采购十要素

采购管理九要素酒店采购管理工作是酒店成本控制的一个重要环节，同时，采购工作虽不直接向客人提供服务，但其工作的好坏将直接影响到整个酒店向客人提供服务的质量。

因此，做好酒店采购工作的管理是十分重要的，有利于提高酒店的服务质量和经济效益。

对采购工作的管理与控制，主要是由酒店采购经理负责的，由于采购工作具有涉及面广（涉及到酒店内部的成本控制、财务以及客房、餐饮等生产和服务部门，还有外部众多的供应商、中间商），情况复杂，政策性、季节性和随机性强，灵活性大等特点，因而对采购经理本人及其管理工作要求较高，要做好对采购工作的管理与控制，采购经理必须抓好以下九个方面的工作。

一、重视采购员的思想教育工作经理对采购工作的管理主要表现在对采购员的管理上，他的管理意图，对市场情况的掌握，供应商的选择以及对酒店成本的控制等等，都要通过采购员的工作体现出来，因此，做好对采购人员的管理工作极为重要。

针对采购工作的管理主要表现在对采购人员的法制教育、职业道德教育，提高其抵制不正之风的自觉性，树立坚强的组织观念和严明的纪律性。

同时，要培养其企业主人翁的责任感，敬业乐业、爱店如家的职业道德和为酒店精打细算、廉洁奉公、不谋私利、不徇私情，秉公办事的思想作风。

二、明确分工与职责，明确权利与义务科学明确的分工是良好协作的基础和有效管理的手段，而合理授权则是实现职责的必要条件。

对采购员在明确其业务及职责范围后，要充分信任与授权，使之有独立自主处理问题的权利，能想方设法，克服困难，完成任务，不必事事请示，但要有事事汇报制度，采购员应将每天工作中遇到的问题、处理的方法以及每天的到货情况等写上《每日工作汇报簿》以便经理检查、发现问题时随时解决。

三、严格要求并指导采购员学习与掌握必要的商品知识以及采购知识与技能在现实生活中，包括酒店行业，购买质次价高的假冒伪劣商品，吃亏上当的事屡见不鲜，一个很重要的原因就是缺乏必要的商品知识，对所购买的商品不了解，结果不仅损害了酒店客人的利益，而且使酒店企业本身蒙受不应有的，甚至是巨大的损失。

防止这种情况发生的办法之一就是要求采购员必须掌握必要的商品知识——至少是他所分管的范围的商品知识，包括商品的特性、产地、规格、用途、质量、价格、供应商状况等。

此外，要搞好物品采购工作，还必须掌握物品采购的基本理论、基本知识和基本技能，特别是掌握好采购的基本技能、方法，主要是：了解掌握物品供求信息，了解各类物品的特性和分类方法，善于与客商洽谈业务，商定供货条款，了解采购国外不同物品的采购程序、熟练办理采购手续等。

对一个采购员来说，应做到胸有成竹，这样才有可能进行一次成功的采购活动，不然就可能超额多购，或者延误采购时机，导致不必要的损失和成本的增加。

四、了解市场行情，控制采购成本了解市场行情，要随物品特点而定，对时令物品，因供求情况和价格变化快，应随时了解掌握其变化；对季节性强的物品，如鲜贝、对虾等，需摸清生产周期，掌握采购最佳时期；对大批量的日用品，要进行专题调查，根据采购的质、量、时间要求进行选择。

如从外地进货还要了解运输情况和运输费用的高低。

可供采购物品的市场是广阔的，一种物品可能有几十家供货单位可供选择，如果采购员缺乏了解市场、懂得市场行情的能力，在数以千计的生产同一货品的供货单位面前就会晕头转向，导致采购失败。

市场上需要了解的内容有：货物来自什么渠道？可从哪些供货单位采购到哪些物品？各个供货单位提供物品的质量、牌号、价格如何，等等。

同时还必须了解市场的其他一些因素，如市场物品流通渠道，产品供应的季节性，价格波动，商业经营气候等影响市场供应变动的原因。

要了解市场行情，就要进行调查分析，根据酒店业一些同行的做法，这种调查分析可概括为“二个三”；第一个“三”事货比三家不吃亏，即采购时应尽可能多找几家了解行情,特别是多数物品采用市场调节方式销售，由各售货单位自行作价，对比要特别注意比价；第二个“三”是三个层次，即使用部门经办人员，采购部人员，成本控制部人员，都要做调查工作，然后，集中将情况分析，这样就有可能避免采购的盲目性和被“斩”情况的发生，既能确保采购质量，也可防止某些采购人员营私舞弊，中饱私囊，从而有效地控制采购成本。

五、多方努力，控制食品的采购价格成功的采购工作其目标之一是获得理想的采购价格。

食品的价格是受各种因素影响的,诸如市场的供求状况、餐饮的需求程度、采购的数量、食品本身的质量、供应的货源渠道和经营成本、单位支配市场程度、其他供应者对其影响等，面对这样的价格因素与餐饮经营的要求，对采购价格实行控制室必要的，实践证明，以下几条价格措施是行之有效的。

（1）规定采购价格——通过详细的市场价格调查后，酒店对餐饮所需的某些食品提出购货限价，采购员必须在限价内进行采购，不得超过，限价商品的品种一般是指每日采购的新鲜蔬果和新鲜肉类（猪、牛、羊肉、鸡、鸭、鱼肉类）。

（2）规定购货渠道和供应单位——采购部门只能从那些制定的供货单位购货，或者只许购置来自规定渠道的食品，如香烟、洋酒等。

（3）控制大综和贵重食品的购货权——贵重食品和大宗食品其价格是影响餐饮成本的主体，因此，由餐饮部门提供使用情况的报告，采购部门增加购货量和改变购货规格——可根据需求情况，大批量采购，以便降低单价，这也是控制采购价格的一种策略。

另外当某些食品的包装规格由大有小时，购买酒店适用的大规格，也可降低单位价格。

（4）向生产单位直接采购——对采购批量大的物品，应尽可能向生产单位直接采购，并要求以批量优惠价格供应。

（5）根据市场行情适时采购——当某些食品在市场上供过于求，价格低廉，又是酒店大量需要的，只要符合质量并可做储存的可趁此机会购进，以备价格回升时使用。

当应时食品上市，预计价格可能下跌，采购量应尽可能地减少，只要适应需要即可，等到价格稳定时再行添购。

六、学会对购进货品价格的整体控制采购经理每天要对很多的“采购申请单”、“订货单”、“支票申领单”、“中、西厨每日订货单”签字，但他每天都要面对同一个课题：“压低进货价格，降低成本”。

厨房每日用的鲜活海（水）产品，禽蛋、肉、菜、水果、牛奶等等，天天进，日日买,每种不过几十元、上百元，而房口部的棉织品、塑料制品、印刷品，一份订货单批下来，常常过千元、上万元，特别是工程装修、维修，甚至超过几十万元。

理论上讲，对于每笔支出，无论巨细、大小，都要严格控制，所谓点滴节约。

但实际上谁也不可能完全做到保证采购部日常购买的所有商品，其质量是全城最好的，其价格又是全市最平的。

举例说明，一般大路菜的单价，东西南北各个农贸市场价格相差一毛几分，如果一定要求采购员和每项进货都“最好”、“最平”，反而会使他们整日处于紧张忙乱之中，在当今社会节奏加快的时代,事事无巨细，笔笔支出都精细管理的做法，不仅难以进行，而且得不偿失。

因此，作为采购经理，应采取从整体上掌握、控制采购成本的策略，这一策略主要体现在以下两个方面：（1）众多的日常小额开支予以总的控制，只要是在市场的平均价格之内，具体的一笔笔支出可以不必过分计较。

因为是大量的常用品，管理的侧重点应放在保证质量及快速反应上，即必须保证购进的货品质量能用、好用，同时必须保证及时购进，说买就能买到，不耽误使用。

（2）少量的大额支出必须多下功夫，多方了解市场，多方寻价，认真洽谈，仔细做报价，不允许购买出现失误，严格控制，最好是经理亲自洽商。

对这部分重点的大额支出，管理的侧重点应是在保证质量的前提下尽最大可能地省钱，在洽谈过程中要“斤斤”计较。

几毛钱、几分钱地“砍”，例如一份印刷品要印几千万份，每份“砍”下一二分或三四厘钱，就能省下不少钱。

七、建立良好的采购工作程序，按该程序控制整个采购系统合理的采购工作程序将为采购部有条不紊地运作提供有力的保证，使所有的采购员有章可循，提高效率，减少失误。

各个酒店、宾馆的采购工作程序中应注意以下几个问题：（1）严格按程序运行，不允许推诿扯皮，该办的必须办；（2）严格按程序所规定的职权范围办理，不得超越范围；（3）密切协作关系，强调采购部与其他部门的协调、合作与配合，有困难、有疑问应共同协商解决。

八、对采购计划和购货合同执行的控制为保证物品采购和购货合同的有效执行，采购经理必须对执行过程进行控制。

（1）指定专门人员负责对计划的执行和购货合同的履行进行检查。

（2）设立物品计划执行控制台账，纪录每种物品的采购计划、签约（合同）情况、交货履约和库存情况。

如有条件可采用科学的酒店采购工作管理软件，将这些数据输入电脑，以备随时检查。

（3）定期检查与随时检查相结合。

每月进行全面检查，对未按计划和合同规定的进度供货的货种，随时通知经办采购员督促供应单位按时交货，也可用挂牌方法把没有按计划执行、按合同供给的物品品种（并考虑其未完成程度）用不同颜色牌子挂出，以便引起同事注意。

九、熟悉供应厂商，并与之建立良好合作关系采购员的工作是有所分工的，在一个相对长的时间里较固定地分管负责采购某一类物品，使其相对熟悉这类物品的市场、供应的厂家及供应商。

作为采购经理，则应该熟悉所管的采购员与之联系的所有供应厂商，经过一段时间实际采购的考察，对一些信誉好的供应商，应考虑与之建立比较稳定的采购关系和良好的合作关系，以保证货源的购进，减轻采购工作量，同时，他应该负责解决采购员解决不了的问题，买到采购员买不到的货物，应注意不能出现这样的情况：即一个采购员频繁联系的供应商是采购经理所不知道或不熟悉的。

如果采购员和供应商常年“不买采购部经理的账”，那么采购经理的工作将是十分被动的。

供应商为了得到更高的经济效益，会采取各种各样的办法“困住”采购员，手段之一是“回扣”，它不仅影响进货成本，损害酒店利益，还会腐蚀采购队伍，如何控制这类问题的产生是所有采购经理面临的共同问题。

事实上，作为采购经理不可能盯住所有的采购员，跟着他们“满街”跑。

只要对货品采购进行严密的控制管理，盯住货品的单价，把单价控制住,回扣就可以降低到最低限度，甚至没有。

总之，酒店业中的采购供应工作是极其复杂的，其管理工作也是具有相当难度和挑战性的。

作为采购经理，要想采购工作管理得当，控制得住，必须先去发现、体会和了解采购工作的特有规律，进而遵循这些规律去做。

只有这样才能提高采购工作的管理水平，在保证满足酒店服务和生产需求的同时，最大程度地降低采购成本。