公司证照管理制度

AD-R.00-RUS 证照管理制度-Rev 1.0

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证照管理制度

一、目的

为加强所有证照原件及其申办原始资料及其重要文件资料的管理，防止遗失并保证按时年检，特制订本制度。

二、借阅原则

一事一借、用毕归还、再用再借、谁用谁借。

三、证照资料的种类

1．证照原件：营业执照、组织机构代码证、税务登记证、开户许可证、土地使用证、房产证、社保登记证、专利证、贷款证、章程等证照原件及其申办原始资料。

2．所有资信类文件：如验资报告、审计报告、评估报告、工商联合年检报告等。

3．重要文件，如合作项目合同书、投资项目合同书、公司成立合同书、董事会任命文件、政府部门公文批复等。

4．经董事会或总经理指定要求专管的文件资料。

四、证照资料的保管归档

1、证照原件（除贷款证归财务保管外）归综合部统一保管；

2、所有资信类、重要文件由财务总监统一保管；

3、证照原件的电子档由综合部统一保管、更新和传送；

五、证照资料的使用管理

1、各部门因工作需要，借阅、借用、复印证照资料，须到行政中心填写《公司证照使用申请单》写明事由及拟用证照资料名称、件数、归还期限等，经部门负责人及综合部同意并签字确认后，可到综合部办理相应手续；

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2、综合部仅凭签批的申请书办理借用、借阅、复印等业务，其它任何人员提出的任何要求，均不予受理；

3、凡借阅、借用证照资料，必须在申请日期内归还，不能按时归还的应申请延期，手续与上述1相同，但最长不得超过15天；

4、公司证照不得丢失、损坏。如出现损坏或丢失，除立即向上级领导报告外，要立即与发证机关联系，及时办理证照的挂失和补办手续；

5、不许擅自使用公司的证照进行各种担保；

6、电子档证件的保存和对外使用规范。公司提供“JPG彩色版”或“PDF彩色版”格式供大家使用，在对外办理业务时需按照公司规定并结合客户需要传送文件。

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第一章 总则

第一条 为了规范公司证照管理，确保公司证照的安全、完整和有效，提高公司运作效率和形象，根据国家相关法律法规及公司实际情况，制定本制度。

第二条 公司证照包括但不限于营业执照、税务登记证、组织机构代码证、银行开户许可证、经营许可证、资质证书等。

第三条 全公司各部门及人员在公司证照日常管理中，应严守国家法律法规及公司规章制度，保证证照的有效、完整和安全。

第二章 证照的申请、领取和变更

第四条 公司证照的申请和领取应由指定负责人进行，必须与公司相关部门按照规定的程序和要求办理。

第五条 申请证照时，必须提供真实、准确的相关材料并按照公司规定的要求填写申请表格。

第六条 申请证照的材料填写错误或不符合要求的，应予以退回，并告知申请人有关错误或不符合要求的原因。

第七条 证照变更需要重新办理的，应及时通知相关部门，由指定负责人负责办理，确保变更后的证照及时更新。

第三章 证照的保存和保管

第八条 证照应当在办理完成后，及时送交同一单位指定部门负责保管，由专人进行登记和编号，确保证照的完整和安全。

第九条 证照应存放在专用的文件柜或保险柜中，并设置相应的防火、防盗、防潮措施，保证证照的安全性和保密性。 第 2 页 共 9 页 第十条 证照的档案应按照相关规定进行分类、整理和存档，并标明存档日期和保管期限。

第四章 证照的使用和借用

第十一条 公司证照的使用必须符合公司的业务需要和相关法律法规的规定。

第十二条 使用证照的人员必须按照要求妥善保管好证照，并在使用完毕后及时归还指定部门。

第十三条 对于需要借用证照的情况，必须填写证照借用申请表，并经相关部门批准后方可借用。

第十四条 证照借用期限一般不得超过30天，超时需重新办理借用手续。

第五章 证照的更新和注销

第十五条 证照有效期届满前，必须及时申请续期或更新，避免证照过期造成的不必要麻烦和损失。

第一章 总则

第一条 为加强公司证照管理，确保证照的合法、合规、安全使用，提高公司证照管理水平，特制定本制度。

第二条 本制度适用于公司所有证照，包括但不限于营业执照、税务登记证、组织机构代码证、安全生产许可证、环保许可证、资质证书等。

第三条 行政部负责证照的统一管理，包括证照的收集、整理、保管、使用、变更、注销等。

第二章 证照收集与整理

第四条 行政部应按照证照的种类、有效期限、使用部门等进行分类整理，建立证照档案。

第五条 新证照的收集：各部门在取得新证照后，应及时报送行政部，由行政部负责归档。

第六条 证照变更：证照内容发生变更的，原持证人应及时将变更后的证照报送行政部，由行政部进行更新。

第三章 证照保管与使用

第七条 行政部负责证照的保管，确保证照安全、完整、有效。

第八条 证照的使用：各部门需使用证照时，应向行政部提出申请，经行政部审核批准后方可使用。

第九条 使用证照时，应遵守以下规定：

1. 证照不得涂改、伪造、转让、出借；

2. 使用证照时，应妥善保管，防止丢失、损坏；

3. 使用证照后，应及时归还行政部。

第十条 行政部应定期对证照进行清点，确保证照数量与档案一致。

第四章 证照变更与注销

第十一条 证照到期、失效或被吊销、撤销的，原持证人应及时报送行政部，由行政部负责办理注销手续。 第十二条 证照变更或注销后，行政部应及时更新证照档案。

第五章 奖励与处罚

第十三条 对在证照管理工作中表现突出的个人或部门，公司给予表彰和奖励。

第十四条 对违反本制度规定，造成证照丢失、损坏、失效等后果的个人或部门，公司将依法依规追究责任。

第六章 附则

第十五条 本制度由行政部负责解释。

第十六条 本制度自发布之日起施行。

本制度旨在规范公司证照管理，提高公司证照管理水平，确保证照的合法、合规、安全使用。各部门应严格按照本制度执行，共同维护公司证照管理的良好秩序。

公司证照管理制度

第一节 总则

第一条 为了规范公司各类证照的管理，确保公司各项工作高效运转，特制定本规定。

第二条 本规定适用于公司所有证照的管理，包括法人营业执照、安全生产许可证、企业代码证、税务登记证、房产证、土地证及经营运转中所需的各类证件。（1、下文称由综合办公室履行的公司证照管理职责在过渡期内由集团工作组代行，待公司运营完善后由公司综合办公室正常履行职责。2、下文所涉证照使用审批流程及各项审批单，在过渡期内，均按照此制度，使用中谷琪珑集团 OA 完成流程审批，待公司运营完善后，如有更改，由公司综合办公室另行下发通知）。

第二节 公司证件照管理要点

第三条 综合办公室是公司证照管理的职能部门。负责证照的保管、登记、备案。在办理证照过程中有关机构部门根据职责承办部分事项和全部事项（含各种证照的申报、登记、变更、年检、注销等）。

第四条 各类证照由综合办公室登记造册，委派专人统一管理。证件保管人必须妥善保管各类证照， 如出现损坏或丢失，要立即向公司领导报告，并与发证机关联系，及时办理证照的挂失和补办手续。第五条 各类证照未经主管领导批准，任何人不得随意翻动、复印、外借，更不许擅自使用公司的证照进行各种担保。

第六条 各部门如需使用证照必须按要求填写《印章印鉴及公司证照使用审批单》，经部门领导、相关部门领导及公司领导签批同意，说明使用范围和使用时间，以及预计归还时间，办理使用登记手续后，方可携带外出，使用完毕后，用件人和证件管理人应在登记表上注明领取（交回）时间并签字。

第七条 凡因借用、借阅人过失而造成的证照资料遗失，由借用、借阅人承担补办费用及相关责任。第八条 证件保管人需对到期的证件，提醒主管领导安排相关人员及时验证。不及时验证者，造成的各类损失由相关责任人担负，并追究其责任。

第九条 证件主管人因工作需要而调动岗位时，应填制“证件移交清册”，移交人和接交人在与证件清单核对数目后，二人均在“证件移交清册”上签字。