文件和记录控制程序
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佛山市禅城区智美食品有限公司
文件和记录管理程序
文件号：ZM/CX01-2004
版本号：A
编制
审核
批准
修改日期 更改通知单号 实施日期 2004年8月18日
文件和记录管理程序 文 件
号 ZM/CX01-2004
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佛山市禅城区智美食品有限公司 2 1 目的
对本厂质量保证体系要求的文件和记录予以控制，对技术标准和工艺文件进行管理,确保各相关场所使用的文件为有效版本。确保记录的客观、真实，为产品的可追溯性以及采取纠正和预防措施提供依据。
2 范围
适用于本厂与质量管理体系有关的文件、技术标准和工艺文件以及证明产品符合要求的所有质量记录的控制。
3 职责
3.1董事长负责批准发布质量手册、程序文件、作业文件、记录样式。
3.2质量负责人负责审核质量手册、程序文件、作业文件、记录样式。
3.3行政部负责组织各部门编写质量手册、程序文件、作业文件及记录样式。负责制定《文件和记录管理程序》，规定质量管理体系文件和记录格式的印制、发放、回收、更改、作废、保存等文件管理工作。负责技术标准和工艺文件的搜集、查新和发放控制。
3.4各部门负责与本部门有关的质量管理体系文件的贯彻执行。负责相关记录的填写、整理。
3.5记录填写人员对记录的真实、准确、清晰和完整性负责。
4 工作程序
4.1 文件和记录的分类
4.1.1质量管理体系文件分内部文件和外来文件两类。
内部文件:包括质量手册、程序文件、管理文件、工艺技术文件及质量文件和记录管理程序 文 件
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佛山市禅城区智美食品有限公司 3 记录。
外来文件:包括国家相关法律法规、产品标准、原料及辅助材料标准、检验标准、产品卫生标准等。
4.1.2凡质量管理体系中的记录、报告、检验和验证数据等，均属于“记录”的范畴，包括：与质量管理体系运行有关的记录和与产品质量有关的记录。记录可以是表格、图表、报告、磁带、磁盘、照片等形式。
4.2 文件和记录样式的编制、审核和批准发布
4.2.1质量手册由行政部负责编写，质量负责人审核后报董事长批准发布。
4.2.2程序文件、管理文件及相关记录样式由行政部组织各职能部门编写，质量负责人审核后报董事长批准发布。
4.2.3技术文件由技术质检部负责编制、更改，技术质检部主管审批后，确定发放范围，交行政部发放和管理。
4.2.4各职能部门根据产品质量的要求和质量管理体系运行的需要，在编制文件的同时编制所需的记录样式，随文件一起审批，
4.3文件和记录的编号
4.3.1文件编号方式：
1) 文件编号:企业代号（ZM）/文件类型代号 文件顺序号—文件编写年号。
其中：文件类型代号SC为质量手册，CX为程序文件，GL为管理文件，JS为技术文件。如：ZM /CX01-2004 A/0,表示本厂编制的第一份程序文件，文件的编制时间为2004年。
4.3.2记录编号按JL01,JL02 ……顺序编码。 文件和记录管理程序 文 件
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佛山市禅城区智美食品有限公司 4 4.3.3版本号按A，B，C……顺序，每换版一次，版本顺序递加，如：版本A表示该文件为未经过修改的第一版。
4.3.4记录顺序号表示同一记录填写的先后顺序，可用001-月份或年/月/日等方式表示，如001-03表示三月份填写的第一份记录或03/03/01表示2004年3月1日填写的记录。
4.4 文件和记录的发放
4.4.1质量管理体系文件和技术文件批准后，行政部负责填写《文件一览表》，按文件分发范围复印相应数量，加盖“受控”印章后统一发放。
4.4.2文件发放时，行政部文件管理员负责填写《文件发放回收记录表》的相关内容，并把文件发放到文件的使用场所，由文件接收人签名确认。
4.4.3文件使用部门如需更换残旧的文件、遗失补发文件或需增加文件发放份数，由该部门负责人向质量负责人申请，同意后质量负责人通知办公室复印相应份数，并按4.4.2条款的要求办理文件签收手续, 在《文件发放回收记录表》中注明原因。
4.4.4发给外单位的质量管理体系文件一般为“非受控”文件，需经过质量负责人批准后方可发外。由行政部做好发放登记，注明外发单位名称。特殊要求时，作为“受控”文件的外发文件，行政部应负责文件的更改及作废信息的通知等控制。
4.4.5行政部负责记录表格的印刷和发放，各部门根据使用需要在行政部领用相关记录表格。
4.5文件和记录格式的更改 文件和记录管理程序 文 件
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佛山市禅城区智美食品有限公司 5 4.5.1文件和记录格式需要更改时，文件更改提出部门应与文件原审批部门共同研究后，填写《文件更改通知单》，经原审批人审批后，按原《文件发放回收记录表》的名单，发放《文件更改通知单》并记录文件回收情况，文件保管员负责对文件实施更改。
4.5.2文件的更改方式：局部更改、换页、换版。
1)划改：文件仅有少量修改时，可采用划改，由文件保管人按《文件更改通知单》要求，划去更改部分，填上更改后的内容。
2)换页：文件经过3 次以上更改，或更改内容较多时，可采取换页。将更换页附在《文件更改通知单》后，行政部在发放《文件更改通知单》的同时回收旧页集中销毁。
3)换版：当体系文件修改次数达8次或质量体系发生重大改变时，则应进行换版。换版按原文件审批程序审批，行政部在发放《文件更改通知单》和新版文件的同时回收旧版文件集中销毁。
4.5.1作废文件和记录格式应立即停止使用，由行政部收回后集中销毁。因工作需要保留的经质量负责人批准后，由行政部在加盖“作废”标识保留。
4.6 文件的管理
4.6.1行政部负责编制《文件一览表》以控制现行有效版本文件的使用。对于各类外来文件和国家法律法规的规定，收集后应在《文件一览表》中登记，根据需要控制发放。并定期查新。
4.6.3受控文件应放置在使用场所，以确保文件使用人可获得有关版本的适文件和记录管理程序 文 件
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佛山市禅城区智美食品有限公司 6 用文件。
4.6.4任何人不得在受控文件和质量记录上乱涂乱画；不得私自外借和自行复制。
4.6.5每年12月由行政部组织对质量管理体系文件的合理性、有效性进行一次评审，对不适宜的文件按4.5条款进行修改，重新评审后再次发放到有关部门与场所。
4.6.6调离工作岗位人员，应将受控文件交还行政部。
4.7质量记录填写与管理
4.7.1行政部负责编制《记录汇总表》，规定记录样式的名称、编号、存档部门、保存期限。如无规定的，记录的保存期限不得少于1年。
4.7.2各部门负责本部门质量管理体系文件的保管和质量记录的填写，记录填写必须按相关文件要求和记录表格要求进行，记录人负责记录的完整、清晰并签名。填写错误时，可用划线方式更改，并签名。
4.7.3各部门负责收集本部门的质量记录，根据记录顺序号或填写日期按月整理，写明记录名称、编号、存档部门、整理日期等内容，交行政部归档保存。
4.7.4行政部负责妥善保管质量记录，做好防火、防潮、防尘、防蛀等工作。
4.7.5记录的相关人员及其主管领导可以随时查阅有关的记录。当外部机构或合同要求需查阅有关记录时，需经总经理同意后查阅；如需外借，应经总经理批准后，在行政部登记，限期归还。
4.7.6记录的保存期满时，行政部应经总经理同意后销毁相关记录。如有其文件和记录管理程序 文 件
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佛山市禅城区智美食品有限公司 7 他原因需要保留的，提出延期保存申请，经总经理同意后按申请时间延长保存期限。
5 相关文件和记录
5.1《文件一览表》
5.2《文件发放回收记录表》
5.3《文件更改通知单》
5.4《记录汇总表》
