项目实施档案资料收集归档基本要求word精品

（档案管理）建设项目文件归档要求与档案整理规范（档案管理）建设项目文件归档要求与档案整理规范《建设项目文件归档要求与档案整理规范》1 范围本标准规定了建设项目（工程）（以下简称项目）文件归档与档案整理的要求和方法。

本标准适用于大、中型及限额以上的基本建设的新建、扩建、改建和技术改造等项目的竣工文件编制、档案整理及竣工档案验收。

一般建设项目可参照本标准。

2规范性引用文件下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。

凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。

凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。

GB/T 10609.3 技术用图复制图的折叠方法档发字〔1997〕20号国家档案局《城市建设档案归属与流向暂行办法》3术语和定义下列术语和定义适用于本标准。

3.1建设项目construction project指建筑、安装等形成固定资产的活动中，按照一个总体设计进行施工，独立组成的，在经济上统一核算、行政上有独立组织形式、实行统一管理的单位。

3.2单项工程unit of project指建设项目中具有独立设计文件、可独立组织施工，建成后可以独立发挥生产能力或工程效益的工程。

3.3单位工程subunit of project指具有独立设计文件、可独立组织施工，但建成后不能独立发挥生产能力或工程效益的工程。

3.4项目文件records of project指建设项目在立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、监理及竣工验收全过程中形成的文字、图表、声像等形式的全部文件。

包括项目前期文件、项目竣工文件和项目竣工验收文件等。

3.5项目前期文件prophase records of project指工程开工以前在立项、审批、招投标、勘察、设计以及工程准备过程中形成的文件。

3.6项目竣工文件records on completion of project指项目竣工时形成的反映施工（指建筑、安装）过程和项目真实面貌的文件，主要由项目施工文件、项目竣工图和监理文件组成。

归档须知1、根据公司竣工归档目录按序组卷成册（ A 类、 B 类、 C 类资料可按序合并在一起），放入档案盒；2、采用左侧线绳三孔装订方法装订，每册厚度控制在 5.5cm；3、档案盒采用厚度 5.5cm 的蓝色塑料档案盒，档案盒的盒脊和盒面须粘贴标签，盒须提供卷目录；4、归档资料应提供原件，但监理招投标文件、监理中标通知书、设计合同、监理合同、建设工程施工许可证、施工企业安全生产许可证、建设工程竣工验收备案书可提供复印件；5、竣工验收报告原件须单独提供，档案盒应装订竣工验收报告复印件；6、完善“监理业务手册”相关容（见附件）；7、归还在公司领取的项目监理机构用章；8、将项目效果图（如有）和工程竣工后的实景/全景照片交至公司；9、各项目部须严格按照上述要求提供竣工资料，移交竣工资料时同时提交由项目总监签字确认的移交清单，公司相关人员签收合格后方可办理竣工结算；10、公司会根据相关文件和公司制度不定期修改及完善本须知；11、本须知适用于房屋建筑和市政基础设施项目，其它类别项目应参照执行。

2014年 5月 21日盒脊标签样式 -1竣工资料竣工资料竣工资料A A、B BXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXX 工程工程工程8-18-28-3监理招投标文件，监理四川省房屋建筑工程监理机构组成；中标通知书，设计合工程和市政基础设施总监任命书；同，监理合同，建设工工程竣工验收报告；总监变更申请书；程施工许可证，施工企建设工程竣工验收备施工现场质量管理审业安全生产许可证，开案书；查记录表；工报告，见证取样送检工程质量事故报告；监理备忘录；见证人授权书，施工图监理规划；监理例会会议纪要；预算，工程竣工验收告监理实施细则专题报告；知单监理工作月报注：以上为某项目的标签样式。

下划线部分应根据工程实际情况，有发生的则一定提供。

安全监理日志不归档，材料报审表只需第一页。

项目文件收集与档案整理实施细则XX公司2023年5月目录1 范围............................................................................. - 1 -2 规范性引用文件................................................................... - 1 -3 术语与定义....................................................................... - 1 -4 总则............................................................................. - 3 -5 项目档案管理组织体系与职责....................................................... - 3 -6 项目文件质量要求................................................................. - 4 -7 项目文件收集..................................................................... - 6 -8 项目文件整理..................................................................... - 7 -9 竣工图编制及整理................................................................ - 13 -10 归档份数....................................................................... - 16 -11 项目文件归档审查............................................................... - 16 -12 项目文件归档时间............................................................... - 17 -13 项目档案的移交................................................................. - 17 -14 项目档案的验收................................................................. - 17 - 附录 A （规范性附录）......................................................... - 18 - 附录 B （资料性附录）......................................................... - 115 - 附录 C （规范性附录）......................................................... - 118 -项目文件收集与档案整理实施细则1 范围本细则规定了参建各方的档案管理职责，明确了工程建设项目文件的质量要求、收集范围、分类整理、归档审查及项目档案的移交验收等要求。

工程项目档案的收集归档整理的基本要求一、档案收集要求1.全面性：收集的档案应包括项目的各个阶段和环节的相关信息，包括项目立项、设计编制、招标投标、施工实施、竣工验收等。

要求档案的内容要全面、详实，真实反映项目的全过程。

2.可读性：收集的档案材料应易于查阅和阅读，要求用清晰标准的字迹书写，主要文字应使用国家通用的语言文字，图纸和照片的质量要清晰，文件和资料的印刷字迹要清晰可辨。

4.完整性：收集的档案要分门别类，做到信息齐全、数据完整，确保项目各个环节的重要数据信息和文件资料不遗漏。

5.时效性：档案的收集要及时进行，及时整理归档，不得因拖延而造成遗漏和损失。

二、档案归档整理要求1.分类整理：收集的档案要进行分类整理，主要包括项目资料、设计文件、招标投标文件、合同文件、施工文件、验收文件、竣工文件等，便于查找和使用。

2.编号和标识：归档的档案应按照一定规范进行编号和标识，以便于查找和辨识。

可以采用维护一个档案目录，每一个文件都有独立的编号，同时在文件上写上所属项目和文件的名称。

3.整齐划一：档案整理要注意整齐划一的排列方式，保持纸张平整、文件书写工整、文件夹装订工整等。

每个文件夹内的文件要求按照一定的次序和规范排列，方便查找和读取。

4.密封保管：归档的档案要保证文件的完整性和安全性，尤其对于一些重要的合同文件、资料等要采用密封的方式进行保管，以防止丢失或损坏。

5.存档备份：档案的归档要进行存档备份，建立起完善的档案管理系统，确保档案的安全性和持久性。

可以采用电子存储或者影像数字化技术进行备份，以提高档案的利用效率。

总之，工程项目档案的收集、归档整理是工程项目管理过程中极其重要的环节，其基本要求主要包括收集的全面性、可读性、准确性、完整性和时效性等方面，而归档整理的要求主要包括分类整理、编号和标识、整齐划一、密封保管和存档备份等方面。

只有按照这些要求，才能实现档案的高效管理和有效利用，为后续的项目管理和经验总结提供有力的支持。

工程档案归档工作要求一、项目文件的收集1、各参建单位要设专人负责工程各个阶段形成的文件材料的收集、积累、整理、归档工作，名单上报档案室。

2、要确保归档文件的齐全完整，按照项目文件归档范围进行收集（见附件1）。

3、确保文件的准确性，项目文件文字内容、施工记录所记载的数据、设备图纸与安装记录、竣工图与现场实物都应准确并与实际相符合。

4、归档的文件材料必须是原件。

因故无原件的可将具有凭证作用的复制件归档。

（如钢材、混凝土等材料证明书、测试报告等允许复印件，但要在复印件上加盖厂家或经销商红章）5、归档的文件材料要字迹清楚、图样清晰、图表整洁、签字手续完备；需永久、长期保存的文件不应用易褪色的字迹材料（红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔、印台油等）书写、绘制。

6、项目文件不得使用不耐久字迹材料，凡因不可控制原因造成的易褪色材料（复写纸、热敏纸等）形成的并需要永久和长期保存的文件，应附一份复印件。

7、归档的文件材料一般采用A4纸。

但有许多设备厂家随机出厂的质量证明文件是一些不规则的纸张，为此，应将一些不规则纸张用A4纸粘贴，或折叠成A4纸大小。

8、竣工图应由编制单位逐张加盖并签署竣工图章（见附图）。

竣工图章中的内容填写应齐全、清楚，不得代签。

设计变更单要有修改原因并在原图纸上反映出来或重新出竣工图。

9、录音、录像文件应保证载体的有效性。

长期存储的电子文件不能使用软盘、可擦写型光盘等不利于档案材料保管的载体材料存储。

二、项目文件的整理组卷建设项目所形成的全部项目文件在归档前应根据国家有关规定，并按档案管理的要求，由文件形成单位进行整理。

1、组卷要遵循项目文件的形成规律和成套性特点，保持卷内文件的有机联系；分类科学，组卷合理。

按集团《风电企业家档案分类表（6-9大类）》进行分类组卷。

2、卷内文件排列一般文字在前，图样在后；译文在前，原文在后；批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定（草）稿在后。

工程项目档案的收集归档的基本要求一、档案的完备性1.收集项目的工程建设方案、施工组织设计、施工图纸、技术规范、报批程序等相关文件。

2.收集项目的工程招投标文件、中标通知书、合同及变更、结算报表等相关文件。

3.收集项目的施工进度计划、工期延误记录、质量验收报告、工程变更通知等相关文件。

4.收集项目的工程施工记录、技术交底记录、施工图纸修改记录、工程变更确认记录等相关文件。

5.收集项目的工程竣工验收记录、竣工图纸、竣工报告、结算决算文件等相关文件。

二、档案的准确性1.对收集的档案材料进行核实，确保其准确反映项目实施的真实情况。

2.通过与项目实际情况进行核对，修订和补充可能存在的错误或遗漏。

三、档案的规范性1.对收集的档案材料进行整理分类，确保各种文件按照不同的类型、形式和内容进行归档。

2.使用统一的标准命名档案文件，方便存储和检索。

3.对档案材料进行编目，建立档案目录，使档案材料的存放和检索工作更加规范化和有序化。

4.对档案材料进行封装、装裱、标识，确保其长期保存的可靠性和持久性。

四、档案的安全性1.建立健全的档案保管制度和安全管理措施，确保档案的安全性和可靠性。

2.对重要文件进行备份和存储，保护重要信息不受损坏和丢失。

3.对档案管理人员进行专业培训，提高其档案管理水平和保密意识。

4.限制档案的访问权限，确保档案只能由授权人员进入和利用。

五、档案的可访问性1.建立档案查询和借阅的规章制度，方便项目相关人员进行查询和借阅档案材料。

2.提供档案查询和检索的便捷渠道和工具，确保档案信息的快速获取和利用。

3.对外部需要查询档案的单位或个人提供有限度的档案借阅服务，满足合法合规的需求。

综上所述，工程项目档案的收集归档工作需要保证档案的完备性、准确性、规范性、安全性和可访问性。

只有这样才能确保工程项目档案能够有效保存、利用和传承，为今后的工程建设提供宝贵的经验和教训，保证工程项目的顺利进行和可持续发展。

工程项目文件材料收集整理归档实施细则工程项目文件材料收集整理归档是一个有序、规范、有效地管理项目文件材料的过程，对于确保项目顺利进行和后期的查阅和维护具有重要意义。

下面是一个工程项目文件材料收集整理归档实施细则，旨在帮助项目团队成员了解如何进行文件材料的有效管理。

一、收集文件材料的范围和要求：1.收集的文件材料包括但不限于：合同文件、设计文件、施工图纸、技术资料、审核批复文件、验收报告、竣工图纸、防腐防蚀资料等。

2.收集的文件材料应为最终审核通过、签字确认的版本，且文件内容应完整、准确无误。

二、文件材料的整理归档：1.文件归档应按照工程项目的不同阶段进行划分，如设计阶段、施工阶段、竣工阶段等，以方便后期查阅和管理。

2.每个阶段的文件应按照文件类型进行分类，如合同类文件放在一起，设计文件放在一起，施工图纸放在一起等。

3.每个文件应有明确的标识，包括文件名称、编码、责任人、归档日期等，以方便后期查找和追溯。

4.文件应按照时间顺序进行排列，即较早的文件放在前面，较新的文件放在后面。

三、文件材料的存储要求：1.文件材料应存放在干燥、通风、防潮、防火的环境中，避免受到损坏和丢失。

2.不同类型、不同阶段的文件材料应采用不同的存储方式，如合同文件可以采用文件夹存放，设计文件可以采用活页夹存放，图纸可以采用卷轴存放等。

3.对于较大的文件，可使用专业的文件存储柜进行存放，以保证文件的完整性和安全性。

4.文件存储区域应有明确的标识，包括存放位置、存放数量等，以方便后期管理和查找。

四、文件材料的保密措施：1.对于涉及商业机密和个人隐私的文件，应加以保密，避免泄露。

2.对于需要限制访问权限的文件，应进行加密或设置访问密码，以防止未经授权的人员查阅。

3.文件材料的查阅和借阅应记录在册，并有相应的审批程序和控制措施。

五、文件材料的销毁管理：1.对于工程项目已经完成并验收的文件材料，应及时进行销毁处理，避免占用存储空间。

2.对于涉及保密和隐私的文件，在销毁前应进行彻底的销毁，以免泄露。

项目档案归档内容及要求目录一、工程档案类目表 (2)二、数码音像档案 (7)三、电子档案 (8)四、荣誉档案 (12)五、项目部资料 (12)六、附件 (12)附件6-1 《项目部向公司移交档案流程图》附件6-2 《项目档案移交验收说明》附件6-3 《纸质档案的质量要求》附件6-4 《电子档案盘内目录》样式附件6-5 《项目数码照片电子文件盘内目录》样式附件6-6 《数码照片打印稿》样式附件6-7 《项目数码录像盘内目录》附件6-8 《归档电子文件登记表》样式附件6-9 《归档电子文件移交、接收检验登记表》样式一、工程档案类目表2/233/234/235/23注：1）项目部向公司移交的档案案卷题名要包括项目名称、阶段及代号的名称等，应以“XX发电厂X期工程”统一开始标注。

案卷档号中的项目代号需通过与公司档案室沟通后确定。

2）长期、永久保存的档案须归档纸质载体。

纸质档案的质量要求见附件6-3《纸质档案的质量要求》。

3）档案的立卷、编目、装订、装盒、著录、排架等按GB/T 11822—2000《科学技术档案案卷构成的一般要求》进行。

4）案卷的装订有两种方式：整卷装订和单份文件装订。

整卷装订时，为将案卷封面、卷内目录、文件材料和备考表全部装在一起。

单份文件装订时，应在每份文件的右上角空白处加盖档号章，并将案卷封面、卷内目录、文件材料和备考表按顺序排列入盒。

6/23二、数码音像档案1、定义音像档案指公司在经营、生产等活动中形成的有保存价值的以声音、图象等方式记录信息的特殊载体，并辅以文字说明的历史记录，包括数码照片和录像。

数码音像档案以电子文件形式存在，以DVD-R或CD-R为保存载体。

2、项目数码音像资料归档范围及分类规则3、照片质量要求：主题鲜明、影像清晰、画面完整、未加修饰剪裁；会议照片应反映会场的全貌、主要领导的讲话、会议标语及主要活动。

工程施工过程（623类目）的照片以单位工程为单位整理，应反映工程的特点。

（完整word版）项⽬实施档案资料收集归档基本要求汇总第⼀部分档案资料收集、管理整理基本要求⼟地整治信息档案管理是指对项⽬运⾏和积累的⽂件资料进⾏收集、整理、归档、保管、移交、利⽤等⼀系列⼯作。

信息档案是项⽬管理⼯作的重要组成部分。

《⼟地开发整理项⽬管理暂⾏办法》规定：“项⽬申报单位应做好项⽬成果有关档案管理⼯作，从项⽬申报到验收通过的有关⽂件和资料，要收集整理，⽴卷归档，妥善保管。

”⼟地整治项⽬信息档案是⼟地整治项⽬验收及后评价必不可少的材料。

同时，国⼟资源信息化建设不断推进，⼟地整治也需要建⽴完善信息系统，实现⼟地整治规划以及项⽬管理的数字化、信息化，⽽项⽬管理的数字化、信息化需要以⼤量的项⽬信息档案资料为基础。

⼀、项⽬资料收集、整理与归档的重要性和重要意义1、重要性项⽬资料的重要性表现在⼀下⼏个⽅⾯：（1）项⽬资料是项⽬全过程的真实写照，也是将来接受各级部门检查、审计和处理经济纠纷的重要凭证；（2）项⽬资料是⼯程质量控制的重要依据，对⼯程质量审查及⼯程质量事故的追查起查考作⽤；（3）项⽬资料对⼯程建设的审计及惩治腐败起查考作⽤；（4）对其他⼯程起借鉴参考作⽤。

2、重要意义全⾯反映项⽬管理的过程，及时了解⼯程建设情况，为⼯程建设管理提供必要的⼯程决策信息，有利于加强对⼯程的监督，有助于提⾼以后项⽬的⼯程管理⽔平。

⼆、当前档案资料管理主要存在的问题1、部分⽂件原件不齐全个别⾏政部门、设计、监理、施⼯单位下发的重要⽂件是复印件，难以满⾜⼯程资料档案管理的质量标准要求。

2、部分档案资料填写存在误差有的原始资料不能做到与⼯程同步进⾏，导致档案资料与事实产⽣误差，造成了各种建材的质保书和合格证不全，不能全⾯的反映⼯程的建设和质量；有的原始资料不按分类要求成册，成册的缺少⽬录或⽬录不准确。

3、原始签证资料格式不规范部分监理和施⼯单位原始资料未统⼀内容和格式，⽽是在施⼯过程中，不断增添内容和更换种类，资料格式不统⼀、不规范，不便统⼀装订组卷。