第二章系统需求分析与概要设计2.1系统初步调查2.1.1应用人事管理系统的必要性现在不少企业管理人员已经认识到采用人力资源管理系统的必要性，纷纷开发或选购适合本企业特点的人力资源管理系统。
人事管理系统具体以下优点：1．采用人事管理系统，可以用集中的数据库将与人力资源管理相关的信息全面、有机地联系起来，有效地减少了信息更新和查找中的重复劳动，保证了信息的相容性，从而大大地提高了工作效率，还能使原来不可以提供的分析报告成了可能。
2．人事管理系统有着易访问、易查询的信息库。
在没有采用和实施人事管理系统之前，当企业管理人员要统计数字时，往往依赖于某个人或某些人来获取。
这种依赖于人的过程往往会因为花费的时间较长或某个人不在办公室而不能及时完成。
在采用和实施人事管理系统之后，就会将依赖于人的过程改为依赖于计算机系统的过程。
企业管理人员只要获取了相应的权限，就可以随时进入系统，直接查阅相应的信息。
实施了人事管理系统之后，不仅可以得到较为全面的、详细的、未经过过滤的第一手人事信息，发现不公平的现象，甚至还可以从中得到某些灵感和启发，从而改进企业的管理。
这种透明性还可以规避企业管理中潜在的风险。
3．采用和实施人事管理系统不仅仅是为了提高工作效率。
应该看到，在实施人事管理系统之后，经过整合的、较为全面、准确、一致和相容的信息不仅可以让企业领导对本企业人力资源的现状有一个比较全面和准确的认识，同时也可以生成综合的分析报表供企业领导人在决策时参考。
这就提高了企业的管理水平。
2.1.2人事管理系统实施的特点及注意事项要想通过人事管理系统来提高企业的管理水平，光是选取一个好的或比较好的、适合本企业特点的人事管理软件还是远远不够的。
人事管理软件通常只是一个通用的系统框架，它提供诸如报表生成、查询、宏等辅助工具协助使用者工作。
作为一种通用的系统，它适用于多种行业和企业的需要，能够处理各种各样包括规范的和不规范的、普遍存在的和特殊的、相对简单和错综复杂的情景。
因为不同类型企业的不同需要就成为了关键。
由于人事管理系统管理的是所有与人相关的数据，信息量大，变化频繁，内部关联性较弱，数据的采集、确认、更新和检查都比较困难，而且其管理的信息与员工的切身利益密切相关，因此，实施工作尤为繁琐和困难。
为了最大限度地提高企业的人事管理水平，成功地实施人事管理系统，需要特别注意以下七点：1．主要领导理解和全力支持。
为了保证数据的完整、准确和及时，需要企业内各个部门和全体员工的积极配合，要有企业决策层的参与和支持。
2．培训。
要想使人事管理系统真正地发挥应有的效用，必须通过培训转变人们的思维方式和行为方式，学会通过系统来进行科学的管理。
3．改进企业的相关制度和信息结构。
要充分地回顾本企业的相关政策和信息组成，充分利用人事管理系统改进企业的人事管理。
4．明确基础上的实施目标。
要明确整个项目的实施计划和目标，明确需要采集的数据及保留的历史信息。
5．组织精悍的基础上实施小组。
实施小组人员的组成就包括企业管理人员，人事、薪资、计算机专业人员，他们是企业运行人事管理系统的主要骨干和技术支持。
6．测试软件功能。
由于人事管理系统需处理的信息关系非常复杂，各企业的需求也不尽相同，所以在其实的初期要进行软件功能的测试，以确保日后的使用。
7．建立科学的程序性文件。
人事相关信息的特点是信息量大、变化频繁、采集和确认困难而且无内联关系。
采用计算机系统来管理人事信息要求数据的采集、更新能够完整、准确和及时。
而两者之间的矛盾就要通过建立必要的科学的程序性文件才能为人事管理系统的实施和正常运行提供有效的保证。
2.2业务流程设计221 企业管理业务流程人事管理系统在企业中占有极其重要的地位，它关系着企业内部每个职员的档案，其中包括新职员的增加，职员档案的查找，职员的详细资料等等。
对于企业来讲，人事管理系统是不可缺少的组成部分，它有效地管理企业的员工，对企业内部人事的流动和分配起着重要的管理作用，它正确地反映着企业的人事变化。
（企业管理业务流程图）根据企业对人员管理的需要，开发一个“人事管理系统”开发目的如下：1. 能够对员工的有关资料进行输入，修改，删除。
2. 能够为企业提供强大的查询功能，以便企业主管了解和掌握各职员的具体情况。
3.能够提供员工的考勤信息及调动信息。
4.能够对员工的资料数据进行备份，以作为相关的历史资料。
2.2.2业务流程图业务流程图的符号说明如下图所示：图2-2业务流程图图例详细调查之后，绘制出的人事管理系统的管理业务流程图如下图所示。
系统中人员实体或单据实物或信息流处理图2-1数据存储图2-3企业人事管理系统业务流程图2.3系统详细调查2.3.1功能需求基于以上的开发目标，系统开发的范围确定如下：本系统只涉及人事资料部分，不包括工资计算等项目；本系统提供强大的查询功能，可进行不同类型查询，提供多种索引；本系统提供记录的添加，删除和修改；本系统可单条或多条输出个人资料，并可打印相关报表。
2.3.2数据需求通过调查和研究，本系统仅提供一个数据库，但该数据库包含各项所需信息，表名为person ，（Access表结构）此表包括职员所有的详细资料，可以为企业主管提供详细信息，以期对员工管理及分配。
2.3.3运行环境大多数中小型企业，对计算机的要求并不高，一般只需能进行工资计算，人事录入，打印报表等功能，所以计算机的配置为普通配置，DDR256M内存，17英寸纯平显示器，80G左右硬盘，标准键盘和鼠标，打印机，Windows 98/xp/me/2000 操作系统等。
而本系统开发工具选取VB 6.0，所以编制的程序在以上环境的机器中均可顺利运行，并且本系统占用空间较小，主要依靠鼠标和键盘进行录入，依靠打印机进行输出。
详细调查的重点是对管理业务的流程进行描述，通过采用系统流程图中部分图形工具来描述管理活动，进行规范化说明。
2.4系统的安全性信息的透明和安全是一对矛盾的两个方面。
人事管理系统的安全性设计使得机密的人事信息处在一种“受控”状态下的透明。
只有得到系统授权的用户才可以访问被允许获取的信息。
因此，采用人事管理系统而加强了人事信息的安全性。
本程序考虑到系统的安全性，主要设置了用户登录论证，其中包括初始用户登录验证和再次用户登录验证，并且需要进行密码校验，保证了信息的“可控”透明性。
而且，为了提供企业日后需要的各期历史资料，本系统还提供数据备份功能，使原始资料的保留更为方便，并且能够进行新旧资料的对比，使企业主管对各期人员变动更好的了解，为以后的决定打下良好的基础。
（附密码验证流程图）图2-4密码验证流程图2.5数据流程设计系统分析的主要成果是系统的逻辑模型。
本系统的逻辑模型主要是以系统的数据流图和数据字典为主要描述工具。
即在对人事管理方式和业务流程进行认真分析和研究的基础上，排除现有组织机构和业务分工所造成的信息障碍。
完全从业务管理功能和管理对象出发，按照信息系统中应有的数据流和数据结构来勾画系统的概貌。
数据流程图是组织中信息运动的抽象。
是在调研的基础上，从系统的科学性、管理的合理性、实际运动的可行性角度出发。
将信息处理功能和彼此之间的联系自顶向下，逐层分解，从逻辑上精确地描述系统应具有的数据加工功能、数据输入、数据输出、数据存储及数据来源和去向（外部实体）等项目。
首先，分析人事管理的总体情况，划分系统边界，识别系统的数据来源和去处，确定外部实体，得出系统的顶层数据流程图；然后划分出几个主要的信息管理功能，并明确各功能之间的联系，绘制出数据流程图数据流程图的符号说明如下图所示图2-6人事信息处理的顶层数据流程图注：数据流程图在另一页外部实体数据流数据存储图2-5 数据流程图的符号D1 各种报表2.6数据库概念模型设计在系统的数据库设计中，先要对系统分析得到的数据字典中的数据存储进 行分析，分析各数据存储之间的关系，然后才能得出系统的关系模式。
可以采用 E —R 图的方法来进行数据结构分析。
E — R 设计方法是一种通过E —R 图来描述 现实世界信息结构的DB 设计方法。
E —R 图由实体、属性、关系、主键四部分 组成。
E — R 图的符号说明如图所示。
实体图2—8 E —R 图图例 总E-R 图图2 — 9总E —R 图属性 实体间的联系 主键上班情况E-R图出差情况E-R图图2- 11出差情况E—R图请假情况E-R图加班情况E-R图调动情况E-R图企业人事管理系统中所涉及到的主要实体集及其属性如下：员工｛员工编号，员工姓名，性别，籍贯,年龄,生日，学历,专业,住址,邮编，电话,EMAIL,参加工作时间,进入公司时间,部门,起薪时间,职务,备注｝;考勤信息｛记录编号，员工编号，员工姓名，当前日期，上班时间，下班时间，迟到次数,早退次数｝;请假信息｛请假记录编号，员工编号，病假天数，事假天数，假期开始时间｝; 加班信息｛加班记录编号，员工编号，特殊加班天数，正常加班天数，加班日期｝;出差信息｛出差记录编号，员工编号，出差天数，出差日的地，出差开始时间｝;调动信息｛调动记录编号，员工编号，员工姓名，原部门，新部门，原职务，新职务, 调出时间，调入时间，备注｝。
2.7功能模块设计按照功能分析及数据库的设计结果，为本系统设计如下模块，最终得到如下图所示的功能模块图：（附图）图2- 15功能模块图从总体结构图容易列出应用程序的菜单，由总体结构图转换到菜单时，其对应情况如下：系统对应菜单文件，子系统层对应菜单标题, 功能层对应子菜单项。
本系统所使用的模块包括：系统模块，员工调动信息模块，员工考勤模块，员工基本信息模块等。
2.7.1系统模块系统启动的时候有一个管理员用户，使用这个用户登录后，可以添加其它用户，而且每一个用户都可以更改自己的密码2.7.2员工基本信息模块一、添加员工信息: 系统自动生成员工编号, 管理员可以添加员工的基本信息, 包括姓名、性别、籍贯、年龄、生日、住址、E-mail 、学历、专业、进入本公司时间等。
二、修改员工信息：选择一个员工，可以修改这个员工的基本信息。
三、查询员工信息：可以根据员工的编号、姓名或者进入公司的时间进行查询员工基本信息。
并且可以针对查询结果进行修改和删除操作。
四、删除员工信息：直接从列表中选中需要删除的员工信息，然后进行删除操作，或者首先查询需要删除的员工信息，然后再删除。
2.7.3员工考勤信息模块一、添加考勤信息: 主要分为上下班信息和其他考勤信息. 上下班信息主要记录每个员工每天上下班的时间,而其他考勤信息包含有请假、加班、出差信息。
二、修改考勤信息：当考勤信息出现错误需要修改的时候，可以从这里修改相应的记录。
三、查询考勤信息：分为删除上下班信息和删除其他考勤信息。
四、删除考勤信息：分为删除上下班信息和删除其他考勤信息。
