《归档文件整理规则》

《归档文件整理规则》讲稿虽然大家此次培训是学习重点建设项目档案管理的有关知识，但我们在实际工作中也经常要涉及文书档案的整理，因此考虑整体上的内容协调，我们今天下午就一起来学习国家档案局近年颁布的《归档文件整理规则》。

2000年12月6日，国家档案局发布了中华人民共和国行业标准《归档文件整理规则》（以下简称《规则》），并从2001年1月1日起在全国推荐施行。

《规则》是在借鉴传统立卷方法合理因素的基础上，以“简化整理，深化检索”为宗旨，对原有的档案整理方法—“立卷”进行了改革，推行文件级管理，大幅度简化了整理中的手工操作。

大家都知道，传统的“立卷”方法繁琐、复杂，主观随意性较大，很难把握案卷质量，使得立卷归档工作成为档案工作人员一项沉重的工作负担。

因此，《规则》颁布实施以来深受广大档案工作人员的欢迎。

我省于2001年起开始开展《规则》试点工作，在试点工作的基础上于2002年9月2日颁布了《贵州省〈归档文件整理规则〉实施细则》（以下简称《实施细则》），全面开始推广《规则》。

下面我们将一起从十个方面来学习《规则》及《实施细则》，希望能对各位的工作有所帮助和提高。

一、适用范围《规则》适用范围限定为“我国各级机关、团体和其他社会组织”。

企事业单位作为“其他社会组织”的一部分，其文书档案整理工作同样可参照标准执行。

《细则》中明确规定适用于贵州省各级机关、团体、企业、事业单位和其他社会组织。

国家档案局2003年2月《关于企业执行〈科学技术档案案卷构成一般要求〉和〈归档文件整理规则〉的意见》中明确指出档案管理现代化水平较高，实现计算机检索和档案信息网上查询的企业，可参照执行《规则》，否则暂缓执行标准。

对于机关、团体和其他社会组织执行《规则》，国家虽然没有在这方面做出具体的规定，但我们省局在推行《规则》时，也在此方面做出了具体的要求。

因为如果没有计算机检索的辅助，就贸然地采用《规则》整理文书档案，将会降低档案的查全率、查准率及检索速度，特别是随着时间的增加，档案会越来越多，这种负面影响就会更加突出。

归档文件整理规则实施细则1. 引言归档文件整理规则旨在规范文件的归档、保存与管理，提高文件检索和利用效率。

本细则为对《归档文件整理规则》的具体实施方案进行说明。

2. 文件归档的目的文件归档的目的是确保文件的安全保存和整理，以便于保护重要信息并能够快速检索和使用。

3. 文件归档的原则在文件归档过程中，应遵循以下原则：3.1 一致性归档文件的整理和保存需要保持一致性，以便于检索和利用。

3.2 可追溯性对于归档文件的整理和保存，需要记录相应的信息，以便追踪和确认文件的真实性和合法性。

3.3 存档分级根据文件的重要性和保密等级，划分存档分级，确保重要文件得到适当的保护措施。

3.4 安全性在文件归档的过程中，要确保文件的机密性、完整性和可用性。

4. 文件归档的流程文件归档的流程包括文件的准备、分类、整理和保存等步骤。

4.1 文件准备在进行文件归档之前，需要对待归档的文件进行筛选和整理，确保文件的完整性和准确性。

4.2 文件分类按照文件的类型、用途和重要性等因素，对文件进行分类，并为不同类别的文件建立相应的归档目录。

4.3 文件整理对待归档的文件进行整理，包括文件的排序、编号和标注等工作，以便于日后的检索和利用。

4.4 文件保存按照归档目录的要求，将文件进行保存，并确保文件的安全性和机密性。

5. 归档文件的管理归档文件的管理包括文件的存档、检索和销毁等方面。

5.1 文件存档将归档文件按照归档目录的要求保存在相应的存档位置，并建立相应的档案登记册。

5.2 文件检索对于需要查询的文件，可以通过档案登记册进行检索，根据相关信息快速找到目标文件。

5.3 文件销毁对于已经达到规定保存期限或者失去使用价值的文件，应按照文件销毁规定进行安全销毁，确保文件的机密性和完整性。

6. 文件归档的责任文件归档工作涉及多个部门和人员，需要明确各个环节的责任和权限。

6.1 归档负责人设立归档负责人，负责文件归档工作的组织和执行。

6.2 归档人员归档人员执行具体的文件整理和归档工作，按照规定完成归档任务。

归档文件整理规则（DA/T22-2000）1 范围本标准规定了归档文件整理的原则和方法。

本标准适用于各级机关、团体和其他社会组织。

2 定义本标准采用下列定义。

2.1归档文件立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。

2.2归档文件整理将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。

2.3件归档文件的整理单位。

一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册(本)为一件，来文与复文可为一件。

3 整理原则遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。

4 质量要求4.1归档文件应齐全完整。

已破损的文件应予修整，字迹模糊或易退变的文件应予复制。

4.2整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。

5 整理方法5.1装订归档文件应按件装订。

装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。

5.2分类归档文件可以采用年度—机构(问题)—保管期限或保管期限—年度—机构(问题)等方法进行分类。

同一全宗应保持分类方案的稳定。

5.2.1按年度分类将文件按其形成年度分类。

5.2.2按保管期限分类将文件按划定的保管期限分类。

5.2.3按机构(问题)分类将文件按其形成或承办机构(问题)分类(本项可以视情况予以取舍)。

5.3排列归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列。

会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。

5.4编号归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。

归档章设全宗号、年度、保管期限、件号等必备项，并可设置机构(问题)等选择项(见图A1。

图中“*”号栏为选择项，不选用时无须设置。

《归档文件整理规则》操作指南1、实施《归档文件整理规则》的条件已经具备：档案工作的侧重点，由重整理、保管转向重收集、利用，提供更多更完善的信息服务上来；计算机技术在档案管理中的运用越来越普遍。

2、《归档文件整理规则》的适用范围：《归档文件整理规则》针对纸质文书档案的整理归档，暂不涉及科技、会计、声像、照片等其它类型档案的整理。

各机关、团体的纸质文书档案，企业、事业单位所形成的党群、行政管理、经营管理、生产技术管理等四大类材料整理均应按省局《实施办法》进行。

3、归档文件整理的基本步骤：（1）分级别：将收集来的文件按本级、上级、下级分开，上级、下级文件按收文的时间顺序排列，本级文件按有文号文件、无文号文件、会议文件的顺序排列。

（2）分类、确定保管期限：各单位档案部门要深入到本单位各工作部门，了解文件的形成和办理情况，将各部门工作活动中形成的所有文件材料，按部门一一列出，依据国家有关规定，提出本单位的归档范围及保管期限的意见，将其反馈各部门修改和补充，整理出本单位的归档范围及保管期限表，条款宜细不宜粗。

强调一点，一般各单位召开的重要会议所形成的成套归档文件，各单位的重大活动、重要事件等形成的整套归档文件，应以其中主要文件的价值来确定整套归档文件的保管期限。

（3）装订：根据实践，建议各单位统一使用不锈钢订书钉装订。

文件采用左侧装订的方法，左边、下边要整齐。

如果某份文件特别厚，订书机无法装订，需要采用五孔装订，为保持原状，我认为三孔一线比较好。

（4）加盖归档章：归档章应加盖在文件首页的右上方，其位置应基本保持一致。

保管期限填写“永久”、“30”“10”，不能填写“1”、“2”、“3”，也不能简写成“永”、“30年”、“10年”；年度要填写齐全，如“2008”；件号填写阿拉伯数字。

（5）输入微机：每一份文件都必须准确无误地将题名、责任者、文号、日期、页数、件号输入微机，以便日后查找利用。

责任者不能用“本部”、“本局”、“本公司”。

文书档案归档文件整理规范第一节《归档文件整理规则》的特点《归档文件整理规则》采用与传统立卷方法完全不同的思路，从“简化整理，深化检索”出发，对归档文件整理工作的许多环节进行了调整或简化，特点是：简化、兼容、灵活。

第二节整理原则归档文件整理原则：1、遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系。

2、区分不同价值。

3、便于保管利用。

第三节归档文件整理程序归档文件是指各级机关、团体、企业事业单位和其他组织在其职能活动中形成的，具有保存价值，应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。

归档文件整理程序：分类----确定整理单位----装订----排列----编号----装盒----编目。

一、分类分类包括确定分类方法和制定分类方案两项工作。

1、确定分类方法①采用“保管期限---年度---问题”的分类方法进行，其中“问题”按职能设置党群工作、行政管理、业务管理三个类。

此分类方法适用较大的单位。

②小单位或县级单位，每年形成的文件数量少，或者内部机构设置简单，采用“保管期限---年度”的分类方法进行。

③保管期限划定的“短期”的，统一采用“保管期限---年度”的分类方法进行。

2、编制分类方案在确定了分类方法的基础上，各立档单位应结合自身工作实际，编制全部档案分类方案。

一般单位有：党群工作、行政管理、业务管理、基本建设、设备档案、会计档案、声像档案、实物档案、人事档案和职能档案（亦叫专门档案）。

但学校档案，业务管理类为教学管理。

事业单位档案，业务管理类为经营管理。

其中，党群工作、行政管理、业务管理类属文书档案。

二、确定整理单位归档文件确定以“件”为整理单位，进行文件级整理。

即一般以每份文件为1件。

针对部分文件在文本、文种等方面关联性强的因素，将下列各组文件视作“为一件”1、正本与定稿；2、正本与附件。

当附件较多，为独立文本时，自行为一件。

3、正文与文件处理单；4、转发文与被转发文；5、原件与复制件；6、复文与来文。

上级单位的复文与立档单位的请示，因其重要的因素，应分别为一件；7、不同文字的同一文本；8、同一个人的人事调动的各种介绍信；9、组织、人事、机关工委等部门形成的全区域内的介绍信存根，按自然册的时间断分别为一件；10、会议记录：一般单位的会议记录全年为一件；三、装订装订包括确定装订方法、用品及装订前文件的取齐、纸幅要求和质量要求四项工作。

归档文件整理规则(DA／T 22—2015) - 文件解读（国家档案局关于发布档案行业标准《归档文件整理规则》的通知作者：国家档案局政策法规司档发〔2015〕6 号各省、自治区、直辖市档案局，各计划单列市档案局，新疆生产建设兵团档案局，中央和国家机关各部委档案部门，总参办公厅保密档案局、解放军档案馆、武警部队司令部办公室，各人民团体档案部门，各中央企业档案部门，中国照片档案馆，中国人民大学档案学院：档案行业标准《归档文件整理规则》(DA/T 22—2015)( 代替DA/T 22—2000)经全国档案工作标准化技术委员会审查通过，并经国家档案局批准为推荐性行业标准，现予以发布，自2016 年 6 月1 日起实施。

国家档案局网站政策法规栏目的行业标准目录中可查到该标准全文内容。

国家档案局2015年10 月25 日）前言本标准代替DA/T 22-2000 《归档文件整理规则》。

本标准与DA/T 22-2000 相比主要变化如下：——标准的总体编排和结构按GB/T 1.1-2009 进行了修改；——将标准适用范围由纸质文件材料扩展为纸质和电子文件材料；——调整归档文件分类方法；——增加归档文件组件和纸质归档文件修整、装订、编页、排架要求；——增加归档文件档号结构和编制要求；——将室编件号、馆编件号统一为件号；——在附录中增加归档章示例、直角装订方法。

本标准的附录 A 是规范性附录，附录B、附录C、附录D、附录 E 是资料性附录。

本标准由国家档案局提出并归口。

本标准起草单位：国家档案局档案馆（室）业务指导司。

本标准主要起草人：许卿卿丁德胜张会琴张红吴惠敏刘峰王勤宋涌本标准于2000 年12 月6 日首次发布。

《归档文件整理规则》1 范围本标准规定了应作为文书档案保存的归档文件的整理原则和方法。

本标准适用于各级机关、团体、企事业单位和其他社会组织对应作为文书档案保存的归档文件的整理。

其他门类档案可以参照执行。

ICS01.140.20A14中华人民共和国档案行业标准DA/T22—2015代替DA/T22—2000归档文件整理规则The arrangement rule of archival documents2015-10-25发布2016-06-01实施国家档案局发布前言本标准代替DA/T22-2000《归档文件整理规则》。

本标准与DA/T22-2000相比主要变化如下：——标准的总体编排和结构按GB/T1.1-2009进行了修改；——将标准适用范围由纸质文件材料扩展为纸质和电子文件材料；——调整归档文件分类方法；——增加归档文件组件和纸质归档文件修整、装订、编页、排架要求；——增加归档文件档号结构和编制要求；——将室编件号、馆编件号统一为件号；——在附录中增加归档章示例、直角装订方法。

本标准的附录A是规范性附录，附录B、附录C、附录D、附录E是资料性附录。

本标准由国家档案局提出并归口。

本标准起草单位：国家档案局档案馆（室）业务指导司。

本标准主要起草人：许卿卿丁德胜张会琴张红吴惠敏刘峰王勤宋涌本标准于2000年12月6日首次发布。

归档文件整理规则1范围本标准规定了应作为文书档案保存的归档文件的整理原则和方法。

本标准适用于各级机关、团体、企事业单位和其他社会组织对应作为文书档案保存的归档文件的整理。

其他门类档案可以参照执行。

企业单位有其他特殊规定的，从其规定。

2规范性引用文件下列文件对于本文件的应用是必不可少的。

凡是注日期的引用文件，仅所注日期的版本适用于本文件。

凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。

GB/T18894电子文件归档与管理规范DA/T1-2000档案工作基本术语DA/T13-1994档号编制规则DA/T25-2000档案修裱技术规范DA/T38-2008电子文件归档光盘技术要求和应用规范3术语和定义下列术语和定义适用于本标准。

3.1归档文件archival document(s)立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的文件材料，包括纸质和电子文件材料。

《归档文件整理规则》的适用范围是随着现代社会信息量的急剧增加，人们在日常工作和生活中产生的文件也越来越多。

对于文件的整理和归档变得尤为重要，以便于查找和管理。

《归档文件整理规则》就是为了解决这一问题而制定的一套文件整理和归档的规则。

我们需要明确《归档文件整理规则》的适用范围。

这套规则适用于各种类型的文件，包括纸质文件和电子文件。

无论是办公室的文件、个人的文件，还是公司、组织的文件，都可以按照这套规则进行整理和归档。

接下来，我们来详细介绍一下《归档文件整理规则》的具体内容。

首先是文件的分类。

根据文件的性质和用途，我们可以将文件分为不同的类别，如合同文件、报告文件、会议文件等。

每个类别下再分为不同的子类别，如合同文件可以分为销售合同、采购合同等。

这样的分类结构有助于快速定位和查找文件。

其次是文件的命名规则。

每个文件都应该有一个清晰明确的名称，以便于识别和搜索。

文件名可以包括文件的主题、日期、作者等信息，同时要注意使用简洁明了的词汇，避免使用过长或复杂的词汇。

文件名的命名规则可以根据具体情况进行调整，但要保持统一和规范。

文件的存储位置也是非常重要的。

文件应该按照一定的层次结构进行存储，可以按照时间、部门、项目等进行分类。

对于纸质文件，可以使用文件夹或文件柜进行存放；对于电子文件，可以使用文件夹和子文件夹进行组织。

无论是纸质文件还是电子文件，都需要标注清楚存放位置和归档日期，以便于后续的查找和管理。

文件的保密性和权限管理也是需要考虑的因素。

根据文件的敏感程度和重要性，可以对文件进行不同级别的保密措施。

同时，对于一些涉及到机密信息的文件，需要设置权限，限制访问权限，确保文件的安全性。

定期的文件归档和清理也是必不可少的。

随着时间的推移，一些文件可能已经过期或不再需要，可以进行归档或销毁。

定期清理文件可以保持文件库的整洁和有效性，避免文件过多导致混乱和浪费。

总结起来，《归档文件整理规则》是为了解决文件整理和归档问题而制定的一套规则。

归档文件的整理规则第一节归档文件的整理原则与基本概念归档文件的整理原则是:遵循文件的形成规律,保持文件之间的有机联系,区分不同价值,便于保管和利用。

广义上的归档文件是一个泛指性概念，可以包括机关形成的须归档保存的所有文件材料，《归档文件整理规则》对这一概念的定义是：“立档单位在其职能活动中形成的办理完毕，应作为文书档案保存的各种纸质文件材料”。

归档文件整理是与传统的“立卷”相对应提出的一个概念。

即将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。

第二节文件归档整理的组织工作归档文件整理工作是公文处理工作的最后一个环节，也是档案管理工作的开始，这是一项承前启后的工作，它关系到文件材料归档后的安全保管和有效利用，直接影响档案的质量和档案工作的开展，因此对归档文件整理必须进行周密地组织和有效地监督，以确保这项工作能高质高效地完成。

文件归档整理的组织工作包括：确定整理环节，重视归档文件的平时积累，建立相关制度，加强整理工作的指导、监督、检查。

一、确定整理环节确定整理环节也就是确定由哪一级机构，由哪些人员来完成文件归档整理工作。

一般有3种组织形式：1、集中式：也就是将归档文件整理工作集中在综合部门或档案部门统一进行。

这种形式一般适用于小机关和基层单位。

2、分散式：也就是整理工作分散在形成归档文件的各部门进行。

这种形式一般适用于大中型机关单位。

3、集中与分散结合式：是将整理工作一部分集中在综合部门或档案部门，一部分由业务部门分散整理。

此种形式一般适用于中型机关和单位。

二、重视归档文件的平时积累1、严格收发文登记。

通过登记，对来往行文、内部文件、会议文件等做到登记建帐，确保文件的齐全完整。

2、及时收集。

只要是办理完毕、属归档范围的文件材料，应做到办完一件收集一件，或者按月或季根据收发文登记定期清理。

3、严格检查。

检查收集的文件是否是办理完毕的，文件材料是否齐全完整，文件材料是否符合归档要求等等。