文件的编号和编写格式规定

管理制度文件编码要求一、目的为了规范管理制度文件的编写，提高文件的信息化程度和可阅读性，确保文件的准确、清晰和规范。

二、适用范围适用于所有管理制度文件的编码要求，包括各类规章制度、工作流程、操作规程等。

三、编码原则1. 简单明了：编码应简洁明了，易于识别和记忆。

2. 有序排列：编码应有序排列，便于归档和检索。

3. 规范统一：编码应遵循统一的规范，不得随意更改。

4. 保密性：编码应具有一定的保密性，不得随意泄露。

四、编码要求1. 编码内容：编码应包括编号和名称两部分，编号是标识文件的唯一序号，名称是对文件内容的简要描述。

2. 编码格式：编号采用数字、字母或符号等形式，名称采用中文或英文等形式。

3. 编码规范：编码应按照一定规范进行组织，如“规章制度-部门编号-序号”等形式。

4. 编码更新：编码更新应及时进行，确保文件的版本控制和管理。

五、编码管理1. 责任部门：由相关部门负责管理管理制度文件的编码工作。

2. 编码工作流程：编码工作应按照程序规定进行，包括新建、修改和废止等流程。

3. 编码备份：编码备份应妥善保存，以防丢失或损坏。

4. 编码检查：对编码进行定期检查和审核，确保编码的准确性和完整性。

六、附则1. 本编码要求自发布之日起开始执行。

2. 对于已编写的管理制度文件，应尽快进行编码整理，以符合本要求。

3. 如有变动或疑问，应及时向管理部门进行反馈和沟通。

七、结语管理制度文件的编码是规范管理工作的重要环节，各部门应严格按照要求执行，并不断完善和提高文件编码管理水平，确保管理制度文件的有效运行和实施。

1.0目的为了规范管理本公司的各种文件和记录，对其编号方法做出统一规定。

2.0适用范围适用于公司的所有文件与记录。

3.0内容3.1文件的编制格式3.1.1文件编制时，正文部分都要加上文件头用来明示文件信息，文件类别的填写请按照后附《文件类别对照表》中的文件类别进行填写，文件头中的具体设置参照附件。

（文件模板可以在OA系统的“模板”文件夹中下载使用。

）3.1.2文件编写条目按照以下格式。

1.01.11.1.11.1.1.12.0依此类推，层次分级最多不超过4级。

3.1.3文件页边距设置如下：竖版：上 1.8cm 下 1.5cm 左2.5cm 右1.8cm横版：上2.5cm 下1.8cm 左1.8cm 右1.5cm3.1.4文件正文字体为仿宋或宋体，字号13号，行间距为固定值20磅，数字序列字体为Arial，字号与正文相同，小标题可以加粗。

3.1.5文件文档为word文件，表单不限。

3.1.6页眉：1.5cm页脚：1.0cm页眉页脚及其他部分的未尽事宜以附件范本为准。

3.2表格记录的编制格式3.2.1表格编制时，要加入公司标示，公司标示如下图。

图（1）集团公司logo标示公司所有下发的公文，logo图标均用带字母标识的，文件头模板可以在OA导航系统中下载3.2.2表格具体排版样式参照附件的样本设置。

3.2.3表格中所有字体均为仿宋或宋体，表头字号为16号，表格正文字号13号，表格编号及表格正文之外的附属信息字号均为10号。

3.3文件的编号3.3.1公司、分厂及部门代码（详见附件）体系文件包含ISO9001质量体系文件，OHSAS18001安全体系文件，ISO14001环境体系文件。

3.3.2.1一阶文件（质量手册、安全手册、环境手册）X1-X2-01流水号：01—99文件类型标示： QM质量手册SM安全手册EM环境手册公司代码：参照附件说明：质量手册以后将分为集团公司质量手册和分公司质量手册，分公司质量手册的部分内容可引用集团公司质量手册。

XXXXXX有限公司
三阶文件文件编号：XXXX-QC-X-007版本号：A0
标题：文件的编号与编写规定页次：1/2
生效日期：2018.01.01
1．目的：
规范文件编号与编写。

2．范围：
本公司质量管理体系文件的编号
3．职责：
文控：负责文件的管理存档
管理者代表：负责文件的审批
4．工作内容：
4.1文件书写规定：
4.1.1一阶文件按：按照ISO13485标准条款号进行编制；
4.1.2二阶文件按：（1）目的（2）范围（3）职责（4）定义（无时填无） (5)作业内容（6）
相关文件（无时填无）（7）表单（无时填无）
4.1.3文件章节次编号：
1……1.1……1.1.1……1.1.1.1
……1.1.1.2
2……2.1……2.1.1……2.1.1.1
……2.1.1.2（如此类推）
4.1.4文件的页次格式为：页次/总页数。

4.1.5版本版次：A1…A9,B1…B9依次变更。

4.2文件编号：
4.2.1一、二阶文件编号：
□□□□—□——□□
流水号（01－99）
文件性质A、B、C、D
质量体系Q
公司代号KSMD
4.2.2三阶文件编号：
□□—□□—□□□—□
流水号（001－999）
文件类型代号
部门代号
版本。

公文文号的正确格式1、文号也就是制发文件的编号，是由发文机关代字、发文年份和文件顺序号三个部分组成。

2、年份使用公元纪年，在“[ ]”内用阿拉伯数字标注。

3、例如：×政字[2011]11号，“×政”是××人民政府的代字，“[2011]”是发文的年份，“11号”是该年份发文的顺序号。

4、几个机关联合行文，只标注主办机关发文字号。

5、用文头的文件，发文字号一般标注在文头之下、横线上方居中。

6、例如：卫生部《卫生行政执法文书规范》中执法文书文号和编号的编制规定如下：一、文号、编号编制总体原则文书本身设定文号的，应在文书标注的"文号"位置编写相应的文号，文号的形式为：地区简称＋卫＋执法类别＋执法性质＋〔年份〕＋序号，如黄卫食罚〔2006〕001号。

7、2、文书本身设定编号的，应在文书标注的"编号："后印制编号，编号形式为年份＋序号，如2006-001。

8、例：检验结果告知书本身设定文号，其文号应为：黄卫食检告〔2006〕×××号。

9、监督意见书本身设定编号，则其编号应为：2006－×××××号。

10、为避免出现号码重复，此处的序号统一定为五位数，前两位为监督员本人监督员编号末两位，后三位为流水号。

11、其余同类型文书编号也按此规定。

12、二、文号、编号编制形式行政处罚事先告知书______卫______罚告〔〕______号2、行政处罚听证告知书______卫______听告〔〕______号3、行政处罚听证通知书______卫______听通〔〕______号4、卫生行政处罚决定书______卫______罚〔〕______号5、强制执行申请书______卫______执申〔〕______号6、送达回执文号编制与决定书一致7、案件移送书______卫______案移〔〕______号三、关于执法类别食品卫生："食" 公共场所卫生："公" 化妆品卫生："妆" 涉水产品、饮用水卫生："水" 职业卫生："职" 放射卫生："放" 消毒产品管理："消" 医疗机构管理："医"。

文件名称：文件编号与编写格式规定文件编号：MY3—001版本号：A编制：审批：日期：2004/7/5 日期：2004/7/6修订记录页号页版修改内容批准人修改日期版本号：A 页版号：011 目的规范文件规则与编写规定，以求文件格式与风格的统一。

2 范围适用于本公司所有文件的编号以及程序文件的编写。

质量手册、三级文件也可参照此格式编写。

版本号：A 页版号：01 不适用标准、图纸、工艺文件的编号与编写。

3 职责3.1 质量手册由管理者代表负责组织编写；3.2 各职能部门负责编写与职能有关的程序文件、作业指导书、操作规程、管理制度和相应的记录表格。

3.3 办公室负责制定文件编号和附件的表格编号。

4 工作内容4.1 编号方法4.1.1文件的编号规则按以下规定进行。

MY顺序号（001、002……）性质代号（见4. 1. 2）企业代号4.1.2 性质代号按表1的规定。

表1性质代号代号性质文件名称1 一级文件质量手册2 二级文件程序文件3 三级文件作业指导书、操作规程、管理制度4 四级文件表格、报表、记录5 外来文件标准、上级文件、法律法规等4.2 书写用纸、格式及字体。

文件采用B5的书写用纸。

文件和表格等的页边距规格为：上边和左边边距为2厘米，下边和右边边距为0.5厘米。

页眉距边界为2厘米，页脚距边界为0厘米。

具体格式要求如下：版本号：A 页版号：01a.封面见附件1。

b.修订记录见附件2。

当质量手册或程序文件需修改时使用。

c.书写用纸见附件3。

d.表格见附件4。

4.3 文件结构文件按章、条、款、项的结构层次编写。

编写程序文件时应按以下规定的章节,依序分章编写，但若因文件主题的不同，遇有章名不适合用时，则在该章名下标示“无”以保留章名。

4.3.2 目的重点描述编写本文件的目的。

4.3.2 范围重点描述程序活动所适应的部门、人员或其它可界定的范围，必要时可描述文件的“不适用”范围，以清楚界定文件的使用范围。

4.3.3 职责描述该项活动程序的主要职责部门及配合部门的职责。

公司文件编号及字号规范
为规范公司文档管理，特制定本文件编号规范。

一、文件编号结构
1.文件编号由四部分组成，每部分之间用“-”连接
第一部分. 表明发文部门
第二部分. 表明发文部门
第三部分. 表明文件的密级程度
第四部分. 表明文档的属性，即文件的类型及当年文件发文的顺序号。

第五部分. 表明文件的状态，即反映对源文件所作的修改。

注：协议与合同文件不纳入《公司文件编号及字号规范》中，可作为单独编号使用。

格式如下：
文件编号：2014.12.01.001（说明：年.月.日.当天发生的同协议与合同的排序）
2.各部门表示方法
1)第一部分：发文部门
2)第二部分：文件密级
3)第三部分：文件类型
4)第四部分：文件状态
版本号的使用：
第一版（原件）用Rev.1.0表示
对第一版进行细部调整用“状态符号 1.1/1.2 ……”表示
对第一版进行结构修改用“状态符号 2.0/3.0 ……”表示
举例：采购部发布的采购流程管理办法（第一版）
文件编号：CGB-R.00-RUS.采购流程管理办法-Rev.1.0
二、文件表头
公司文件统一使用下列表头，其中“文件类型”各部门可先建立本部门文件分类，如工作流程、规范、规程、备忘……，待一定时期积累后公司再统一文件分类；保密等级用第一条中密级表达符号表示。

三、文件字号使用规范
1.文件标题字符使用：黑体；
2.字号：三号；
3.文件正文字符使用：宋体；
4.字号：五号；
上海巴博信息技术有限公司
编写与制定：XXX。

文件编号及格式规定文件编号批准日期生效日期等级版本修改状态总页数正文附录编制审核批准关联文件编号：文件编号及格式规定共页第页版次：A/0 页版号：修改记录页号页版修改内容修改人批准人修改日期版次：A/0页版号：0031 目的规范文件编写，以求文件格式与风格的统一。

2 范围适用于本公司除外来文件、图纸、工艺文件等之外的所有文件的编号与编写。

3 职责3.1管理性文件，体系文件，技术文件的文件管理负责人由管代、技术负责人担当；3.2一般性文件，通知，会议记录等的文件管理负责人由关联部门领导指定的人员担当；3.3文件管理负责人负责对文件进行编号，并对编号的唯一性负责。

并保证文件编号、书写符合本规范。

4 工作内容4.1文件编号的标记方法4.1.1标记在显眼的位置。

原则上为纸的右上角。

4.1.2原则上当一个文件有多页时，每页都要标记上编号。

4.1.3原则上在版面的右上角还应标上版次，左上角标上页号。

4.2文件种类的划分表1文件种类文件的种类对象文件类别代码性质编号方法体系文件质量手册、程序文件、质量环境管理方针、目标见表2 一级文件见§4.3 规程文件操作规程、规范见表2二级文件见§4.3 作业标准通用标准（含外来文件）见表2 二级文件见§4.3 设计文档图表、规范书、说明书、设计书等SM 二级文件见§4.3 质量记录产品质量环境记录、通用记录JL 三级文件见§4.4其它业务通知行政通知，人事通知财务通知，市场，商务，支撑通知质量检查通知，技术通知等TZ 三级文件见§4.4 技术报告技术报告、普通报告、调查报告等BG 三级文件培训资料公司内培训资料顾客培训资料PX 三级文件目录、手册销售资料（产品手册等）其它资料（公司介绍手册等）ML 三级文件上记以外的文件产品业务文件产品外业务文件（联络书，说明书，议事录发送件，报告书等）NT 三级文件4.3 体系文件的编号办法4.3.1 体系文件必须按本规定进行编号，编号应便于识别，•统一打印在文件的右上角。

1. 目的：规范公司各类文件的格式和编号。

2. 合用范围：本规范合用于公司各管理体系的手册、程序、规范、技术文件、作业指导书、外来文件、记录表单等。

3. 职责3.1 总经理室：负责制定本规范。

3.2 各部门：编制文件时应按本规范要求执行。

4. 定义同《文件管理程序》5. 内容：5.1 管理文件的编写格式：5.1.1 管理文件的封面格式参照本文件的附件一，流程文件正文格式参照附件二，程叙文件正文的格式参照附件三。

5.1.2 文件编写条目按以下格式:1.1.11.1.11.1.1.12.2.12.1.12.1.1.1(如此类推，最多不超过 4 层)5.1.3 文件的页次格式为:页次/总页数。

5.1.4 版次:版次号/修订数，可以进行单页修改。

在一个版次内只能修订四次,超四次后,变更版本号:A/0 →A/1→A/2→A/3→A/4B/0 →B/1→B/2→B/3→B/4 (如此类推)5.1.5 文件的字体5.1.5.1 文件大标题----黑体小二加粗5.1.5.2 文件“1--5”标题----黑体小四加粗5.1.5.3 文件“1--5”内容----宋体小四5.1.5.4 流程表框内----宋体五号5.1.6 文档类型为 word 文档，表单不限；5.1.7 文档行距：文档自设最小行距 12 磅5.1.8 文档页面设置：上 2cm，下 1.8cm左 2cm ，右 1.8cm5.1.9 若流程是流程文件，流程框内的表格设为虚线，不设明格；5.1.10 页眉页脚及其他部份的未尽事宜以附件范本为准。

5.1.11 文件中须包含以下内容：1 目的：介绍编制此文件的作用和意义。

2 合用范围：介绍文件合用的范围，如：按使用的场所(组织别、) 产品、职能等进行界定。

3 职责：按文件的相关方分别介绍在此文件中所承担的职责。

(已发行的流程文件中暂时保留“流程相关方”的写法，文件进行修订时均改用“职责”的形式来编写。

)4 定义：在此文件中引用，属公司特定含义的名词或者较难理解的则需要进行解释。

1.0目的对全公司质量管理体系文件、记录统一编号及格式，便于全公司质量管理体系文件的管理。

2.0适用范围适用于全公司各部门制定质量管理体系文件、记录时的编号及格式。

3.0职责3.1法规部负责监督各部门文件、记录编号及格式是否正确。

3.2各部门按规定对本部门质量管理体系文件、记录进行编号与确定格式。

4.0工作程序4.1质量手册的编号规定AHP/QM质量手册爱厚朴X/Y修订次数版本号4.1.1版本号X：用大写字母A、B、……依次排序如：A/0表示，A版没有修订；B/0表示，B版没有修订。

4.1.2修订次数Y：用1、2、……表示如：A/1表示：A版第一次修订；B/1表示，B版第一次修订。

4.2程序文件的编号规定AHP/QP--××文件序号程序文件爱厚朴4.2.1版次号：同4.1.1。

4.2.2修订状态：同4.1.2。

4.3第三层文件编号规定AHP3-XX-XXX文件序号部门代号4.3.1职能部门代号代号QG XS JS ZG SC CG FG 部门企管部销售部技术部质量部生产部采购部法规部例：AHP3-QG-004含义为：本公司企管部第三层文件：文件序号为004。

4.4第四层次文件（记录）编号规定AHP4-XX -XXX例：AHP4-QG-005含义为：本公司企管部质量记录：记录序号为005。

4.5图纸的编号与工艺文件的编号规定按《产品技术文件的编号规定》执行。

4.6外来文件的编号如果原文件有编号，引用原文件编号加流水号，如无编号按下列执行。

WL—××—×××流水号年度外来文件4.7文件受控号与文件发放号相同4.8文件的修订和修改4.9文件的修订：执行4.1.1、4.1.2规定4.10文件编制要求4.10.1每种文件格式统一，文件一律采用标准A4纸张。

页面上为1.8cm，下为1.8cm，左为2.5cm，右为1.8cm。

4.10.2文件全部用标准宋体字，字符间距为“标准”，行距为“固定值”“22磅”。

行政公文的文件编号规则概述：行政公文是国家机关和地方各级政府机构用于组织、决策、传达和执行公务的文件。

为了管理和归档这些文件，行政公文通常都会有一个编号。

本文将介绍行政公文的文件编号规则，以及相关的注意事项。

一、文件编号的重要性行政公文的文件编号是管理和追踪文件的重要手段。

通过编号，可以方便地查找和归档文件，确保文件的准确性和连贯性。

文件编号还可以提供对文件的分类、来源、时间等信息的索引，为文件的日后审查和追溯提供便利。

二、文件编号的基本要素行政公文的文件编号通常由一系列要素组成，包括机关代号、发文年份、发文序号等。

下面是对这些要素的详细介绍：1. 机关代号：每个行政机关都有一个唯一的机关代号，用于标识文件的发出单位。

这个机关代号通常是由国家或地方政府统一规定的，例如中国国家行政机关的机关代号为“GB”。

机关代号应该在文件编号中明确标示，确保文件的归属机关清晰可见。

2. 发文年份：发文年份是指行政公文发出的年份，通常使用阿拉伯数字表示。

发文年份需要明确标注在文件编号中，以便于文件的组织和查找。

3. 发文序号：发文序号是行政公文在同一年内的发文顺序号，用于标识同一机关发出的不同文件。

发文序号需要连续递增，每次发文都应该在前一次发文序号的基础上加一。

发文序号应该明确标注在文件编号中，以保证文件的唯一性和顺序性。

三、文件编号的编写规则为了统一文件的编号规则，减少混乱和错误，行政公文的文件编号应符合一定的编写规则。

下面是一些常见的文件编号编写规则：1. 机关代号：机关代号应该写在文件编号的起始位置，例如“GB”。

2. 发文年份：发文年份应该紧随机关代号之后，用阿拉伯数字表示。

例如，2021年可以写为“2021”。

3. 发文序号：发文序号应该紧随发文年份之后，使用阿拉伯数字表示。

发文序号需要连续递增，每次发文都应在前一次发文序号的基础上加一。

例如，第一份文件可以标注为“001”，第二份文件为“002”，以此类推。