《归档文件整理规则》

甘肃省档案干部培训系列讲座之二《归档文件整理规则》讲座第一讲《归档文件整理规则》的出台背景编制原则和我省的实施情况一、《归档文件整理规则》的出台背景《归档文件整理规则》（以下简称《规则》）是中华人民共和国行业标准，代号为DA/T22-2000。

由国家档案局于2000年12月6日颁布，并自2001年1月1日起正式实施，这是我国机关档案工作改革的一项重大举措。

《规则》在充分调研国内外归档文件整理方法的基础上，适应档案管理现代化的需要，提出了完全不同于以往“立卷”方法的“文件级”整理方法，它是新形势下实现归档文件整理规范化、档案管理科学化的一项重要标准。

我国以往采用“立卷”作为归档文件整理的方法，以“案卷”作为文书档案的基本保管单位。

这种方法50年代自苏联学习而来，沿用了近半个世纪。

在手工模式下进行档案管理和检索，“立卷”不失为一种好的文件整理方式，为实现手工检索目的，提高手工检索效率提供了便利。

但是，这种方法也有许多不足，比如：方法繁琐复杂，新手学习掌握难度大；立卷中人为因素影响大，案卷质量不好把握评价；等等。

这些问题必然在实际工作中经常地、反复地表现出来，于是理论界和广大实际工作者便不断地提出和尝试立卷改革。

与此同时，档案管理现代化的加速，也向原来的文件整理方法提出了挑战，推动了文件整理方法改革的深化。

计算机技术越来越多地应用于档案管理，其高效、快捷、灵活的检索、编辑功能，为归档文件整理改革提供了技术条件和前进方向。

我们知道，对文件进行整理的目的，就是要方便查阅利用，而计算机强大的随机多途径自由检索编辑功能，可使这一目的轻松实现。

科学技术的进步既为文件整理改革提供了条件，又对原来的整理方法提出了改革的要求。

在这种形势下，简化归档文件整理方法，适应档案管理现代化需要，提高机关档案工作效率，便成了广大档案工作者的共同呼声和机关档案工作改革的迫切需要。

《规则》的出台，是国家档案行政管理部门对此做出的明确回答。

它既不是全面否定传统做法，也不是照搬国外模式，而是在遵循归档文件整理工作基本规律的基础上，对传统做法和国外经验的综合、扬弃、继承和发展。

作为档案工作的一项基础性法规标准，《规则》带来的是操作方法上的一次创新，更是一次观念上的突破。

由于其内在的科学性、合理性，《规则》充分适应了现实工作的需要，体现出了应有的超前性和导向性，为文件整理改革提供了一个富有生命力的解决方案。

二、《归档文件整理规则》的编制原则《规则》编制的原则主要有三项，即简化原则、兼容原则和前瞻原则。

第一、关于简化原则。

简化原则就是简化整理程序，减少手工劳动，提高工作效率。

简化整理程序就是减掉那些难以把握的人为因素和不必要的手工劳动，减少整理工作对机关档案部门人力、财力和物力的不必要占用。

《规则》之所以以“件”代“卷”，将“件”作为归档文件的整理单位，简化原则在此起到了至关重要的作用。

第二、关于兼容原则。

兼容原则主要体现在三个方面：一是兼容手工和计算机两种管理方式，这是因为虽然引入计算机对档案管理具有重要意义，但从我国国情看，全面普及计算机还有一个过程，目前尚处于一个手工和计算机两种管理方式并存、衔接和过渡的阶段，并且这一阶段要持续相当长的一个历史时期。

因此，《规则》在适应现代化管理需要的前提下，兼顾了手工管理的方式，做到既有引导性，又体现出过渡性；二是便于档案室与档案馆衔接，按照国家有关规定，归档文件中永久、长期保管部分到一定时间就要向档案馆移交，所以《规则》兼顾到了档案馆管理的特点和要求。

例如，鉴于档案移交进馆时或进馆后需要再鉴定，件号可能会出现断号、跳号等现象，因此《规则》对件号设置了室编、馆编两种，并在设计归档章和盒脊的项目时预留下了相应位置；三是与现有规定相兼容，尽量对原来反映文件整理的有益成果予以采用，做到总结继承促发展，发展之中有继承。

第三、关于前瞻原则。

从长远看，文档一体化管理是机关文秘、档案工作的发展趋势。

机关办公自动化和档案管理现代化是相辅相成的，文书处理和归档文件整理是先后衔接的过程，两者都需要文件的有序化和系统化。

因此，将文件整理程序的有关环节与文书处理的有关环节衔接起来，实现文件的随时归档和信息共享，既能理顺二者之间的关系，又能充分利用文书处理的成果，减少档案部门的重复劳动。

《规则》的制定与实施，有利于机关文档一体化的实现。

三、我省实施《归档文件整理规则》的情况国家档案局颁布《归档文件整理规则》后，我省开展了积极的实施工作，主要做了以下三个方面的工作：第一、由省档案局选派业务骨干在省粮食局进行了一个年度归档文件整理的试点工作，为全面实施摸索经验；第二、由省档案局组织制定了《甘肃省〈归档文件整理规则〉实施细则》，印发全省贯彻实施；第三、首批培训了400多名遍布全省各地各系统的业务骨干，为《归档文件整理规则》的全面实施提供了业务支持。

第四、组织厂家印制了规范的档案装具和相关用品，为《归档文件整理规则》的实施提供了必要的物质条件。

目前，《归档文件整理规则》已在全省范围内的各地、各级党政机关推开，收到了良好的效果，受到绝大多数一线档案管理人员的好评。

第二讲归档文件整理的方法步骤归档文件整理的方法步骤可以简要地归纳为“十步走”，具体如下：第一步：收集应归档文件收集应归档文件，是机关档案工作的起点，其基本的要求就是“齐全完整”。

一般在每年第一季度完成上年度文件材料的收集归档任务，归档范围以是否反映本机关工作活动、具有查考利用价值为依据确定，具体如下：(一)应归档的上级机关的文件材料，主要有5个方面：1、上级机关召开的需要本机关贯彻执行的会议的主要文件材料；2、上级机关颁发的属于本机关主管业务并要执行的文件以及普发的、非本机关主管业务但需要贯彻执行的法规性文件；3、上级领导检查视察本机关工作时的重要指示、讲话和题词；4、代上级机关草拟并被采用的文件最后草稿和印本；5、上级机关转发本机关文件的文件。

（二）应归档的本机关的文件材料，主要有24个方面：1、本机关党组（党委）、行政领导会议文件材料；2、本机关召开的工作会议、专题会议文件材料；3、本机关颁发（包括转发及与其他机关联合颁发）的各种正式文件的签发稿、正式印件，重要文件的修改稿；4、本机关的请示与上级机关的批复、下级机关的请示与本机关的批复；5、本机关及其内部职能部门形成的工作计划、总结、报告；6、反映本机关业务活动和科技管理的文件材料；7、本机关检查下级机关工作和调查研究形成的重要文件材料；8、本机关或本机关汇总的统计报表和统计分析材料；9、本机关形成的纪律检查、行政监察和审计方面的文件材料；10、本机关党委、团委、工会、妇女和内部组织机构在工作活动中形成的重要文件材料；11、内容重要的群众信访材料和本机关处理信访事项的记录、摘要单、调查处理报告、领导批示、统计分析材料；12、本机关领导人在公务活动中形成的重要信件、电报、电话记录及从其他单位带回的与本机关有关的未经收发登记的文件材料；13、反映记载本机关房地产权益和有关纠纷处理的文件材料；14、本机关成立、合并、撤销、更改名称、启用印信及其组织简章、人员编制方面的文件材料；15、本机关制定的工作条例、章程、规章制度等文件材料；16、本机关（本系统）的历史沿革、大事记、年鉴和反映本机关（本系统）重要活动事件的剪报；17、本机关干部任免（包括上报和下批及备案）、调配、培训、专业技术职务评聘、党员团员干部职工名册和报表、干部职工录用、转正、定级、调资、辞职、退职、开除、退休、离休、复员、转业、评残、抚恤、死亡、奖惩及治安保卫的文件材料；18、本机关及本机关办理的干部职工转移工资、行政、党员、团员、工会组织关系的介绍信及存根；19、本机关财产、物资、档案等的交接凭证和清册；20、本机关编印的情况反映、简报等刊物定稿和正式印本及编辑出版物的定稿和样本；21、本机关与其他单位或个人签订的各种合同、协议；22、本机关与外国签订的条约、协定、合同、议定书、换文（正本、副本）和机关外事活动形成的请示、报告、计划、考察总结、重要简报、会议纪要、记录、往来文件；23、各种普查工作形成的文件材料；24、死亡干部档案材料。

（三）应归档的同级机关和非隶属机关的文件材料，主要有3个方面：1、同级机关和非隶属机关颁发的非本机关主管业务但需要执行的法规性文件；2、有关业务机关检查本机关工作形成的重要文件材料；3、同级机关和非隶属机关与本机关联系、协商工作的重要往来文件。

（四）应归档的下级机关的文件材料，主要有3个方面：1、下级机关报送的重要的工作计划、报告、总结、典型材料、统计报表；2、下级机关报送的法规性备案文件；3、直属单位报送的重要的工作计划、报告、总结、典型材料、统计报表。

下列文件不列入归档范围：1、上级机关任免、奖惩非本机关工作人员的文件、普发供参阅、参考而不需办理的文件及征求意见的文件；2、本机关的重份文件、无查考价值的事务性临时性文件、未经会议讨论通过和未经领导签发的文件与电报、询问一般性问题或提出一般性意见、建议的人民来信、本机关负责人兼任外机关职务形成的与本机关无关的文件材料以及为参考而收集来的文件材料；3、参加非主管机关召开的会议带回的不需贯彻执行且无查考价值的文件材料、非隶属机关抄送的不需办理的文件材料；4、下级机关送来参阅的简报、情况反映、抄报备案的一般性文件材料及越级上报的不需办理的文件材料。

各单位的历史沿革、职能范围、工作性质不同，应结合自身实际，根据上述通用归档范围，制定本机关、本系统具体的文件材料归档范围。

第二步：确定归档文件整理保管的单位——“件”应归档文件收集齐全完整后，即应正确确定归档文件的整理保管单位——“件”，具体做法如下：（一）一般以一份文件为一件，如：某单位收到的“中共甘肃省委组织部印发《关于进一步加强非公有制经济组织党的建设工作的意见》的通知”（甘组通［2002］61号）、本机关形成的党组会议记录等，即可直接作为一件进行整理保管。

（二）文件的定稿和正式印发件合为一件，这种情况主要是指本机关的正式发文和机关内部制定的规章制度等类似情况。

（三）正文与附件合为一件，例如：《甘肃省档案局关于通报2000年度全省档案工作目标管理任务完成情况和下达2001年度目标管理任务的通知》（甘档[2001]18号），其后有“2001年全省档案工作目标管理任务指标表”和“关于2001年全省档案工作目标管理任务有关问题的说明”两个附件，整理时要作为一件对待，不能分开。

（四）转发文与被转发文合为一件，例如：“中共甘肃省委办公厅转发省档案局党组《关于进一步加强全省档案工作的意见》的通知”（省委办[2003]66号）一文，前面的“通知”是转发文，后面所附的“意见”是被转发文，整理时要作为一件对待，不能分开。