重大活动和突发事件档案管理办法

山西省人民政府令第245号——山西省重大活动档案管理办法文章属性•【制定机关】山西省人民政府•【公布日期】2016.09.11•【字号】山西省人民政府令第245号•【施行日期】2016.10.20•【效力等级】地方政府规章•【时效性】现行有效•【主题分类】档案管理正文山西省人民政府令第245号《山西省重大活动档案管理办法》已经2016年9月9日省人民政府第131次常务会议通过，现予公布，自2016年10月20日起施行。

代省长：楼阳生2016年9月11日山西省重大活动档案管理办法第一章总则第一条为了规范重大活动档案管理工作，确保重大活动档案的齐全、完整、真实和安全，更好地为经济社会发展服务，根据《中华人民共和国档案法》、《山西省档案管理条例》等法律法规，结合本省实际，制定本办法。

第二条本省重大活动档案的形成、归档、收集、整理、移交、接收、保管和利用等工作适用本办法。

第三条本办法所称重大活动，是指本省各级机关、团体、企业事业单位以及其他社会组织在省内外、境外组织举办的涉及政治、经济、科学、文化、教育、卫生、体育、外事、宗教等方面具有一定行业性、地方特色、国家意义或者国际影响的会议、节庆、会展等大型活动；突发事件的应对处置活动；关系改革、发展、民生等专项或者综合性的工作活动。

本办法所称重大活动档案，是指在上述重大活动过程中形成的具有保存利用价值，经过归档处理的文字、图表、音像、数据、实物以及其他形式的原始记录。

第四条重大活动档案工作遵循统一领导、分级负责、完整归档、系统整理、集中管理、有效利用的工作原则。

第五条凡属重大活动中形成的文件材料，应当归档保存，任何组织和个人不得据为己有或者拒绝归档；未列入归档范围的文件材料，应当编制文件销毁清册，经单位主要负责人审批后方可销毁。

第六条凡属重大活动中形成的涉密文件，应当依法加强安全管理，未经解密，不得进行寄存托管、档案整理业务外包和数字化加工。

第七条县级以上人民政府应当加强对重大活动档案工作的领导，建立健全档案行政管理部门参与重大活动的工作机制，协调解决本行政区域内重大活动档案管理工作中出现的问题，保障重大活动档案管理工作所需经费。

重大活动和突发事件档案管理办法正文：----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------国家档案局令第16号《重大活动和突发事件档案管理办法》已经2020年11月26日国家档案局局务会议审议通过，现予公布，自2021年6月1日起施行。

局长陆国强2020年12月12日重大活动和突发事件档案管理办法目录第一章总则第二章工作职责第三章管理要求第四章档案利用与开发第五章附则第一章总则第一条为了加强重大活动和突发事件档案科学管理，确保档案完整、安全与有效利用，更好地服务和推进国家治理体系和治理能力现代化，根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国突发事件应对法》等相关法律、法规，制定本办法。

第二条本办法所称重大活动是指在中华人民共和国境内外组织举办的，对党和国家、行业、地方具有重大意义或者重要国际影响的会议、会展、赛事、纪念、庆典等大型活动；突发事件是指突然发生，造成或可能造成严重社会危害，需要采取应急处置措施予以应对的自然灾害、事故灾难、公共卫生事件和社会安全事件。

第三条本办法所称重大活动和突发事件档案，是指在举办重大活动和应对突发事件过程中直接形成的对国家和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

第四条重大活动和突发事件档案工作应当遵循统一领导、分级管理、分类实施、统筹协作的工作原则，维护档案完整与安全，推动档案利用与开发，为经济社会发展和突发事件应对活动提供文献参考和决策支持。

第五条各地区各部门应当加强对重大活动和突发事件档案工作组织领导，建立健全工作制度，保证档案管理做到收集齐全完整，整理规范有序，保管安全可靠，鉴定准确及时，利用简捷方便，开发实用有效。

重大活动和突发事件档案制度
重大活动和突发事件档案制度是指建立一套完整的档案管理体系，对重大活动和突发事件进行记录、整理、保管和利用的制度。

这个制度有助于对重大活动和突发事件进行科学的研究、评估和总结，为相关决策提供依据。

重大活动和突发事件的档案制度包括以下几个方面：
1. 档案管理的组织机构和责任：建立相应的档案管理机构，明确档案管理的职责和权限，确保档案工作的协调和高效进行。

2. 档案管理的规章制度：制定档案管理的规章制度，包括档案的分类、编目、整理、保管、利用和销毁等方面的具体规定，确保档案管理的规范性和科学性。

3. 档案的收集和整理：对重大活动和突发事件的相关材料进行及时的收集和整理，包括相关文件、图片、视频和音频等多种形式的材料。

4. 档案的保管和利用：建立合适的档案保管设施，确保档案的安全和完整性，制定档案利用的规定，提供便利的档案查询和利用服务。

5. 档案的鉴定和评估：对重大活动和突发事件的档案进行鉴定和评估，确定其历史和科研价值，为相关研究提供依据。

6. 档案的展示和宣传：通过各种形式的展览、出版和宣传活动，
向公众展示重大活动和突发事件的档案，增强社会意识和历史记忆。

通过建立和完善重大活动和突发事件档案制度，可以使相关的重要信息和经验得到有效的保存和传承，为今后的决策和应对提供重要的参考和借鉴。

第一章总则第一条为加强重大活动档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，根据《中华人民共和国档案法》及有关法律法规，结合本单位的实际情况，制定本制度。

第二条本制度适用于本单位的重大活动档案管理工作，包括重大活动策划、组织、实施、总结等过程中的各类档案资料。

第三条重大活动档案管理工作应遵循以下原则：1. 完整性原则：确保重大活动档案的全面、完整，不遗漏重要资料。

2. 准确性原则：档案资料应真实反映重大活动的实际情况，确保信息准确无误。

3. 系统性原则：档案资料应分类有序，便于查询和利用。

4. 安全性原则：确保档案资料的安全，防止丢失、损坏和泄密。

第二章档案收集与整理第四条重大活动档案的收集范围：1. 重大活动策划阶段的相关文件，如活动方案、预算、审批文件等；2. 重大活动组织阶段的相关文件，如人员安排、物资调配、场地布置等；3. 重大活动实施阶段的相关文件，如活动通知、签到表、照片、视频等；4. 重大活动总结阶段的相关文件，如总结报告、评估报告、表彰文件等；5. 其他与重大活动相关的文件、资料。

第五条档案收集的要求：1. 档案收集应做到及时、全面、准确；2. 收集的档案资料应真实、合法、有效；3. 档案资料收集后应及时进行分类、整理。

第六条档案整理的要求：1. 按照档案分类标准进行分类，确保档案的系统性；2. 对档案资料进行编号、登记，便于查询；3. 档案资料应按照时间顺序排列，保持档案的完整性；4. 对破损、褪色的档案资料进行修复、复制，确保档案的准确性。

第三章档案保管与利用第七条档案保管的要求：1. 档案资料应存放在安全、干燥、通风的库房内；2. 档案资料应按照分类、编号进行摆放，便于查找；3. 档案资料应定期进行检查、维护，防止虫蛀、霉变等；4. 档案资料不得擅自借阅、复制、外传，确需借阅的，需经单位负责人批准。

第八条档案利用的要求：1. 档案资料查询应遵循真实性、准确性、完整性原则；2. 查询档案资料应填写查询登记表，记录查询人、查询内容、查询时间等信息；3. 查询档案资料不得泄露国家秘密、商业秘密和个人隐私；4. 查询档案资料不得用于非法目的。

第一章总则第一条为了规范大型活动档案管理工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在大型活动中的作用，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本单位的实际情况，制定本制度。

第二条本制度适用于本单位举办或参与的大型活动档案管理工作。

第三条大型活动档案管理应遵循真实性、完整性、系统性、安全性和可利用性原则。

第四条本单位应建立健全大型活动档案管理机构，明确档案管理人员职责，确保档案管理工作顺利开展。

第二章档案收集与整理第五条大型活动档案的收集范围包括：（一）活动策划文件：活动方案、活动预算、活动审批文件等。

（二）活动组织文件：活动通知、活动日程安排、活动流程图、活动场地布置图等。

（三）活动实施文件：活动报道、活动照片、活动视频、活动礼品、活动用品采购清单等。

（四）活动总结文件：活动总结报告、活动效果评估、活动反馈意见等。

第六条档案收集应做到以下几点：（一）及时性：活动结束后，应及时收集相关档案材料。

（二）全面性：收集的档案材料应涵盖活动的各个方面，确保档案的完整性。

（三）准确性：收集的档案材料应真实、准确，不得篡改、伪造。

第七条档案整理应遵循以下程序：（一）分类：根据档案材料的性质、内容进行分类。

（二）编目：对每份档案材料进行编号，建立档案目录。

（三）装订：将档案材料按照编号顺序装订成册。

（四）归档：将整理好的档案材料按照类别和顺序归档。

第三章档案保管与利用第八条档案保管应做到以下几点：（一）安全存放：档案材料应存放在安全、干燥、通风、防潮、防尘、防虫、防鼠的场所。

（二）定期检查：定期对档案材料进行检查，确保档案的完好。

（三）保密措施：对涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的档案材料，应采取相应的保密措施。

第九条档案利用应遵循以下原则：（一）合法性：档案利用应符合国家法律法规和政策要求。

（二）真实性：提供档案材料时，应确保其真实、准确。

（三）及时性：及时提供档案材料，满足用户需求。

第十条档案查询与借阅：（一）查询：用户可通过电话、邮件、现场等方式查询档案信息。

重大活动和突发事件档案制度是指为了做好与重大活动和突发事件相关的档案工作而建立的制度体系。

这一制度体系的建立有助于保障信息的准确、完整、可追溯，对于事件的分析、追责、总结等方面都具有重要的作用。

以下是关于重大活动和突发事件档案制度的一些常见要素：
1. 档案立项：在重大活动或突发事件发生时，建立相应的档案立项，明确档案的范围、内容和工作责任人。

2. 文件收集：收集与重大活动或突发事件相关的各类文件、报告、会议记录、通讯录等档案材料，确保信息的及时采集和汇总。

3. 信息归档：对收集到的文件进行分类整理，并建立档案目录，确保档案信息的有序归档。

4. 保密管理：对涉密信息和敏感信息采取相应的保密措施，确保档案信息的安全性。

5. 审批流程：设定档案的审批流程，明确档案的合规性和合法性，确保档案的真实性和可信度。

6. 存档和保管：对已经归档的文件进行存档和保管，确保档案材料的完整性和长期保存。

7. 档案检索：建立档案检索系统，方便后续的查询和利用，确保档案的及时检索。

8. 定期整理：对已经存档的文件进行定期的整理和清理，删除不必要的信息，确保档案的精简和清晰。

9. 档案利用：在法定的档案利用期限内，对档案进行合理的利用，例如用于事后总结、经验汇总、责任追究等。

10. 档案销毁：在法定的保管期限届满后，按照相关规定对档案进行销毁，确保不再需要的档案材料被妥善处理。

重大活动和突发事件档案制度的建立有助于形成制度性的、规范化的工作流程，提高档案管理的科学性和有效性。

档案工作的规范和完善对于维护国家安全、社会稳定以及总结经验教训等方面都具有积极的意义。

重庆市重大活动档案管理暂行办法渝档发〔2014〕21号第一章总则第一条为规范全市重大活动档案管理工作，实现重大活动档案准确完整收集归档，根据中共中央办公厅、国务院办公厅印发《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》的通知（中办发〔2014〕15号）、《各级各类档案馆收集档案范围的规定》（国家档案局令第9号）、市政府办公厅印发《重庆市档案收集管理办法》的通知（渝办发〔2007〕17号），结合我市实际，制定本办法。

第二条本办法所称重大活动档案，是指在全市重大活动中直接形成的，对国家和社会具有保存价值的文字、图表、声像、电子、实物等不同门类和载体形式的历史记录。

第三条本办法所称重大活动，是指符合下列条件之一的活动：（一）党和国家领导人在我市的公务活动；（二）外国元首、政府首脑、政党领袖或者国际组织负责人、著名外国友人在我市的外事活动；（三）市和区县（自治县）党委、人大、政府、政协的重大活动；（四）市和区县（自治县）党委、人大、政府、政协主要负责人的重要公务活动；（五）对市或区县（自治县）具有重大影响的政治、经济、文化、社会及生态方面的活动；（六）市或区县（自治县）与国（境）内外的重大交流与合作活动；（七）市或区县（自治县）承办的国家重要会议和重大活动；（八）市或区县（自治县）严重自然灾害，重大突发事件、事故抢救处置活动；（九）市或区县（自治县）的其他重大活动。

第二章机构与职责第四条市和区县（自治县）档案行政管理部门负责监督、指导本行政区域内重大活动档案工作。

市和区县（自治县）国家综合档案馆负责重大活动档案接收、保管及利用工作。

第五条重大活动组织、承办单位（以下简称“组织承办单位”）在重大活动前或重大活动结束后，应当及时通知同级档案行政管理部门参与相关工作。

第六条组织承办单位应当明确档案工作机构或档案工作人员，负责重大活动档案的收集、整理、移交工作。

第七条负责重大活动档案管理的工作人员应当具备档案工作职业素养，认真履行职责，保守工作秘密。

附件1重大活动和突发事件档案管理办法（征求意见稿）目录第一章总则第二章职责与分工第三章档案的管理第四章档案的利用、开发与监督第五章附则第一章总则第一条为了加强重大活动和突发事件档案科学管理，确保档案齐全、完整、真实与安全，更好地服务和推进国家治理体系和治理能力现代化建设，根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国突发事件应对法》等相关法律、法规，制定本办法。

第二条本办法所称重大活动是指在中华人民共和国境内外组织举办的，对国家、行业、地方具有重大意义或者重要国际影响的会议、会展、运动、赛事、纪念、庆典等大型活动；突发事件是指突然发生的，造成或可能造成严重社会危害或大面积影响范围的自然灾害、事故灾难、公共卫生事件和社会安全事件。

第三条本办法所称重大活动和突发事件档案，是指在举办重大活动和应对突发事件过程中直接形成的对国家和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像、数据、实物等不同形式的原始记录。

第四条重大活动和突发事件档案工作应当遵循统一领导、分级管理、分类实施、统筹协作的工作原则，维护档案完整与安全，推动档案利用与开发，为服务经济社会发展和突发事件应对活动提供文献参考和决策支持。

第五条各地区各部门应当加强对重大活动和突发事件档案工作组织领导，建立健全工作制度，保证档案收集齐全完整，整理规范有序，保管安全可靠，鉴定准确及时，利用简捷方便，开发实用有效。

第六条重大活动和突发事件档案工作的收集、整理和移交工作所需经费应当列入活动经费预算。

档案主管部门、国家综合档案馆开展重大活动和突发事件档案工作所需经费列入同级财政预算。

第七条重大活动和突发事件档案管理工作应当积极运用新技术、新手段，不断提升信息化管理水平。

涉及国家秘密的档案管理应当同时符合保密管理的相关规定。

第二章职责与分工第八条档案主管部门负责本行政区域内重大活动和突发事件档案工作统筹协调、制度建设，负责建立本行政区域内重大活动和突发事件档案工作清单，并对档案工作进行监督、指导和检查。

第一章总则第一条为加强重大活动档案的科学管理，确保档案的完整、安全与有效利用，根据《中华人民共和国档案法》等相关法律法规，结合我国实际情况，特制定本制度。

第二条本制度适用于我国境内各级机关、团体、企事业单位以及其他社会组织举办的具有重大意义或重要国际影响的会议、会展、赛事、纪念、庆典等大型活动以及应对突发事件过程中形成的各类档案。

第三条重大活动档案是反映国家和社会发展历程的重要历史记录，对于维护国家利益、促进社会进步、提高治理能力具有重要意义。

第二章档案分类与范围第四条重大活动档案分为以下几类：1. 文字档案：包括会议纪要、讲话稿、通知、请示、报告、总结等；2. 图表档案：包括活动海报、展板、流程图等；3. 声像档案：包括照片、录像、录音等；4. 实物档案：包括奖杯、证书、纪念品等。

第五条重大活动档案的范围包括：1. 重大活动筹备阶段形成的各类文件材料；2. 重大活动实施阶段形成的各类文件材料；3. 重大活动总结阶段形成的各类文件材料；4. 应对突发事件过程中形成的各类文件材料。

第三章档案管理职责第六条重大活动档案管理工作由活动主办单位负责，具体职责如下：1. 制定档案管理制度，明确档案管理职责；2. 组织档案的收集、整理、归档、保管、利用等工作；3. 建立档案检索系统，方便查阅；4. 定期对档案进行鉴定和销毁；5. 加强档案信息化建设，提高档案管理水平。

第四章档案收集与整理第七条重大活动档案收集应遵循以下原则：1. 完整性原则：确保档案的齐全，不得遗漏；2. 真实性原则：档案内容应真实反映活动情况；3. 及时性原则：档案收集工作应与活动同步进行。

第八条重大活动档案整理应遵循以下要求：1. 分类整理：按照档案类别进行分类整理；2. 规范命名：档案命名应规范、准确；3. 编制目录：编制档案目录，方便查阅。

第五章档案保管与利用第九条重大活动档案保管应遵循以下要求：1. 安全保管：确保档案安全，防止丢失、损毁；2. 环境适宜：保持档案库房温度、湿度适宜；3. 防虫、防霉：定期进行档案防虫、防霉处理。

突发事件应对活动档案：建立机制保障安全当突发事件发生时，我们需要一个完善的应对机制。

如何建立一
个安全可靠的应对机制？这里我们就来详细讲解一下。

首先，我们需
要确定哪些重大活动和突发事件需要建立档案。

其次，对于涉及到人
员安全的活动和事件，必须确保建立完整、可靠的活动档案，包括活
动背景、安全措施和应急预案等。

同时，还要建立档案归档、借阅、
追溯等管理制度，确保档案信息完整、准确、及时。

此外，我们还要
建立一个突发事件应对小组，明确每一位成员的职责和权限，并在平
常时期进行培训和演练，确保能够快速、有效地应对不同类型的突发
事件。

总之，建立突发事件应对活动档案工作机制是非常重要的任务，不仅能够提高我们的应对能力和反应速度，还能够保障活动和事件的
顺利进行和参与者的安全。