档案业务事项确认表

门、密级、归档责任人、保管期限、是否限制利用等10项。
给予归档标 赋予电子文件归档号，并填写在归档处理单中。归档号由系统自
识
动排序，部门兼职档案员可自主修改和重排序。
文件形成或办理部门对电子文件进行预归档，预归档后的电子文
预归档 件从各部门办结库进入到预归档库，其管理权限同时向档案部门
移交。系统能够自动记录归档处理单中的归档时间项。
是/否
是/ 否
年度接收计划需提前以“移交通知”的形式发送给各移交单位，要
1
档案接收 计划
档案接收计 求移交单位给出反馈信息。接收部门根据反馈结果进行调整，也 划的制定及 可以根据实际情况对接收计划进行调整。
下发 系统应支持移交单位申请延期移交，并发送市档案局法规部门进
根据实际情况可以增加计划中的任务，包括临时机构、提前移交
处理完毕后，给出详细交接单
对每个环节，记录相关日志，提供对各个行为进行审查处置。日
志主要记录的环节包括：
日志记录 a) 支持创建处置行为；
b) 标识并存储处置行为；
c) 审查处置行为。
可按照案卷、时间段、部门、类型等多种方式对档案进行查询、
档案统计 统计，生成反映档案接收、保管、利用和鉴定销毁等情况的统计
消息提醒 算机后自动弹出报信。重要信息还通过即时通讯工具报信提醒，
手机号码与内部通讯录同步维护。
通讯录 提供通讯录管理和查询功能。
描述是 否正确
是
输入
完成工作需要的前提条件， 例如：档案接收需要移交单 位和档案馆共同签字《档案
移交接收登记表》
输出成果物
完成工作后有 哪些工作成果
对应岗位
13
14 日常事务
移交接收登记表》
输出成果物
完成工作后有 哪些工作成果
对应岗位
11
12 档案管理
13
14 15 16 17 18 19 库房管理
20
21
22
23 24 档案利用 25 26 27 28
29
30
31
32
33 档案移交 34
档案移交单位进行档案资源整理，将处于零乱状态的和需要进一
编目整理 步条理化的档案资源经过分类、组合、排列与编目，达到系统化
管理 权限管理：角色与权限管理、安全设置与管理
下载中心 提供内部共享及相关内容的下载功能。
收文管理
对档案局的收文进行管理，包括收文登记、分发、领导批示、部 门办理等环节
对档案局的发文进行管理，包括发文拟稿、核稿、会签、签发、
发文管理 套红、盖章、电子签章等环节，需要集成工作流平台及文档编辑
管理控件，实现痕迹保留、清稿套红等功能；
功能，使用单点登录可以实现一次登录后访问其他应用系统时不
个人按统一身份认证系统设定的权限登录后，提供办公台账，显
示与用户相关的事务当前所处的状态。
个人首页 不同用户拥有不同权限，可查阅的事务也不同。
突出位置显示其当日要务、普发通知和专送通知、计划安排、值
班通知、任务催办，以及其他事项的提醒。
系统和权限 系统管理：提供编码维护、日志查看与管理、统计分析等功能。
、集中化的目的，并对归档案卷进行排列、分类及编制案卷目录
资料管理
对于不属于归档范围的准档案资源，但确实有利用保存价值，将 整理编目为资料，提供单位平时查询利用。
移交市档案馆前，对档案进行划控，确定开放范围。
划控鉴定 对于实体档案提供密级鉴定、保管期限鉴定、公开档案鉴定等功
能，对于电子文件提供三性检查等功能，系统支持单个条目鉴定
工作内容包括：
1.是否属于归档范围
调整归档的 2.保管期限是否划分准确
电子文件 3.归档号是否正确
档案部门如对某部门归档文件有修改意见，可以自行修改，或将
文件退回，由该部门兼职档案人员进行修改后再重新预归档。
检测
档案部门负责对电子文件的元数据和背景信息进行检测、校验， 并记录入库。
档案部门将符合归档要求的电子文件存入档案数据库，并采用相
内部文件
对档案局的内部文件（请示报告、申请报告、电话记录等）办理 过程进行管理，包括拟稿、审批、领导批示等环节。
公文督办
可对于不同办理紧急程度的公文进行催办、督办等功能，可全程 监控文档处理过程，可临时调整文档办理流程顺序。
文档辅助处理要求包括元数据管理、PDF转换、文档安全以及角色
文档辅助管 替代功能。此外还需提供纸质文件数字化功能，嵌入OCR识别模块
、卷内目录、案卷封面等，为后期装订成册做准备。分类管理需
要按照树状结构进行管理。并提供专题的管理。分类设置需要具
具备扩充性，档案移交单位可根据实际需要设置专业档案的分类
分类设置 、管理功能。
各门类档案数字资源的目录数据依据类目设置进行自动排序和分
能自动生成档案管理所需的各种排列序号，并能由用户自主修改
报表。并提供打印、导出的功能。
打印、导出 数据编码维
具备完备的打印输出功能，能打印输出各类统计报表、目录、备 考 对表 于及 电档 子案 文数 件字 涉资及源的全代文码。和编码进行维护，便于代码的解析和利
护
用 按照档案移交单位的档案分类方案或大纲，对档案数字资源进行
层级类目设置，对于档案有关信息表单分类管理，包括案卷目录
6
验收工作
说明、案卷目录（必有）、文件目录（可以没有）、电子目录 （必有，包括案卷及文件目录）等相关内容，并填写《xx单位档
案验收情况登记表》。此处《档案验收登记表》由系统生成打印
。档案移交单位需向系统提交电子版的目录（包括案卷目录和文 移交单位将档案资料移交至市档案馆，接收部门与入库部门共同
导
规范和市局馆的相关指导文件。
根据移交任务通知单,接收档号，按照移交规范整理档案，形成新
移交整理 的档号，编制全宗介绍（打印、导出、盖章），选择本次需要移
交的档案，制作并提交档案移交交接单及目录。
移交检查
对整理的移交档案资料，进行自查确认，系统根据预定义规则能 提供自动校验检查的功能，记录检查确认单。
移交审核 档案移交单位领导对移交档案审核，并给出相关建议。
档案移交
35 36 37
38
39 40 41 其他
42
反馈修改
档案移交单位接收档案局（馆）的反馈信息，对本次提交的档案 中不符合规定的部分进行修改，直至符合要求规定。
移交交接 移交单位将档案移交到档案局（馆），办理交接单。
档案局 （馆）处理
15 处理
16
17
电子文件 归档接口
一周安排 值班安排 接待计划 任务驱动 数据接口
在页面显著位置突出显示个人的相关安排，阅读后可自动回复， 同时发出消息提醒相关人员。提供按日、周、月、年等不同的查 询方式，支持套用规定格式打印输出，支持下载为电子表格。 按组织结构树进行安排，可动态查询，可依申请临时调整个人值 班时间。具备消息提醒功能、阅读后自动回复功能。支持套用格 式打印输出，支持下载为电子表格。 按拟办、批办、审批、办理、办结等不同环节，对来访问的人员 或团体进行计划安排，并以专送通知形式送达参与接待的有关人 员，具备消息提醒功能。 对经有关会议或领导指示确定的、已明确目标的性质的各项工作 任务，以及办文、办事过程中需要多部门协同工作的事项，由办 公室按要求实行任务驱动。明确任务具体内容、主要承办部门、 协办部门及相关责任人，以及完成任务的时间节点。可设定任务 催办时间点，按时间点自动进行消息提醒；可由办公室有关工作 对本单位形成的归档电子文件按进馆要求导出，直接提交进入馆 藏综合管理系统中。
的机构、撤销合并的机构等接收任务等。
系统提供任务进展节点设置，到期前向涉及的业务人员进行提
醒，保证档案进馆任务按时完成。
档案接收部门根据移交单位的反馈信息向档号管理部门为档案移
2
档号申请 交单位申请档号。
3
档号生成 档号管理部门在三日之内分配档号，否则系统自动提醒。
接收前期
档案接收部门将档号发送给档案移交单位，同时将需要参考的档
日常管理 理的结果，并对盘点结果进行库存记录。
记录温湿度情况，进行打印和汇总分析。
索引工具制 编制用于记录、报道、查找室藏档案资料，如文档对照表、全引
作
目录等，以便进行档案管理、提供服务的档案检索工具。
对所有档案建立索引目录树，提供组合查询、自定义条件查询、
档案检索 树状浏览、全文检索等多种检索手段对档案进行查询，并对查询
关规范进行电子文件的格式转换，统一各类型电子文件格式标准
归档 准档案资源经过编目处理后，按照相关规范校验合格后，形成档
案，对于档案进行装盒或装袋，按照库房规划，将档案放置在档
案库房相应位置，并记录各档案存放位置，进入库房保管阶段。
描述是 否正确
是
输入
完成工作需要的前提条件， 例如：档案接收需要移交单 位和档案馆共同签字《档案
质文件一致；鉴别电子文件的价值，确定其存舍；根据电子文件
的价值划分其保管期限；确定限制利用的电子文件。
经鉴定应当归档的电子文件由文件形成或办理部门负责将一组相
关联的文件组织在一起形成一个案卷。可以对案卷进行拆分，再
立卷归档 编缉。还应满足按 “件”的整理方法，并填写归档处理单，内容包
括：文件标题、发文字号、责任者、主题词、形成时间、承办部
4 工作
档号发送 案目录格式、档案利用说明格式、全宗指南格式等相关文件发送
给移交单位，或提供下载的路径。
5
指导记录
档案接收部门到移交单位进行移交工作的指导，并对所提意见、 建议和要求进行记录。
严格按照接收标准和相关规定进行移交档案验收工作，形成验收
记录。验收的内容包括：移交的档案资料、全宗介绍、档案利用
解密处理