商务会务服务工作手册(共13篇)(绝对精品奉献 )

商务中心操作程序与工作手册商务中心操作程序与工作手册一、引言商务中心是一个为各类商务活动提供专业服务的场所。

为了高效地开展工作，保证客户满意度，建立一套完善的商务中心操作程序与工作手册，是至关重要的。

二、组织架构商务中心的组织架构应包括总经理、行政部、客户服务部、会议室管理部、电话接待部、文案处理部等。

总经理：负责商务中心的整体运营和管理，制定中长期发展策略。

行政部：负责商务中心的日常行政事务，包括人事、财务、设备维护等。

客户服务部：负责客户接待、问题解决、投诉处理等。

会议室管理部：负责会议室的预定、安排和管理等。

电话接待部：负责电话接听、转接、信息记录等。

文案处理部：负责文件处理、文案编辑等。

三、操作程序1. 客户接待：a. 客户进入商务中心后，应由接待员主动迎接，并查询客户需要的服务。

b. 根据客户的需求，提供商务中心的介绍、价格、服务内容等，辅助客户选择适合的服务。

c. 引导客户填写客户登记表，记录客户基本信息和服务需求。

d. 安排相应的客户服务人员负责处理客户需求。

2. 会议室预定：a. 客户提出会议室预定需求后，接待员应向客户提供详细的会议室信息，并填写预定表。

b. 根据预定表，会议室管理部负责核实会议室的可用性和预定情况，并确认是否能够满足客户需求。

c. 如果会议室可用，则通知客户预定成功，并告知相关费用和支付方式。

d. 如果会议室不可用，及时通知客户，并提供替代方案。

3. 电话接听与转接：a. 接待员应在接听电话时，礼貌地问候并记录相关信息。

b. 根据来电者的需求，准确转接至相应的商务中心员工，并记录转接信息。

c. 如无法转接或转接无人接听时，接待员应主动询问来电者是否留言，并及时将留言传达给相应的员工。

4. 文案处理：a. 文案处理部负责处理客户提供的文件或材料。

b. 确保客户文件的机密性和安全性。

c. 按照客户要求，进行文案编辑、排版等。

5. 投诉处理：a. 客户服务部负责处理客户投诉。

会务手册1. 引言本手册旨在提供组织会务工作所需的指导和参考，以确保会议的顺利进行。

会议是组织内部沟通和知识分享的重要平台，对于促进团队合作和推动项目进展具有重要意义。

了解会议的规划、组织和管理是提高会议效果的关键。

2. 会议策划2.1 确定会议目的和主题在策划会议之前，首先需要明确会议的目的和主题。

目的可以是讨论特定的问题、分享经验和知识、制定工作计划等。

主题应与公司的战略目标和团队的需求紧密相关。

2.2 制定会议议程会议议程是会务策划的核心内容之一。

确保会议议程明确、有序，既能涵盖所有相关议题，又不浪费时间。

议程中应包括开幕词、主题演讲、小组讨论和总结等环节。

2.3 确定参会人员和邀请嘉宾根据会议目标和主题，确定需要参加会议的人员。

同时，如果需要邀请嘉宾发表演讲或参加讨论，应提前与他们联系，并确保他们能够按时参加会议。

3. 会议组织3.1 会议场地选择选择合适的会议场地非常重要。

场地应根据参会人数确定，同时要考虑到会议期间可能需要使用的设备和设施。

预订会议场地时，应提前与场地方确认日期和时间，并签订合同。

3.2 酒店和交通安排如果会议需要安排住宿和交通，应提前与合作的酒店和交通公司联系，确保参会人员的住宿和交通需求得到满足。

3.3 会议物资准备会议物资的准备包括会议文件、签到表、笔记本、笔等。

确保会议物资的准备工作提前完成，并按照参会人数的需求进行数量的准备。

4. 会议管理4.1 参会人员管理会议期间，需要对参会人员进行管理。

包括签到、分发会议文件、指引座位等工作。

签到表是重要的参会人员管理工具，可以用于记录参会人员的出勤情况。

4.2 时间管理会议的时间是宝贵的资源，应合理安排会议的时间。

在会议开始前，应明确会议的计划和议程，严格控制每个环节的时间，确保会议的顺利进行。

4.3 会议记录会议记录是会议管理的重要环节之一。

记录会议的讨论内容、决策结果、行动计划等。

会议记录应准确、清晰，以便后续参会人员查阅。

大型企业商务会议会务接待流程完全手册一、会务工作总体思路（一）任务分解：将会务工作分解为各专项任务，明确分工、保证质量。

（二）责任到人：每项任务均有专人负责。

（三）周密计划：每项任务均须制订周密的工作计划。

（四）逐项落实：计划的每个环节、步骤均须严格落实。

二、会前准备（一）成立会务组1.会务组组长：总体负责。

2.文秘材料小组：负责组织、收集、整理、编印会议材料，会议记录（及录音录像）、会议纪要与总结起草。

3.后勤保障小组：负责会议的会场、吃饭、住宿（烟、酒水、饮料、水果等）等后勤保障事宜。

备注：任务分解后形成《会务接待方案》。

（二）明确会议概况1.全体办会人员应明确会议概况，了解以下基本内容：（1）会议主题（2）级别与规模（3）参会人员（与会人员的姓名、单位、职务）（4）会期与日程安排（会议日期、天数、议程、活动安排等）注：日程安排形成会务指南。

（5）会议经费申批：根据会议概况，按照神东电力公司本部有关标准预算会议经费，签报领导批准。

（三）下发会议通知、登记代表名单1.责任人：文秘材料小组。

2.责任：在落实以上各项工作后，起草会议通知、报领导批准后下发或以其他形式通知各参会单位。

通知内容应包括：（1）会议主题（2）参会人员（3）会期安排（4）会议地点与联系电话（5）会务组联系人与联系电话（6）报到日期（7）有关事项（如要求自带有关材料、物品等）（8）会议回执（附表2）（9）会址交通导引3.落实：会议通知以传真（可包括电子邮件）、原件邮寄方式传达各参会单位。

会议通知下发后，会务组联系人负责按会议回执登记报名情况，形成《会议代表登记表》（附表3），制作会议名册。

登记内容应包括：（1）单位（2）姓名（3）职务（4）性别（5）民族（6）到达航班与到达时间（7）是否要求接站登录工作应尽早完成，并在此基础上制订《会务接待指南》。

（四）选定会议地点1.责任人：后勤保障小组。

2.责任：联系几家宾馆（先前最好有一些基本了解），实地考察、比较。

目录一、会务人员定义及职责 (1)一）会务人员的定义 (1)二）会务人员岗位职责 (1)1、会议服务： (1)2、区域环境卫生、节能、物品管理维护 (2)二、会务礼仪 (2)一）仪容仪表 (2)二）服务礼仪： (3)三、会务服务标准 (4)一）确认会议需求 (4)二）会前准备 (5)1、流程 (5)2、会前准备各项工作完成时间： (5)三）会中服务： (9)1、流程： (9)2、操作方法： (9)四）会后清理流程 (11)1、流程： (11)1）每场会议结束后的清理流程： (11)2）每周一次大清扫流程： (11)2、操作方法： (12)四、会务其他专业知识补充 (15)一）座次排序知识 (15)（一）主席台座次排序： (15)（二）洽谈会议的排序（主方与客方的排序） (16)二）泡茶知识 (17)（一）基础知识： (17)（二）茶叶的分类及冲泡方法： (20)1、绿茶 (20)2、红茶 (21)3、青茶（又叫乌龙茶） (22)4、白茶： (23)5、黄茶 (23)6、黑茶 (23)一、会务人员定义及职责一）会务人员的定义XX公司的会务人员，指的是XX物业公司会务部会议服务人员。

物业公司会务主管主要负责对所有会务人员工作进行安排、监督、指导、考核。

XX公司党政工作部会务与接待岗位人员负责对物业公司会务主管进行监督、考核。

二）会务人员岗位职责1、会议服务：含会前准备、会中服务、会后清理、有偿服务统计、会务主管交办的其他事项。

2、区域环境卫生、节能、物品管理维护区域环境范围包括会议中心所有区域，含走廊、一办展厅、一办东门大厅、一办西门大厅、楼道、会议中心区域卫生间、会议室及储备间周边等。

1）发现有环境卫生问题，应及时通知物业公司保洁部处理。

问题解决时间不超过15分钟；2）发现物品损坏问题，应及时通知物业公司工程部处理。

一般性问题解决时间不超过1个工作日；3）随时保持会议中心所有区域的灯光、空调节能管理；4）有客人参观时，应及时为其打开相应的设施（含灯光、空调、其他有关设备）。

会议服务作业指导书一、日常规范1、工作时统一着工服上岗，要保持服装、鞋袜、领花干净整洁。

2、淡妆上岗，打扮适度，不蓄留和佩戴与会服岗位不相适应的头型和饰物，不得留长指甲和涂有色指甲油。

3、每天到岗后首先打开各会议室门窗，进行通风，视季节、天气情况掌握通风时间，如有会议应提前20分钟关闭门窗，打开空调送冷（暖）风，保持会场温度适中。

4、每天检查会议室的灯光，设备完好情况，发现问题及时通知工程部进行维修，以保证每个会场都能正常使用。

二、会前准备1、按《预定会议信息记录表》要求布置好会场，并配合保洁人员进行清洁打扫工作，以保证会场的整洁。

2、按《预定会议信息记录表》要求，做好电子屏、桌签、茶水、矿泉水、纸笔、毛巾、投影、视频音响设备、横幅、鲜花、绿植租摆、茶歇、用餐等准备工作。

3、如需使用投影、视频音响设备，会议音响员必须与会议主办方进行联系确认，并将使用设备调试到最佳状态。

4、会场布置好后，打开水放到会议室的茶水柜上（或服务车上）备用，并检查会议服务必需品（如茶杯、杯垫、矿泉水、纸笔等）是否到位。

5、会服人员必须掌握每天所服务的会议室的会议情况，避免同时开几个会议而不知道将客人引导到哪间会议室。

要在电梯口、会议室门口放置指示牌，必要时在大厅也需放置指示牌。

6、所需物品准备齐全后，会服人员要面带微笑提前15分钟站在会议室门口站位迎宾。

如有重要领导或来宾莅临，必须安排专人在大厅进行迎宾并引导。

7、当客人到达时，要主动向每一位客人问“你好”、“请进”等，遇有年长人士、残疾人出席会议时，应主动上前搀扶领位。

8、会服人员对入座的来宾要及时倒水，以示欢迎。

三、会中服务１、会议开始后，为每位来宾倒水，按照出席领导的职位先后添加。

2、倒水时，应在客人右后方用无名指和小拇指加起杯盖，用拇指和食指拿起茶杯，退后一步倒水，茶杯里的水一般以八成满为准。

3、放茶杯时要轻、稳，茶杯放置在客人右手边，同时说“请用茶”。

4、待茶水全部上好后，环视会场是否还需其他服务，然后礼貌退出会场，轻轻把门关上。

目录第一章序言 (4)第二章山西蓝泰公司简介 (5)第三章山西蓝泰企业文化 (8)第四章会议服务员工作定位 (9)第一条会议服务员定位 (9)第二条工作沟通关系 (9)第五章会议服务员工作职责 (11)第一条品质整改 (11)第二条会前准备 (11)第三条会中服务 (12)第四条会后清洁 (12)第五条会场应急处置 (13)第六章会议服务员日常工作 (14)第一条年度工作 (14)第二条季度工作 (14)第三条月度工作 (14)第四条每周工作 (15)第五条每日工作 (15)第七章会议服务员工作技能 (16)第一条会前准备 (16)第二条会中服务 (16)第三条会后服务 (17)第四条会场应急预案 (17)第五条会议规格接待要点 (19)第六条会议工作流程 (20)第七条会议系统设备正常运行标准 (20)第八条领导办公室服务标准 (21)第九条会议室、领导办公室卫生标准 (21)第八章会议服务员工作规范 (23)第一条沟通用语及行为规范 (23)第二条衣着及仪表规范 (24)第三条仪态要求 (25)第四条工作标准流程要求 (28)第五条会议服务标准要求 (29)第六条会务服务流程图示 (31)第七条座位牌摆放规范 (33)第八条麦克风摆放规范 (33)第九条电池管理规范 (34)第十条记录纸、笔摆放规范 (34)第十一条饮用水摆放规范 (35)第十二条茶具准备摆放规范 (35)第十三条续茶水要求规范 (36)第九章会议服务员工作表单 (38)第一条会议服务员岗位工作表单 (38)第二条会议服务员岗位与相关部门对接表单 (38)第十章附则 (39)第一章序言本人谨代表山西蓝泰公司欢迎你加入本公司。

山西蓝泰能够取得今天的成就，离不开全体员工对事业的不懈努力和竭诚投入。

无论你们在山西蓝泰的哪个岗位，都代表着山西蓝泰的形象，体现着山西蓝泰的风貌，客户对山西蓝泰的满意和忠诚将来源于你们杰出的工作。

通过对众多求职者和候选培养对象的认真甄选，我们认为你拥有胜任本岗位工作的的能力，在服务态度、工作技巧、与人交往等方面均有较好的表现，具备成为一名合格的山西蓝泰员工的基本潜质。

会务服务标准手册范本目录一、会务人员定义及职责 (1)一）会务人员的定义 (1)二）会务人员岗位职责 (1)1、会议服务： (1)2、区域环境卫生、节能、物品管理维护 (1)二、会务礼仪 (1)一）仪容仪表 (1)二）服务礼仪： (2)三、会务服务标准 (4)一）确认会议需求 (4)二）会前准备 (4)1、流程 (4)2、会前准备各项工作完成时间： (4)三）会中服务： (8)1、流程： (8)2、操作方法： (9)四）会后清理流程 (11)1、流程： (11)1）每场会议结束后的清理流程： (11)2）每周一次大清扫流程： (11)2、操作方法： (11)四、会务其他专业知识补充 (14)一）座次排序知识 (14)（一）主席台座次排序： (14)（二）洽谈会议的排序（主方与客方的排序） (15) 二）泡茶知识 (16)（一）基础知识： (16)（二）茶叶的分类及冲泡方法： (19)1、绿茶 (19)2、红茶 (20)3、青茶（又叫乌龙茶） (21)4、白茶： (22)5、黄茶 (22)6、黑茶 (22)一、会务人员定义及职责一）会务人员的定义XX公司的会务人员，指的是XX物业公司会务部会议服务人员。

物业公司会务主管主要负责对所有会务人员工作进行安排、监督、指导、考核。

XX公司党政工作部会务与接待岗位人员负责对物业公司会务主管进行监督、考核。

二）会务人员岗位职责1、会议服务：含会前准备、会中服务、会后清理、有偿服务统计、会务主管交办的其他事项。

2、区域环境卫生、节能、物品管理维护区域环境围包括会议中心所有区域，含走廊、一办展厅、一办东门大厅、一办西门大厅、楼道、会议中心区域卫生间、会议室及储备间周边等。

1）发现有环境卫生问题，应及时通知物业公司保洁部处理。

问题解决时间不超过15分钟；2）发现物品损坏问题，应及时通知物业公司工程部处理。

一般性问题解决时间不超过1个工作日；3）随时保持会议中心所有区域的灯光、空调节能管理；4）有客人参观时，应及时为其打开相应的设施（含灯光、空调、其他有关设备）。

会务服务标准手册，很详细！会务服务标准手册一. 服务标准总则1.1 服务理念本服务手册的宗旨是要“让客户感到愉快和方便”，我们将以满足客户需求和提供高品质服务为目标。

1.2 服务口号“善待客户，专注服务”。

我们会不断努力，维系和加强客户和公司之间的联系，创造出更多的价值和信任。

1.3 服务宗旨服务有始终，品质有保障。

我们将全心全意地为客户提供高品质、高效率、高质量的服务，用心关爱客户，力求做到让客户满意。

1.4 服务承诺我们诚信经营，保密客户权益，绝不泄露客户信息（包括资料和现场情况），并提供公正高效的服务。

二. 活动策划服务2.1策划方案提出在与客户沟通中，我们将以客户的需求为主导，根据客户的要求,制订合理的策划方案并尽可能给予客户详实的解说,使客户对策划方案提出合理和有针对性的意见。

2.2咨询与动员在活动策划的过程中,我们积极回复客户的各种咨询问题,并及时更新策划方案, 确保整个活动方案的合理性与高效性，同时发挥各方的优势，让整个项目更加协调。

2.3 议程编排针对客户活动的不同形式和不同目的，我们将提供全方位的议程编排服务，将缺失点尽可能的补充完备，使整场活动更加统一有序，更好地展示客户的活动内容。

2.4 做好现场管控我们将为活动做出合理的场景布置，并配合相关服务人员做好各种配套设施的安排，设计好接待方案，做好会议现场的编场、音效和光线设置，确保各项服务事项无缝衔接和协调。

三. 活动服务3.1 酒店住宿我们将与别墅、酒店、宾馆等机构进行充分协商，为客户提供舒适、安全、温馨的住宿环境，确保客人在居住环境安全、卫生等方面得到完善的保证。

3.2 国际交通我们将提供高效便捷的交通组织服务，包括接机、送机、包车等服务，尽可能接应客人的需要，确保客人的行程舒适、安全、方便。

3.3 餐饮服务我们将根据客户的需求和口味，选择合适的餐厅为客人提供丰富多样、安全卫生的菜品，还将根据客人的个人要求和习惯，提供个性化的餐饮服务。

会务工作手册本手册按照筹备论坛会议的流程整理，实施会务工作以本流程为基准，根据实际工作进行增减调整。

会务工作指导思想：流程化、标准化、团队协作、高效沟通、责任到人、忙中不乱。

第一部分：会前准备会前准备是做好会务工作的基础和前提，应精细地统筹好会议的整个进程和每一个环节，对可能发生的问题超前谋划。

一、会议策划1、会议方案是组织会议的总安排，主要包括会议名称主题、目的、时间、地点、演讲嘉宾、参会人员、主要议程、会议预算、会务工作任务及职责分工等内容。

会议方案要简洁明了、具体清晰、可操作性强。

2、原则上，提前三个月以上进行大型会议的策划。

3、会议方案确定后，发布会议通知。

根据会议筹备进度，可分为一轮、二轮、三轮通知。

4、召集各有关部门召开会务工作协调会，协调各部门按照方案要求落实各自职责。

二、会议宣传1、主协承办方利用自身平台进行多渠道宣传，包括订阅号、视频号、抖音、微博、直播等。

2、利用第三方宣传平台、媒体矩阵、网络推广等方式进行宣传。

三、参会邀约1、嘉宾邀约。

（1）根据会议主题和目的，邀请国内著名演讲嘉宾，并确定讲课题目。

（2）确定演讲嘉宾讲课费、PPT、往返行程。

2、参会人员邀约。

（1）主协承办方对自身积累的客户资源进行邀约。

（2）根据会议内容，参加同类型会议，拓展新客户邀约。

（3）邀约形式包括：微信、电话、H5、短信、邮件等多种方式。

（4）到会确认回访。

确认参会人员名单，确认缴费信息，确认住宿及交通方式。

3、赞助商邀约。

（1）主协承办方对自身积累的赞助商资源进行邀约。

（2）根据会议内容，参加同类型会议，邀约参会赞助商。

（3）到会确认回访。

确认参会人员名单，确认赞助费用打款，确认住宿及交通方式。

四、会前筹备会议由宣传邀约阶段转入筹备召开阶段，再次召开会务工作协调会，分解任务，协调分工，明确责任人，规定各任务完成时限。

1、酒店合作。

（1）根据回访信息确认住房（拼间）、用餐、会场满足要求，并预报数量。

完整版)会务服务标准手册一、会务人员定义及职责一）会务人员的定义会务人员是指负责会议组织、安排和协调的专业人员。

他们需要具备丰富的会议组织经验、较强的沟通协调能力和团队合作能力，以及良好的服务意识和职业素养。

二）会务人员岗位职责1、会议服务：会务人员需要为会议提供全方位的服务，包括会场布置、设备调试、茶歇服务、餐饮安排等方面的工作。

他们需要根据会议的规模和需求，制定相应的服务方案，并确保服务质量和效率。

2、会议协调：会务人员需要协调各方面资源，确保会议的顺利进行。

他们需要与会议主办方、场地管理方、设备供应商等多方面进行协调，以确保会议的各项工作能够有序开展。

3、会议策划：会务人员需要根据会议的主题和目的，制定相应的策划方案。

他们需要考虑会议的内容、形式、时间安排等方面，以确保会议能够达到预期的效果。

4、会议执行：会务人员需要全程跟进会议的执行情况，及时处理各种突发情况，并确保会议的各项工作能够按照计划顺利完成。

以上是会务人员的主要职责，他们需要具备较强的组织和协调能力，以确保会议的顺利进行。

同时，他们还需要具备良好的服务意识和职业素养，以满足参会者的需求。

2、区域环境卫生、节能、物品管理维护为了保持会议现场的整洁和环境卫生，我们需要对会场进行维护和管理。

同时，为了节约能源和保护环境，我们也需要采取相应的措施。

除此之外，我们还需要对物品进行管理，以确保会议的正常进行。

改写：为了维护会议现场的整洁和环境卫生，我们需要对会场进行管理和维护，并采取节约能源和保护环境的措施。

同时，我们还需对物品进行管理，以确保会议顺利进行。

二、会务礼仪在会议中，遵守礼仪是非常重要的。

这不仅可以展现我们的职业素养和形象，还可以让与会者感受到我们的专业和诚信。

改写：在会议中，遵守礼仪是非常重要的。

这不仅可以展现我们的职业素养和形象，还可以让与会者感受到我们的专业和诚信。

一）仪容仪表仪容仪表是展现我们形象的重要方面。

我们需要保持整洁和得体的穿着，注意发型和妆容，以及保持良好的气质和态度。

会务工作手册- 1 -目录一,会议管理1,周安排会议管理2,部门会议管理3,外单位借场(委托)会议管理二,会议准备工作内容1,明确会议主题2,明确会议议程3,明确会场布置与设备要求4,明确会议责任人5,会议通知拟定发放6,会议文件准备7,会前检查三,会间服务1,入场礼仪2,会议签到3,规范服务4,技术保障5,相互协作6,会议记录7,外延工作8,安全保卫四,会后工作1,礼仪服务2,会场检查3,设施,设备检查4,材料,记录整理5,工作总结五,会务工作的分类与要求1,会见2,晚会3,茶会4,座谈5,展览6,发布会- 2 -六,会议座次安排常识1,关于会议主席台座次的安排2,仪式的座次安排3,合影座次安排4,会议座位安排七,校内场所资源资料1,图文信息中心会务场所资料2,行政楼会务场所资料3,行政楼裙楼会务场所资料- 3 -一,会议管理会议是集思广益,聚众议事的一种讨论形式.上海工程技术大学对在校区内举行的会议管理,目的是追求会议之必需,会议之效率,避免凡事开会之会海现象.我校将会议分成周安排会议,部门会议,外单位借场(委托)会议三类.1,周安排会议管理周安排会议是通过校长办公室将由校领导主持的重要活动和会议组织安排在一周会议安排中之会议活动.为使一周会议安排及时准确,做到"一周会议早知道",要求有关部门做好向校办报送工作,报送截止时间要求为每周四下午15:00.2,部门会议管理部门会议是由部门组织,召集,部门负责人主持的各种会议.为了使部门会议有序进行,请有关部门提前三天到校办办理会场使用登记手续.3,外单位借场(委托)会议管理外单位借场会议是外单位借用我校会议场所进行相关活动的会议.外单位委托会议是外单位委托我校有关部门组织实施,并使用我校会场的会议.外单位借场会议需要该单位与校办联系,签订借用协议,并经校领导批准,才予进行.外单位委托会议需由我校有关承接部门以部门报告形式向学校申请, 并经批准,在校办组织协调下进行各项会务准备工作.- 4 -二,会务准备工作内容会务准备工作是保证会议举行质量和效果的重要部分,需认真严谨地完成.会前应制订会务预案.1,明确会议主题主题是举行会议要完成的任务和目标.主题往往与会名相关,会名要名实相符,妥帖恰当.根据会议主题预设出席会议人员范围和人数,以达到会议举办效果.2,明确会议议程会议议程通常是指会议要进行的逐相内容的安排,也是主持者主持的方案.应经有关领导审定通过,并作为会议文件一部分发放给与会者.3,明确会场布置与设备要求会场是开会的场所,要结合参加会议的人数和会议效果来综合考虑会场的选用;会场布置要简约,与会议内容相符.根据会议的不同类型进行桌台,席卡,话筒,投影,鲜花等的准备.4,明确会议责任人会议筹备班子的人员组成和工作分配是保证会议组织完成重要前提,以使各部门(人员)分别按照其职责要求完成会议筹备和会议工作任务,做到人有专责, 事有专人.5,会议通知拟定发放会议通知必须简明扼要.通常须具备会名,会期,开始时间,地点,会议参加人员范围,入场凭证,筹备会议的联系人(单位,联系方式)等七要素.上述七要素,可据会议的特点,相取选用.通知发放应该与会议举行时间有一提前量,保证有途中时间和反馈时间.通知发出后,应跟踪落实.邀请市领导,委办领导出席,提前一个月报上级主管部门;邀请校领导出席,提前五～十个工作日报两办.6,会议文件准备会议文件在经有关方面审定完成后,应事先印制成册(页),在会议期间发放至每位与会者.- 5 -7,会前检查会前检查是落实预案,保证开好会议的重要步骤.现场检查的主要内容有会议文件材料的准备,会场布置以及会场扩音,播放设备等.这一工作应在会议正式开始前2小时完成,如是隔天上午举行的会议应在前一天下午完成.三,会间服务1,入场礼仪会务服务人员在会议开始前须站在会场入口处礼貌热情地向客人问好,并引请客人进入会场入座.先到达的客人入座以后,及时提供服务.2,会议签到及时了解准确掌握与会人员出席情况,及时正确地把出席,列席及缺席人数统计出来,报告主办方有关人员.会议进行半小时后,将签到册,签到台的整理,收集工作.3,规范服务会议期间,服务员站于会议室门口随时提供服务,直至会议结束.服务员20-30分钟为客人添加茶水,更换烟缸等,特殊情况按客人要求服务.会议中间休息,要尽快整理会场,补充和更换各种用品.4,技术保障影像,扩音设备操作者须保持高度的注意力,要有内外场分工,协调联系保持工况正常.5,相互协作相关会务工作人员保持在会场内外岗位工作,以便做好协调联络,临机应变. 6,会议记录做好有关如会议录像,照相,录音等会议记录工作.7,外延工作如布置休会茶歇,文体活动,与会人员合影及住宿交通返程等有关服务.8,安全保卫指定专人维护会场秩序,保持良好的会场秩序,确保会场安全.- 6 -四,会后工作1,礼仪服务会议结束时,服务员,工作人员应站在会场门口,微笑着向客人道别.2,会场检查与会人员完全离场后,会务人员及时仔细地检查会场,查看是否有遗忘的东西和文件,争取及时交还.对未及时交还的物品要有专人负责保存,尽快与主办方取得联系,及早送还.3,设施,设备检查将会议举办中使用的用具,设备整理好,对借用的用具,设备及时归还.关闭空调,电灯,窗,锁好会议室门.并对会场设备设施的使用状况做好检查并记录.4,材料,记录整理做好会议材料的整理工作.文件,席卡及相关材料的清退,收集,归档工作.5,工作总结对会务工作进行总结,肯定成绩,找出问题.对给予会议帮助的有关人士,及时寄感谢信表示谢意.- 7 -五,会务工作的分类与要求1,会见在约定时间,场合和方式为前提,接待者与来访者彼此对面相见的活动.各种级别的会谈,交往,交流活动.双方要共同协商安排好会见计划,明确时间,地点,议程及内容.2,晚会晚上举行的以文娱节目为主的集会.重大庆典等系列交流活动的组成部分.要根据来宾的性质,身份,风俗习惯,双方的相互关系,本地的传统文化和实际能力拟定,应以具有本地特色的音乐,歌曲,戏剧,舞蹈为主,必要时可加入一两个来宾所在地知名节目或来宾本人喜爱的节目.正装出席.演出时应印制专门的节目单,人手一份,对每个节目略加介绍.来宾座位的安排要便于安全保卫,位置要最佳,通常最好的座位在第七至九排的中间.还要让宾主集中就座,来宾进场,退场要比较方便.演出前,接待人员要在门口迎候,并专门设立休息厅,主人与来宾共同步入剧场,其他观众应起立鼓掌欢迎.演出结束时,主人与来宾要一同上台,向演员献花,见面,合影,来宾退场后,观众才离开.3,茶会用茶点招待宾客的社交活动集会.休闲,轻松,随意的社交活动.举行茶话会的最佳时间是下午四点钟左右.有些时候,亦可将其安排在上午十点钟左右. 茶话会时间的长度,若是将其限定在一个小时至两个小时之内,效果最佳.适宜举行茶话会的大致场地主要有学校的会议厅,学校的多功能厅,宾馆的多功能厅, 包高档的营业性茶楼或茶室.安排具体座次时,主要采取环绕式,散座式,圆桌式,主席式.除主要供应茶水之外,在茶话会上还可以为与会者略备一些点心,水果或是小吃.要求品种对路,数量充足,并且便于取食,最好同时将擦手巾一并上桌.4,座谈是在约定的时间,场所中,双方不拘形式地讨论的活动.各种讨论性,增进性,多边性的交流活动.举行双边洽谈时,应使用长桌或椭圆形桌子.在进行洽谈时,各方的主谈人员应在自己一方居中而坐,其余人员则应遵循右高左低的原则,依照职位的高低自近而远地分别在主谈人员的两侧就坐.举行多边洽谈时, 为了避免失礼,按照国际惯例,一般均以圆桌为洽谈桌来举行"圆桌会议".- 8 -5,展览以相关的主题,通过某种表现方式将展品陈列,供参观者观看的活动.可作为参观活动的一部分.工作内容主要包括参展单位的确定,展览内容的宣传,展示位置的分配,安全保卫的事项,辅助服务的项目等等.对参展人员要求在整体形象,待人礼貌,解说技巧等三个主要方面特别的重视:(1),努力维护整体形象.在一般情况下,要求在展位上工作的人员应当统一着装,男士应当剃须,女士则最好化淡妆.(2),时时注意待人礼貌.当观众走近自己的展位时,工作人员都要面含微笑,主动地向对方说:"您好!欢迎光临!"当观众离去时,工作人员应当真诚地向对方欠身施礼,并道以"谢谢光临",或是"再见".(3),三要善于运用解说技巧.在实事求是的前提下,要注意对其扬长避短.不过,争抢尾随观众兜售展品,弄虚作假,或是强行向观众推介展品,则不可取. 6,发布会以一定的主题向社会,新闻界传播信息的活动.具有重要意义的信息传播,宣传活动.发布会组织工作应当包括会议的筹备,媒体的邀请,现场的应酬,善后的事宜等四个主要方面的内容.筹备新闻发布会,要做好主题的确定,时空的选择,人员的安排,材料的准备等项具体工作.新闻发布会主持人应善于把握大局,长于引导提问,并且具有丰富的会议主持经验.(1),材料的准备:①.发言提纲;②.问答提纲;③.宣传提纲;④.辅助材料.(2),会后的事宜:①.了解新闻界的反应;②.整理保存会议资料;③.酌情采取补救措施;④.对于失误,要主动采取一些必要的对策.- 9 -六,座次安排常识1,关于会议主席台座次的安排(1),主席台必须排座次,放名签,以便领导同志对号入座,避免上台之后互相谦让.(2),主席台座次排列:①.领导为单数时,主要领导主席台人数为奇数时②.领导为偶数时,1,2号领导同时居中,2号领导依然主席台人数为偶数时机关排列次序排列.可灵活掌握,不生搬硬套.如对一些德高望重的老同轻的居中,2号领导在1号领导左手位置,3号领导在1号领导右手位置.在1号领导左手位置,3号领导依然在1号领导右手位置.主③.几个机关的领导人同时上主席台,通常按志,也可适当往前排,而对一些较年领导同志,可适当往后排.另外,对邀请的上级单位或兄弟单位的来宾,也不一定非得按职务高低来排,通常掌握的原则是:上级单位或同级单位的来宾, 其实际职务略低于主人一方领导的,可安排在主席台适当位置就座.这样,既体现出对客人的尊重,又使主客都感到较为得体.- 10 -2,仪式的座次安排字双方主人在左边,客人在主人的右边.双方其他人数一般对等,按主客3,合签左右排列.影座次安排(主席台安排相同)4,会议座位安排(1),长条桌①.与外宾会谈②.与上级领导座谈注:A为上级领导,B为主方席(2),沙发室注:A为主方,B为客方注:A为上级领导,B为主方领导- 11 -七,校内场所资源资料有,示这设和务备注:△表具有一施服志宏堂平面图图文信息中心会务接待场所资料设备,设施放置方式,可纳人数资源场所音响功放投影电视灯同讲沙背景尺寸单位米)横幅尺寸(单位米)光译台发礼堂式课堂式回形式(志宏堂△△6△△△△50人6×12 19.2×1.2第二报告厅△△△△△298人2.9×6.85 9.2×0.9第三报告厅120人80人40人4.9×2.6 △△△△△第四报告厅△△△△50人40 35 人人第五报告厅△24 人贵宾厅△△12人- 12 -行政楼会务接待场所资料设备,设施放置方式,可纳人数资源场所音响功放投影电视灯光同译讲台沙发礼堂式课堂式回形式背景尺寸(单位米)横幅尺寸(单位米)第一贵宾室△△△△△20人第二贵宾室△△△△△20人203会议室28人205会议室△△△63人视频会议室△△△△20人第九会议室16人第十会议室△△△40人第三贵宾室△△△△△14人第十一会议室16人第十二会议室△△△34人第四贵宾室△△△△△16人备注:有△,表示具有这一设施和服务第二报告厅平面图- 13 -行政楼桾楼会务接待场所资料设备,设施放置方式,可纳人数资源场所音响功放投影电视灯光同译讲台沙发礼堂式课堂式回形式背景尺寸(单位米)横幅尺寸(单位米)第一会议室14人第二会议室校级值班室第三会议室14人第四会议室16人第五会议室30人第六会议室30人第七会议室14人第八会议室30人B301会议室△△△△228人8.8×1.2 休息室△14人第十三会议室△△△36人备注:有△,表示具有这一设施和服务B301会议室平面图- 14 -。

复印程序：１、迎接客人：早上好／下午好，先生／女士，有什么能够帮到你?２、认真倾听客人要求３、记下以下信息：（１）客人名字及房号（２）复印页数及规格４、为客人复印５、把复印件给客人，假如客人不满足，就为客人再复印一次６、开立帐单，感谢客人的光临７、填写“商务中心报表〞复印机的使用及操纵：为防止过频使用复印机，特设了一本复印机数目记录本，目地是操纵复印数量及纸张的白费，复印机使用由商务中心全权负责，各部门如需复印，须征得其部门方管同意前方能往复印，复印完毕后在记录本按要求记下复印的数目和数量，并签名。

在每日前厅部工作例会上，商务中心主任须携记录本与前厅部经理汇报每日复印数目情况。

打字程序：１、迎接客人：早上好／下午好，先生／女士，有什么能够帮到你？２、认真倾听客人要求３、记下客人的姓名及房单号码４、认真查瞧一遍所需打的文件，假如有什么不明白的地点，应及时与客人查询５、通知客人所需时刻、费用并咨询清客人付款方式〔现付或进房帐〕６、依照相馆客人的要求认真打印文件〔尽快〕７、打印完后，认真检查，防止出错８、请客人查瞧一下，所打的文件是否有错，假如有，要尽快更改xx先生，女士，您的文件已打印好，请您瞧瞧是否有修改这处９、将打好的文件交客人，依据打字张数，为客人开单收费，请客人签名10、多谢客人的光临11、填写“商务中心报表〞文件装订程序：１、迎接客人：早上好／下午好，先生／小姐，有什么样能够帮到你？２、认真倾听客人要求３、记下以古的信息：（１）客人名字及房间号码（２）装订格式４、通知客人装订费及咨询清客人如何付款〔现付或进房帐〕５、依据客人的要求装订文件６、订完后，为客人开付帐单，收取费用７、多谢客人的光临，：感谢，xx先生／女士，过得愉快发之程序：１、迎接客人：早上好／下午好，先生／女士，有什么能够帮到你？２、认真倾听客人要求记下以下的信息：〔１〕客人名字及房间号码〔２〕区域及号码３、查瞧客人提供的国家、地区号码、确认无误４、告知客人所需费用５、保证顺利发出并把报告给客人瞧６、感谢客人的光临７、客人多或线路不通临时发不出往时，应礼貌地向客人解释。

电科中心管理处工作手册(会议事务汇编)******有限公司目录1.会务工作规程………………………………………………………………401-11 目的规范客户服务中心会务人员职责范围，明确各岗位人员的工作内容及应当承担的责任范围。

及时、周到地为参会人员提供会议服务，保障会议顺利进行。

2 适用范围适用于客户服务中心会议服务的操作3 职责3.1 项目经理负责指导并监督预订会议室和会议落实的全面运作。

3.2 客服专责负责会议落实后的工作安排，及与各部门的运作协调。

根据提供的服务信息，及时、周到地为参会人员提供会议服务。

配合公司各类大型培训、接待会议的后勤准备工作及现场服务，保障会议顺利进行。

负责领导安排的其它工作。

3.3 客服领班负责工作内容的落实跟进及汇报。

负责跟进，检查会场和会场周边的环境卫生。

根据服务需求合理申报采购各类会务用品。

负责领导安排的其它工作。

3.4 客服员负责工作内容的执行与汇报。

负责上午茶服务。

负责会务用品管理及会议室、茶歇等工作。

负责领导安排的其它工作。

4 需求确认4.1 客服部在进行会务需求了解时，应当针对公司可以提供的会务服务内容设计标准问题向主办方进行提示，以引导主办方更准确的提出会务需求。

4.2 客服部应当根据不断积累的会务服务需求更新标准问题，并不定期举行培训以确保会务服务人员同主办方的沟通顺利并能准确收集会务服务需求信息。

4.3 客服部应当对会务需求进行书面登记并与主办方确认4.4 客服部在接到“会议中心接待通知单”后，按照“通知单”内容进行分工及摆放。

5 策划5.1 客服部应当根据确认的服务需求对会务服务的提供进行全面的策划，策划内容宜包含但不限于以下方面：(1)职责分工；(2)时间安排；(3)场地安排；(4)会务用品及硬件设施配备；(5)突发事件应对措施；(6)会议秩序及安全5.2 会前准备客服部应将会务服务过程中可能涉及的服务内容进行细分，并制定相应的标准以保证每项服务内容都能在合理范围内满足需求，会务服务当中可能涉及的各项服务内容可包含但不限于以下方面：(1)布置导引牌(2)布置签到台；(3)布置横幅与大背景；(4)布置主席台，座位格局和座次安排(5)布置台布；(6)制作并摆放姓名牌；(7)不同类型麦克风摆放布置；(8)摆花；(9)胸花/胸章的制作与佩戴；(10)提供纸笔；(11)提供干纸巾、湿纸巾；(12)放置烟灰缸；(13)灯光调试；(14)音箱调试；(15)投影调试；(16)空调调试；(17)茶具（水）准备；(18)茶歇服务。

酒店商务中心服务手册一、要紧职能商务中心是现代酒店的重要标志，是现代酒店商旅客人的私人助理，为酒店客人提供多种通讯和秘书性质的服务。

随着社会不断进展，它已成为现代酒店为来宾提供服务的重要部门之一。

二、组织结构客人复印打字长话| | | | | | 核实服务产品| | | | |_________|_____ _|___|______ || | | | | | | |---------致谢送客照通开检问询说开明风启查侯问明收设工价费备作格单用品三、岗位责任制商务中心经理1.负责商务中心的治理工作，保证部门的工作顺畅和高效率；2.制定部门的各项规章制度和工作程序，并检查职员执行纪律之情形；3.编制职员更表，做好人力安排和职员考勤；4.负责检查职员的仪容外表及工作情形；5.保证职员为客人提供热情有礼和高效率的服务，努力增加营业收入；6.负责职员的业务和知识和操作技能的训练；7.负责监督，检查各类物品，票证、商品的保管和销售；8.负责下属职员的人事变动和奖罚处理及工作评估；9.编制、审核储存各种营业报表；10.和谐商务中心与其他部门之间的关系；11.负责商务中心所有设备保持良好的工作状态及所需物品的使用和补充；12.编写每月工作报告；13.以身作则，完成上司所下达的工作任务。

商务中心高级主任1、协助经理治理商务中心日常工作，经理不在时，负责对内、外的治理和联系，使商务中心、票务、精品店正常运作；2、列出培训打算，培训新入职的职员；3、协助经理安排各项细节的工作，共同完成上级的任务，注意整体合作；4、在经理与职员之间起着上传下达的作用；5、不定期地留意、更新查询资料册及文件里的资料，做到准确无误；6、不定期地须要外购的百货，并出采购单购买；7、紧密注意各种机器设备的动作情形，遇到故障要及时通知有关人员进行检修；8、注意周围的工作环境，保持清洁，发觉肮脏的公共地点，需要赶忙联系总管部清洗，摆放在公众地点的物品要齐备、整洁；9、紧密留意设备、软件及配件的更新、更换，使硬件方面不断完善。