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![培训档案整理与归档操作技能培训_[全文]](https://img.taocdn.com/s1/m/e2bb5feb710abb68a98271fe910ef12d2af9a980.png)
CHERY-UNIVERSITY培训档案整理与归档操作技能培训一、档案收集方法二、整理基本流程三、整理基本方法四、档案移交手续五、实际案例分享奇瑞大学1CHERY-UNIVERSITY培训档案整理与归档操作技能培训一、档案收集方法（1）、档案收集。
即通过例行的接收制度和专门的征集办法，将分散在各部门、个人手中的档案有组织、有计划地分别集中到档案管理部门，实现统一管理。
此环节为部门兼职档案员与车间、班组的兼职档案员衔接的工作环节，需紧密配合，相互协作。
A、档案收集的方法。
（A）、档案管理部门要参与文件控制中去，在文件生成流转过程中进行控制。
（前端控制理论）（B）、归档制度。
明确归档范围和归档时间。
（C）、明确归档领导责任。
各部门，各项目负责人对归档到公司档案管理部门的档案的完整性，有效性负责，并签字确认。
奇瑞大学2CHERY-UNIVERSITY培训档案整理与归档操作技能培训奇瑞大学文件处理标签年月日年月日成收发文单位文文号号文件标题接收人意见科室意见领导批示处理情况联系电话：5923133传真：5922875奇瑞大学综合管理部奇瑞大学3CHERY-UNIVERSITY培训档案整理与归档操作技能培训二、整理的基本流《档案管理规定》根据实际情况主要针对图纸分类立卷去铁质装订统一折叠格式提高意识卷、件件，线盒内目录、总目录修改三笔编号装订入盒编目盒编号、标识盒内目录、盒脊标识架编号等盒整理打印粘贴上架奇瑞大学4CHERY-UNIVERSITY培训档案整理与归档操作技能培训三、整理的基本方法1、分类。
按照《档案管理规定》中所列类别进行一、二级的分类。
各部门可根据自身特点，进行更细致的分类。
如下：一级分类二级分类档培训档轿车公司培训档三级分类根据需要分类总装车间培训档……一般文件根据定义很容易确定其类别。
摸棱两可的文件，可根据其具体内容和形成者进行归属。
奇瑞大学5CHERY-UNIVERSITY培训档案整理与归档操作技能培训二、整理的基本方法2、立卷。
明喆物业档案管理知识培训教材The training material on files keeping knowledgeltdin Ming Zhe property management co.,深圳市明喆物业管理有限公司一文件档案管理基本原则1.对有效文件与作废文件分别归档2.对文件正本与副本分别归档3.对不同类别文件分别归档二文件档案管理对象1.纸张类文件：各部门工作过程中使用的文件、通知、合同、记录、检查表等纸介质文件。
2.电子文档类文件：在电脑中制作文件、通知、合同、记录等所产生的电子媒体文件及数码照片、数码影像资料等。
3.声像制品类文件：工作过程中使用的光盘、磁盘、录音带、录像带、照片等。
4.实物资料类文件：在各类比赛、评比、审核过程中所获得的锦旗、奖状、奖品、证书以及与之相应的必要的文字说明资料。
三归档管理步骤1.文件分类一般情况下，应按以下文件类别对所使用的文件进行分类管理：（1) 标准化管理的体系文件：按相关国际标准如ISO9001、ISO14001、OHSAS18001的要求制订的方针、目标公告、手册、程序文件、作业指导书（作业标准、规范、制度、办法等）、记录（受控记录及非受控记录）等。
（2) 行政管理体系文件：公司制订的薪资管理制度、财务管理制度、业绩考评制度、后勤管理制度、福利制度、劳动纪律及奖罚制度、任命处罚决定、临时性通知或工作指令等。
（3) 外来文件：非本公司制订的但在本公司的管理服务过程中需使用的国际标准、国家标准、国家法律法规、相关合同、招标书、协议以及政府机构、认证机构、街道组织和客户下发的文件、客户所在场地的建筑设施资料、本公司为客户提供后勤服务过程中所管理的相关机电设施设备资料、本公司购置的办公设备及服务设备所附带的安装使用手册等资料。
2.文件内页标识为有效识别标准化体系文件的有效性，并确保文件在管理过程中易于查找，应对文件内页按以下要求进行标识：（1) 对文件版本及生效日期进行标识；（2) 对文件的受控状态进行标识，如相关为文件正本、文件副本、作废文件或外来文件等；（3) 对文件的放置顺序进行标识，如：在放置文件的文件夹的最前面应建立文件索引目录，文件索引目录的文件序号应与文件首页所标示的数字序号保持一致。
文件整理培训课程计划一、课程介绍文件整理是办公室管理中非常重要的一项工作。
合理、有序地整理文件可以提高工作效率，避免信息的丢失和混乱。
本培训课程旨在帮助学员掌握文件整理的基本原则和技巧，提高办公室文件管理的能力。
二、培训目标1.了解文件整理的重要性；2.掌握常用的文件整理方法；3.学会使用电子文档整理工具；4.提高办公室文件管理的效率与准确性。
三、培训内容1.文件整理的概念和重要性1.1 文件整理的定义1.2 文件整理的目的和意义1.3 文件整理对工作效率的影响2.文件整理的基本原则2.1 文件分类的原则与方法2.2 文件命名规范与技巧2.3 文件标注与标签的使用3.常用的文件整理方法3.1 按时间顺序整理3.2 按主题分类整理3.3 按重要性程度整理4.电子文档整理工具的使用4.1 电子文档整理软件介绍4.2 电子文档归档与检索方法4.3 电子文档备份与恢复策略5.提高文件管理效率的技巧5.1 文件夹文件的自动化整理5.2 文件整理的定期巩固与回顾5.3 文件整理的持续改进与优化四、培训方式本培训课程采用现场授课的形式，辅以案例分析与小组讨论。
学员可以通过听讲解、参与讨论、实际操作等方式获得知识并进行能力提升。
五、培训时间安排本培训课程共计12学时，具体安排如下：第一天：上午：课程介绍、文件整理的概念和重要性下午：文件整理的基本原则、文件分类的原则与方法第二天：上午：文件命名规范与技巧下午：常用的文件整理方法第三天：上午：电子文档整理软件介绍、电子文档归档与检索方法下午：电子文档备份与恢复策略、提高文件管理效率的技巧六、培训师资本培训课程由经验丰富、行业专业的培训师授课，他们将通过案例分析和实际操作指导，帮助学员掌握文件整理的技能。
七、学员要求1.具有基本的办公室管理工作经验；2.熟悉常用的办公软件，如Word、Excel、PowerPoint等；3.具备一定的电脑操作基础。
八、培训效果评估培训结束后，将进行课程效果的评估，以了解学员对培训内容的理解和掌握情况，并提供相关改进建议。
归档文件整理讲义一、收集工作（一）收集（归档）范围凡本单位在职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料，均属归档范围。
它包括三个方面：一是本单位制发的正式文件（包括代上级机关起草的文件）；二是外单位的来文；三是本单位形成的没有文号的文件。
（二）收集要求与方法１、要求：指对文件材料的要求。
（）要齐全完整。
本单位的发文要签发手续齐全，正文与底稿(或发文稿纸)齐全；会议记录要有时间、地点，参加对象、记录人、会议主要内容。
（）用纸要规范。
特别是记录本，不能用小于的普通练习本，应选择或用纸。
过小的要进行粘贴。
（）要求使用耐久的字迹材料，如黑墨水、红印泥、激光打印；不能用圆珠笔、复写纸、传真纸、色带打印等不耐久的字迹材料。
２、收集方法定期收集与平时收集相结合，要主动收集，还要把好发文关和用印关，不但要收集纸质的文件材料，还要同时收集电子文本，要有规范的文书处理程序。
二、整理归档文件的整理是将应该归档的文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。
首先要做到四个分开。
（一）归档与不归档的文件材料分开收集来的文件并不是每一份都要归档的，我们要纠正两种错误认识，一是有文必档，二是红头文件（上级来文）都要归档。
一般有以下几种文件可以不归档。
、上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；、本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；、同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料；、下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。
（二）年度分开文书档案是按年度进行整理的，如果你这个单位几年未整理了，那么首先要将各年度的材料分开，同一个年度的文件材料放在一起，注意几点：１、一般以文件形成日期为准。
归档文件整理讲义
一、收集工作
（一）收集（归档）范围
凡本单位在职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料，均属归档范围。
它包括三个方面：一是本单位制发的正式文件（包括代上级机关起草的文件）；二是外单位的来文；三是本单位形成的没有文号的文件。
（二）收集要求与方法
１、要求：指对文件材料的要求。
（）要齐全完整。
本单位的发文要签发手续齐全，正文与底稿(或发文稿纸)齐全；会议记录要有时间、地点，参加对象、记录人、会议主要内容。
（）用纸要规范。
特别是记录本，不能用小于的普通练习本，应选择或用纸。
过小的要进行粘贴。
（）要求使用耐久的字迹材料，如黑墨水、红印泥、激光打印；不能用圆珠笔、复写纸、传真纸、色带打印等不耐久的字迹材料。
２、收集方法
定期收集与平时收集相结合，要主动收集，还要把好发文关和用印关，不但要收集纸质的文件材料，还要同时收集电子文本，要有规范的文书处理程序。
二、整理
归档文件的整理是将应该归档的文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。
首先要做到四个分开。
（一）归档与不归档的文件材料分开
收集来的文件并不是每一份都要归档的，我们要纠正两种错误认识，一是有文必档，二是红头文件（上级来文）都要归档。
一般有以下几种文件可以不归档。
、上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；
、本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；
、同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料；
、下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。
（二）年度分开
文书档案是按年度进行整理的，如果你这个单位几年未整理了，那么首先要将各年度的材料分开，同一个年度的文
件材料放在一起，注意几点：
１、一般以文件形成日期为准。
２、计划、总结、预决算、统计报表、表彰等统一以文件的签发日期判定所属年度。
３、跨年度形成的会议文件归闭幕年。
４、几份文件作一件时，“件”的日期以排在前面的文件落款日期为准。
（三）保管期限分开
文书档案分永久和定期两种。
我们不能随意延长保管期限。
（四）类别分开
按内设机构进行分类。
经过实践，这种分类法比较直观，便于操作，有一个机构就设置一个类，机构名称就是类目名称，各类之间的次序可按照本机关机构序列表的规定或习惯顺序排列。
在分类时，是哪个组织（内设）机构在职能活动中形成的文件，即归入该机构；由几个机构共同承办的文件，归入主办机构。
需要说明的是：我们现在采用的是年度——保管期限分类法，所以各类别之间只起到一个排列顺序的作用。
部分单位也可以按问题分类。
（五）装订
、件的确定。
一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件；正文与附件为一件；原件与复制件为一件；转发文与被转发文为一件；重要文件的正文与历次修改稿可各为一
件,正文与文件处理单为一件；来文与复文(指请示与批复、报告与批示、函与复函)为一件；另外，报表、名册、图册等按其原来的装订方式，一册（本）为一件；会议记录以一次会议为一件；介绍信存根可以一本为一件；调资表以一次为一件。
、件内排列：正文在前，定稿在后；正文在前，发文稿件在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文为一件时，复文在前，来文在后；文件处理单在前，正文在后。
、一般以件为单位装订，会议记录、会议材料等成套性的可装订在一起。
（六）排列
在同一保管期限内的归档文件应按分类表上各个条目的排序进行排列，同一条目的文件应按时间顺序集中排列。
不同保管期限的文件不能混在一起。
因故未及时整理归档的零散文件材料，可排在同一年度、期限的所有文件的最后，或并入关系密不可分的相关文件中作为一件。
（七）盖归档章
归档章应盖在每件文件首页的正上方居中位置，格式
（八）编制归档号
归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编写归档号。
包括全宗号、年度、保管期限、室编件号、馆编件号、机构（问题）等项目。
其中机构（问题）、馆编件号都不要填写。
１、全宗号：档案馆给各立档单位的代号。
２、年度：填写文件归档年度，用四位阿拉伯数字表示。
３、保管期限：可填写归档文件保管期限的简称。
４、室编件号：在归档章室编件号的位置上，按照归档文件的排列顺序进行编号。
注意：（）每份文件都必须编件号；（）同一年度，同一保管期限的只编一个流水号；（）归档章的最后两格作“收文章”使用。
、总页数：填写每一件归档文件中有图文的页面的总数。
（九）编目
归档文件在编好件号以后就应按照件号顺序编制归档文件目录。
归档文件应逐件编目。
归档文件目录设置件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目。
１、件号：填写室编件号。
２、责任者：制发文件的组织或个人即文件的发文机关或署名者。
除了著作、论文等署个人姓名外，其它不填个人姓名。
如一件文件有几个作者，只要填写一至二个主要作者
加“等”。
３、文号：文件的发文字号。
一般由机关代字、年度、顺序号组成。
如：通发[]号。
注意：不能把期刊号填在此栏。
４、题名：文件标题。
注意：
（）任免、奖惩文件，题名中未体现本单位或本单位人的姓名，但文件中有本单位或本单位的人，原题名照抄，把本单位或本单位人的姓名补充在原题名后面并加“（）”。
（）介绍信及存根必须把每个人的姓名都写上。
如：组织关系介绍信（、、）。
（）会议记录，要写上每次会议的主要议题，整个题名加方括号。
（）文件有并列题名的，并列题名与正题名一并抄录。
（）没有题名或题名不规范的要自拟标题并加中括号，但不能在文件标题上涂改。
（）文件的附件独立性强，正文标题不能反映附件内容时，附件标题可一并抄录，外加“（）”标注。
（）如果文件标题太长，题名栏输不下，可输在文本栏，并在题名栏注明“详见文本”。
、日期：文件的形成时间，以位阿拉伯数字标注
年月日。
如：。
、页数：每一件归档文件的页数。
文件中有图文的
页面为一页。
、备注：注释文件需说明的情况。
（十）装盒
将归档文件按室编件号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面，盒脊及备考表项目。
注意：不是同一保管期限的不能装在一个盒里，建议使用统一厚度的档案盒。
、档案盒封面应标明全宗名称。
、在盒脊上填写全宗号、年度（阿拉伯数字）
保管期限、室编件号。
其中，起止件号填写盒内
第一件文件和最后一件文件的件号。
虚线上方写
起号，虚线下方写止号，只写室编件号；盒号可
不编，要编用铅笔。
、备考表
备考表置于盒内文件之后，项目包括盒内文
件情况说明、整理人、检查人和日期。
（1）盒内文件情况说明：填写盒内文件缺
损、修改、补充、移出、销毁等情况。
（2）整理人：负责整理归档文件的人员姓
名。
一般指本单位档案人员。
（3）检查人：负责检查归档文件整理质量
的人员姓名。
（4）日期：归档文件整理完毕的日期。
