施工单位和监理单位的审核和签字认可责任。
2、竣工图需完整、准确、清晰地反映项目竣工时的实际情况。
竣工图样上各专业名词、术语、代号、符号和选用的结构要素以及计量单位，需符合国家的有关法令和标准。
做到规格统一、图面整洁、字迹清楚、修改到位，严禁用圆珠笔或其他易于褪色的墨水绘制，确保竣工图的质量。
3、一般性图纸变更及符合杠改或划改要求的变更，由施工单位负责在新的原施工图上使用耐久性强的书写材料（碳素墨水）修改，注明修改依据，加盖竣工图章作为竣工图。
4、凡结构、工艺、平面布置有重大改变及图面变更面积超过10%的，或不宜在原施工图上修改、补充的，由施工单位或委托设计单位依据原施工图和设计变更文件重新绘制工程竣工图，并注明修改依据。
5、重绘图纸在原施工图号前缀“竣”字。
6、竣工图的更改方法（1）文字、数字更改一般是杠改；线条更改一般是划改；局部图形更改可以圈出更改部位，在原图空白处重新绘制。
（2）利用施工图更改，在更改处注明更改依据文件的名称、日期、编号和条款号。
（3）无法在图纸上表达清楚的，在标题栏上方或左边用文字说明。
（4）图上各种引出说明与图框平行，引出线不交叉，不遮盖其他线条。
（5）施工技术要求或材料明细表等文字更改的，在修改变更处进行杠改，当更改内容较多时，采用注记说明。
（6）新增加的文字说明，在其涉及的竣工图上作相应的添加和变更。
竣工图必须与实际情况相符，保证图纸质量，采用国家标准图幅，做到规格统一，比例尺选取适当，图面整洁，字迹清楚。
竣工图要经施工单位的技术负责人和监理单位的总监、现场监理审核签认。
第五章竣工资料的整理第二十一条建设工程竣工资料的整理要遵循工程基本建设程序、自然形成规律和成套性原则，达到分类科学，保持竣工资料的内在有机联系，便于保管和查找。
第二十二条资料整理要求1、立项审批阶段文件材料根据审批事项的内在联系分别整理组卷。
2、勘察设计阶段文件材料按照设计的不同阶段和专业分别整理组卷。
3、招投标及合同管理文件材料按照招投标工作程序及合同内容，分别整理组卷。
4、工程准备阶段文件材料按审批事项及相关手续办理过程分别整理组卷。
5、工程管理文件按问题并结合时间，分别进行整理组卷。
6、计量支付报表、进度计划报表按合同段结合时间整理组卷。
7、各合同段施工管理文件以合同段为单位，按工作程序并结合问题，分别集中整理组卷。
8、原材料质量保证文件如属共用的，则按单位工程整理组卷，如属专用的，则按分部工程分别整理组卷。
9、各项施工原始文件除各单位、分部、分项工程质量检验表及汇总文件可按合同段集中整理组卷外，其余原始文件均应按照单位、分部、分项工程，结合施工工序，归入相应部分，分别整理组卷。
10、设备文件材料按专业及用途分别整理组卷。
11、竣工图按照专业或单位工程结合图号分别整理组卷，并编制工程设计变更一览表。
12、工程试运行及竣工验收文件按照工作内容分别整理组卷。
13、监理工作活动中产生的文件，根据其工作内容以合同段为单位，按照监理工作依据性文件、合同管理文件、工程质量控制文件、进度计划控制文件、费用控制文件、安全管理文件、旁站监理记录、监理日志等，分别整理组卷；平行检验及独立抽检的文件材料按单位工程分别进行整理组卷。
