通知(二)——通知的基本写法

通知的写法

通知的写作格式由标题、受文单位（即被通知对象）、正文、落款和日期几部分组成。

标题：只写“通知”即可

正文：为通知的主体，包括：前言、主体、结尾。

前言要写明通知的目的、理由依据或情况（即为了„„具体通知如下）

主体：写明通知事项，即要求主要受文单位承办、执行的通知

多分条列项写明，条目分明，要写详细，对于学生会下发的通知主体部分要详细写明活动时间、具体要求、报名方式等，被通知单位者下发到各系则为各院（系）团总支、各班团支部。

工作计划的写法

计划分工作计划和活动计划两种。

工作计划由标题、开头、正文、结尾组成。

标题要表明制订计划的单位、期限和种类三部分，如《秘书处2005年下半年工作计划》

开头：以阐明制订计划的知道思想为主，简明扼要的说明“为什么做”，一般可包括下面一些内容1）.制订计划的依据，即根据有关方针、级的精神、布置的有关工作、要求等2）.对本单位基本情况的分析，需要分析本单位所要完成新工作的必要性、所具备的主观条件以及前段工作的基本情况。3）计划期要完成的新工作的新目标、新目标、总任务以及所要达到的目的、做好工作的意义。

计划的正文有目标、措施、步骤三部分构成。

目标和任务：对学期所要完成的总任务总目标的分解，把各项任务的内容是什么，做到什么程度，做多少都要加以说明，使各项任务既有质的规定又有量的要求，做到目标明确、任务具体、要求清楚。

措施和方法由于在活动计划中还要详细列出，这里可以简明写出大概即可。

步骤和安排：应把完成任务的时间顺序安排出来，使每个任务的完成有时间要求，每一阶段所含的具体工作、实施日期、达到的目的要求都要十分明确，有头有尾、相互衔接、安排妥当。

计划的结尾：一般写明执行计划注意的事项，描述计划实施的前景，为完成计划目标而提出的号召、鼓励，要有针对性定论，最后署名和日期。

1

通知（二）——通知的基本写法

通知，由于功能的多样性，其写作模式及要领也不尽相同。几种主要通知的写作技法分述如下：

一、发布性通知的写法

发布性通知的内容结构一般由以下几部分组成：

1.标题。通常由发文机关名称、被发布的法规或规章名称和文种三要素组成。发布规章的通知，所发布的规章名称要出现在标题的主要内容部分，并使用书名号。

2.主送机关。通知的发文对象比较广泛，因此，主送机关较多，要注意主送机关排列的规范性。

由于级别、各称不同，主送机关的称法和排列非常复杂，这个序列显然是经过深思熟虑后确定下来的。

3.正文。正文一般应当载明两层内容：一是明确指出所发布的是什么法规，该法规的施行或生效日期及相关事项说明；二是提出贯彻执行的希望或要求。一些十分重要的法规，文中还要强调它的重大意义。在具体表达次序上，开头都要通过一个“提前”句式，使用“现将”二字，把所要发布的法规、规章展现给阅者。

在主体部分，一方面可强调它的重要性及重大意义，另一方面要提出贯彻执行的要求。一些内容比较简单的发布性2

通知，在写作上一般只有发布了什么法规规章及其时效两个方面的内容。

4.结尾。主要有两种情形，或是要求下级反馈贯彻执行的情况，在多数情况下，用来宣布法规及规章的时效，其写法有的是“从即日起施行”，也有的是“自某年某月某日起施行”，并写明原有相同的法规、规章同时废止等。

二、指示性通知的写法

指示性通知的内容结构一般由以下几个部分组成：

1.标题。这类通知的标题都是标准式的，即由“制文机关＋事由＋文种”三个要素组成。

2.正文。正文的写法主要有两种形式：

既有一个独立且简短的开头“撮要”，又有一个总括全文中心并要求下级及时反馈执行情况的结尾，中间主体部分由若干并列的内容组成，呈现“总—分—总”的结构模式。这是内容复杂一些的指示性通知相当普遍的一种写法。

开头有一个开宗明义，交代缘由、背景的“撮要”，然后分条列项提出要求，其结构形式表现为“撮要分条式”，这是较前者内容简单一些的指示性通知的写法。

英语通知的写法

英语的通知可分为两类，即书面通知和口头通知。写作格式及要求如下：

一、通知的标志

书面通知是书面的正式公告或布告，常常是张贴在显眼的位置，多用notice作标志。为了醒目起见，标志的每个字母可以用大写NOTICE(但如发出通知的单位以首字母大写形式出现在通知的标志之上，则也要首字母大写形式Notice)，并常写在正文上方的正中位置。标志后可以编号，也可以不编号。口头通知用Announcement作标志，但通常省略不说。

二、出通知的单位及时间

发出通知的人或单位的名称，一般写在标志的上方或在正文后面的右下角；发出通知的时间要写在正文的左下角，也可按书信格式写正文的右上角。不过，这两项有时可以省略。口头通知不说这两项。

三、通知的正文

正文要写明所做事情的具体时间、地点、概括性内容(多为书面通知的首句)、出席对象及有关注意事项。布置工作的通知要把工作内容和要求写清楚。正文一般可采用文章式，为了醒目也可采用广告式。广告式要求简明扼要，一个句子可以写成几行，且尽量写在中间，各行的第一个字母一般都大写。

四、通知的对象

被通知的单位或人一般用第三人称；但如果带有称呼语，则用第二人称表示被通知的对象，口头通知就常用第二人称表示被通知的对象。涉及要求或注意事项时，也常用第二人称表示被通知的对象(祈使句中常常省略)。

五、通知的文体

书面通知用词贴切，语句简洁，具有书面化；口头通知用词表达要注重口语化。口头通知的开头往往有称呼语(被通知的对象)，如：“Boys and girls”，“Ladies and gentlemen”，“Comrades

and friends”等，或用提醒听众注意的语句，如“Attention,please!”“Your attention,please!”“May I have your attention,please?”等，且最好有结束语，如：“Thank you(for listening)”以示礼貌．

通知的写法

1.标题

标题大多由发文机关、事由和文种组成，也可以只用“通知”两字作标题，必要时根据实际情况注明“联合”、“紧急”、“重要”等字样。

例：关于2006年上半年推优评奖的通知

2.主送机关 主送机关在标题之下，正文之前，顶格写，末尾加冒号。

例：各学院学生会：

3.正文 一般由通知缘由、通知事项、通知的执行要求三部分。

例：

本学期开学以来，校学生会本着“全心全意为同学服务”的工作原则，围绕学校建设重点，不断完善内部建制，在各院学生会的配合下，开展了一系列丰富多彩的活动，活跃了学院氛围，加强了各学院间的交流与联系，取得了一定成绩。为使学生会工作更加完善，根据学生会章程，将对优秀单位及个人进行表彰，特将具体事项通知如下：

综合测评依据：

校学生会主席团根据《山东工艺美术学院学生会对各院学生会及校学生会各部的考核机制》对各部门进行统一评定，确定分值，占综合测评的50%，校学生会主席团根据例会制度对学生会各部门负责人进行考勤，占综合测评的30%，各院学生会负责人、校学生会各部部长根据各部门工作情况进行投票，占综合测评的20%，综合上述三项为各部门本学期工作情况最后得分。

……

4.落款和日期 在正文右下方写明发文机关名称和成文日期。

例：

山东工艺美术学院学生会

2006年6月15日

例文1

关于2006-2007学年第二学期推优评奖的通知

学生会各部门：

本学期开学以来，学生会本着“全心全意为同学服务”的工作原则，围绕学校建设重点，不断完善内部建制，开展了一系列丰富多彩的活动，活跃了学院氛围，加强了各学院间的交流与联系，取得了一定成绩。为使学生会工作更加完善，根据学生会章程，将对优秀单位及个人进行表彰，特将具体事项通知如下：

综合测评依据：

校学生会主席团根据《山东工艺美术学院学生会对各院学生会及校学生会各部的考核机制》对各部门进行统一评定，确定分值，占综合测评的50%，校学生会主席团根据例会制度对学生会各部门负责人进行考勤，占综合测评的30%，（注：校学生会各部总成绩＝对学生会部委出勤×20％＋各部门干事出勤总计×20％＋开展活动分计×40％＋学生会全委期末对各部门民主投票排名×20％。）各院学生会负责人、校学生会各部部长根据各部门工作情况进行投票，占综合测评的20%，综合上述三项为各部门本学期工作情况最后得分。