Office XP办公自动化软件Office XP主要包括:字处理软件Word、Excel、PowerPoint 等应用程序。
它们具有统一的界面、相似的常用工具栏及大同小异的操作方法,只就是各自的侧重点有所不同。
Word就是文字处理软件。
它集成文字处理、表格处理与图形处理于一体,汇集了对各种对象的处理工具,使图片、图表、表格、艺术字等的处理得心应手。
Excel就是以表格化数据处理为基础的集成化处理软件。
它不但能实现电子表格数据处理,也具有数据库管理、统计图表自动生成等功能。
PowerPoint就是创作电子演示文稿的软件。
利用它可以方便地制作出集文字、图形、图像、声音、视频与动画于一体的多媒体演示文稿。
一、Word特点1.对文档提供了多种查瞧方法;如:普通视图、页面视图、大纲视图、Web版式视图、文档结构图、全屏显示、Web页预览、打印预览等。
2.具有专业级的表格处理功能;3.使用方便的多栏彩色图文混排、艺术字处理;4.具有功能很强的数学公式编辑器;5.具有多种类型文件的转换功能。
二、窗口介绍菜单栏、常用工具栏、格式工具栏、正文编辑区、状态栏、标尺、滚动条等。
注:工具栏的显示与隐藏(视图→工具栏→各种工具栏。
)三、页面设置:“文件”→“页面设置”。
1.纸张的大小(常用的纸张:A3、8K、B4、A4、16K、B5。
)2.设置页边距:调整正文到纸张边界[2] []大2小。
四、文档编辑1.建立文档(Ctrl + N)(1)录入文字,录入时不要排版,每()1一段敲一次回车,每段前空两个汉字位置。
(2)特殊符号录入:“插入”→“符号”或用动态键盘。
(3)显示/隐藏文档中的非打印符号。
2.保存文档(1)保存(Ctrl + S)(2)另存为3.打开与关闭文件(打开:Ctrl + O)4.文档选择基本方法(1)拖动选择直接拖动就是移动Ctrl +拖动复制(2)选定区(栏)选择选择一行→单击行首的选定栏。
选择一段→双击段首的选定栏。
选择全文→三击选定栏(Ctrl + A)。
(3)矩形块选择:Alt + 拖动。
5.基本编辑操作(1)插入:单击定位插入点,直接输入文字。
(2)删除:选中→“Delete”。
(3)恢复、撤消:Word能够撤消100步内所做的编辑操作(Ctrl + Z)(Ctrl + Y)。
(4)移动:选中→直接拖动。
(5)复制:选中→Ctrl + 拖动。
(6)简捷菜单:选中→单击鼠标右键→选择相应的操作。
注:Home/End 光标移到一行行首/行尾Ctrl + Home/Ctrl + End 光标移到文件行首/行尾Shift + Home/Shift + End 选中当前光标位置到行首/行尾Shift + Ctrl + Home/Shift Ctrl + End 选中当前光标位置到文件首/文件尾Ctrl + F/Ctrl + H/Ctrl + G 查找/替换/定位Ctrl + P 打印五、字符格式设置:汉字字模、字体、字号的概念1.字体:汉字的体式与风格,常用的字体有(书宋、仿宋、楷体与黑体四种)。
字体同时又就是区别版面中标题与正文,主要内容与一般内容的表达式。
2.字形:字的形态。
例如:长形、扁形、粗笔、细笔等。
3.字号:字的大小规格。
4.字模:在铅字中字模就是铸铅活字的模型,例如:铜模等。
在计算机信息处理技术中,字模就是字体、字形数字体的数据信息。
5.基线:无论一行字有多大或多小,字的底部总就是在一条线上。
与国例如:中华人民共六、字体字号的选用原则1.书宋:SS笔画横平竖直,粗细适中,布局合理,使人瞧起来清晰爽目,久读不易疲劳,经试验统计表明,在同样字号,同样阅读条件下,书宋与其她字体相比,阅读最省视力,所以一般书刊的正文都用书宋体。
另外印刷性好,一般书籍正文都用5号字书宋。
2.楷体:K笔画接近于手写体,直接由古代书法发展而来,字体端正匀称。
一般用于:(1)小学课本及幼教读物,选4号楷体。
(2)中小号标题、作者署名等,但用楷体作标题时,至少要比正文大一个字号。
(3)报刊中的短文正文。
3.仿宋:F就是古代印刷体,笔画粗细一致。
一般用于:(1)作中、小号标题。
(2)报刊中的短文正文。
(3)小4号、4号、3号字的文件。
(4)古典文献与仿古版面。
4.黑体:H横竖笔画粗细相同,平直粗黑。
一般用于:(1)各级大、小标题字,封面字。
(2)正文中要突出的部分。
5.小标宋: XBS笔画横细竖粗,刚劲有力,笔锋突出,就是华光系统基本字模中理想的排大、小标题字、封面字的字体。
6.报宋:BS 字形方正、笔画比书宋细,比仿宋粗,排报纸版心字,用小五号或六号报宋。
7.段落格式:完成段落内部、段落之间的格式处理。
(1)段落标记符(2)调整段落中的行距、段落之间的间距:“格式”→“段落”。
(3)首字下沉:“格式”→“首字下沉”。
(4)缩进(用标尺):首行缩进、悬挂缩进、左、右缩进(“Alt”+ 拖动:微移)。
8.页码设置(1)插入:“插入”→“页码”。
(2)删除:任选某一页页码删除,全部的页码都删除。
9.页眉与页脚:“视图”→“页眉与页脚”。
创建不同的页眉与页角(1)必须先在需要使用不同页眉页脚的文档处插入一个分节符。
(2)在页眉工具栏上“同前”按钮,断开与前一节的连结。
(3)然后才能为该节创建新的页眉与页角。
首页:开始页设置10.拼写检查:“工具”→“拼写与语法”(F7)。
11.脚注与尾注:“插入”→“引用”→“脚注与尾注”(Ctrl + Alt + F/Ctrl + Alt + D)。
12.字符加圈:“格式”→“中文版式”→“带圈字符”。
七、表格编辑五、表格编辑1.显示“表格与边框”工具栏。
2.单击“插入表格”工具栏,插入任意行列表格。
强迫表格折分:——Ctrl+Shift+Enter强迫表格折页:——Ctrl+Enter3.增加行:将光标移到表格最后右侧回车符处回车即可。
4.增加列:用拆分单元格或用铅笔画竖线即可。
5.调整行高与列宽:鼠标按线左右、上下拖动或双击要调整的竖线。
6.单元格的拆分、合并:“表格与边框”工具栏→“合并”、“拆分”按钮或用快捷方式。
7.单元格内容的调整。
8.更改单元格间距→“选项”→允许调整单元格间距→输入数值9.绘制斜线表头:“表格”→“绘制斜线表头”或用铅笔画。
10.连续排表题:选择表题行表格——表题行重复。
11.将表格转化成文本、或将文本转化成表格。
将表格转化成无格式文本:复制—编辑—选择性粘贴—形式六、分栏与图文混排1.分栏:选定要分栏的内容→“格式”→“分栏”。
2.图文处理:单击定位插入点→“插入”→“图片”→选择所需的图片。
3.文本框:“插入”→“文本框”。
文本框的链接与断开:4.艺术字体:常用工具栏→“绘图”按钮→“插入艺术字”。
5.数学公式:“插入”→“对象”→选择“Microsoft 公式3、0”选项。
例: dx x y x a a x si ii i i ⎰∑--+-==783331013注:Ctrl + ← ↑ ↓ → 微移Shif 强制画正方形、正圆Ctrl 以当前点为中心横、竖同时扩大Shif + Ctrl 以当前点为中心横、竖同时扩大并强制画正方形、正圆附加内容1.水 印:在文档的背景设置一些隐约的文字或图案。
(1)“视图”→“页眉与页脚”→“显示╱隐藏文档文字”。
(2)插入图片或艺术字。
(3)利用“图象控制”改变图形的颜色,环绕方式设置为“无环绕”。
(4)关闭“页眉与页脚”工具栏,在文档的每页将瞧到水印。
2.邮件合并:“工具”→“信函与邮件”→“邮件合并向导”。
资料2: 成绩通知单家长:您好！现将同学本学期学习成绩报告如下,希望您督促同学利用假期复习,温习功课,迎接新学期的到来。
高数: 英语: 物理: 政治:此致敬礼XX大学信息工程学院2005年11月4日3.公章(利用绘图工具)4.制表位设定(几行文本按列对齐或制作不带表格线的简易表格) “格式”→“制表位”5.(1)可读保护:(只能瞧内容不能修改)“工具”→“保护文档”→选择“窗体”→输入密码→“确定”→再输入密码→“确定”。
解除普通密码:“工具”→解除密码保护→输入密码→确定(2)绝密保护:(不能瞧内容也不能修改)“工具”→选项→安全性Excel 部分一、基本概念1.工作薄:一个Excel文件就就是一个工作薄,扩展名为、xls,可以包括若干个工作表。
2.工作表:由若干行与列组成,对应一个二维表格,最大行65536行最大列255列。
3.单元格:行列交叉的小格子,相当于表格中的一格。
4.数据类型:Excel中常用的数据类型为字符型(或文本型)、数值型。
5.字符型数据:可以由任意键盘符号组成,没有大小、多少等数值含义。
6.数值型数据:由0-9、小数点、正负号等字符组成,有大小、多少等数值含义的数据。
二、工作表的编辑1.单元格的编辑(1)数据的录入、类型的定义 (注意:纯数字字符录入)。
输入文本:如电话、邮政编码等作这字符串处理,在数字前加一个单引号输入数值:数据如果位数过长容纳不下时,会自动进行格式转换。
数值型数据:右对齐。
输入日期:2002-4-1或2002/4/1 当前日期输入:“Ctrl+;”输入时间:a上午;p下午:9:05 P,时间后空一格,21:05:00当前时间输入:“Ctrl+Shift+:”(2)数据的修改、删除、复制、移动、自动填充 (完成学生名单、成绩单录入)。
自动填充:不连续单元格填充:先选定要填充的单元格,编辑格——“Ctrl+Enter”(3)单元格格式的设置 (给学生名单、成绩单添加标题与制表日期)。
(4)自定义序列:“工具”→“选项”→“自定义序列”→“录入新序列”→添加即可。
(5)数据有效性:数据——有效性(6)相对引用:就就是直接使用单元格地址,如:A1、B2、D2,绝对引用:就是在行号与列号前加$符号。
如:$A$1 绝对引用不会随公式变化。
混合引用:既有绝对引用又有相对引用,如$A4,B$5 公式的相对引用部分随位置变化,而绝对引用部分将保持不变。
2.单元格的选择三、基本功能1.数据处理(1)数据计算(完成学生成绩、派车单计算)Sum:求与Average:求平均Rand:得到一个(0,1)区间的随机数Int:取整Rank:排序(名次)And :所有条件就是都正确IF:条件格式(=if(b1<60,＂不及格＂,＂及格＂))(2)条件格式:选择区域→“格式”→“条件格式”(在学生成绩表中标出高分为红色)。
(3)排序:选择内容→“数据”→“排序”(完成学生成绩单、派车单)。
(4)数据筛选:选择内容→“数据”→“筛选”。
(5)分类汇总(派车单)A、选择所有数据,按分类项进行排序。
B、“数据”→“分类汇总”。
(6)图表(学生成绩单)2.页面设置:“文件”→“页面设置”或在打印预览设置(派车单)。
