Access数据库在采购数据管理与分析中的应用[摘要] 采购作为企业供应链管理中的关键环节,直接影响着整个企业的经
营发展和经济效益,因此对采购数据进行有效管理显得尤为迫切。本文应用Access数据库技术构建采购数据管理与分析系统,系统的使用减轻了业务人员的工作强度,提高了企业的采购管理水平。
[关键词] 数据库;信息系统;采购管理
1 采购在企业管理中的作用及采购数据管理的特点
采购是企业经营管理中的一个核心环节,也是企业获取利润的重要来源。采购成本作为企业成本管理的主体,是“最有价值的部分”。据统计,采购成本每下降1%,平均可以给企业增加10%的利润,可见采购在企业的整个供应链管理过程中具有举足轻重的地位。
在采购业务活动中,业务人员经常会与大量数据打交道,这些数据涵盖了物料清单(BOM)、原材料价格、供应商联系信息、运输费率等诸多内容。如何管理并有效利用这些纷繁复杂的数据,对于企业来说是一个很有意义的课题。A公司是一家专业从事汽车线束零部件生产的外资企业,长期以来,公司对采购信息的管理一般采用以Excel为主的人工管理方式,每天业务人员都需要花费大量的时间和精力在数据的清理与整合上。虽说是在同一个部门,但每位业务人员所拥有的信息并没有实现共享的最大化,由此造成工作效率的降低,比如对某个供应商生产的同一种零件进行重复询价,这不仅造成人力资源和时间资源的浪费,还不利于采购企业建立自身形象。此外,以往粗放型的人工管理方式难以满足对数据及时性、准确性和综合性的要求。
对数据进行分析挖掘是决策层经常提出的一个需求,近几年物料采购金额的变化趋势是怎样的?谁是对我们影响最大的前20大供应商?每个项目所需物料的品种有哪些?这些品种各自占比多少?诸如此类问题都是决策人员所感兴趣的,一些比较大的分析需要大量的基础数据来支持,对这些基础数据进行搜集、清洗和整理往往会占用较多的时间。就以零件单价为例,作为分析时经常使用的数据项,由于供应商在报价时所基于的货币和物流条件不同,对零件单价直接进行比较分析是欠妥当的,这就要求先将零件单价统一换算成以人民币为基准的到厂价(DDP),而在换算过程中会涉及汇率、运输费率等多个要素,有些供应商针对不同的物料品类还会采用不同的运输费率,这让计算过程变得更为复杂,诸如此类的计算将花费业务人员较多的时间和精力。基础数据的质量直接决定着分析结果的质量,一份低质量的分析报告通常会影响到决策的制定,有时甚至会让决策层做出错误的判断。目前A公司所使用的ERP系统还在持续升级过程中,数据管理和分
析功能尚不完善。因此,开发一套采购数据管理与分析系统就变得十分迫切。与采购业务相关的数据一般具有信息量大、输出要求高的特点,一种输入信息需要按不同的要求加工后作多种输出(如Excel,PDF等)。经过对几款工具的比较和对企业自身特点的分析,采购部门最终决定采用Access数据库来开发系统。
2 Access数据库概述
Access是微软公司推出的在Windows操作系统环境下工作的关系型数据库管理系统。它采用了Windows程序设计理念,拥有设计查询、用户界面、报表等多种数据对象,Access作为Office套件的一个成员,具有Office系列软件的一般特点,如菜单、工具栏等,并能够实现与其他成员(如Excel)之间的数据共享。与其他数据库管理系统相比,它更为简单易学。Access的功能比较强大,足以应付一般的数据管理及分析需要,特别适合于一般的中小规模企业。
采用Access开发管理信息系统需要使用VBA(Visual Basic for Application)语言,它是应用程序开发语言Visual Basic的子集,VBA拥有Visual Basic语言的高效性和专业性,可以根据用户的自身需要进行二次开发。
Access数据库由“表”、“查询”、“窗体”、“报表”、“页”、“宏”和“模块”7种对象组成。
(1)表(Table) 。表是数据库的基本对象,是创建其他对象的基础,表由记录组成,记录由字段组成,表用来存储数据库的数据,故又称作数据表。
(2)查询(Query)。查询可以按索引快速查找到需要的记录,按要求筛选记录并能连接若干个表的字段组成新表。
(3)窗体(Form) 。窗体提供了一种方便浏览、输入及更改数据的窗口,还可以创建子窗体显示相关联的表的内容,窗体也称作表单。
(4)报表(Report)。报表的功能是将数据库中的数据分类汇总,然后打印出来,以便分析。
(5)页(Page) 。数据访问页可以查看、更新或分析来自Internet或Intranet的数据库数据。
(6)宏(Macro)。宏相当于DOS中的批处理,用来自动执行一系列操作。
(7)模块(Module) 。模块的功能与宏类似,但它定义的操作比宏更复杂,一般分为类模块和标准模块两种类型。
此外Access为用户提供了丰富的向导,用户不需要了解软件所有细节就可以完成一个简单的管理系统的开发工作,节省了许多编程的时间。
3 系统分析设计与实现
3.1 业务数据流程分析
采购业务原始数据的获取主要通过两个途径:一是ERP系统,如物料清单(BOM),采购订单(PO)等,这些数据之前都由相关业务人员输入系统,具有标准化、格式规整的特点;二是以Word、Excel等格式保存的文件,包括销售计划、供应商调研报告等,文件中的数据具有非标准化、格式多样等特点。获取原始数据后还不能对其直接进行分析利用,需要先对数据进行清洗,将“脏数据”过滤掉,提高数据质量。这些所谓的“脏数据”由多种原因产生,由于ERP系统在用户输入环节设计有一定的约束机制,所以从ERP中获取的数据质量一般比较高,而外部文件中的数据则是清洗的重点,如供应商调研报告是由供应商填写完毕后发还给采购部,虽然在调研之前业务人员已与供应商进行充分的沟通说明,但还是难免会出现格式不统一、信息无意义或无效(如将“12345678”作为电话号码)等情况,对这些数据需要采用留空、匹配等方法进行清洗加工,以提升数据质量。数据清洗工作完成后,用户可以根据自身需要对数据进行查询与分析,报表需求主要来源于决策层,他们通常希望将分析的结果以简洁便携的方式展现,所以报表的格式以PDF、PPT为主。
3.2 系统设计
我们首先需要建立一个基础数据库,包括物料清单(BOM)、供应商联系信息和原材料价格等与采购业务有关的数据,再设计采购数据管理模块、采购数据分析模块和供应商信息管理模块,使它们与基础数据库进行关联。3个模块中的数据及分析内容均是基于前面的基础数据并通过采用SQL语句来实现的。
在基础数据管理模块,采购业务人员负责维护本人所属项目下的采购数据信息,其他业务人员只拥有查看的权限,这样既保证了数据的安全性,也提高了数据的及时性和准确性。本系统主要功能模块如图2所示。
3.3 系统实现
3.3.1 系统登录
考虑到用户名的唯一性和用户登录的便利性,采用计算机用户名来作ID号。当用户输入ID号和初始密码后,点击密码框右侧钥匙图标的按钮对密码进行修
