工程档案资料整理、填写办法

工程档案编制、归档的规定工程档案资料编制归档的规定一、一般说明1、基本定义：（1）案卷：由若干相互联系的资料组合而成的一种档案保管的基本单位。

即卷盒所包装的资料的全称。

（2）立卷：将拟归档的零散资料，按其内容或形式的联系组成案卷的整理过程。

A、资料的系统分解和组合：首先按合同项目、扩大单位工程、单位工程、分部工程、分项工程、单元工程，对资料进行科学合理的系统分类，形成此合同项目资料的树型系统结构图表。

然后，把资料对号入座，同类资料组合后，归入相应工程名称类目。

B、资料类型划分：依据合同项目资料的内容性质、产生阶段等进行划分，确定资料的类名。

原始资料、质量管理资料、进度管理资料、费用管理资料、阶段验收资料、竣工验收资料、竣工图等。

C、基本规则：如果对应于一个单元工程（或分项工程等）的某类资料组成的案卷，一个卷盒不能装完，则可用几个卷盒按资料次序分装，并在每盒的案卷题名后用数字区分。

（3）归档：指设计单位、施工（制造）单位、监理（监造）、监测单位盒总公司项目部（以下简称项目部），在完成相应的合同、协议或项目管理工作后，将资料案卷移交给**工程档案馆（以下简称档案馆）集中管理的工作。

设计、施工（制造）、监理（监造）、检测和项目部以及档案馆都要服从项目建设的整体规划，各负其责。

按以下基本程序开展工作：⑴合同签订时，设计、施工（制造）、监理（监造）、检测和项目部及档案馆等单位，即应该确定该项目的档案负责人，并在档案馆登记注册。

①每一个合同项目，都应该由项目部（或委托监理）主持，召集档案馆、监理、承包商等有关单位，在工程验收前，制定出竣工资料归档范围和实施细则。

档案馆备案，做为合同项目档案验收的依据。

②各单位档案专（兼）职人员，要进行**工程档案资料整理、立卷的咨询和学习。

⑵施工（制造）单位对合同范围内的竣工档案的真实性、完整性、系统性进行核查并签署意见，业主项目部复核并签字。

⑶监理（监造）、监测单位对监理（监造）、监测合同（协议）范围内产生的资料及时整理、立卷，业主项目部复核并签字。

工程单位资料整理制度一、目的与原则制定本制度的目的，在于规范工程单位内部资料的收集、整理、保存和使用流程，确保工程信息的完整性、可靠性和安全性。

本制度遵循合法性、实用性、系统性和保密性的原则，以适应工程项目管理的需要。

二、资料分类工程资料按照性质和用途，可分为技术性资料、管理性资料和财务性资料等类别。

每一类资料应明确归档要求和保管期限，便于检索与利用。

三、资料收集与归档1. 所有资料必须及时收集，并按照规定的格式进行整理。

2. 资料归档应做到内容完整、数据准确、分类清晰、易于检索。

3. 归档资料应注明日期、来源、责任人等信息，并进行电子化处理。

4. 特殊重要或涉密资料，应采取加密或其他安全措施保护。

四、资料保存与管理1. 资料的保存环境应干燥、通风、防潮，确保资料不受损。

2. 定期对存档资料进行检查，发现问题及时纠正。

3. 建立资料借阅制度，明确借阅权限和归还期限。

4. 定期对过期无用资料进行销毁，确保信息安全。

五、资料的使用与查询1. 任何人员使用资料前需提出申请，说明使用目的和范围。

2. 资料查询应遵守查询规定，不得随意携带或复制敏感资料。

3. 对于经常使用的常规资料，应建立快速查询系统，提高查询效率。

六、责任与监督1. 指定专门部门或人员负责资料整理工作，并对其进行培训。

2. 建立健全监督机制，对资料管理工作进行定期检查和评估。

3. 违反资料管理制度的行为，应依据情节轻重予以相应的处理。

七、附则1. 本制度自发布之日起实施，由工程单位负责人解释。

2. 根据工作实际情况和管理需求，本制度可适时进行调整和完善。

工程档案整理工作方案一、档案整理程序如下：1、逐件整理文件材料，剔除重份及无归档价值的文件，补充缺页，保证每卷内容的完整性。

2、按照技术文件材料的自然形成规律，保持文件之间的有机联系，将归档的文件材料按《分类规则》进行合理的分类、组卷、排列并编制档号。

1)卷内文件排列。

管理性文件资料排列，批复在前请示在后，正文在前附件在后，汇总表在前原始表在后，文字材料在前图表在后，结论性材料在前依据性文件在后；科技材料按原形成规律排列。

2)工程图纸排列。

按原设计图纸排列。

3)每个案卷内的文字材料、图纸，应在每份（件）资料、图纸的右下角盖档号章。

具体方法见能源部（1991）231号文中的编制说明。

4)案卷内容排列。

案卷封面、卷内目录、文件材料、备考表、封底。

5)案卷排列。

视案卷情况，可按二级类目编制案卷流水号，也可按三级类目编制案卷流水号，但分类要尽量分到四级类目。

案卷号必须是一卷一号，不能有重号。

6)分卷。

同类材料数量较多的，可分成多个案卷，每卷要分别拟写案卷封面，填写卷内目录，备考表。

在案卷题名上注明第几分册。

编制流水案卷号，不能有重复的档号。

7)装订。

所有归档材料要拆除金属物用线装订成册或单份装订。

成册的案卷编制页号，每个案卷内凡是有文字的文件材料都编制页码，正面编在右下角，空白页不编，顺序均从“1”开始，依次编制流水号。

单份的文件材料依次编制件号。

8)档号的编制。

严格按照规定编制相应的档号。

9)保管期限的划分。

结合规定，制定符合本单位实际的保管期限表。

二、索引目录的编制工程项目的竣工档案需编制索引目录。

索引目录由编制说明、分类目录及卷内目录三部分组成，工程项目档案按如下内容编制总结。

1、工程项目概况。

包括项目的批准单位，时间、文号；项目总投资和概算；项目筹建、开工、竣工时间；项目建设、设计、施工（包分包单位）和监理单位；项目的单位工程总数，工程范围和主要工程量。

2、工程竣工档案概况。

包括项目档案整理的依据性文件、文号，项目档案的分类原则和分类包括的主要内容；项目档案的总卷数和各类档案卷数；项目档案套数以及各套档案的保存单位；项目档案档号的组成及其代字代号的说明；档案编制人员名单。

工程专业档案整理方案一、前言工程专业档案是指对工程项目的设计、施工、监理、验收、运行等各个阶段所涉及到的相关资料和文件。

由于工程项目的复杂性和长期性，导致工程专业档案的数量庞大，种类繁多，形式多样。

为了保证工程项目的质量和安全，需要对工程专业档案进行规范的整理和管理。

本文将针对工程专业档案整理方案进行详细的介绍，包括整理流程、工作分工、管理制度等内容。

二、整理流程1.前期准备在进行工程专业档案整理前，需要对整理工作进行充分的前期准备。

首先要确定整理的范围和内容，包括涉及到的工程项目、文件种类、存放地点等信息。

其次要进行调研和勘察，了解档案的具体情况，包括数量、完整性、形式等。

最后要进行人员配备和技术准备，确定整理工作所需的人员和技术设备。

2.档案归档在整理工作开始前，需要进行档案归档工作，即将散乱的档案文件进行整理和分类，确保每个文件都能够被找到和归档。

这需要工程专业档案整理人员对档案进行逐一检查和整理，按照一定的标准进行分类和编号，确保档案档次清晰、分类合理。

3.档案清点在档案整理过程中，需要对档案进行清点和核实，确保档案的完整性和准确性。

这需要对每个文件进行逐一查验，确认每个文件的名称、编号、归属、存放地点等信息，确保档案的准确性和可查性。

4.档案整理档案整理是整个工程专业档案整理工作的核心环节。

在整理过程中，需要将档案按照一定的标准进行归类和整理，包括建立档案目录、整理报表、形成档案册等工作。

整理工作要求细致和仔细，确保每个文件都被正确地整理和存放。

5.档案备案在整理完成后，需要对整理工作进行备案。

这包括向相关部门提交整理报告，将整理情况和结果进行备案，确保整理工作的合法性和真实性。

6.档案管理档案整理工作完成后，需要对档案进行管理和保管。

这包括建立档案管理制度、规范档案的使用和借阅、管理档案的更新和补充、以及定期对档案进行审查和清理等工作。

同时要对档案进行定期的检测和维护，确保档案的完整性和安全性。

建设工程档案归档整理规范建设工程档案归档整理规范第一章建设工程文件归档的基本职责建设、勘察、设计、施工、监理等单位应将工程文件的形成和积累纳入工程建设管理的各个环节和有关人员的职责范围。

在整理立卷、验收移交工作中，建设单位应履行以下职责：1.在与工程招标及勘察、设计、施工、监理等单位签订协议、合同时，应对工程文件的套数、费用、质量、移交时间等提出明确要求。

2.收集和整理工程准备阶段、竣工验收阶段形成的文件，并进行立卷归档。

3.负责组织、监督和检查勘察、设计、施工、监理等单位的工程文件的形成、积累和立卷归档工作。

也可委托监理单位监督、检查工程文件的形成、积累和立卷归档工作。

4.收集和汇总勘察、设计、施工、监理等单位立卷归档的工程档案。

5.在组织工程竣工验收前，应提请当地城建档案管理机构对工程档案进行预验收；未取得工程档案验收认可文件，不得组织工程竣工验收。

6.对列入XXX接收范围的工程，工程竣工验收后3个月内，向当地XXX移交一套符合规定的工程档案。

勘察、设计、施工、监理等单位应将本单位形成的工程文件立卷后向建设单位移交。

建设工程项目实行总承包的，总包单位负责收集、汇总各分包单位形成的工程档案，并应及时向建设单位移交；各分包单位应将本单位形成的工程文件整理、立卷后及时移交总包单位。

建设工程项目由几个单位承包的，各承包单位负责收集、整理立卷其承包项目的工程文件，并应及时向建设单位移交。

城建档案管理机构应对工程文件的立卷归档工作进行监督、检查、指导。

在工程竣工验收前，应对工程档案进行预验收，验收合格后，须出具工程档案认可文件。

第二章工程文件的归档范围与工程建设有关的重要活动、记载工程建设主要过程和现状、具有保存价值的各种载体的文件，均应收集齐全，整理立卷后归档。

工程文件的具体归档范围应符合下列目录要求：1.工程准备阶段文件见附录1；2.建设工程竣工验收文件见附录2；3.市政基础设施工程竣工验收文件见附录3；4.建筑安装工程施工文件共分为桩基、土建、给排水、电气、幕墙、电梯、钢结构分别见附录4.1-4.7；5.建设工程竣工图见附录5；6.市政基础设施工程施工文件见附录6；7.市政基础设施工程竣工图见附录7；8.监理文件见附录8.第三章归档文件的质量要求归档的工程文件应为原件。

工程档案管理办法（完整版）一、总则1.1 为了规范工程档案的管理，确保工程档案的完整性、准确性和安全性，充分发挥工程档案在工程建设、运营维护及决策支持中的作用，根据《中华人民共和国档案法》、《建设工程质量管理条例》等法律法规，结合公司实际，制定本办法。

1.2 本办法适用于公司范围内所有工程项目的档案管理工作。

1.3 工程档案主要包括：项目前期文件、勘察设计文件、施工文件、监理文件、竣工图、竣工验收文件、设备资料、科研试验资料等。

1.4 工程档案管理遵循“统一领导、分级管理、全员参与、确保质量”的原则。

各部门、各单位应密切配合，共同做好工程档案管理工作。

二、档案的收集与整理2.1 收集范围工程档案的收集应涵盖项目从立项、设计、施工、监理到竣工验收全过程产生的各类文件资料。

收集时应确保文件资料的真实性、完整性和有效性。

2.2 收集要求（1）各部门应指定专人负责工程档案的收集工作，确保档案资料及时、准确地归档。

（2）工程档案的收集应与工程进度同步进行，不得滞后。

（3）收集的档案资料应原件为主，若确需使用复印件，必须保证复印件清晰、完整。

2.3 整理原则（1）工程档案应按照“一事一档”的原则进行整理，确保档案内容的连贯性和系统性。

（2）档案资料应按照时间顺序、文件类型进行分类，便于检索和利用。

三、档案的归档与保管3.1 归档时间工程档案应在项目竣工验收合格后三个月内完成归档工作。

3.2 归档程序（1）归档前，负责档案收集的部门应对档案资料进行清点、核对，确保无误。

（2）归档时，应填写归档目录，明确档案资料的名称、数量、日期等信息。

（3）档案管理部门对归档资料进行审核，合格后办理归档手续。

3.3 保管要求（1）档案保管场所应具备防火、防盗、防潮、防虫、防光、防尘等条件。

（2）档案应按照规定的顺序存放，便于查找和利用。

（3）档案管理部门应定期对档案保管情况进行检查，发现问题及时整改。

四、档案的利用与销毁4.1 利用原则工程档案的利用应遵循“内外有别、保密优先、方便利用”的原则，确保档案安全。

工程档案资料整理、填写办法第一章省交通厅编制《公路工程竣工文件资料立卷归档整理细则》容6、页次：填写每份文件首页上标注的页号，最后一份文件填写起止页号。

（三）卷备考表的填写卷备考表排列在卷文件材料的尾页之后，其容应标明卷材料的件数、页数以及需要说明的问题。

立卷人应填写立卷人的名字,审核人应填写该项目负责人的名字，还应填写立卷或检查日期。

（四）案卷目录的项目组成1、序号：填写案卷排列的自然序号，用阿拉伯数字从01依次标注；2、档号：填写案卷封面档号容；3、案卷标题：填写案卷封面案卷题名的全部容；4、编制单位：指案卷形成单位，谁组卷，谁是编制单位；5、日期：指文件材料的形成起止日期；6、件数：填写案卷文件的总份数；7、（页）数：填写案卷文件的总页数；8、备注：填写需要说明情况的容。

（五）案卷的排列顺序及编号方法由编制单位用铅笔在封面和档案盒的脊背填写案卷小流水号，最后由建设单位按照附件1中规定的文件类目的顺序依次进行编制案卷流水号。

（六）对归档文件资料的具体要求1、归档文件材料必须书写工整，字迹线条清楚，纸便于长期保管，格式统一；2、严禁使用圆珠笔，铅笔等不宜长期保存的书写工具书写；3、凡由易腿色书写材料形成的文件材料应复印保存；4、案卷封面采用150克牛皮纸，封面尺寸297*210;5、卷盒的制作采用牛皮纸，卷盒的外表尺寸为305*220;6、卷文件目录、案卷目录采用70克白纸。

（七）对归档文字资料的装订方法1、公路工程归档文件材料采用三孔一线方法装订，装订前取掉金属物；2、用白色档案装订线装订，距左边15，中孔居中，三孔之间各为80-90mm，装订时靠装订边和下边对齐;3、对批语、签注意见订在文件装订线上的，应粘贴补宽；4、表格头要求在上或在左侧装订；5、原件如有破碎或小页纸的，要粘贴在4之上；6、档案案卷整理完毕后，一卷装一盒，盒脊背的档号、案卷题名与所装案卷的题名、档号一致.7、案卷封面、卷文件目录、备考表、案卷目录、脊背表格式见附表。

工程单位资料整理制度内容一、目的和范围制定本制度的目的是为了规范工程单位在项目实施过程中的资料管理工作，确保所有文件、图纸、报告等资料能够被有效地收集、整理、存储和检索。

本制度适用于本公司承担的所有工程项目，包括新建、改建、扩建和技术改造等各类工程。

二、资料分类与编码1. 资料应按照性质分为技术资料、管理资料、财务资料等类别，并进一步细分为设计文件、施工记录、检验报告、合同文件等小类。

2. 每种资料应有统一的编码规则，便于管理和检索。

编码规则应包括项目名称、资料类别、创建日期等信息。

三、资料收集与归档1. 项目启动时，应建立资料收集计划，明确各类资料的收集时间、责任人和保存期限。

2. 资料应在产生后立即进行初步整理，并在规定时间内提交给项目资料管理员进行归档。

3. 归档资料应完整、准确、清晰，不得有缺页、漏签等现象。

四、资料存储与保管1. 所有资料应根据保密等级和重要性分类存放在不同的存储设施中，如保险柜、专用文件室等。

2. 电子资料应备份在安全可靠的存储设备上，并定期检查数据的完整性和可读性。

3. 对于长期保存的资料，应定期进行维护和更新，防止资料因环境因素损坏。

五、资料检索与使用1. 资料管理员应建立资料索引系统，确保资料能够快速准确地被检索到。

2. 使用资料时，应遵循“先进先出”的原则，优先使用最早归档的资料。

3. 借阅资料应办理相应的借阅手续，并在规定时间内归还。

六、资料作废与销毁1. 对于不再具有保存价值的资料，应经过相关部门审核批准后方可作废。

2. 销毁资料应采取保密措施，防止信息泄露。

七、监督与考核1. 公司应定期对资料管理工作进行检查和评估，确保制度的执行效果。

2. 对于违反资料管理制度的行为，应根据情节轻重给予相应的处理。

八、附则本制度自发布之日起实施，由公司管理层负责解释。

如有变更，应及时更新制度内容，并通知所有相关人员。

工程档案整理工作方案一、档案整理程序如下：1、逐件整理文件材料，剔除重份及无归档价值的文件，补充缺页，保证每卷内容的完整性。

2、按照技术文件材料的自然形成规律，保持文件之间的有机联系，将归档的文件材料按《分类规则》进行合理的分类、组卷、排列并编制档号。

1)卷内文件排列。

管理性文件资料排列，批复在前请示在后，正文在前附件在后，汇总表在前原始表在后，文字材料在前图表在后，结论性材料在前依据性文件在后；科技材料按原形成规律排列。

2)工程图纸排列。

按原设计图纸排列。

3)每个案卷内的文字材料、图纸，应在每份（件）资料、图纸的右下角盖档号章。

具体方法见能源部（1991）231号文中的编制说明。

4)案卷内容排列。

案卷封面、卷内目录、文件材料、备考表、封底。

5)案卷排列。

视案卷情况，可按二级类目编制案卷流水号，也可按三级类目编制案卷流水号，但分类要尽量分到四级类目。

案卷号必须是一卷一号，不能有重号。

6)分卷。

同类材料数量较多的，可分成多个案卷，每卷要分别拟写案卷封面，填写卷内目录，备考表。

在案卷题名上注明第几分册。

编制流水案卷号，不能有重复的档号。

7)装订。

所有归档材料要拆除金属物用线装订成册或单份装订。

成册的案卷编制页号，每个案卷内凡是有文字的文件材料都编制页码，正面编在右下角，空白页不编，顺序均从“1”开始，依次编制流水号。

单份的文件材料依次编制件号。

8)档号的编制。

严格按照规定编制相应的档号。

9)保管期限的划分。

结合规定，制定符合本单位实际的保管期限表。

二、索引目录的编制工程项目的竣工档案需编制索引目录。

索引目录由编制说明、分类目录及卷内目录三部分组成，工程项目档案按如下内容编制总结。

1、工程项目概况。

包括项目的批准单位，时间、文号；项目总投资和概算；项目筹建、开工、竣工时间；项目建设、设计、施工（包分包单位）和监理单位；项目的单位工程总数，工程范围和主要工程量。

2、工程竣工档案概况。

包括项目档案整理的依据性文件、文号，项目档案的分类原则和分类包括的主要内容；项目档案的总卷数和各类档案卷数；项目档案套数以及各套档案的保存单位；项目档案档号的组成及其代字代号的说明；档案编制人员名单。

工程资料归档、保管、移交、整理一、工程档案资料归档责任划分1、工程准备资料(包括开发报建、招投标资料等)，由各经办部门直接向行政部归档。

2、工程监理资料主要由监理单位负责编制并归档。

工程监理资料由具有工程监理职责工程部形成的，监理工程师将监理过程资料在三天内，其它监理资料在阶段性工程完成后统一移交工程部资料。

已委托监理单位的工程监理资料，由委托监理单位形成、编制、保管，待该工程完成后统一移交工程部资料室，工程资料员对监理资料的形成进展监视和检查。

3、工程施工资料，主要由工程部监视控制，施工单位进展具体编制、收集、整理，并在每项分部工程完成后，一个月内统一移交工程部资料室。

4、工程竣工验收资料，由工程部组织，施工单位进展验收资料编制、收集并按规定移交给工程部汇总，由工程部牵头，施工单位配合报送行政部或城建档案馆。

5、工程结算资料，主要由施工单位及承包单位按照公司工程结算目录进展收集整理，经工程部审核，报工程主管领导审批，加盖工程部公章，提交给预决算部，由预决算部门在结算完毕后定期向监行政部归档。

二、工程部资料员日常保管的资料1、监理规划、细那么及旁站方案：工程开工后，经工程部负责人审核，报公司主管领导审批，加盖监理公司公章，10天内交工程部资料室存档。

2、工程开工报告及开工令：在工程开工3日内，由监理工程师向工程部资料室归档。

3、分包单位资质报验：分包单位进场10天内将单位资质文件复印件加盖责任单位公章后，提交工程部资料室存档。

分包单位主要包括建立单位、监理单位、〔主体〕施工单位、设计单位、勘察单位、材料检测单位、桩根底施工单位、装修单位〔包含铝合金门窗〕、防水施工单位、电梯施工单位、消防施工单位等。

4、监理日志：原那么上要求监理工程师每写完一本监理日志应于当天上交工程部资料室或监理公司资料员归档。

5、监理月报、总结：监理工程师每月底将监理月报表报工程部〔或监理单位工程〕负责人审批后盖章，向工程部〔或监理单位〕资料员移交存档，资料员需检查监理月报是否标准及符合要求。