第一章档案概念与现象

档案业务知识培训2013.3目录第一章什么是档案一、什么是档案二、档案的形成者是谁三、档案的本质属性四、档案的形式多种多样五、档案的作用第二章归档文件整理规则一、需要明确的几个基本概念1、什么是归档文件2、什么是归档文件整理3、什么是“件”二、文件的收集工作1、确立文件的收集（归档）工作2、归档文件的收集要求与方法三、归档文件整理需要把握的四点要素1、归档文件整理要做到四个分开四、归档文件的装订1、文件装订前对归档文件进行必要的修整2、装订要以“件”为单位3、确定装订顺序4、装订方式和要求五、归档文件的分类1、确定分类方法2、制定分类方案3、文件实体分类六、归档文件的排列七、归档文件的编号1、盖印文件归档章2、填写归档章八、归档文件的编目1、编制《文书档案归档文件目录》2、装订《文书档案归档文件目录》九、装盒1、文件装盒要求2、填写备考表、盒脊、封面3、档案盒盒脊填写要求第三章机关档案工作需要把握的几个基本原则什么是档案一、什么是档案？档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录二、档案的形成者是谁？档案是由官方机构、半官方机构、非官方机构以及一定的个人、家庭和家族形成的。

三、档案的本质属性是什么?档案具有历史再现性、知识性、信息性、政治性、文化性、社会性、教育性、价值性等特点，其中历史再现性为其本质属性，其他特点为其一般属性。

因此，可将档案的定义简要地表述为：档案是再现历史真实面貌的原始文献。

四、档案的形式多种多样。

档案的形式多种多样，包括载体、制作手段、表现方式等。

1、从载体来看，有甲骨、金石、缣帛、简册、纸质、胶磁等；2、从制作手段来看，有刀刻、笔写、印刷、复制、摄影、录音、摄像等；3、从表现方式来看，有文字、图表、声像等。

4、根据我们在现实工作中档案的形成情况和用途，一般将档案分为：文书档案、科技档案、会计档案、基建档案、人事档案、照片档案、录音录像档案、印章档案等。

===========================================================================================档案学概论重点知识梳理第一章：档案概念与档案现象一、对已有档案定义的剖析（一）直观描述型档案定义的优势与劣势直观描述型定义：是从档案的形成转化过程、档案的实体存在形态等较具体、较直观的角度来描述档案这一概念的内涵和外延。

这类定义的优势是直观、易理解，能使人的现实中识别什么东西是档案；劣势是没有从档案在社会生活中的根本作用、价值等角度去揭示档案的本质所在。

（二）抽象揭示型档案定义的优势与劣势抽象揭示型定义主要是从档案对社会生活的根本性作用、价值相对性角度来定义档案这一概念的内涵与外延，且大都试图揭示档案这一事物的本质特性。

目前档案界及社会上所使用得档案定义大多是这种定义。

其优势是能揭示事物本质的含义；劣势是其抽象度较高，所以理解难度大、确指性差，易产生无谓的学术纷争。

二、对档案定义的理解1.《档案工作基本术语》定义：档案是国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。

2.一种确切揭示其内涵的定义“档案是社会组织或个人在以往的社会实践活动中直接形成的具有清晰、确定的原始记录的固化信息”。

①社会性：档案是人们在社会实践中直接形成的，其内容为社会实践活动的内容、过程及结论的原始记录，而非自然界的产物。

②历史性：从时态上来讲，档案是过去已经形成的而不是正在形成或尚未形成的东西。

“让过去告诉现在”、“让历史告诉未来”，维系人类社会的时空统一性和连续整体性。

③确定性：档案内容信息的清晰、确定性和其载体的固化、恒定性。

★④原始记录性：档案是人们在社会活动中直接形成的原始性信息记录，对以往社会活动具有直接的原始记录作用。

这是档案的本质特性，是档案区别于其他事物尤其是相邻事物的独一无二的本质所在，具有明显的相对性、动态性特点，只要对人们了解、考证以往的历史事实聚成程度最高、最可信赖的原始记录作用，就会将其视为档案，作为档案来保存、使用，这也是实存形态复杂、多种多样的根本原因。

第一章档案概念与档案现象第一节“档案的定义及其分析”思考题1.研究档案定义的理论意义和实践价值是什么？2.国内外档案学术界比较典型的档案定义有哪些？你对这些定义有何评价？3.有的同志认为档案的本质是“保存备查”，你对这种学术观点有何认识？4.档案的本质与本质属性是同一概念吗？5.如何理解档案的“历史原始记录性”和“有机联系性”？6.“来源关联性”与“内容关联性”的区别是什么？7.电子文件的出现，对人们认识档案的本质有何影响？8.有的同志认为档案的真实性是指其“内容的真实性”及“档案承载事实的客观性”，对于这种学术观点你的评价是什么？第二节“档案与相关事物的关系”思考题1.有的同志认为“档案就是一种信息”，你对这种观点有何评价？2.认识到“档案是一种社会的核心信息资源”，这对做好档案工作有何意义？信息时代的档案工作者应当扮演一种什么样的社会角色？3.档案和文献之间是一种什么关系？如果认为“文献是一切知识的载体”，那么档案在整个知识家族中应当占有一种什么位置？同其他的信息产品和知识产品相比较，档案具有哪些方面的优势和劣势？应当如何通过有效的管理，提升档案的信息品质，并为人类社会的存在与发展做出更大的贡献？4.“文书与档案实为一物也”，这种观点与现代档案学中流行的“文件生命周期理论”有何联系？5.将文件的生命周期划分为“文书（或文件）阶段”和“档案阶段”，是否符合事物发展的客观规律？6.“档案”和“图书”的本质区别是什么？为什么不能用管理图书的方法来管理档案呢？7.“档案”和“资料”的概念有何不同？认识到档案同一般资料之间的区别，对做好档案工作有何意义？8.“档案”和“文物”的关系是方面？谈谈你对“所有的档案都有可能成为文物，但并不是所有的文物都能成为档案”这一观点的认识？第三节“档案的种类”思考题1.在我国的档案管理实践中，引入“公务档案”与“私人档案”的概念，有何积极意义？2.档案种类的划分意义是什么？3.在传统意义上把档案划分为“文书档案、科技档案、专门档案”，这种认识有无局限性？4.将档案划分为“现行档案”和“历史档案”的实际意义是什么？5.你对档案种类的划分有何建议？6.有的同志把档案的种类划分为“文书档案、科技档案和企业档案”，你认为这种划分方面本身存在哪些方面的问题？。

档案学概论第一节档案的起源一、档案的起源诸说1.档案的定义：档案是人类社会发展到一定阶段的文明产物，是人类社会实践活动的历史记录，它以社会生产的发展和人类交往的扩大以及文字发明为基础，产生于原始公社向奴隶制过渡的时期（文字是档案产生的前提）。

关于档案起源观点的归纳：{1.文字说：文字是档案的必要条件2.文字图像起源说：文字和国家的出现是档案产生不可缺少的条件3.结绳刻契说：以原始记事方法形成的记录就是档案。

2.中国档案：①.《尚书》——“上古之书”：迄今我国最古的历史文件汇编和部分追述古代事迹著作的文集。

②.1899年，河南安阳小屯村殷墟发现的甲骨文，是迄今我国大量发现的最早的较为系统的文字和古代档案3.外国档案：①.巴勒摩石碑：现存的埃及最古老的年代纪。

②.世界上最古老的文字有象形文字和楔形文字。

第二节档案形态的演变1.古代中古档案：{甲骨档案金石档案：书史性质简牍档案缣帛档案金文是铸刻在金属鼎彝器上的一种铭文，也称钟鼎文。

有铭文的青铜器始于商代。

彝铭的四个阶段：①.铸器之意本在使用②.文化递进，器铭加详③书史之性质变而文饰④.铭辞之书与文饰性质俱失，复返粗略之自名。

中国近代史五大发现：长沙吴简、殷墟甲骨、居延汉简、敦煌遗书、清朝大内档案。

2.外国档案：汉谟拉比法典是第一部最完备的成文法典，亦称《石柱法》。

纸草是古代埃及人在公元前3000-前2000年发明的一种书写材料。

3.纤维纸出现在东汉时代。

自东晋安帝时起，太尉桓玄下令改用纸张撰写文书和保存档案，一直沿用至今。

4.音像档案也称声像档案或视听档案，包括照片、唱片、录像带、光盘等。

直观性是其突出特点。

5.档案的词源：档案在明末清初已被使用，在《清太宗皇帝实录》即顺治年间。

第三章档案定义及其剖析1.档案定义的剖析。

①.直观描述型：从档案的形成转化过程和档案的实存形态等较为直观的角度来描述，即认为档案是某种文书、文件或文书材料。

优势：直观、易于理解劣势：没有从档案在社会生活中的根本作用、价值等角度去揭示档案的本质属性②抽象揭示型：主要从档案对人类社会的根本性作用、价值等相对性角度来定义档案，且试图揭示档案的本质特性（用信息、历史记录、原始记录等抽象度较高的概念，根本目的是揭示事物的本质特性）。

第一章档案概论第一节档案的起源与沿革一、档案的起源关于档案的起源，主要有以下四种观点：第一种观点认为：在国家诞生以后，产生了文字，用文字记录国家的各种事务，就形成了档案。

第二种观点认为：在原始社会末期产生了原始的文字，国家产生后，用文字记录国家的各种事务，形成了档案。

第三种观点认为：在原始社会末期产生了原始的文字，原始部落用这种文字记录各项事务，就形成了比较原始的档案。

国家形成后，形成了比较有条理的档案。

第四种观点认为：原始社会的结绳、刻契，就是原始的档案，文字、国家形成后，形成了比较有条理的档案。

1、2条又称为阶级社会产物论，又称为文字、国家条件说。

3、4条又称为原始社会产物说。

二、档案的沿革档案的沿革可以从以下分析：1、载体沿革档案按载体可分为：甲骨档案、金石档案、简牍档案、缣帛档案、纸质档案、声像档案、电子档案等。

2、名称的沿革A、“档案”在商代称为“册”；周代称为“中”；秦汉称为“典籍”；魏晋以后称“文书”、“文案”；唐、宋以来称“文卷”、“案卷”、“案牍”B、“档案”一词，一般认为初见于清代。

a、顺治十八年（1661年）的官府文书中，有“档案”一词的使用，即“查得顺治十四年四月臣部题定档案”。

b、康熙十九年（1680年）“起居注”：“上问马哈喇之父与叔父皆殁于阵，部中无档案。

”c、杨宾《柳边纪略》(成书于1707年，康熙四十六年)说：“边外文字，多书于木，往来传递者曰牌子，以削木若牌故也；存贮年久者曰档案，曰档子，以积累多贯皮条挂壁若档故也。

然今文之书于纸者，亦呼为牌子、档子矣。

”d、郑州大学文博学院王金玉、王永的文章，认为“档案”一词自清崇德三年（明崇祯十一年）即开始应用，比《柳边纪略》早了60年，“档案”的原始涵义指仓库财物类的登记簿。

（见王金玉、王永《“档案”词源新证》，《中国档案》1999年2期。

）档，在《康熙字典》中解释为：横木框档。

案，在《说文解字》中解释为：几属。

由此引伸，把处理一个事件的有关文书作为一案。

韶关学院课程教学设计（4学时）教学内容：第一章档案概念与档案现象教学目标与要求：使学生了解档案的定义，了解档案的实存形态和形成过程，档案与相关事物的关系，档案的种类。

教学重点与难点：档案的定义和对档案定义的理解教学素材：冯惠玲主编的《档案学概论》教学方法：讲授与讨论结合课型：新授课教学过程：一、档案的定义（p6）（一）“档案”词源新证“档案”一词，学者多主张“始于清代”。

1999年第2期《中国档案》报道，郑州大学文博学院档案的学生王永从《清太宗文皇帝实录》中发现了新线索：崇德三年（1638年）正月甲午日的记载中有三处出现“档案”一词。

这一发现有学术价值：（1）将“档案”一词的始出提前了一个历史时期，突破了“档案”一词始于清代的旧说，为“档案”词源研究缩小了搜索范围。

（2）披露了“档案”一词的原始涵义，是指仓库财物一类的登记等。

（档案指仓库财务的登记簿）（3）从语义学方面来研究，中国使用的“档案”一词也很可取。

“档”《康熙字典》解为“横木框档”，就是木架框格的意思；“案”，《说文解字》解释为“几属”就是像小桌子一类的东西。

“档”字和“案”字连用，就是存入档架收贮起来的文书案卷，而且把放置档案的架子称为档架，把一格称为一档。

这些叫法有的一直沿用下来，至今我们称档案，依然有形象的和内在的意义。

它的科学定义，乃是这一直义的深化和发展。

（二）档案的定义(p6)档案是人们在社会活动中形成的保存起来以备查考的文件。

理解档案的定义，可以从以下几点进行：1、社会性或曰社会实践性，即档案是人们在社会实践中直接形成的，其内容就是对社会实践活动的内容、过程及结论的原始记录。

而非自然界的产物。

2、历史性或曰后时性，即从时态上讲，档案是过去已经形成的而不是正在形成或尚未形成的东西。

“让过去告诉现在”，“让历史告诉未来”，将过去、现在和未来联结在一起，维系人类社会的时空统一性与整体连续性。

所以人们一般由此将档案看做是一种历史文化遗产。