文件编号规则、格式、清单

流程及流程附件编码编制办法一、目的对流程及其附件进行有效的控制，以保证公司内控制度的有效实施，同时为内控制度执行情况提供依据。

二、范围适用于公司内控制度相关记录的标识、收集、编目、修改、归档、保存的控制。

三、职责（一）内控部负责建立并保存记录汇总表和记录表格底样。

（二）各部门负责本部门记录的收集、归档、保管和处理。

四、制订文档编码（流程及附件表格）文档编码的拟定以便于索引、查阅为原则。

流程文档主要为三级编码，相关表格文档在流程基础上增加一级编码，为四级编码。

各级编码间用“-”间隔。

四级编码分别为：(一)一级编码：流程制订部门以流程制订部门名称的汉语拼音首写字母的大写表示，如财务部为：CW。

(二)二级编码：流程制订中心以流程制订中心名称的汉语拼音首写字母的大写表示，如结算中心为：JS。

(三)三级编码：流程编码指前述范围内的流程数量，用两位阿拉伯数字表示，顺序递增，范围为01-99。

(四)四级编码：附件表格编码指单一流程内所包含附件表格数量，用两位阿拉伯数字表示，顺序递增，范围为01-99。

各部门、中心编码对照表见附件1。

在具体业务操作中，根据业务量对每一份具体记录按以下规则进行编号：在该文件编码基础上加业务流水号。

示例：财务部结算中心第三号流程的编码：CW-JS-03；财务部结算中心第三号流程附件四的编码：CW-JS-03-04。

(五)流程及其附件需要修改时，由拟制部门负责填写《文件更改申请单》（见附件2），并将新表送交内控部，经总经理批准后实施修改。

内控部应及时更换流程及其附件底样，并通知使用者更改或替换。

(六)流程及附件封面、页眉填写要求1、文档封面统一增加：2、文档页眉统一增加：五、列出部门流程附件清单以部门为单位，列明各项业务流程所需附件清单，而且需根据业务特点明确保存期限、一式几联及保管责任人等（见附件3）。

六、本办法由？？负责解释，自发布之日起执行。

附件1：各级类别代码对照表：附件2：《文件更改申请单》附件3 《流程及其附件清单》。

采购类文件编码规范一、目的为了统一规范公司产品命名及编码，便于ERP系统化管理，特制定本方案。

二、适用范围本方案适用系统公司资源及采购文件的编码。

三、供应商编码规范【供应商地区代码】【供应商类别代码】【流水号】说明：【供应商地区代码】——参照民用车牌为92式编号规则的前2位，代表供应商地区（以供应商注册地为准）。

【供应商类别代码】——参照附表1。

【流水号】——由001-999依次编码。

举例：川A-A001——代表：位于成都地区的原材料供应商XXX。

附表1四、资源采购文件编码规范1.框架合同、合作协议文件号等编码方式：【企业代号】-【文件类别代码】【签订日期】-【流水号】说明：【企业代码】——由2个英文字母组成，参照附件1。

【文件类别代码】——由2个英文字母组成。

“CG”-采购合同（框架合同）、“XY”-合作协议。

【签订日期】——由8位数字组成。

格式：20200704。

【流水号】——由2位数字组成。

格式：01（以签订日累加计算）。

举例：**CG-20200703-01——代表：**2020年7月4日签订的第1份采购合同（框架协议）。

2.采购订单编码方式：【企业代号】-【物料类别代码】【下单日期】-【流水号】【物料种序】说明：【企业代码】——由2个首拼大写字母组成，参照附件1。

【物料类别代号】——由2个英文字母组成。

“CG”-采购合同、“XY”-合作协议。

【下单日期】——由8位数字组成。

格式：20200704。

【流水号】——由2位数字组成。

格式：01（以签订日累加计算）。

【物料种序】——由2位数字组成。

格式：01-99（采购订单内的清单“序号”）-用于订单统计时使用。

举例：**-D2*******-0101——代表：**2020年7月4日下单的第1份电类件采购订单的第1个物料。

附件1：采购公司名称及代号：附件2：物料类别代号：。

办公室公文发文格式引言概述：办公室公文发文是工作中常见的一项任务，正确的公文发文格式对于信息传达的准确性和效率至关重要。

本文将介绍办公室公文发文的格式要求，包括纸张规格、标题、正文、附件等方面的内容。

一、纸张规格1.1 A4纸张：办公室公文发文通常采用A4纸张，尺寸为210毫米×297毫米。

这种标准尺寸的纸张方便打印、复印和存档，也符合国际通用的文件处理标准。

1.2 白色纸张：公文发文应使用白色纸张，这样可以保持文档的清晰度和专业性。

避免使用彩色纸张或者过于花哨的装饰，以免影响公文的正式性。

1.3 纸张质量：为了确保公文的可读性和持久性，选择质量较好的纸张，避免使用过于薄弱或者易退色的纸张。

二、标题格式2.1 公文种类：在公文发文时，应明确标注公文的种类，例如通知、备忘录、报告等。

这样可以使读者迅速了解公文的性质和目的。

2.2 公文编号：为了方便管理和检索，每份公文都应有惟一的编号。

编号可以按照年份、部门和序号的方式进行，例如2022年财务部的第001号公文。

2.3 发文日期：在公文标题中标注发文日期，以便读者了解公文的时效性和参考时间。

三、正文内容3.1 标题层次：在公文正文中，应根据内容的层次结构使用标题，以便读者快速浏览和理解文档的结构。

可以使用一级标题、二级标题等方式，使文档结构清晰明了。

3.2 文字排版：公文正文应使用宋体、黑体等常见字体，字号普通为小四号或者五号。

行间距和段间距要适中，使得文字易于阅读。

段落之间应有明显的间隔，以便区分不同的段落。

3.3 内容准确性：公文正文应准确、简明地表达所要传达的信息。

避免使用含糊不清、摸棱两可的措辞，以免给读者造成误解或者歧义。

四、附件4.1 附件清单：如果公文需要附带相关文件或者资料，应在正文中列明附件清单，并按照清单的顺序进行编号。

附件清单应包含附件名称、数量和备注等信息，以便读者查阅。

4.2 附件格式：附件应采用常见的文件格式，如PDF、Word、Excel等，以确保不同读者可以顺利打开和阅读附件内容。

流程及流程附件编码编制办法一、目的对流程及其附件进行有效的控制，以保证公司内控制度的有效实施，同时为内控制度执行情况提供依据。

二、范围适用于公司内控制度相关记录的标识、收集、编目、修改、归档、保存的控制。

三、职责（一）内控部负责建立并保存记录汇总表和记录表格底样。

（二）各部门负责本部门记录的收集、归档、保管和处理。

四、制订文档编码（流程及附件表格）文档编码的拟定以便于索引、查阅为原则。

流程文档主要为三级编码，相关表格文档在流程基础上增加一级编码，为四级编码。

各级编码间用“-”间隔。

四级编码分别为：(一)一级编码：流程制订部门以流程制订部门名称的汉语拼音首写字母的大写表示，如财务部为：CW。

(二)二级编码：流程制订中心以流程制订中心名称的汉语拼音首写字母的大写表示，如结算中心为：JS。

(三)三级编码：流程编码指前述范围内的流程数量，用两位阿拉伯数字表示，顺序递增，范围为01-99。

(四)四级编码：附件表格编码指单一流程内所包含附件表格数量，用两位阿拉伯数字表示，顺序递增，范围为01-99。

各部门、中心编码对照表见附件1。

在具体业务操作中，根据业务量对每一份具体记录按以下规则进行编号：在该文件编码基础上加业务流水号。

示例：财务部结算中心第三号流程的编码：CW-JS-03；财务部结算中心第三号流程附件四的编码：CW-JS-03-04。

(五)流程及其附件需要修改时，由拟制部门负责填写《文件更改申请单》（见附件2），并将新表送交内控部，经总经理批准后实施修改。

内控部应及时更换流程及其附件底样，并通知使用者更改或替换。

(六)流程及附件封面、页眉填写要求1、文档封面统一增加：2、文档页眉统一增加：五、列出部门流程附件清单以部门为单位，列明各项业务流程所需附件清单，而且需根据业务特点明确保存期限、一式几联及保管责任人等（见附件3）。

六、本办法由？？负责解释，自发布之日起执行。

附件1：各级类别代码对照表：附件2：《文件更改申请单》附件3 《流程及其附件清单》。

1.公司品质手册:SK-QM/xxQuality Manual2.公司运作程序:Company Operation ProcedureSerial No.))3.公司作业指导书:SK-GWI-XX-XXX/xxGroup Work InstructionSerial No.)Group Dept.No.)Group Work Instruction)公司各部门编号：总裁办00President Office Group Department No.人力资源部01Human Resource 行政部02Aadministration 品质中心03Quality Center 供应链中心04Supply Chain Center 财务部05Finance市场部06Sales & Marketing IT部07Information Technology 实验中心08Reliability Lab 张家港工厂10ZhangJiagang Factory 江阴工厂20Jiangyin Factory 九江工厂30JiuJiang Factory4.公司表格:SK-GFORM-XX-XXX/xxGroup FormSerial No.)Group Dept.No.)Group Work Instruction)公司文件编码规则Document Numbering System5.工厂作业指导书:SK-WI-XXXX-XXX/xxFactory WorkInstruction Serial No.)XXXX说明：前面两个XX参照各工厂编号(First 2 XX refer to factory No.)后面两个XX：(Final 2 XX:)工厂通用文件：00Factory general document工程部01Engineering department生产部02Production department品质部03Quality department供应链04Supply Chain财务部05Finance人力资源06Human resource行政07Administration实验室08Reliability Lab6.工厂操作指导书:SK-XXX-XXXX-XXX/xxFactory OperationInstruction工厂操作指导书类型:(示例)Type of factory IIP Incoming Inspection PlanOperation Instruction PIP Process Inspection Plan(Example)FIP Final Inspection PlanQCP Quality Control Plan………………( The types decided by factory department)工厂表格:版本号(Revision No.)Factory form流水号(Serial No.)工厂各部门编号(Factory department No.)工厂编号(Factory No.)工厂表格(Factory No.)盛康公司(Suncome)。

审批及颁发：部门签名日期起草质量保证部质量保证部主审质量总监会审生产管理负责人批准质量管理负责人颁发质量保证部分发：Copy-1 Copy-2 Copy-3 Copy-4 Copy-5 质量保证部质量控制部设备部技术部销售部Copy-6 Copy-7 Copy-8 Copy-9 Copy-10 行政人事部财务部安全环保部企管部注册部Copy-11 Copy-12 Copy-13 Copy-14 Copy-15 科技项目部采购部仓储部生产部一车间Copy-16 Copy-17 Copy-18 Copy-19 Copy-20 二车间三车间六车间七车间八车间Copy-21 Copy-22九车间十车间文件再审记录：第几次再审审核情况审核人/日期批准人/日期第次再审第次再审第次再审一、目的依照GMP要求，确立文件分类与编码规则，便于文件管理和追溯。

二、范围适用于文件分类与编码管理。

三、职责1 质量保证部负责文件体系的分类及编码规则，对各文件进行赋码。

2 各部门负责按照原则对文件进行分类管理；各部门起草文件时必须严格遵循文件编码的规定。

四、术语无五、内容1 文件分类1.1 一级文件:阐明公司内某一体系的方针，描述体系的文件。

主要包括：质量方针、质量管理手册、质量责任制、质量目标。

1.2 二级文件：主要描述为实施体系要素所涉及到的各职能部门的活动，或为完成某项活动而规定的方法。

包括：a）技术标准：包括工艺规程、质量标准、方案、报告等。

b）管理标准：包括计划、管理制度、清单、目录等，描述公司各主要过程的管理活动。

c）工作标准：包括部门职责、职务说明书。

d）工厂主文件。

1.3 三级文件：标准操作规程（SOP），描述各管理环节的操作要素和工作流程、具体的操作方法和步骤。

1.4 四级文件：记录、表格、合格证、图纸、标签、证书等。

2 文件编码2.1 文件分类编码应遵循以下原则：2.1.1 系统性：统一分类，统一编码。

1.0 目的规范公司文件的管理，对文件的编号、版本、修订次数、部门代码等进行统一规定。

2.0 范围适用于公司质量手册(第一阶)、程序文件(第二阶)、外来文件及作业指导书(第三阶)、记录表格类(第四阶)、技术类文件（工位操作指导书、检验作业指导书、检验规范、工艺及技术部门的技术文件）编号的管理。

3.0 职责与权限3.1 品质部负责编制、修订、监督执行此规则，对文件编号进行统一管理。

3.2 各部门编制文件时，须按此规则进行编号或至品质部申请文件编号。

4.0定义4.1 文件：有意义的资料及其承载媒体。

如记录、规范、程序文件、图样、报告、标准等。

其媒体可以是纸张、磁盘、光盘或其他电子媒体、照片、样件或多项组合；4.2 受控文件：受文件版本变更控制的文件；4.3 非受控文件：不受文件版本变更控制的文件。

4.4 外来文件：国家的法律法规和标准；其它公司来的文件，包括管理规定和技术标准，工艺原则等；外部企事业单位的来文等。

5.0 内容5.1 文件类别代码一级文件：质量手册 QM二级文件：程序文件 QP三级文件：管理文件（GW）/工作文件（QI、IS等）四级文件：质量记录QR5.2文件的编码要求5.2.1 质量手册的编码：版本版次流水号（01-99）手册代码公司简称5.2.2 程序文件编码：版本版次流水号（001-999）程序文件代码公司简称 5.2.3 管理文件编码：/A.00 版本版次流水号（001-999） 部门代码 管理文件代码 公司简称 部门代码详见5.2.15《部门代码一览表》 5.2.4 作业指导书5.2.4.1 作业指导书(QI)包括以下类型：工位操作指导书类、设备操作规程类、品质检验作业指导书类、仪器校正/使用规程类。

5.2.4.2 作业指导书编码方法：览表》5.2.4.3 作业指导书版次在每页的标题栏中注明：5.2.5 检验规范/标准5.2.5.1 检验规范/标准编码方法5.2.5.2 检验规范/标准版次在每页的标题栏中注明：5.2.65.2.6.1 工艺文件、物料清单、各类对照表的编码方法：产品类型该类文件顺序号 （001-999）必要时增加)文件使用部门代码文件编制部门代码技术文件代号（P1、P2、P3）（临时文件在代号前加“L ”）技术文件代号：P1——工艺文件；P2——物料清单；P3——对照表； 产品类型：电芯圆柱用Y 、方形用F 、软包用R 表示，Pack 统一用P 表示； 部门代码详见5.2.15《部门代码一览表》5.2.6.2 该类文件版次在每页的标题栏中注明：5.2.7 图纸5.2.7.1原材料/产品配件图纸5.2.7.1.1原材料图纸的编码方法：(P4为原材料/产品配件图纸代码)产品类型流水号 （001-999） 文件编制部门代码图纸代号（临时文件在代号前加“L ” ）F 、软包用R 表示，Pack 统一用P 表示； 部门代码详见5.2.15《部门代码一览表》；5.2.7.1.2在每页的标题栏中注明版次：5.2.7.2 工装图纸5.2.3.7.1工装图纸的编码方法流水号（001-999） 部门代码 工装图纸代码 公司代码部门代码详见5.2.15《部门代码一览表》； 5.2.3.7.2 在每页的标题栏中注明版次：55.2.8.1电芯产品规格书5.2.8.1.1电芯产品规格书编码方法流水号（001-999）部门代码 电芯规格书代码 公司代码部门代码详见5.2.15《部门代码一览表》； 5.2.8.1.2 在标题栏中注明版次：5.2.8.2 PACK 产品规格书5.2.8.2.1Pack 产品规格书编码方法 流水号（001-999）部门代码 Pack 规格书代码 公司代码部门代码详见5.2.15《部门代码一览表》； 5.2.8.2.2 在标题栏中注明版次：5.2.9 FMEA5.2.9.1 FMEA 的编码方法：□FMEA-□□□-□□□ 1 2 31：文件代号分DFMEA 和PFMEA 2：文件编制部门代码 3：流水号（001-999）5.2.9.2 在标题栏中注明版次：5.2.10 5.2.10.1 控制计划的编码方法：CP-□□-□□□ 1 2 31：文件代号（临时文件在代号前加“L ”） 2：文件编制部门代码 3：流水号（001-999）部门代码详见5.2.15《部门代码一览表》； 5.2.10.2 在标题栏中注明版次：5.2.11 ECNECN-□□□-□□□ 1 2 31：文件代号 2：文件制订部门代号 3：流水号（001-999） 部门代码详见5.2.15《部门代码一览表》； 5.2.12 检测报告编码方法NB □□□□-□□-□□□ 1 2 31：公司代码+年月份（比例2012.08月简写1208） 2：产品型号代码 3：流水号（001-999） 5.2.13 外来文件的编号：流水号（001-999）采用的年月号（2012年8月，记为1208）申请部门代码 外来文件代码 部门代码详见5.2.15《部门代码一览表》； 5.2.14 表格编码方法：流水号（001-999）部门代码表格代码部门代码详见5.2.15《部门代码一览表》；另：考虑到资源的合理利用，凡新版生效前已印制尚未使用之旧表格，可继续使用至完为止。

行政公文的清单与编排行政公文是指政府机关和各级行政管理部门为了组织实施行政管理任务，向上级行政机关报告、请示、汇报、通告、公告等所发出的文件。

行政公文的清单与编排是指在撰写行政公文时，按照一定的规范和要求进行文书格式的设置和内容的编排。

本文将围绕行政公文的清单和编排进行论述，以帮助读者更好地了解行政公文的规范要求和实际应用。

一、行政公文的清单行政公文的清单是指在行文中列出有关文件的名称、编号、日期以及发布部门等基本信息，以便于对文件进行归类、检索和管理。

以下是清单中应包含的内容：1. 文件名称：清单中应准确列出文件的名称，以便读者能够明确了解文件的主要内容。

2. 文件编号：文号是行政公文的重要标识，通过唯一的编号可以方便地对文件进行管理和查找。

3. 发文日期：清单中应注明文件的发文日期，以便读者了解文件的时效性和内容更新情况。

4. 发布部门：清单中应注明文件的发布部门，以便读者了解文件的权威性和适用范围。

在编写行政公文的清单时，需要注意准确、统一和规范，以便于文件的传阅和查询。

二、行政公文的编排行政公文的编排是指在行文中按照一定的结构和格式进行内容的组织和排列。

以下是行政公文编排中的几个要点：1. 标题：行政公文的标题应简明扼要地概括文件的主题内容，具有一定的概括性和凝练性。

2. 附件：如果行政公文需要附带相关材料或文件，请在正文之后列明附件的名称和数量，以便读者查阅。

3. 正文：行政公文的正文应包括引言、主体和结尾三个部分，内容要简明扼要、层次清晰。

- 引言部分主要是对文件的背景、目的和意义进行简要介绍，以便读者能够快速了解文件的重要性和必要性。

- 主体部分是行政公文的核心内容，应围绕中心思想进行逻辑有序的叙述和阐述。

- 结尾部分主要是对文件的总结、呼吁或建议进行表达，以增强行文的说服力和针对性。

4. 签名：行政公文发布者的签署是行文的合法性和权威性的体现，应注明发布者的姓名、职务和单位。

5. 承办、协办、核稿等事项：在行政公文中，如果需要涉及到承办、协办和核稿等事项的人员，应在合适的位置进行明确注明。

文件编号规则格式清单文件编号是指为了方便文件管理和查找，对文件进行编号标识的一种方式。

它可以使文件的分类管理更加高效，减少错误和混淆。

本文将详细介绍文件编号的规则、格式和清单。

一、文件编号的规则1.有序性原则：文件编号应按照一定顺序进行编号，以方便分类和查找。

2.统一性原则：文件编号应符合统一的规定，以避免混淆和错误。

3.唯一性原则：文件编号应为唯一标识，不重复使用。

4.周期性原则：文件编号的周期性使用可以根据实际需要进行，如按年、月、季度等进行编号。

二、文件编号的格式1.数字编号格式：使用数字进行文件编号，可以是纯数字或者数字加字母的组合。

例如：001、002A、003B等。

2.字母编号格式：使用字母进行文件编号，可以是纯字母或者字母加数字的组合。

例如：A、B、C、AA、AB、AC等。

3.组合编号格式：同时使用数字和字母进行文件编号，以满足更多的分类和管理需求。

例如：001A、002B、003C等。

4.按分类编号格式：按照文件的分类进行编号，每个分类都有独立的编号系统。

例如：文档类文件编号为D001、D002，合同类文件编号为C001、C002等。

三、文件编号清单文件编号清单是对所有文件编号的记录和分类，以便于查找和管理文件。

文件编号清单可以包括以下内容：1.文件名称：列出文件的名称，以便于快速定位文件。

2.文件编号：按照规定的编号格式进行编号，以唯一标识文件。

3.文件分类：将文件按照不同的分类进行归类，如合同、报告、函件等。

4.文件存放位置：记录文件的具体存放位置，包括存储设备和文件夹路径。

5.录入时间：记录文件录入编号清单的时间，用于查找文件的参考。

6.文件状态：标记文件的当前状态，如已归档、在档、遗失等。

7.文件备注：可以对文件进行一些备注说明，如文件的具体内容、重要性等。

通过文件编号清单，可以对文件进行有效的分类和管理，提高文件查找的效率和准确性。

综上所述，文件编号规则、格式和清单是文件管理中非常重要的一环。