特殊载体档案特点及分类探讨

第一章总则第一条为规范特殊载体档案的管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，依据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本单位的实际情况，制定本制度。

第二条本制度所称特殊载体档案，是指以非纸质材料为载体的档案，包括录音、录像、照片、电子文件等。

第三条特殊载体档案的管理应遵循以下原则：1. 真实性原则：档案内容必须真实、准确，不得伪造、篡改。

2. 完整性原则：档案收集、整理、保管、利用等各个环节应保持完整，不得遗漏。

3. 安全性原则：采取有效措施，确保档案的物理安全和信息安全。

4. 规范化原则：按照国家和行业的相关标准进行管理，确保档案质量。

第二章管理职责第四条单位领导对本单位特殊载体档案管理工作负总责，应将档案管理工作纳入单位整体发展规划。

第五条档案管理部门负责特殊载体档案的收集、整理、保管、利用、鉴定和销毁等工作。

第六条有关部门和人员应积极配合档案管理部门的工作，按照职责分工，共同做好特殊载体档案管理工作。

第三章收集与整理第七条特殊载体档案的收集应遵循以下要求：1. 及时性：及时收集反映本单位重要活动、重要事件、重要决策等内容的档案。

2. 完整性：收集的档案应完整无缺，包括档案的原始载体、说明书、目录等。

3. 准确性：收集的档案内容应准确无误，不得有遗漏或错误。

第八条特殊载体档案的整理应遵循以下要求：1. 分类：按照档案内容、载体形式、时间顺序等进行分类。

2. 编号：对每份档案进行编号，建立档案目录。

3. 标识：在档案载体上注明档案名称、编号、形成时间等信息。

第四章保管与利用第九条特殊载体档案的保管应遵循以下要求：1. 安全保管：采取有效措施，防止档案载体损坏、丢失或被窃。

2. 技术保护：对电子档案采取加密、备份等技术手段，确保档案信息安全。

3. 定期检查：定期对档案进行清点、检查，发现问题及时处理。

第十条特殊载体档案的利用应遵循以下要求：1. 合法利用：档案利用者必须遵守国家有关法律法规，不得擅自复制、泄露或传播档案内容。

档案特殊载体管理制度一、总则为规范档案特殊载体管理工作，保障档案的完整性、安全性和长期保存，提高档案管理的科学化、规范化水平，特制定本制度。

二、适用范围本制度适用于本单位涉密、特殊载体（如电子档案、光盘、光盘等）的管理工作。

三、责任主体1.全体单位工作人员都是档案管理的责任主体，要加强档案管理意识，维护档案的完整性和安全性。

2.单位负责人是档案管理的第一责任人，负责全面领导、组织和监督档案管理工作的开展。

3.档案管理部门是档案特殊载体管理的具体负责单位，负责档案特殊载体的分类、目录、整理、存储、借阅等工作。

四、档案特殊载体管理原则1.依法管理。

严格按照有关法律法规办理档案工作，确保档案的完整性和安全性。

2.科学分类。

根据档案特殊载体的种类、格式和内容，进行分类管理，提高档案检索的效率。

3.保密管理。

对涉密档案特殊载体，必须严格按照相关规定进行保密管理，确保信息安全。

4.定期检查。

定期对档案特殊载体的存储环境、存储设备等进行检查，及时发现和解决问题。

五、档案特殊载体管理程序1.档案特殊载体的接收：单位接收档案特殊载体时，要认真登记、分类和盘点，确保档案的完整性。

2.档案特殊载体的整理：对已接收的档案特殊载体，要进行整理工作，包括目录编制、标签贴附等。

3.档案特殊载体的存储：对整理好的档案特殊载体，要进行分类存储，根据档案特殊载体的要求选择合适的存储设备。

4.档案特殊载体的借阅：对有借阅需求的档案特殊载体，要进行审批、登记、领取和归还，确保安全借阅。

5.档案特殊载体的销毁：对已无用的档案特殊载体，要按照规定程序进行销毁，并做好销毁记录。

六、档案特殊载体管理措施1.加强档案管理培训，提高全体工作人员的档案管理意识和技能。

2.建立档案特殊载体管理档案，明确管理责任、流程和制度。

3.配备专门的档案特殊载体管理设备，确保档案特殊载体的安全性和可靠性。

4.加强对档案特殊载体存储环境的监控和管理，保证档案特殊载体的质量。

特殊载体档案概述卢晓峰【摘要】档案记载信息的手段是多种多样的,除了普通的纸质材料之外,还存在大量其他形式的载体,包括感光材料和磁性材料等。

这些载体不仅可以记录文字、图表,还可以记录声音、图像以及多媒体等纸质载体不能记载的形式,从而更加真实地记载和反映历史面貌。

一般来说,人们把非纸质材料的档案称为特殊载体档案,也被称为＂新型载体档案＂。

常见的特殊载体档案主要有：录音磁带、录像带、磁盘、光盘等,随着科学技术的不断发展,特殊载体档案的种类会不断增加。

【期刊名称】《黑龙江科技信息》【年(卷),期】2012(000)018【总页数】1页(P112-112)【关键词】特殊载体档案;特点;分类;管理【作者】卢晓峰【作者单位】绥化市北林区建工站,黑龙江绥化152000【正文语种】中文【中图分类】TQ577特殊载体档案记录信息的载体不是纸张，而是现代新技术条件下产生的新型材料。

例如，现代新型的磁盘贮存是应用磁技术制成的、光盘是利用在聚酯片基上覆盖不同的涂层来记录信息的。

另外，特殊载体记录档案信息的方式也发生了根本的变化，对于记录载体来说，有时是物理变化，有时是化学变化，有时是物理化学变化。

它们是以磁头、激光头，即电荷耦合器件)等新方式记录信息，根本区别于传统的笔和墨水的。

特殊载体档案在档案载体性质和档案信息记录方式上同传统档案根本不同，使得它只有不同于传统纸质载体档案的特点：1.1 信息载体质地脆弱。

特殊载体的成分比较复杂，易损坏、变质．保存年限低于纸张。

因此，对特殊载体档案的保管要求一般比纸质档案要求高，需要分库、分架或特殊保管。

1.2 信息表现形式多样化。

除了传统的文字图表外，表现档案信息的媒体还包括声音、视频、动画、多媒体等，特别是多媒体技术的出现，使得多种媒体信息能够高度复合和集成，达到传统信息表现形式所起不到的效果。

1.3 信息一般不能直接利用。

利用特殊载体信息，需要借助一定的中间工具才能实现。

1.4 信息载体和信息内客易分离。

特殊载体档案管理现状及对策分析作者：关绍鹏来源：《祖国》2017年第07期摘要：特殊档案对于一个企事业单位的发展来说至关重要，尤其是在企事业单位举办大型展览、庆祝活动时，就需要这些特殊档案来对企事业单位的形象加以补充。

本文主要介绍了特殊档案管理的现状，并进一步分析了特殊档案管理的对策。

关键词：特殊档案企事业单位管理现状对策所谓特殊档案管理，就是指对照片、证书、奖状、录像等内容的管理。

在内这份工作对职工的工作思路教育大有裨益，对外也有助于宣传企事业单位的形象，有着直观性的特点，所以，特殊档案的管理是十分重要的，它的保存完善与否，也会影响到档案利用的成果，广大的档案工作者需要加强对特殊档案的管理，才能够切实、有效地发挥其价值。

当下我国的企事业单位档案信息化管理建设是一项系统的任务，无论是管理者还是相关的工作者，都需要有积极的态度来投入这项工作。

所以，这项工作需要较高的社会责任感、相应的理论和技术支撑。

一、特殊档案管理的现状（一）资料收集不全面一些来源于企事业单位重大活动、重要事项的录像以及照片档案，因为参与的人员较多，且规模较大，在这个时候，就容易出现职责不清的问题，摄像录影人员缺乏档案管理意识，收集工作普遍落后，这就导致录像以及照片的档案管理质量不高，且数量不全。

其次，一些重要的证书、获奖档案以及奖状的归档情况不主动，容易出现各种漏归的现象。

最后，因为录像带有重复利用的功能，所以它往往在多次利用之后，其资料的流失就较为严重。

（二）缺乏规范的整理没有一个规范的整理，主要表现在照片的拍摄时间、背景以及原因上，都不够详细，甚至没有充分的说明文字，这就从一定程度上降低了照片档案的可靠性，对于使用者来说，要想全面地了解照片的相关信息，更是难上加难。

（三）保存条件不好首先，在库房的硬件设施上，缺乏相关的防潮防湿的安排，库房通风条件不好，奖牌容易出现生锈、弯曲的问题。

其次，声像档案没有专门的防磁柜，录像盘有太多的消磁现象。

特殊载体档案管理第一部分：特殊载体的概述特殊载体的种类：磁带档案、磁盘档案、胶片档案、照片档案、光盘档案、实物档案等。

1、磁带档案：可分为录音磁带、录像磁带、数字磁带和仪用磁带等四类。

2、磁盘档案：磁盘主要有软磁盘和硬磁盘两类。

3、胶片档案：胶片档案是利用胶片上的感光材料，把文字、图像等通过光波形式记录在胶片上。

4、照片档案：（1）、普通照片：是指企业在生产和社会活动中直接形成的以静止摄影为主要反映形式的，主要由底片、照片及文字说明构成。

（2）、数码照片：数码照片是指用扫描仪、数码照相机等设备获得的，以数码形式存储于磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理，并可在通信网络上传送的静态图像文件。

5、光盘档案：光盘（CD、VCD、DVD）是一种光学存储器，激光束通过在光盘记录介质上形成长短不同的熔坑来记录信息。

6、实物档案：包括证书、锦旗、奖章、奖状、奖牌、奖杯、印章等。

第二部分：特殊载体的整理方法一、传统照片档案整理（一）照片档案整理依据：2002年批准发布的国家标准《照片档案管理规范》GB/T11821-2002。

（二）照片档案的分类照片档案分为传统照片档案和数码照片档案，传统照片档案又分为底片档案和照片档案。

（三）照片档案的作用1、历史记录的真实见证。

2、维护单位利益的旁证。

3、为其它种类档案提供印证。

4、为新闻报道提供服务。

5、为利用者提供艺术享受。

（四）照片档案存在的问题收集不全、整理凌乱、装具混乱、对照片里的事由、地点、人物描述不清、说明不全，其中尤其是收集不全的问题特别突出。

（五）照片档案的收集范围：1、领导人和著名人物参加与本单位有关重大公务活动的照片。

2、本单位组织或参加的重要外事活动的照片。

3、记录本单位重大事件、重大事故、重大自然灾害及其他异常情况和现象的照片。

4、记录本单位地理概貌、厂区建设、重点工程、自然风光、标志性物体的照片。

5、其他具有保存价值的照片。

（六）照片档案的收集归档1、归档时间：随时归档、阶段性工作结束归档、年底归档。

不同门类、载体或形式档案的分类方法档案作为重要的信息资源，对于组织和管理各种信息具有重要意义。

为了有效利用和保护档案，人们一直在研究和探索不同门类、载体或形式档案的分类方法。

本文将介绍几种常见的分类方法，并探讨其优缺点。

一、按门类分类按照档案所属的门类进行分类是一种常见的分类方法。

根据档案所属的行政、财务、人事等不同门类进行分类，有助于提高档案的检索效率。

例如，企业可以将财务档案、销售档案、合同档案等分别进行分类。

这种分类方法直观且易于操作，但缺点是分类过于细致，容易造成档案数量庞大，不利于整理和管理。

二、按载体分类按照档案的载体进行分类是另一种常见的分类方法。

档案的载体可以是纸质档案、电子档案、影像档案等。

将档案按照载体进行分类，可以方便地管理和存储不同形式的档案。

例如，将纸质档案放置在档案柜中，电子档案存储在云端服务器上。

这种分类方法适用于不同形式的档案共存的情况，但也存在管理成本高和存储空间限制的问题。

三、按形式分类按照档案的形式进行分类是一种比较灵活的分类方法。

档案的形式可以是文件、图片、音频、视频等多种形式。

按照形式分类，有助于提高档案的检索效率和使用价值。

例如，将文字类档案、图片类档案、音视频类档案分别进行分类。

这种分类方法能够满足不同形式档案的需求，但也需要相应的技术手段来处理和存储不同形式的档案。

四、综合分类方法除了以上几种常见的分类方法外，还可以采用综合分类方法。

综合分类方法结合了门类、载体和形式等多个因素进行分类。

例如，将纸质财务档案、电子人事档案、影像合同档案等按照门类、载体和形式进行分类。

这种分类方法能够准确地划分档案，但操作复杂，需要建立相应的分类标准和规范。

综上所述，不同门类、载体或形式档案的分类方法有多种选择。

根据实际需要，可以选择适合的分类方法来组织和管理档案。

无论采用何种分类方法，都要考虑到档案的使用价值和管理效率，确保档案的可检索和可维护性。

在实际操作中，可以根据具体情况结合不同的分类方法，制定合理的分类标准，以便更好地管理和利用档案资源。

特殊载体档案整理第一篇：特殊载体档案整理特殊载体档案管理第一部分：特殊载体的概述特殊载体的种类：磁带档案、磁盘档案、胶片档案、照片档案、光盘档案、实物档案等。

1、磁带档案：可分为录音磁带、录像磁带、数字磁带和仪用磁带等四类。

2、磁盘档案：磁盘主要有软磁盘和硬磁盘两类。

3、胶片档案：胶片档案是利用胶片上的感光材料，把文字、图像等通过光波形式记录在胶片上。

4、照片档案：（1）、普通照片：是指企业在生产和社会活动中直接形成的以静止摄影为主要反映形式的，主要由底片、照片及文字说明构成。

（2）、数码照片：数码照片是指用扫描仪、数码照相机等设备获得的，以数码形式存储于磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理，并可在通信网络上传送的静态图像文件。

5、光盘档案：光盘（CD、VCD、DVD）是一种光学存储器，激光束通过在光盘记录介质上形成长短不同的熔坑来记录信息。

6、实物档案：包括证书、锦旗、奖章、奖状、奖牌、奖杯、印章等。

第二部分：特殊载体的整理方法一、传统照片档案整理（一）照片档案整理依据：2002年批准发布的国家标准《照片档案管理规范》GB/T11821-2002。

（二）照片档案的分类照片档案分为传统照片档案和数码照片档案，传统照片档案又分为底片档案和照片档案。

（三）照片档案的作用1、历史记录的真实见证。

2、维护单位利益的旁证。

3、为其它种类档案提供印证。

4、为新闻报道提供服务。

5、为利用者提供艺术享受。

（四）照片档案存在的问题收集不全、整理凌乱、装具混乱、对照片里的事由、地点、人物描述不清、说明不全，其中尤其是收集不全的问题特别突出。

（五）照片档案的收集范围：1、领导人和著名人物参加与本单位有关重大公务活动的照片。

2、本单位组织或参加的重要外事活动的照片。

3、记录本单位重大事件、重大事故、重大自然灾害及其他异常情况和现象的照片。

4、记录本单位地理概貌、厂区建设、重点工程、自然风光、标志性物体的照片。

5、其他具有保存价值的照片。