XX有限责任公司供应商管理办法

XX有限责任公司供应商管理办法

第一章 总 则

第一条 本程序文件的制定和执行是按照XX有限责任公司公司2009年3月1日下发的物资管理相关文件精神进行修订的，旨在规范物资采购活动，以确保采购的产品在质量、交付和服务等方面符合相关生产技术要求。

第二条 本程序文件适用于XX有限责任公司公司所属范围内所有物资采购活动及其管理。

第三条 引用标准：

根据XX有限责任公司XX有限责任公司《采购管理制度》、《采购物资质量验收管理制度》、《供应商管理制度》。

第二章 供应商管理

第四条 供应商管理部门及职责

(一)规划发展部是XX有限责任公司公司供应商管理的职能部门。

(二)负责制定供应商管理制度。

（三）负责组织对供应商的选择、准入、评价、优化、停权、解冻和管理（供应商的停权和解冻应上报主管物资经理，按照权限审批后方可实施，并将审批结果上报XX有限责任公司公司购销部备案）。

第五条 供应商信息来源

（一）XX有限责任公司公司已建立的合格供应商档案。

（二）招投标及市场（考察）调查。

（三）使用单位（部门）指定的供应商（所供物资为唯一或使用部门认可的物资）。

2 （四）规划发展部有权根据实际情况委托采购单位收集整理供应商审查资料，并报规划发展部存档。

第六条 供应商准入条件

（一）具有合法的法人资格或独立承担民事责任的能力。

（二）遵守国家的法律、行政法规，具有良好的商业信誉。

（三）具备相应专业技术的资质要求，具有良好的履行合同的记录。

（四）具备完善的生产、供货、工程建设、检修和提供服务的能力。

（五）财务和经营状况良好。

（六）履行缴纳社会保障、税收义务。

（七）生产的产品或经营的商品符合国家相关标准规定和XX有限责任公司公司工程施工、生产要求达到的技术标准。

（八）法人代表在申请资格前没有不良信誉记录；

（九）符合XX有限责任公司公司按相关规定要求的条件及招投标文件规定的其他条件。

第七条 供应商进入XX有限责任公司公司前必须提供供应商的基本信息（基本信息样板见附件4）。

第八条 供应商进入XX有限责任公司公司前除提供供应商的基本信息外，还要提供必要的资质资料，资质资料包括：

（一）营业执照复本及复印件。

（二）税务登记证复本及复印件。

（三）法定代表人证书或委托代理证明及复印件。

（四）相关资质证明（生产许可证、工程资质证明等）或必要的文件。

（五）要求提供相关年度财务报告及近三年业绩报告；

（六）特殊行业的强制认证、强制检定产品的生产许可证、经营许可证、专利产品证书。

3 第九条 供应商准入的审批

供应商需提供的所有相关资料确定无误后，其审批程序为：

非集采供应商准入的审批：经采购单位上报主管物资部门、经理办、财务部、主管物资经理，按权限审批后可纳入正式供应商；

经销商准入的审批：原则上不再引入经销商，如有特殊情况必须说明原因，并经主管物资经理审批，并上报XX有限责任公司公司购销部备案；

急件、事故件等供应商的准入可特殊处理，但应说明原因补办审批手续。

第十条 供应商的评价

（一） 供应商评价的主要内容：

1、营业执照、法人代表资格证书或法人授权书。

2、技术能力证明、技术鉴定书、产品试验报告。

3、资质证明（生产许可证、工程资质证明等）。

4、供应能力的评价。

5、业绩和信誉的评价。

6、产品样本、质保能力。

7、特殊行业的强制认证、强制检定产品的生产许可证、经营许可证。

8、拥有生产、经营或办公场所的证明原件和复印件。

9、具备一定的生产和付货能力，并且还要具备很强的紧急供货能力。

10、供应商的经营范围不超过其所提供的营业执照规定的经营范围。

（二）对供应商综合评价的主要方式

1、对供方的评价，按采购对象的不同，评价的要求也不同。

4 2、对A类物资供应商评价采用会议评审或实地考察、调查等方式，按第2项内容逐项评价。

3、对B、C类物资供方按第（一）中(1、5、7)项的要求进行评价。

（三）对供应商评价周期和时间：

1、战略合作（集中采购）的供应商的评价工作由XX有限责任公司公司购销部负责组织评价。

2、采购单位对供应商进行分类为重点供应商和一般供应商。重点供应商半年评价一次，一般供应商一年评价一次，并将评价结果上报规划发展部审核。

3、评价标准：见附表《供应商评价表》。

4、评价结果的处理：根据量化评价的结果，通过综合排名将供应商划分优秀供应商（85分以上）、合格供应商（60分以上）和不合格供应商（不足60分），并提出供应商评价报告，不合格供应商予以剔除。

第十一条 属于下列情形之一的供应商，给予取消市场准入资格：

（一）提供虚假材料，骗取供应商准入资格的。

（二）提供虚假投标材料的。

（三）采用不正当手段诋毁、排挤其他供应商的。

（四）与采购机关或者社会中介机构违规串通的。

（五）向采购主管机构、采购机关、社会中介机构等行贿或者提供其他不正当利益的。

（六）拒绝的检查或者不如实反映情况、提供材料的。

（七）签约后未按合同履行义务的。

（八）质量存在问题并造成严重经济后果或重大安全记录。

（九）其他违反采购规定的情形。

（十）没有履行合同并给造成较大经济损失的。

5 （十一）其他触犯国家法律的行为。

第十二条 对清除的供应商在一至三年内或终身不允许进入供应市场。

第十三条 对弃标、不履约的供应商，采购单位要以书面形式通知XX有限责任公司公司招投标办公室和规划发展部备案，并经全体评委一致通过，做相应的处理（更改中标供应商或重新招投标）。

第十四条 XX有限责任公司公司财务部有义务接待供应商按其要求核对账目。

第十五条 供应商的更名管理

供应商根据自身实际需要更改名称的，应向XX有限责任公司公司相关单位、部门提供下述材料后，经核准无问题方可变更。

（一）更名申请。

（二）原名称营业执照复印件。

（三）新名称营业执照原件、复印件。

（四）工商行政系统企业变更登记表复印件。

（五）以上材料经购销处、主管物资部门、经理办、财务部、主管物资经理审批后，在供应商数据库中予以变更名称。

第十六条 供应商的义务

（一）如实向XX有限责任公司公司提供资格审查的相关资料。

（二）参加招投标活动时，要及时提供招投标文件要求的材料。

（三）需要交纳投标保证金，要按照招投标规定足额交纳。

（四）供应商中标后，要及时签订商务（技术）合同，按照标准交纳履约保证金，并按照合同条款认真履约。

（五）按照XX有限责任公司公司要求定期提供相关信息。

（六）接受XX有限责任公司公司对采购、服务、合同等执行情况的质询和检查。

6 第十七条 供应商的权利

（一）取得XX有限责任公司公司供应商资格后，可以参加XX有限责任公司公司物资供应、服务等经济活动；

（二）有权获得XX有限责任公司公司发布的各类招投标信息，参加招投标活动。

（三）供应商在招投标活动中，认为自己的合法权益受到损害时，可以向XX有限责任公司公司或集团公司审计监察部门提出书面投诉，对处理结果不服的，有权向有管辖权的人民法院提起诉讼。

第三章 供应商信息的控制

第十八条 供方的确定

（一）重要物资的采购，如电缆、电缆桥架、选矿设备备件、高压管件（包括非标加工件）等通常在经评定合格的供应商中选择，采取招、议标择优选取的方式。

（二）因特殊情况（急件、事故件），需在合格供应商以外进行物资采购时，采购单位应对该供应商及时进行评定。

（三）零星物资采购在评定合格的供应商中选择，与生产、工程质量无直接关系的零星物资可在市场中比质比价选购。

第四章 供应商物资质量验收的管理

第十九条 物资验收的标准

（一）依据采购合同中规定的产品技术标准、检验标准以及质量要求等，避免三无产品入场。

第二十条 供方物资（产品）的验证检验

7 （一）供方货源处实施产品验证

1、验证内容

按合同约定，采购单位计划员以信函、电传、电话等方式与供应商联系，确定产品验证的时间、地点。验证人员（采购人员与相关工程技术人员、规划发展部门物资验收员）共同对供应商的质保能力及产品进行现场验证。

2、验证方法

验证人员到供应商现场考察并查阅质量管理体系资料及其他相关资料，如质量证明、试验报告、合格证、商检记录、现场检验等。

第五章 附 则

第二十一条 本《办法》自发布之日起执行，原有的《办法》自行终止，如与国家及上级有关政策、法规相悖，从其规定。

第二十二条 本《办法》在一定时期内对相关人员进行培训后,方能施行。同时，在一定时期内根据企业发展及集团公司物资管理的需要及时修订。

第二十三条 本《办法》所指供应商包括承包商。

第二十四条 本《办法》解释权归XX有限责任公司公司规划发展部。

8 附1：

XX有限责任公司更换货物通知单

供应商（全称）： 换货日期： 年 月 日

送货人 联系电话

物资名称 规格型号 计量单位 数量 换货原因

计划员 保管员 验收员 物资管理负责人

注：此通知单由验收员填写、留存。

9 附2： XX有限责任公司供应商信息注册表

中文名称

英文名称

建企时间

通讯地址

生产厂址

企业网址

企业性质 国有 集体 联营 三资 私营

财务信息 注册资金 资产总额 净资产 资产负债率 资信等级 开户行及帐号 税号

联系人 姓名 性别 年龄 专业/职称 商务手机 办公电话 传真电话 邮编 电子邮箱

员工情况 总人数 技术人员数量 高级职称人数 中级职称人数

主类别 机械 电气 仪表 原燃料 五金标件 劳保 油料 金属