高效组织会议课程培训

高效会议的组织：
GO
前段：会前准备工作
要想经营成功的会议，必须要有周全的会前准备 工作。很多会议因为缺乏充分的会前准备工作，才导 致低质量的讨论过程。
1、会议召集人的会前工作清单
2、与会者的会前准备工作
中段：议事过程
是会议的主体及核心部分，此部分在无特殊情况
下应尽量按照事先的议程安排进行，以保证会议的高
对策：主席应时时注意将与会者提出的新意
见与讨论过的建议相整合，在必要时可以打断 发言，把各种意见中彼此相符合或相冲突的部 分做比较。
缺乏课程设计或开会目标：
好的议程设计是高效率会议的开始。 离题、无结论等问题在缺乏议程设计或 目标不明的会议里非常容易发生，因此 好的议程规划确有其必要性。
会议无记录：
如何组织高效率会议
权威统计：
在我国，一个单位的领导一年80%的时间在开 会（约40%参加上级部门的会议，40%参加本部门会议）；
我国每天召开的会议约240万个；全国每年会 议经费达35亿元！
我们的工作都离不开会议
培训内容：
会议主要作用及分类； 高效会议组织；---会前 ---会中---会后 会议“通病”及对策
预祝各位： 成功组织高效率会议！！
每一次的加油，每一次的努力都是为 了下一 次更好 的自己 。20.11. 1820.1 1.18We dnesday , November 18, 2020

天生我材必有用，千金散尽还复来。1 8:13:24 18:13:2 418:13 11/18/2 020 6:13:24 PM
离题、闲聊：
在讨论过程中很容易离题。 原因：通常是因为议程设计不够紧凑，导致无法按计 划讨论，或临时有更吸引与会者的话题。 对策：1、每个议案讨论告一段落时，即做归纳整理， 以确保讨论能照预期的进度进行。
无结论：
原因：“缺乏讨论整合的能力”，即在话题
转换时没有人可以将已讨论的事项做有系统的 归纳。
易于了解，同时不失真； 5、会议结束后重新整理所记录的内容，尽可能维持在一
页纸的长度； 6、会议记录者应与主席共同修正会议记录错误的部分； 7、将整理好的会议记录分发给各与会者。
会议的议程设计：
好的议程设计有助于讨论上轨道，也就是在预定的时 间内讨论各相关议案细节；
好的议程设计也可避免讨论离题，有系统地帮助与会 者一步步达到目标；
会议主要作用：
达成协议与解决问题：针对具体问题，集思广益，最终达 成协议或解决问题
资源共享：利用开会汇集资源，以期相互帮助，共同进步 开发创意：开发创意的会议目的突出反映在广告公司、媒
体公司中。通过举行会议，形成新的构思，并且论证新构 思，使其具有可行性。 激励士气：年初或年底的会议通常具有这一目的性。这种 会议是为了使公司上下团结一心，朝着一个方向共同努力
会议中所要解决什么问题，以及对会议 中讨论的议题所期望能达到的最好效果， 既问题在会议中期望被解决的程度。
会议时间、长度及地点：
若非紧急会议，早上9点钟到十点半钟，下午2 点半钟到3点半钟是最佳开会时间，此段时间 是一天中精神状态最好、工作状态最佳的时段；
除非有必要，一般会议尽量不超过一小时； 会议地点一般不要选择在太过舒适或新奇的地
会议分类：
联络型会议：
部长联络会 课长联络会 课内联络会 班长联络会 班前班后会
教育型会议：
指导会 专题教育 全员教育 传达精神
汇报型会议：
部科长会 总结会 品质高层会议 发布会
评审型会议：
质量管理体系 评审会
DR认证会
达成决议或解决问题型会议：
党员发展会 QC小组研讨会 新产品开发研讨会
1、会议召集人的会前工作清单
2、与会者的会前准备工作
中段：议事过程
是会议的主体及核心部分，此部分在无特殊情况
下应尽量按照事先的议程安排进行，以保证会议的高
效率进行。
开会参考流程
末段：会后追踪
会议结束后各与会者应执行主席在会中所分派的 工作，并作成简报反馈给主席或在下一次会议中进行 汇报。 会中分派工作一览表
计划50分钟
会议主要作用：
开展有效的沟通：会议是一种多项交流，可以集思广益， 实现有效沟通是会议的一个主要目的。
传达资讯：通过会议可以向员工通报一些决定及新决策， 也就是说向员工传达来自上级或其他部门的相关资讯。
相互监督、协调矛盾：其主要目的是为了监督、检查员工 对工作任务的执行情况了解员工的工作进度，同时监督领 导绩效完成情况 ；借助会议这种“集合”的、“面对面” 的形式，来有效协调上下级以及员工之间的矛盾。
事先发给与会者； 分发开会通知。
与会者的会前准备工作：
基本的工作就是对自己负责的议题有充 分的了解，并有充分的资料提供给其他 与会者；
会前了解自己在会议中发挥的作用，若 在会前还不知道自己负责的议题或职责 范围，应及时向组织者询问。
给与会者的几个建议
会议的组成部分：
GO
前段：会前准备工作
会前应把会议议程表分发给各与会者，并且在议程表 里明确各议题所预计使用的时间，供主席及与会者遵 循；
议程表最好有固定格式的表格，以避免在设计议程时 遗漏须考虑到的事项。会议议程表范例
开会通知：
开会通知应包括请他开会的理由、该准 备哪些材料及会议召集人所期望的会议 目标。
注：通知时除口头通知外最好附上书面通知，毕竟白 纸黑字比口头邀请来的正式。
要想经营成功的会议，必须要有周全的会前准备 工作。很多会议因为缺乏充分的会前准备工作，才导 致低质量的讨论过程。
1、会议召集人的会前工作清单
2、与会者的会前准备工作
中段：议事过程
是会议的主体及核心部分，此部分在无特殊情况
下应尽量按照事先的议程安排进行，以保证会议的高
效率进行。
开会参考流程
末段：会后追踪
安全象只弓，不拉它就松，要想保安 全，常 把弓弦 绷。20. 11.1818 :13:241 8:13No v-2018 -Nov-2 0
得道多助失道寡助，掌控人心方位上 。18:13:2418:1 3:2418:13Wed nesday , November 18, 2020
安全在于心细，事故出在麻痹。20.11. 1820.1 1.1818:13:2418 :13:24 November 18, 2020
3、比较第二步所列对策，对其进行评估，看何者最符合原议事目标， 并达成决议、确定对策（1）…（2）…（3）… …
结论：
1、请会议记录者重述已达成的决议； 2、询问与会者有无异议； 3、确认工作分配完成并已记录妥当。
主席的开场白：
1、陈述问题、会议目标（通过此次会议期望解决到何 种程度）;
2、提供与讨论内容相关的资讯，并强调其中不可忽视 的内容；
好的会议记录者在会中所能发挥的作用 仅次于主席，他能够对会议进程的把握 起到相当的作用；
若无会议记录则会议中的重要意见或决 议就有可能被遗漏；
同时在会议中已被讨论过并已达成决议 的事项有可能被重复讨论。
结束语
会议是管理者进行有效管理的一个重要 工具。
切记：会议成败的关键并不在于开会的 那几十分钟，而在于会前准备及会后的 落实！！
3、将问题分类并确定本次会议的侧重点及讨论顺序。 一定要注意不要让非重点及不相干的内容占用太多时间；
4、声明会议记录者的工作内容；
5、询问与会者有无修改议程的需要。
会议的组成部分：
GO
前段：会前准备工作
要想经营成功的会议，必须要有周全的会前准备 工作。很多会议因为缺乏充分的会前准备工作，才导 致低质量的讨论过程。
工作分派情形及完成日期记录无误；
会议记录的内容：
讨论过程中所达成的各种共识（要不厌 其烦的向与会者确认每个结论无误）；
有哪些证据支持此议案通过，及反对意 见为何；
分派工作的详细情形，及完成日期。
会议记录者的职责：
及时指出令人困惑的发言，请该发言人 解释清楚；
适时做总结，协助讨论进行； 向各与会者确认各议案的排序是否无误。
加强自身建设，增强个人的休养。202 0年11 月18日 下午6时 13分20 .11.182 0.11.18
扩展市场，开发未来，实现现在。202 0年11 月18日 星期三 下午6时 13分24 秒18:1 3:2420. 11.18
做专业的企业，做专业的事情，让自 己专业 起来。2 020年1 1月下 午6时13 分20.1 1.1818:13November 18, 2020
会议前再次通知 （会议通知范例）
会议参考流程：
导言：
主席开场白
讨论过程：
理清问题所在并整理出头绪，找到相应对策并达成共识。
1、找出并分析问题的原因：分别是（1）…（2）…（3）… … （主席确认以上原因各与会者都无异议，再进行下一步骤）。
2、商讨并列出可能的对策：分别是（1）…（2）…（3）… … （主席确认以上原因都已详细讨论，再进行下一步骤）。
会议结束后各与会者应执行主席在会中所分派的 工作，并作成简报反馈给主席或在下一次会议中进行 汇报。 会中分派工作一览表
给与会者的几个建议：
1、发言内容要有组织 2、适时发言 3、一次只讨论一个要点 4、口齿清晰、陈述有力 5、让证据说话 6、仔细倾听他人讨论 7、避免不当的肢体语言
会议目标：
给会议记录的几点建议：
1、重要的会议应录音下来，从而使整理会议时有据可循； 2、除非有必要，定期招开的会议通常不用录音。因花费
时间录下的详细内容，可能毫无用武之地； 3、大多数会议都应指定一位会议记录者。主席最好不要
兼职此工作，而最好由与会者轮流担任； 4、会议记录者最好有一定的语言组织能力，使笔记流畅，
效率进行。
开会参考流程
末段：会后追踪
会议结束后各与会者应执行主席在会中所分派的 工作，并作成简报反馈给主席或在下一次会议中进行 汇报。 会中分派工作一览表