人事档案整理方法

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做好人事档案材料的整理与管理工作

作者：厉丹

来源：《中小企业管理与科技·下旬刊》2012年第10期

摘要：人事档案整理工作是一项看似简单却复杂的工作，整档工作过程中任何一个环节的疏漏和差错都会给今后的工作带来诸多隐患。因此，整档人员既要有一定的专业知识又应有强烈的事业心和高度的责任感，面对新的改革形式和高科技的飞速发展，整档人员要勇于创新，积极进取。

关键词：人事档案 整理 管理

人事档案是人才信息的重要载体，是人才的主要信息源。这项工作是组织人事管理工作的重要组成部分，并直接为贯彻党的干部路线、方针、政策，选贤举能、知人善任服务，是干部人事管理中一项必不可少的基础性工作。它在加强领导班子和干部队伍建设，培养和造就大批德才兼备的社会主义现代化建设人才的伟大事业中，起着基础和连接点的作用。

1 人事档案材料的整理

人事档案的整理工作是一项技术性、技巧性很强的工作。每一项工作都有具体标准和具体操作规范，要将杂乱无章的人事档案科学的分门别类、整理成高质量的卷宗需要很强的综合分析能力，只有分析人事档案的形成，找出主线，才能有效保持档案卷宗之间的历史联系，组卷才能清楚合理。在档案整理的过程中，有很多环节都要用文字表达，如拟写标题、档案目录等。如果卷案目录、档案标题不能准确反映内容，将会影响档案的提供利用。

1.1 便于查阅。保管人事档案工作的总目的就是开发档案信息源，提供人事档案，为相关组织人事部门工作服务。人事档案的收集、鉴别、整理、保管等一系列基础性工作，都是以提供利用为目标。已经整理好的人事个人档案包括当事人入党、任免调动、政治审查、组织处理、复查或甄别历史案件等。

1.2 便于保密。人事档案是组织人事部门集中统一保管的个人材料，是对个人进行考核考察的材料，也有知情人提供的信息，这些都具有高度的机密性，只由上级掌握和使用，不能向外扩散，否则就会不利于工作的开展，不利于安定团结，不利于对个人的培养和使用，甚至还会带来更严重的后果。另外对于借阅的档案材料应采用活页式的方法，将档案一卷中的某一份取出进行复印并办理有关手续进行登记，这样就保证干部人事档案的安全、方便、保密、快捷。

人事档案整理标准

人事档案是企业的重要资料之一，对于企业的管理和发展起着至关重要的作用。因此，对人事档案的整理工作必须严格按照标准进行，以确保档案的完整性、准确性和安全性。下面将介绍人事档案整理的标准和要求。

一、整理前的准备工作。

在进行人事档案整理之前，需要对整理工作进行充分的准备。首先，要明确整理的范围和内容，包括哪些档案需要整理、整理的时间范围、整理的标准等。其次，要做好相关工具和材料的准备，包括文件夹、标签、笔记本等。最后，要确定整理工作的责任人和时间安排，确保整理工作能够有序进行。

二、整理的标准和要求。

1. 档案的分类。

在整理人事档案时，需要按照一定的分类标准进行，包括按照员工姓名首字母顺序、按照员工入职时间顺序等。同时，还需要根据档案的内容进行细分，如个人基本信息、工作经历、培训记录等，确保档案的分类清晰明了。

2. 档案的整理。

在进行档案整理时，需要将档案按照分类标准进行整理，并在文件夹上标明清晰的标签，包括员工姓名、入职时间、档案内容等。同时，要保证档案的完整性，确保没有遗漏或重复的内容。

3. 档案的归档。

整理完成后的档案需要进行归档存放，要选择干燥通风的地方，避免阳光直射和潮湿环境，以确保档案的安全性和保存期限。

4. 档案的管理。 整理完成后的档案需要进行管理和监管，确保档案的安全性和保密性。要建立档案借阅登记制度，规范档案的查阅和借阅程序，防止档案的遗失和泄露。

5. 档案的更新。

人事档案是动态的，需要不断进行更新和完善。在进行档案整理后，要建立档案更新的制度，确保档案的及时更新和完善。

三、整理后的工作。

整理完成后，需要对整理工作进行总结和评估，发现问题及时进行整改和改进。同时，还需要建立档案的定期检查和维护制度，确保档案的长期保存和利用。

总结。

人事档案整理是一项重要的工作，需要严格按照标准和要求进行。只有做好人事档案的整理工作，才能更好地管理和利用档案，为企业的发展提供有力的支持。希望各位同事能够认真对待人事档案整理工作，确保档案的完整性和安全性，为企业的发展贡献自己的力量。

干部人事档案整理的方法步骤

整理干部人事档案的方法步骤包括审核、分类、排序、编目、技术加工和装订。首先，审核是整理工作的第一步，要严格审核档案内容是否真实、材料是否齐全、填写是否规范、手续是否完备以及整理是否符合要求。通过审核后，符合归档要求的档案材料才能归入干部人事档案，整理归档工作必须在一个月内完成。

其次，分类是整理工作的第二步，根据《干部档案工作条例》规定，干部人事档案材料应根据其内容特征分为十大类。第一类是履历材料，包括干部本人自然情况、经历、家庭和社会关系等基本情况。第二类是自传材料和报告个人有关事项的材料。第三类是考察、考核、鉴定材料和审计材料。第四类是学历学位材料、职业（任职）资格材料、评（聘）专业技术职务（职称）材料、反映科研学术水平的材料和培训材料。第五类是政审材料和更改或认定姓名、民族、籍贯、国籍、出生日期、入党入团时间、参加工作时间等材料。第六类是党、团组织建设工作中形成的材料。

最后，整理工作的其他步骤包括排序、编目、技术加工和装订。排序是将档案材料按照时间、单位、人名等顺序排列，编目是将档案材料按照分类编制目录，技术加工是对档案材料进行修整和复制，装订是将档案材料装订成册。

总之，干部人事档案整理需要严格按照规定进行分类、审核、排序、编目、技术加工和装订等步骤，以保证档案材料的真实性、完整性和规范性。

先编写类号，再编写顺序号，最后标注页码。例如，第一类的第一个材料为自传，类号为“一”，顺序号为“1”，页码为“1-5”，则标注为“一1（1-5）”。

第三步，整理

整理是指对已经排序好的材料进行检查、补充、删除、合并等工作，使其符合档案管理的要求。具体来说，需要做到以下几点：

1．检查材料的完整性和真实性，如发现缺少或虚假的内容，要及时补充或删除。

2．合并重复的材料，避免冗余和浪费。

3．标注材料的重要性和关联性，方便查找和利用。 4．将材料装订成册，并按照类别、时间、姓名等进行标注。

人事档案整理的步骤和顺序

人事档案整理的步骤和顺序如下：

1. 收集材料：建立、健全立卷归档制度，确立归档范围、归档时间、保管期限，对遗缺不全的档案，采取不同措施，积极收集齐全。

2. 分类：将人事档案材料根据其内容特征分为十大类，具体的材料分类方法中组部有相应的规范标准。

3. 排序：将每一类别的材料按其形成时间的先后顺序，或内容的内在联系进行排列，并通过编写类别号、顺序号和页码把材料位置固定下来。

4. 编目：按照档案材料排列顺序和档案整理流程，逐份逐项进行目录编制，做到目录清楚，填写准确。

5. 技术加工：对不符合归档要求的材料，进行技术加工，例如幅面过大的材料要进行规范折叠，折叠后的材料要平整，便于展开阅读。有些材料有订书钉或曲别针等金属物品需要拆解下来。

6. 装订：档案目录置于卷首，卷内材料排列和目录顺序相符，装订好的档案不漏页、不倒页、不压字、不损坏文件，如果一份人事档案太厚，可分成两卷进行装订。