电子政务系统中的档案管理问题及对策

・９６・　价值工程　试论电子档案管理的现状及对策　Ｓｔｕｄｙ　ｏｎ　ｔｈｅ　Ｓｔａｔｕｓ　Ｑｕｏ　ａｎｄ　Ｃｏｕｎｔｅｒｍｅａｓｕｒｅｓ　ｏｆ　Ｅｌｅｃｔｒｏｎｉｃ　Ａｒｃｈｉｖｅｓ　Ｍａｎａｇｅｍｅｎｔ　宋淑芹①Ｓｏｎｇ　Ｓｈｕｑｉｎ；范广辉￣Ｆａｎ　Ｇｕａｎｇｈｕｉ　（①黑龙江省农垦总局九三分局党委组织人事部，嫩江１６１４１；②龙江省农垦总局九三分局尖山农场组织部，嫩江ｌ６１４４１）　（（￣）Ｈｅｉｌｏｎｇｊｉａｎｇ　Ｐｒｏｖｉｎｃｉａｌ　Ｌａｎｄ　Ｒｅｃｌａｍａｔｉｏｎ　Ｂｕｒｅａｕ，９３　Ｄｉｖｉｓｉｏｎ，ｔｈｅ　Ｐｅｒｓｏｎｎｅｌ　Ｄｅｐａｒｔｍｅｎｔｓ　ｏｆ　Ｐａｒｔｙ　Ｃｏｍｍｉｔｔｅｅｓ，Ｎｅｎｊｉａｎｇ　１６１４４１，Ｃｈｉｎａ　（￣）Ｈｅｉｌｏｎｇｊｉａｎｇ　Ｐｒｏｖｉｎｃｅ　Ｌａｎｄ　Ｒｅｃｌａｍａｔｉｏｎ　Ｂｕｒｅａｕ，９３　Ｄｉｖｉｓｉｏｎ，Ｊｉａｎｓｈａｎ　Ｆａｒｍ　Ｏｒｇａｎｉｚａｔｉ。ｎ　Ｄｅｐ．，Ｎｅｎｊｉａｎｇ　１６１４４１，Ｃｈｉｎａ）　摘要：电子政务系统中大量的政府公文通过Ｉｎｔｅｒｎｅｔ发布、高效流转，不可避免地面临非授权访问、信息泄漏或丢失、数据完整性被破坏、利　用网络传播病毒的威胁等，通过对电子文件档案的概念、特点分析电子文件档案管理中存在的一系列问题。　Ａｂｓｔｒａｃｔ：Ｌａｒｇｅ　ｑｕａｎｔｉｔｉｅｓ　ｏｆ　ｏｆｆｉｃｉａｌ　ｄｏｃｕｍｅｎｔ　ａｒｅ　ｒｅｌｅａｓｅｄ　ａｎｄ　ｃｉｒｃｕｌａｔｅｄ　ｂｙ　ｌｎｔｅｒｎｅｔ　ｅｆｆｉｃｉｅｎｔｌｙ，ｗｈｉｃｈ　ｉｎｅｖｉｔａｂｌｙ　ｃａｕｓｅｄ　Ｄｒｏｂｌｅｍｓ　ｏｆ　ｕｎａｎｔｈｏｒｉｚｅｄ　ａｃｃｅｓｓ，ｉｎｆｏｒｍａｔｉｏｎ　ｒｅｖｅａｌ　ｏｒ　ｌｏｓｔ，ｄａｍａｇｅｄ　ｉｎｔｅｇｒｉｔｙ，ｔｈｒｅａｔｓ　ｏｆ　ｓｐｒｅａｄｉｎｇ　ｖｉｒｕｓ　ｂｙ　ｔｈｅ　ｉｎｔｃｒｕｅｔ　ａｎｄ　ｅｔｃ，ｔｈｒｏｕ【ｇｈ　ｔｈｅ　ｅｌｅｃｔｒｏｎｉｃ　ｒｅｃｏｒｄｓ　ｃｏｎｃｅｐｔｓ　ａｎｄ　ｆｅａｔｕｒｅｓ，　ａ　ｓｅｒｉｅｓ　ｏｆ　ｐｒｏｂｌｅｍｓ　ｉｎ　ｔｈｅ　ｅｌｅｃｔｒｏｎｉｃ　ａｒｃｈｉｖｅｓ　ｍａｎａｇｅｍｅｎｔ　ａｒｅ　ａｎａｌｙｚｅｄ．　关键词：档案管理；电子丈件；问题；对策　Ｋｅｙ　ｗｏｒｄｓ：ａｒｃｈｉｖｅｓ　ｍａｎａｇｅｍｅｎｔ；ｅｌｅｃｔｒｏｎｉｃ　ｄｏｃｕｍｅｎｔ；ｐｒｏｂｌｅｍｓ；ｃｏｕｎｔｅｒｍｅａｓｕｒｅｓ　中图分类号：Ｇ２７　文献标识码：Ａ　文章编号：１００６—４３１１（２０１０）０３—００９６一Ｏ１　由于电子文件档案的出现和发展时间短，暴露的问题较多，网　络环境下电子文件档案管理正面临非授权访问、信息泄漏或丢失、　数据完整性被破坏、利用网络传播病毒的威胁，因此，对电子文件档　案的科学管理已成为一个全球面临的急待解决的重要课题。　１电子档案管理的现状　１．１对电子档案的认识存在一定局限性。以往把档案贴上封条　放在档案室里的做法严重阻碍了档案信息公布于社会、服务于大　众，给想要使用档案的人员带来极大的不便，不能发挥档案管理的　社会效益和经济效益。随着市场经济体制的建立和商品经济的发　展，人们的价值观念发生变化，意识到档案在经济发展中的作用以　及档案信息资源所带来的经济效益。然而，社会中也确实存在少数　人的极端看法，认为单位档案是单位的私有财产，使档案信息的开　发处于封闭状态，更谈不上电子档案的开放与上网了。　１．２档案管理的标准化进展缓慢制约电子文件的整理与归档。　档案管理的标准化是对全系统实施计算机管理的前提与基础。许多　单位因实施现行分类法有一定难度，仅仅从微观上考虑本单位的现　状，实施奉单位制定的分类方法，没有从全局利益考虑档案工作的　规范化对未来档案电子化的影响，出现了各自为政，各行其事的局　面，使档案工作的标准化、规范化难以实现。　１．３计算机技术尚未大规模应用于档案管理。由于档案管理部　门的人力、物力有限，有些档案部门至今仍没有配备计算机，或者即　使有了计算机，对一些重要的电子档案也在传递、承办之后，又辅以　纸质档案加以保存，形成两种类型文件共存共用的局面。因电子档　案的推广仍处于初级阶段，很多管理人员没有受过关于使用和保存　电子档案的系统教育，档案人员尚不能娴熟使用电子档案软件，或　者在选购软件时带有一定的盲目性，从而不能充分发挥计算机和计　算机网络在档案管理中的作用。　２电子文件档案管理面临的主要问题　２．１电子文件档案的原始性、真实性容易被破坏。保证电子文件　的原始性、真实性、完整性的技术难度较大。档案的本质属性是原始　记录性。纸质文件内容原始性很容易被确认，而电子文件具有可变　性和信息载体的可分离性。计算机内存贮的电子档案无个人笔迹特　征，无书写墨迹和新旧的区别，一旦被删改，复制或纂改内容都很难　被识别。　２．２电子文件档案信息安全问题日益突出，随着全球化、信息化　和网络化时代的到来，因特网的全球性、开放性、共享性、动态性发　展，使得任何人都可以自由地介入Ｉｎｔｅｒｎｅｔ。电子政务系统中大量的　政府公文通过Ｉｎｔｅｒｎｅｔ发布、高效流转，电子文件档案信息通过网络　传送时容易被窃听、泄密、篡改和伪造。同时，电子档案在发送、接　收、保管、归档时又面临病毒的入侵。以办公自动化和网络作为生存　基础的电子文件处于这样一种恶劣的网络环境之中，可以想象一个　疏忽就可能导致灭项之灾。接入互联网所遇到的非法访问难以计　数，现有的防火墙等技术对黑客高手往往防不胜防，使电子文件档　案信息的安全受到严重威胁。　３解决电子档案管理中问题的对策　３．１加强电子文件全过程管理。由于电子文件的特性决定了电　子文件的收集、积累的方法和要求不同于纸质文件。草稿文件由于　不具备正式文件的功能，所以一般情况下可不保留。但是，如果出于　保留文件重要修改过程的目的，则应对原稿进行收集和积累。对起　辅助作用或正式作用的文件，应及时收集和整理，并与其相应的纸　质文件之间建立标识关系。必要时应在收集积累过程中制作成纸质　拷贝件或者制咸微缩品，以免系统发生意外情况时电子文件信息丢　失。　３．２采取切实可行的信息保护措施。信息安全技术对于维护电　子档案数据的原始性和真实性至关重要。电子档案上网后必须从人　口、传输、使用三个方面采取安全保护措施。目前，为防止档案信息　被窃取、删除和修改，防止网络“黑客”的进入，常用的技术方法有签　署技术、加密技术、身份验证、防写、档案备份、专机专用、设置防火　墙、安装杀毒软件等。这些技术措施对于证实电子档案内容的真实、　可靠，确保电子文件在存储、传输过程中的安全、保密，防范对电子　文件的非法访问和随意删改，都具有很好的效果。应当不断改进现　代化管理手段，努力提升馆藏档案的安全保护水平。　３．３重视和加强对档案管理人员的培养。在电子文件日益发展　的今天，培养和造就一批通电子技术、懂档案管理的人员是当务之　急。档案部门和各级政府要重视和加强对档案管理人员的培养，一　方面，要多渠道引进专业技术和管理人员，使用素质高、思想好、责　任心强的人员做文书、档案工作。另一方面，要对现有的档案人员进　行专业培训，特别是加大对现代科技知识和电子技术的培训。　３．４加强对电子文件所依赖的计算机软、硬件设施管理。软件管　理上，要积极开辟电子档案存储的新途径，为档案管理部门配备必　要的计算机刻录设备，对应归档的电子文件、数据资料采用通用格　式的光盘存储。要及时修补管理软件的安全漏洞，对防火墙和防病　毒软件实现全天候自动升级，搞好档案上传、下载的安全等级和访　问权限。在硬件管理上，要进一步完善电子文件和计算机设备的保　管设施和环境，强化防磁设施的完善和维护，有条件的应及时升级　服务器主机和数据库的硬件设施，确保档案电子信息数据在保存和　传输过程中安全、稳定。　４结束语　电子文件是社会进步的产物，确保电子文件档案的安全是２ｌ　世纪档案工作遇到的新课题。不断地研究、探索这方面的工作，不但　能够及时发现计算机操作系统的不足，改进电子技术措施，增加电　子文件的安全性，使档案资源得到安全、可靠的保护，更能Ｉｏｉ！Ｉ档案　信息交流，准确、快速地向社会提供有利的信息资源，促进经济建设　的稳步发展。

２４兰台纵横　

电子　政务中档案　

管理的耘思路　

陈彤　毕静杰　

电子政务，是指政府机构全面应用现代信息技术，打　

破时空和部门分隔限制，在互联网建立正式站点，集成办　公，管理和服务，优化重组政府组织结构和工作流程，在　

网络上实现政府对政治、经济、社会、生活等领域的管理　和服务职能。随着我国电子政务的发展，正不断催生出大　

量的电子文件和电子档案。这为档案管理工作提出了新的　

问题和挑战。　

一、电子政务中档案管理工作存在的主要问题　

ｌ、标准化程度低，制约着信息化条件下的档案管理　完善的电子文件和电子档案管理标准，是信息化条件　

下档案管理的基础和保障，缺乏完整的标准体系和标准执　

行不力，是当前电子档案管理建设中的主要瓶颈。目前，　

各级政府部门大多未能在办公自动化系统中执行国家档案　

局已出台的《电子文件归档与管理规范》等标准，使得数　据格式、结构不统一的“数据垃圾”不断地大量生成。这　

给电子文件归档和电子档案的管理造成了归档难、管理难、　

利用难等诸多问题。　

２、信息资源的分散管理，增加了档案管理的成本　在网络环境下，许多信息中心或计算机中心已成为保　

存电子文件的“第二档案室”。许多部门重电子公文的流　

转，轻数据的归档管理，既没有建立档案数据库，也没有　

建立良好的管理和备份体系，更没有及时向档案部门实施　法定移交。许多重要的电子文件得不到档案部门的及时归　

档，当需要利用时常常是己被删除，没有得到保存，有的　

就不得不投入重金进行重复存储，因而造成重复建设，增　

加了政府档案信息管理和使用的成本。　３、认识不清，经费不足，制约着档案管理信息化的脚　

步　

许多政府部门在建设电子政务过程中，往往首先注重　

的是对主要经济、业务部门的信息化建设与开发，而对档　案部门信息化建设的经费投入则明显缺乏，这是各级档案　

部门面临的一个普遍问题。　４、档案管理的人才队伍建设亟需加强　

当前，档案部门普遍缺乏既掌握丰富的档案工作理论　

和实践经验，又掌握现代信息技术、计算机技术、通信技术、　

电子档案的安全管理及措施

摘要:随着计算机技术的快速发展，计算机被广泛的应用于各个领域，其中档案管理从纸质档案管理向电子档案管理转变就是一个典型的事例。如何有效保存原始档案，如何加快档案管理的现代化进程，这些都是档案管理亟待探索、解决的问题。文章从多个角度对比分析了纸质档案管理和电子档案管理的差异，并提出电子档案安全管理的措施及相关问题的解决措施。

关键词:电子档案管理； 纸质档案管理； 安全管理； 措施

随着电子政务、电子商务的广泛应用,使得文件的存储形式发生了巨大变化，电子文件渐渐取代了纸质文件，成为了一种最为重要的档案存储形式。为了更加有效的保护珍贵的历史资料，有保存价值的纸质资料必须要采用电子档案这样的保存方法。当前，电子档案由于技术水平、技术力量方面的欠缺，与纸质档案管理相比相关的保护技术还不是很完善。为了很好的应对新的档案管理模式，维持电子档案管理有效性，必须要采取一些措施，对纸质档案、电子档案两者的管理现状、保护技术差异进行深入的分析，并提出具有实际可行性的电子档案保存对策，最后找到一个适合电子档案管理的现代化管理模式。

1 电子档案与纸质档案在保管中的差异

1．1 管理观念上的差异

档案的一个重要环节就是对电子文件进行归档，过去档案管理缺乏专业知识和专业设备，没有对其引起高度关注，要么将其作为副本、资料保管，要么把它拒之门外。长期以来，档案管理主要采用传统的纸质档案管理思维模式，想要进行电子档案认识的转变，就必须要构建新的电子档案管理运用思想模式，把“后现代管理观念”运用于电子档案管理，而不能再拘泥于纸质档案的“现代管理观念”。

1．2 保存寿命的差异

当档案人员做好纸质文件，纸质文件的字迹、制成材料及字迹材料将会永远的成为一体。它的内部因素、保护环境直接影响了它的使用寿命。而电子档案就不一样，电子档案的内部因素、保护环境对它的使用寿命有影响，但起到关键影响的要数技术革新。电子文件的形成就要依赖于计算机将载体和信息结合，它的识别也需要通过计算机。

完整的人事档案，不仅是社会公民的个人经历和社　

会实践的记录，是一个人的“生命线”，同时也是用人单　位人力资源管理体制的基础性建设之一．更是国家人才　

开发战略的信息保障。但是随着市场经济的转型以及人　

才流动趋势的加强，弃档现象愈演愈烈。近年来，因觉得　

档案挂靠费用过高或对人事档案功能认识不够，丢弃个　人档案成为一种相当普遍的现象。据《重庆商报）２００９　

年４月２日报道：“来自市人才交流服务中心数据表明．　

市人才中心的５万份档案中弃档占９％左右，数量超过　

４０００份，弃档８年以上的，达到２２０多人。有的区县竞　有３０％～６０％的流动人员选择了弃档。”而根据大渝网近　

期所做的一次调查中，３０．０８％的被调查者根本不知道个　

人档案在哪里。７．９５％的人表示自己保管档案，只有７％　的人将档案放到人才中心定期缴费。根据人事部全国　

人才流动中心及各省人才交流服务中心的不完全统计。　

全国各级人才流动中心为１５．４万个国有和非国有单位　

代为管理保存的三四百万份人事档案中，至少有６０多　万份与主人失去联系。武汉市人才服务中心目前代管　

人事档案５万份，其中的３０％被主人遗弃，最长的已有　

近１Ｏ年无人理睬。在电子政务已经普及的大环境下．全　

国六十万的弃档族无时无刻不在给档案工作人员敲响　警钟，问题到底出现在哪里．又该如何解决。　

一、人事档案管理制度改革势在必行　

（一）电子政务环境下的人档分离与人档统一原则　

我国传统的人事档案管理所体现的是一种在组　织人事主管部门的统一领导下，按照分级管理、统一　

制度、统一方法的管理原则，采取内外有别、档随人　走、不对相对人公开、严格界定单位建档资格、管理资　

格及组织使用等管理方式实现的封闭式管理机制。而　随着市场经济的转型，“单位人”向“社会人”的转变．　

人才流动趋势的加强，“档随人走”明显已不适应新时　

期的需求，更有某些单位为扣留人才和引进人才私自　

扣档和私自建档的现象也愈加突出．无形之中使得弃