物资采购合同归档流程《物资采购合同归档流程》一、前言为保证物资采购合同的管理规范，便于合同查询和履行，降低合同风险，特制定本流程。
二、适用范围本流程适用于公司内部所有物资采购合同的归档工作。
三、归档流程1. 合同签订完成后，合同经办人应在合同生效后3个工作日内将合同正本交至合同管理员处。
2. 合同管理员收到合同正本后，应对合同进行审核，确认合同内容完整、清晰、无误。
a. 审核合同双方签字、盖章是否齐全；b. 审核合同金额、数量、交货期限等关键条款是否与采购订单相符；c. 审核合同是否有涂改、污损等情况。
3. 审核通过后，合同管理员将合同正本按照以下顺序进行归档：a. 合同正本；b. 采购订单；c. 供应商资质证明文件；d. 其他与合同有关的文件。
4. 合同管理员在合同归档时，应填写《合同归档登记表》，记录合同编号、合同名称、签订日期、合同金额、供应商名称等信息。
5. 合同管理员将归档好的合同放入指定的档案柜，并按照合同编号顺序进行排列。
6. 合同管理员将《合同归档登记表》电子版发送至相关部门，以便查阅。
四、合同借阅1. 需要借阅合同时，借阅人应向合同管理员提出申请，并填写《合同借阅申请表》。
2. 合同管理员审核借阅申请，确认无误后，将合同借给借阅人，并记录借阅人信息、借阅时间等。
3. 借阅人应在规定时间内归还合同，合同管理员应检查合同是否有损坏、缺失等情况，并在《合同借阅申请表》上记录归还情况。
五、合同销毁1. 合同到期或因其他原因需销毁时，合同管理员应提出申请，经公司领导审批同意后，方可进行销毁。
2. 销毁合同时，合同管理员应邀请相关部门人员参加，共同见证销毁过程。
3. 销毁完成后，合同管理员应在《合同销毁记录表》上记录销毁合同编号、名称、销毁日期等信息。
六、附则1. 本流程自发布之日起实施。
2. 本流程解释权归公司合同管理部门。
3. 如有变更，以公司合同管理部门通知为准。
