高等学校档案管理办法

科技信息　基础理论研讨　

新Ｉｆｌ｛（高等学校档案管理抑法》比较研究　

北京信息科技大学学校办公室档案室　徐铭　

［摘　要］本文主要对比新、旧《高等学校档案管理办法》，重新审视新《高等学校档案管理办法》的进步和不足。　

［关键词］高等学校　档案管理　管理办法　

《高等学校档案管理办法》是指导高校档案工作的权威性文件，对　

依法规范、保障和推动高校档案工作可持续性发展具有重要意义。新　《高等学校档案管理办法》以下简称新《办法》，旧《高等学校档案管理办　

法》，以下简称旧《办法》。　

一、新旧《办法》比较之进步　

１．与时俱进　

旧《办法》颁布施行以前，全国高校的档案管理工作没有一项法律　

予以指导，因此全国各高校的档案管理不规范现象比较明显，高校档案　

机构建设、队伍建设、业务规程建设和档案资源建设、服务观念与服务　

能力均不适应全国档案事业和高等教育事业发展需要。１９８７年《中华　

人民共和国档案法》和１９８９年《普通高等学校档案管理办法》（即第６　

号令）的颁布实施给高校档案管理工作提供了法律保障。随着国家改革　

开放的不断深入和社会经济的快速发展，高等教育事业同样得到了迅　

猛发展，特别是从注重数量规模增长转向注重内涵建设、提高质量，带　

着高校档案工作的内涵与外延也发生了深刻变化，高校档案的传统管　

理模式面临新的挑战。一方面，与高等教育事业跨越式发展规模与速度　

相比，高校档案＿Ｔ作发展较慢，远远落后于高校发展的整体水平和其他　

工作，形成了高校档案工作与高等教育事业的整体发展不同步、不协调　

的局面，大多数高校档案工作与学校中心工作、重点工作之间联系不密　

切，档案工作服务学校教学、科研的能力与水平还很有限，另一方面，全　

国高校档案工作发展很不平衡，各院校之间存在较大差距。因此，为使　

高校档案工作与高等教育同步发展、与时俱进，为依法保障高校档案事　

业健康可持续发展，教育部及时组织修订６号令，并与国家档案局联合　

发布了第２７号令，以提高认识，加强领导，全面加强高校档案机构建　

中华人民共和国教育部令第27号

《高等学校档案管理办法》

根据档案法和有关规定，教育部和国家档案局制定了《高等学校档案管理办法》，现予公布，自2008年9月1日起施行。

教育部部长 周 济

国家档案局局长 杨冬权

二○○八年八月二十日

高等学校档案管理办法

第一章 总 则

第一条 为规范高等学校档案工作，提高档案管理水平，有效保护和利用档案，根据《中华人民共和国档案法》及其实施办法，制定本办法。

第二条 本办法所称的高等学校档案(以下简称高校档案)，是指高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。

第三条 高校档案工作是高等学校重要的基础性工作，学校应当加强管理，将之纳入学校整体发展规划。

第四条 国务院教育行政部门主管全国高校档案工作。省、自治区、直辖市人民政府教育行政部门主管本行政区域内高校档案工作。

国家档案行政部门和省、自治区、直辖市人民政府档案行政部门在职责范围内负责对高校档案工作的业务指导、监督和检查。

第五条 高校档案工作由高等学校校长领导，其主要职责是： (一)贯彻执行国家关于档案管理的法律法规和方针政策，批准学校档案工作规章制度；

(二)将档案工作纳入学校整体发展规划，促进档案信息化建设与学校其他工作同步发展；

(三)建立健全与办学规模相适应的高校档案机构，落实人员编制、档案库房、发展档案事业所需设备以及经费；

(四)研究决定高校档案工作中的重要奖惩和其他重大问题。

分管档案工作的校领导协助校长负责档案工作。

第二章 机构设置与人员配备

第六条 高校档案机构包括档案馆和综合档案室。

具备下列条件之一的高等学校应当设立档案馆：

(一)建校历史在50年以上；

(二)全日制在校生规模在1万人以上；

(三)已集中保管的档案、资料在3万卷(长度300延长米)以上。

未设立档案馆的高等学校应当设立综合档案室。

高校档案管理办法

高校档案是一所高等教育机构重要的信息资源，它记录着学校的发展历程、教职员工和学生的学术成就和个人成长。为了规范和有效管理高校档案，提高档案利用率和保护档案安全，制定了一系列的档案管理办法。本文将介绍高校档案管理的重要性，并详细讨论了高校档案管理的主要内容和相关要求。

一、档案管理目的

高校档案管理的目的在于确保档案的完整性、真实性和可靠性，提供准确的历史记录和参考资料，为学校的决策提供依据，并保护个人信息的安全与隐私。

二、档案管理原则

1.整理原则

高校档案的整理应遵循分类贮存、目录键制、数字化管理的原则。档案应按照文件类型、时间顺序等方式进行分类，制定目录并保持及时更新，尽可能实现档案数字化管理。

2.存储原则

档案存储应统一规划，确保档案安全。要建立专门的档案库房，并设置专门的人员负责管理和维护。档案库房应具备适当的防火、防潮、防虫防鼠等设施，并严格控制出入库的管理。

3.利用原则 高校档案应该在法律规定的范围内被合法利用，为学校的行政决策和教育教学提供支持。同时，档案管理部门应对外提供咨询服务，为校外用户提供必要的档案查询和复制服务。

4.保密原则

高校档案管理应严格遵守国家有关保密的法律法规和学校的有关规定，对个人隐私信息进行合理保护。只有经过许可的人员才能获取受保密限制的档案信息。

三、档案管理流程

1.档案采集和整理

高校档案管理部门要负责全校档案的采集、整理和分类存储。在档案采集过程中，要确保信息的准确性和完整性。采用数字化方式记录档案信息，提高工作效率和数据准确性。

2.档案存储和保管

档案存储和保管的环境应符合相关的标准，确保档案的安全和完整。通过建立档案库房、采用科学的保管方法和设备，保障档案的长期保存。

3.档案利用和服务

高校档案管理部门应建立档案查询和利用制度，为学校内外人员提供必要的档案服务。档案管理部门应配备专业的人员，通过查询、复制等方式提供快速、准确的档案服务。 4.档案审批和归档

学生档案管理办法

（草稿）

第一章 总则

第一条 为进一步加强学生档案管理，实现档案管理的制度化、规范化、科学化，提高档案管理水平，维护档案的真实性、严肃性，完善学校学生档案管理服务体系，有效地建立、保护和利用档案，充分发挥档案在学生管理中的作用，保障学生正当权益。依据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》、《干部人事档案材料收集归档规定》及相关法律法规，结合学校实际，制订本办法。

第二条 学生档案是学生在校期间形成的，反映学生个人学习经历、思想品德、专业技能、身体状况、诚信状况、家庭政治及经济状况的个人档案材料。学生档案是学校考察、培养、教育学生过程中形成的第一手资料，是党和国家选拔录用人才的重要参考依据。

学生档案管理工作，是贯彻执行党的教育方针，为社会主义现代化建设培养、选拔、录用人才服务的一项常规性基础工作。

第三条 本办法适用于我校各专业层次在校大学生。

第二章档案管理机构、原则及其职责

第四条 全体在校大学生档案由学务部档案管理中心

集中负责管理。

第五条 学生档案管理坚持真实性、完整性、安全性、规范性原则，实行归口负责和集中管理相结合。

第六条 学务部学生档案管理职责：

（一）接收、鉴别和整理学生档案材料；

（二）办理学生档案的查阅、借阅；

（三）办理学生档案的转递，为有关部门提供学生情况；

（四）做好学生档案的安全、保密、保管工作；

（五）制定和完善学生档案管理规章制度，做好学生档案分析统计工作；

（六）办理其它有关学生档案事项。

第七条 院系及相关职能部门的职责：

（一）教务部、各院系要及时向学务部提交新生数据，以便对学生档案进行接收、核对、编号和保存；

（二）各院系及各相关职能部门按照要求做好新生档案、平时归档材料的收集、整理和移交工作。

（三）就业指导服务中心负责毕业生档案管理及转递工作。

第三章 档案的保管与保护

第八条 根据安全保密、便于查找的原则要求，对于学生档案应严密、科学地保管，严防档案的毁损、失散和泄密。