文件收发、传阅、归档管理制度

文件名称： 文件收发传阅管理制度

文件编号： ZY-SD-GL-201507007

生效日期： 2015年7月

第 1 页 共 1 页 山东中旖能源科技有限公司

文件收发传阅管理制度

为迅速、准确、及时的做好上情下达，使文件传递规范、有序的运行，保证公司工作顺利开展，进一步提高工作效率，特制定本制度。

第一条 文件收发

1.各种文件由行政管理部收交后，即刻进行收文编号，并与当天或次日早晨（节假日除外）向公司有关领导递阅，并进行登记。

2.各种来文及其他文件，除收件人外其他员工一律不准私自拆阅。

3.外发文件及其他材料由行政管理部专人封口后递送，所有文件须进行登记，并经领件人签名。

第二条 文件传阅

1.文件、各种材料和信函。主要收件人收文编号后根据公司领导分管工作范围，签注参阅见分送有关公司领导阅示。

2.公司领导批阅文件时间一般不超过当天，如果特殊情况可以延缓在三天之内。

3.有关业务性资料呈有关领导阅知，经总经理分鉴分阅领导阅示后的文件，移交承办人员办理并保存。

4.对专题性、时间性强的来文来函，若遇分管领导不在可总经理代签阅示意见。

5.公文传递程序为：收文-呈阅-领导阅示-收文-承办(传阅）-催办-结果-文书（存档）。

第三条 文件存档

1.所有来文来函资料在没有正式公布内容和结果之前，收文、批阅、承办人员一律不准私自外传，禁止泄密。

2.承办人员在接受文件后，要认真、及时的阅办文件，并注明处理结果，

文件名称： 文件收发传阅管理制度

文件编号： ZY-SD-GL-201507007

生效日期： 2015年7月

第 2 页 共 2 页 分门别类、妥善保管，以便于查询。

3.年末各部门要及时清理年内各类文件和资料，由主管收件人统一安排做好归档工作。不准跨年保存，更不准丢失、遗失和无故销毁。

第四条 文件催办

1.对公司领导批示的各类文件，承办室要认真、及时的办理。

2.联合承办的文件，行政综合部负责协调，有关部门及时报告办理结果，做到件件有着落、有答复。

第一章 总则

第一条 为加强我单位收发文及档案管理工作，确保文件、资料的安全、完整、规范，提高工作效率，根据国家有关法律法规和上级主管部门的要求，特制定本制度。

第二条 本制度适用于我单位所有收发文及档案管理工作，包括文件的收发、登记、传阅、归档、保管、利用等环节。

第二章 文件收发管理

第三条 文件收发工作由办公室负责，具体职责如下：

1. 负责接收上级机关、同级机关和下级单位的来文；

2. 负责单位内部文件的制发；

3. 负责文件的登记、分发、传阅；

4. 负责文件的归档和保管；

5. 负责文件的销毁。

第四条 收发文的基本流程：

1. 收文：接收文件时，应认真核对文件名称、文号、密级、发文机关等信息，确认无误后，及时登记《收文登记簿》。

2. 发文：制发文件时，应按照规定的格式和程序进行，经单位负责人审批后，及时打印、封装，并注明收文单位。

3. 传阅：对需要传阅的文件，应填写《文件传阅单》，明确传阅范围、时限和责任人。

4. 归档：文件传阅完毕后，应及时归档，确保文件完整无缺。

第五条 文件登记管理：

1. 收文登记：收文时应详细登记文件的基本信息，包括收文号、发文单位、文号、密级、文件标题、收文日期等。

2. 发文登记：发文时应详细登记文件的基本信息，包括发文号、发文单位、收文单位、文号、密级、文件标题、发文日期等。

第三章 文件传阅管理 第六条 文件传阅应遵循以下原则：

1. 及时性：文件传阅应及时，不得延误。

2. 保密性：涉密文件传阅应严格保密，不得泄露。

3. 完整性：文件传阅应确保文件完整，不得遗漏。

第七条 文件传阅流程：

1. 填写《文件传阅单》，明确传阅范围、时限和责任人。

2. 将文件传阅至相关责任人。

3. 责任人应在规定时限内阅毕并签字。

4. 文件传阅完毕后，应及时退回办公室。

第四章 文件归档管理

第八条 文件归档应遵循以下原则：

1. 完整性：归档文件应完整无缺，包括正文、附件、复制件等。

收发文管理制度

第一章 总 则

第一条 为加强机关单位的文件制度管理，规范公文的处理、传阅、签发和归档流程，提高工作效率和保障信息安全，制定本制度。

第二条 本制度适用于机关单位各类文件的管理，包括纸质文件和电子文档。

第三条 文件的收发管理应当遵循科学、准确、规范、高效的原则，实现信息的准确传达和及时处理。

第四条 文件的收发管理应当严格遵守法律法规，保护国家机密和单位信息安全，禁止私自泄露、篡改文件内容。

第五条 文件管理人员应当具备专业知识和严谨作风，严格执行本制度的各项规定，保证文件管理工作的顺利进行。

第二章 文件的收发

第六条 文件的收发是指机关单位接收来自外部或内部的文件，并对其进行分类、分发和传达的过程。

第七条 文件的收发应当由专门负责文件管理的人员负责，且必须有签收的记录和跟踪流程。

第八条 文件的收发应当及时、准确传达，保证信息不失真和不遗漏。

第九条 文件的收发应当根据文件的内容和重要程度，确定其优先级和处理周期，以便及时处理和回复。

第十条 文件的收发应当建立健全的登记和归档系统，对文件内容进行归类整理，方便查阅和检索。

第三章 文件的处理

第十一条 对于来自外部的文件，应当根据接收渠道的不同，确定处理方式和流程。

第十二条 对于来自上级机关或重要文件，应当及时进行阅读和处理，并按照要求签发、传达或作出回复。

第十三条 对于内部文件，应当根据接收对象的不同，确定传达的范围和方式。

第十四条 对于需要集体讨论或决策的文件，应当组织开展相关会议或研讨，并形成相应的决议和备忘录。

第十五条 对于需要落实的文件，应当确定责任人和时限，监督其执行情况。 第四章 文件的签发

第十六条 签发是指机关单位负责人或指定人员对文件内容进行确认和授权，确认其真实性和有效性。

第十七条 对于需要签发的文件，应当严格按照规定的签字顺序和权限层级，确保签字人有权签发。

第十八条 签发人应当认真审阅文件内容，确保其符合相关规定和要求，避免出现漏洞和错误。

第一章 总则

第一条 为加强单位收发文管理工作，提高工作效率，确保文件传递的准确性和及时性，特制定本制度。

第二条 本制度适用于单位内部所有收发文工作，包括收文、发文、文件登记、分发、传阅、归档等环节。

第三条 收发文工作应遵循以下原则：

1. 准确性原则：确保文件传递过程中的信息准确无误。

2. 及时性原则：按照规定时限完成文件传递工作。

3. 保密性原则：严格保护国家秘密和单位内部信息。

4. 规范性原则：严格按照文件管理规定执行。

第二章 文件分类与登记

第四条 文件分类

1. 按照文件来源分类：上级文件、同级文件、下级文件、单位内部文件。

2. 按照文件性质分类：政策法规文件、工作部署文件、通知通报文件、请示报告文件、其他文件。

第五条 文件登记

1. 收文登记：对收到的文件进行登记，包括文件编号、文件名称、来文单位、来文日期、密级、紧急程度等。

2. 发文登记：对发出的文件进行登记，包括文件编号、文件名称、发送单位、发送日期、密级、紧急程度等。

第三章 收文处理

第六条 收文流程

1. 文件接收：接收人员应核对文件是否齐全，无误后签字确认。

2. 文件登记：登记人员根据文件登记表进行登记，并将文件放入收文袋。

3. 文件分发：根据文件内容，将文件分发给相关部门或领导。 4. 文件传阅：需传阅的文件，按照规定时限和传阅范围进行传阅。

5. 文件归档：对已处理完毕的文件，按照规定时限和归档要求进行归档。

第七条 收文处理要求

1. 严格保密：对涉密文件，按照国家保密法律法规和单位保密制度执行。

2. 及时处理：对紧急文件，应立即处理；对一般文件，应在规定时限内处理。

3. 逐级审批：需领导审批的文件，按照审批权限逐级审批。

4. 做好记录：对收文处理过程做好记录，确保文件处理的可追溯性。

第四章 发文处理

第八条 发文流程

1. 文件起草：根据工作需要，由相关部门或人员起草文件。

2. 文件审核：起草部门将文件提交至办公室进行审核。