让PPT与Word亲密合作
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使用Office办公软件的协作功能与同事共同编辑和评论文档协作功能在使用Office办公软件时,无疑是一个非常重要的特性。
通过这个功能,我们可以与同事共同编辑和评论文档,从而更好地实现团队协作。
本文将介绍使用Office办公软件的协作功能的步骤和技巧,希望能对你有所帮助。
第一步,打开Office办公软件并登陆账户。
无论是Word、Excel还是PowerPoint,都需要先登录你的Office账户,这样才能使用协作功能。
如果你还没有账户,可以先注册一个。
第二步,创建一个新的文档或打开一个已有文档。
在新建文档页面选择相应的办公软件,比如Word,然后选择新建一个空白文档或者从模板选择一个适合的文档。
第三步,点击页面上的“共享”按钮。
在Office办公软件的界面上,通常会有一个“共享”按钮,点击这个按钮就可以开始协作了。
在共享之前,建议先保存好文档,以防止丢失修改。
第四步,输入协作人的电子邮件地址。
在弹出的共享窗口中,输入你要邀请的同事的电子邮件地址。
你可以邀请多个人一起协作,只需要将他们的邮件地址逐一输入即可。
第五步,选择共享权限。
在共享窗口中,你可以选择邀请的同事是只能编辑文档还是只能查看文档。
如果你希望他们能够一起编辑文档,则选择“可编辑”权限。
如果你只是希望他们能够查看文档,而不能修改,可以选择“只能查看”权限。
第六步,发送邀请。
点击共享窗口中的“发送”按钮,系统会自动发送邀请邮件给你的同事。
他们会收到一封包含文档链接的邮件,点击链接即可开始协作。
第七步,开始协作。
一旦你的同事接受了邀请,并点击了文档链接,他们就可以开始协作了。
所有的修改和评论将会实时显示在文档中,你也可以看到他们的编辑状态。
除了基本的协作功能,Office办公软件还提供了一些高级的协作功能,比如修订功能和评论功能。
修订功能可以记录每个人对文档所做的修改,以不同的颜色显示。
这样,你可以清楚地看到每个人的贡献,方便沟通和协商。
Office中的文档共享和协作实践指南在现代办公环境中,文档共享和协作是提高工作效率和协同合作的重要手段。
随着数字化办公的普及,越来越多的公司开始使用Office软件作为主要的工作工具。
本文将介绍Office中的文档共享和协作的最佳实践指南,帮助读者在工作中更好地利用Office软件进行团队合作。
一、选择适合的Office软件Office套件中包含了多个软件工具,如Word、Excel、PowerPoint 等。
在进行文档共享和协作之前,首先需要根据具体的工作需求选择适合的Office软件。
例如,如果需要编辑和共享文本文档,可以选择使用Word;如果需要进行数据分析和处理,可以选择使用Excel。
二、使用云存储服务云存储服务是实现文档共享和协作的重要工具。
通过将文档存储在云端,团队成员可以随时随地访问并共同编辑文档。
在Office中,可以使用OneDrive或SharePoint等云存储服务来实现文档的保存和共享。
使用云存储服务,不仅可以提高团队的协作效率,还可以确保文档的安全性和可靠性。
三、设置适当的权限和访问控制在进行文档共享时,为了保护文档的完整性和机密性,有必要设置适当的权限和访问控制。
在Office中,可以通过设置文档的权限,限制特定用户对文档的访问和编辑权限。
此外,还可以通过密码保护文档,确保文档只能被授权人员打开和编辑。
四、使用协同编辑功能协同编辑是Office中的一项重要功能,可以实现多人同时编辑同一份文档。
通过协同编辑,团队成员可以实时查看和编辑文档的更改,避免了多个版本的冲突和混淆。
在Office中,可以通过使用共享链接或邀请团队成员加入文档来实现协同编辑。
五、使用版本控制和修订功能在编辑文档时,有时会出现误操作或者需要回滚到之前的版本。
为了解决这个问题,Office提供了版本控制和修订功能。
通过使用版本控制,可以保存文档的不同版本,并可以随时回退到之前的版本。
使用修订功能,可以跟踪文档的修改历史,查看并接受或拒绝他人对文档的修改建议。
如何使用Word进行合作和协作在当今信息时代,合作和协作成为了工作中不可或缺的一部分。
而在办公软件中,Microsoft Word作为最为常用的文档处理工具之一,为我们提供了许多便利的合作和协作功能。
本文将探讨如何使用Word进行合作和协作,以提高工作效率和团队协作能力。
一、实时共享与编辑Word的最新版本提供了实时共享与编辑的功能,使得多人可以同时编辑同一份文档,实时查看对方的修改。
这项功能的实现非常简单,只需将文档上传至云端存储,然后邀请他人共享编辑权限。
通过这种方式,团队成员可以即时查看和修改文档,避免了传统的来回发送文档、合并修改的繁琐过程。
二、评论和批注在Word中,我们可以利用评论和批注功能进行团队协作。
当我们需要对文档的某一部分提出建议或意见时,可以通过插入批注的方式进行。
其他成员可以直接在批注中回复或提出修改建议,从而形成一个良好的沟通平台。
此外,Word还提供了“修订”功能,可以将修改的内容以不同颜色标注,方便团队成员追踪修改的历史。
三、版本控制与修订在多人合作的过程中,版本控制和修订是非常重要的。
Word的版本控制功能可以帮助我们追踪文档的修改历史,了解每个版本的变化。
当团队成员对文档进行修改时,Word会自动保存每个版本,并记录修改人和修改时间。
如果发现之前的修改有误,我们可以轻松地恢复到之前的版本,避免了不必要的麻烦。
四、模板和样式统一在团队合作中,保持文档的格式和样式统一非常重要。
Word提供了模板功能,我们可以事先定义好文档的样式和格式,并将其保存为模板。
当团队成员需要新建文档时,只需选择相应的模板,即可自动应用预设的样式和格式。
这样不仅可以提高工作效率,还能保证文档的统一性。
五、文档安全与权限控制在合作和协作中,文档的安全性和权限控制是不可忽视的。
Word提供了密码保护功能,我们可以设置密码来保护文档的内容不被未授权人员访问。
此外,Word还可以对文档进行权限控制,我们可以设置不同的权限级别给予团队成员,以控制他们对文档的访问、编辑和保存权限。
PPT如何设置的幻灯片共享和协作幻灯片演示是我们工作和学习中常用的一种方式,而PPT软件的幻灯片共享和协作功能可以帮助团队成员进行实时的合作和编辑,提高工作效率。
本文将介绍如何设置PPT的幻灯片共享和协作功能,以便更好地协同工作。
一、选择合适的PPT工具首先,我们需要选择合适的PPT工具来进行幻灯片共享和协作。
目前市面上有许多PPT软件可以满足我们的需求,如Microsoft PowerPoint、Google Slides等。
根据自己的实际需求和团队成员的使用习惯选择适合的工具。
二、创建账号并登录在开始使用PPT软件之前,我们需要创建一个账号并登录。
这样可以方便地保存和分享我们的幻灯片,并与团队成员进行协作。
根据所选的PPT工具的要求,填写相应的个人信息并完成注册。
三、选择共享方式在设置幻灯片共享和协作之前,我们需要选择合适的共享方式。
一般来说,有以下几种方式可以选择:1. 通过链接共享:将幻灯片分享给他人时,可以生成一个链接,通过将链接发送给对方来实现共享。
对方只需点击链接即可查看和编辑幻灯片。
2. 添加协作者:选择此方式可以将需要与您共享幻灯片的团队成员添加为协作者。
协作者可以直接在幻灯片上进行编辑和修改。
3. 设置密码共享:通过设置共享密码,您可以限制只有知道密码的人才能查看和编辑幻灯片。
根据具体需求选择适合的共享方式,确保幻灯片只被需要的人查看和编辑。
四、权限管理在进行幻灯片共享和协作时,我们还需要进行权限管理,以确保每个人的访问和编辑权限明确而有序。
根据实际情况,可以设置以下权限:1. 只读权限:允许他人查看幻灯片但无法进行编辑和修改。
2. 编辑权限:允许他人在幻灯片上进行编辑和修改。
3. 管理权限:允许他人拥有修改权限的同时,还可以管理其他人的权限。
这通常适用于团队负责人或管理员。
灵活设置权限可以确保团队成员在幻灯片共享和协作过程中的顺畅和高效。
五、实时协作和编辑当设置好幻灯片共享和权限管理后,团队成员可以实时进行协作和编辑。
教案整合:Word教案与PowerPoint教案的无缝整合教案的无缝整合教育教学是一项极为重要的工作,而教学计划也是掌握教学的基础,一份好的教学计划能够起到事半功倍的效果。
教学计划的编写则需要教师付出大量的时间和精力。
但如何在最短的时间内编写一款优秀的教学计划呢?本文将介绍一种能够大大提高教学计划编写效率的方式——Word教案和PowerPoint教案的无缝整合。
1.教案的基本构成先来看看一个教案的基本构成。
一份教案通常包含以下几个部分:(1)教学目标。
教学目标通常是教学计划编写者设定的,根据学生所学年级以及学科领域,制定出教学内容。
(2)教学重点和难点。
对于一门课程来说,重点和难点是非常重要的概念。
教师要明确掌握学生的学习情况,合理安排教学计划,掌握教学重点和难点。
(3)教学方法与教学媒介。
教师应考虑使用哪些教学方法、课件和教学工具、设备,以及教学资源,在教学过程中有效的传递知识,提高学生的学习效果。
(4)教学过程与活动设计。
具体的教学过程是教案中最重要的部分之一,这也是教学计划的核心所在。
(5)评价方式。
教学结束后,对学生的学习情况进行测评非常重要。
这些基本要素在编写教案时是必须考虑的。
而在教案编写过程中,Word与PowerPoint两款软件常常被运用,那么如何有效使用Word和PowerPoint组合来整合教案呢?2.教案的无缝整合在教学计划的编写过程中,Word常用于编写教学计划的文本信息;而PowerPoint则被用于制作教学课件,并配合语音、视频、互动等多种方式向学生传递知识。
教师在当前的工作环境下,如何把Word 和PowerPoint这两种工具集成在一起,来编辑优秀的教学计划呢?无缝整合的步骤如下:(1)在Word中编写教学计划的基本信息。
教案中的教学目标、重点、难点、教学过程、评价方式等都可以使用Word来编写。
(2)复制粘贴到PowerPoint中。
将教学计划的内容复制粘贴到PowerPoint中,将它们分配到每一页幻灯片上。
利用PowerPoint的协作功能进行共同编辑PowerPoint是一款广泛应用于演示文稿制作的软件,用户可以通过插入文字、图片、视频等元素,创建出生动、精美的幻灯片。
而PowerPoint的协作功能,则可以帮助多个用户在同一份幻灯片上进行实时编辑和交流。
本文将详细介绍利用PowerPoint的协作功能进行共同编辑的步骤和技巧。
一、选择合适的共享方式为了实现共同编辑,首先需要选择合适的共享方式。
PowerPoint提供了多种共享方式,包括使用OneDrive或SharePoint进行在线共享,或者通过邮件、即时通讯工具发送文件进行共享。
根据实际情况选择适合的共享方式。
二、设置共享权限在进行共同编辑之前,需要对文件进行共享权限的设置。
可以选择只读、可评论或者完全控制等不同的权限级别。
如果只是希望其他用户进行编辑,则可以选择可评论或者完全控制权限。
三、实时协作编辑1. 使用OneDrive或SharePoint进行在线共享如果选择使用OneDrive或SharePoint进行在线共享,可以通过以下步骤实现实时协作编辑:- 将文件上传至OneDrive或SharePoint。
- 在PowerPoint中打开文件,点击“共享”按钮。
- 选择“邀请他人”或者“获取链接”,将编辑权限分享给其他用户。
- 其他用户通过链接访问文件,并进行实时编辑。
2. 使用邮件或即时通讯工具进行文件共享如果选择使用邮件或即时通讯工具进行文件共享,可以通过以下步骤实现实时协作编辑:- 将文件附加在邮件中,或者通过即时通讯工具发送文件。
- 接收方打开文件,并点击“启用编辑”按钮。
- 接收方进行编辑并保存文件。
- 发送方收到编辑后的文件,可以继续进行编辑或者与其他人共享。
四、协作编辑的技巧和注意事项1. 分配不同的任务在多人协作编辑时,可以根据个人专长或职责,将不同的任务分配给不同的人员。
比如,一个人负责内容的编写,另一个人负责排版和设计,这样可以提高工作效率。
使用Office软件进行团队合作在现代的工作环境中,团队合作是不可或缺的一部分。
为了更好地协同工作和提高效率,许多团队选择使用Office软件套件来进行团队合作。
Office软件集成了多种工具和功能,能够满足团队协作的需求,包括文档编辑、电子表格、幻灯片演示等等。
本文将介绍如何使用Office软件来进行团队合作。
一、分享和协作文档在Office软件套件中,最常用的应该就是Microsoft Word了。
Word提供了强大的文档编辑功能,并且可以通过云存储和共享文档来进行团队合作。
当团队成员需要对同一份文档进行编辑时,可以选择将文档存储在共享文件夹或者云盘中,然后通过Word的协作功能来共同编辑文档。
协作功能允许多个人同时编辑同一份文档,并且能够实时显示每个人的编辑内容和位置。
这样一来,团队成员可以快速协同工作,避免了来回发送文件和合并编辑的麻烦。
二、管理和共享日程除了文档协作外,团队在进行合作时还需要有效地管理和共享日程安排。
Microsoft Outlook是一个非常实用的日历和邮件管理工具,可以帮助团队成员共享日程、安排会议和预订资源。
通过Outlook的日历功能,团队成员可以查看彼此的日程安排,并且可以邀请其他人参加会议或者预定共享资源。
此外,Outlook还提供了强大的邮件管理功能,可以帮助团队成员快速筛选和回复邮件,提高沟通效率。
三、数据分析和图表展示在团队合作中,数据分析和图表展示是非常重要的一环。
Microsoft Excel是一个功能强大的电子表格软件,可以用于数据分析和图表制作。
团队成员可以通过Excel来协同编辑和管理数据,并且可以利用Excel的各种函数和工具进行复杂的数据分析。
此外,Excel还提供了丰富的可视化图表选项,可以帮助团队成员更直观地展示数据结果。
通过Excel的共享功能,团队成员可以同时编辑同一份电子表格,并且可以实时查看他人的编辑内容。
四、团队演示和会议最后,在团队合作中,进行有效的演示和会议是必不可少的。
如何使用PPT软件进行实时协作与共享在现代的工作环境中,团队合作是非常重要的。
而在团队合作中,实时协作与共享是至关重要的一环。
PPT软件作为一种常用的工具,不仅可以帮助我们制作演示文稿,还可以通过实时协作与共享功能,提高团队的工作效率。
本文将介绍如何使用PPT软件进行实时协作与共享。
首先,我们需要选择适合团队协作的PPT软件。
市面上有很多PPT软件可供选择,如Microsoft PowerPoint、Google Slides等。
这些软件都具备实时协作与共享的功能,但具体的操作方式可能会有所不同。
选择适合团队需求的软件,并确保所有团队成员都能够方便地使用它。
一旦选择了合适的PPT软件,我们需要创建一个共享的演示文稿。
在PPT软件中,我们可以选择创建一个新的演示文稿,或者打开一个已有的文稿进行编辑。
在创建或编辑文稿时,我们需要注意一些细节,以确保实时协作的顺利进行。
首先,我们需要为文稿选择一个易于理解的标题。
这样,团队成员在查找和识别文稿时会更加方便。
其次,我们需要确保文稿的内容明确、简洁,并且符合团队的需求。
过于复杂或冗长的文稿可能会给团队成员带来困惑,降低工作效率。
因此,在创建或编辑文稿时,我们应该尽量避免使用过多的文字和图表,而是选择简洁明了的表达方式。
完成文稿的创建和编辑后,我们可以开始实时协作与共享。
在PPT软件中,通常会有一个“共享”或“协作”功能,我们可以通过这个功能来邀请团队成员一起编辑文稿。
具体的操作方式可能会有所不同,但通常会要求我们输入团队成员的电子邮件地址或用户名,并设置他们的编辑权限。
一旦邀请团队成员加入文稿的协作,他们就可以同时编辑文稿。
这意味着,团队成员可以在不同的时间和地点进行协作,大大提高了工作的灵活性和效率。
在协作过程中,团队成员可以进行文本编辑、图表绘制、幻灯片排版等操作。
同时,PPT软件还会记录每个团队成员的编辑历史,以便于查找和恢复之前的版本。
除了实时协作,PPT软件还提供了共享功能。
PPT如何利用幻灯片的幻灯片共同编辑功能解决多人实时协作问题在PPT如何利用幻灯片的幻灯片共同编辑功能解决多人实时协作问题方面,以下是一些内容供您参考。
PPT如何利用幻灯片的幻灯片共同编辑功能解决多人实时协作问题近年来,随着信息技术的迅猛发展,多人实时协作成为了工作中一个普遍存在的需求。
在演示文稿制作过程中,PPT的幻灯片共同编辑功能为多人实时协作提供了便利。
本文将详细探讨幻灯片共同编辑功能的使用方法及其解决多人实时协作问题时的一些优势。
一、幻灯片共同编辑功能的使用方法幻灯片共同编辑功能是PPT软件中一项重要的功能,能够实现多人在同一份幻灯片上进行编辑、添加和修改,并且实时的将更改内容同步到所有参与者的工作界面上。
下面将介绍如何使用幻灯片共同编辑功能:1. 打开PPT软件并创建一个新的PPT文档。
2. 在幻灯片中选择“协作”或“多人编辑”等名称类似的选项,通常可在软件的工具栏或菜单栏中找到。
3. 在弹出的对话框中,输入其他参与者的电子邮件地址或用户名,并点击“发送邀请”按钮。
4. 其他参与者将收到邀请邮件,点击邮件中的链接即可加入到幻灯片的共同编辑中。
5. 参与者可以通过点击自己的用户名或头像,在幻灯片中进行编辑、添加和修改。
6. 所有更改都会实时同步到其他参与者的界面上,以保持内容的一致性和协调性。
通过以上简单的步骤,多人可以方便地在PPT幻灯片中进行实时协作,提高工作效率和团队合作能力。
二、幻灯片共同编辑功能解决多人实时协作问题的优势1. 实时协作:幻灯片共同编辑功能能够实现多人对同一份幻灯片的实时编辑,无需等待其他人完成或传递文稿,提高了工作效率和反应速度。
2. 协同审查:多人实时协作中,可以即时获取他人的反馈和建议,让多个思维碰撞产生更好的创意和解决方案。
3. 历史版本管理:PPT的幻灯片共同编辑功能通常还包括了版本管理功能,可以方便地查看和还原之前的编辑历史,避免因误操作导致的内容丢失。
文档共享利用Word中的共享和权限设置与他人协作在当今信息时代,文档共享和协作变得越来越重要。
随着办公室环境的不断演变和远程工作的兴起,人们需要一种高效的方式来与他人共享和编辑文档。
Microsoft Word是一款广泛使用的文档处理软件,它提供了共享和权限设置功能,使用户可以与他人协作编辑文档。
要开始使用Word中的共享和权限设置,首先需要打开要共享的文档。
在"文件"菜单中选择"共享"选项,然后选择"共享此文档"。
在弹出的窗口中,你可以选择使用OneDrive、SharePoint或通过邮件共享文档。
选择适合你需求的共享方式,并点击"共享"按钮。
一旦你共享了文档,你可以设置文档的权限。
在共享界面,点击"权限"按钮可以进入权限设置。
在权限设置中,你可以指定允许他人编辑文档的权限级别。
你可以选择完全控制、修改或只读的权限级别。
此外,你还可以通过输入特定人员的电子邮件地址来授权他们访问文档。
在共享和权限设置完成后,你可以开始协作编辑文档。
共享文档的人员可以同时打开文档,并进行编辑。
当不同的人员对文档进行编辑时,Word会自动合并这些更改,确保所有的修改都得到保留。
此外,Word还提供了注释和讨论功能,方便协作者在文档中留下意见和建议。
通过在Word中共享和设置权限,你可以高效地与他人协作编辑文档。
这种方式不仅提高了工作效率,还避免了版本混乱和信息丢失的风险。
在多人合作的项目中,文档共享和权限设置是至关重要的工具。
然而,要保证共享文档的安全性也是非常重要的。
在使用共享功能时,应当注意以下几点:首先,设置合适的权限级别。
根据人员的职责和需要,为其分配适当的权限,避免未经授权的人员修改文档。
其次,定期审查权限设置。
在共享文档的过程中,人员的角色和职责可能发生变化。
定期审查权限设置,及时更改或删除不再需要访问文档的人员。
让PPT与Word亲密合作在我们的实际工作中,Word作为功能强大的文字处理工具,PowerPoint作为功能强大的演示文稿制作工具,使用都非常广泛。
而且在具体任务的处理过程中,常常产生以下情形:1. 在Word中编排好了组织某项活动的文档纲要,为了向组织团队讲解该活动过程,还需要在PowerPoint中制作关于该活动的演示文稿。
2. 先制作了某次培训的演示文稿,但是还需要将该内容在Word中处理,以便分发给学员,利于培训内容的提前预习或在学习中更好地理解和消化。
不论是那种情形,如果在Word和PowerPoint中各自单独做自己的事情,势必产生重复劳动。
其实作为Office家族的两个成员,它们之间当然是可以“亲密”合作的,下面让我们来看看实现合作的方法。
文章导读:一、在PowerPoint中使用Word文档合作方式一:在Word中复制,然后粘贴到PowerPoint中合作方式二:在PowerPoint中导入Word文档二、在Word中使用PowerPoint文档合作方式一:从PowerPoint中导出到Word合作方式二:将PowerPoint文档插入Word一、在PowerPoint中使用Word文档合作方式一:在Word中复制,然后粘贴到PowerPoint中针对前文提出的情形1,我们最容易想到的方法是在Word文档中把需要的内容复制到PowerPoint中,然后在PowerPoint中根据需要进一步编辑与处理。
具体操作过程如下:1. 进入Word 2002,打开已制作好的某活动的文档。
在该文档中,按下组合键Ctrl+A选定所有文字内容,然后再按下组合键Ctrl+C将选定内容复制。
2. 启动PowerPoint 2002,将插入点定位于标题占位符中,选择菜单“编辑→选择性粘贴”命令,打开“选择性粘贴”对话框。
3. 为了便于处理从Word中复制过来的内容,通常在对话框的“作为”列表区选择“无格式文本”项(图1),让文本内容不附带格式。
图 14. 这样,Word中的内容就作为无格式文本粘贴到PowerPoint中了,接下来怎么操作呢?我们可以看到复制过去的内容都挤在一张幻灯片上。
5. 为了将这些内容分配到其他新建的幻灯片上去,继续进行后面的操作。
6. 单击程序窗口左边的“大纲”选项卡,然后将插入点定位于大纲中的内容最后一行,单击菜单“插入→新幻灯片”命令,插入一张新的幻灯片,接着用鼠标选中要放在新幻灯片中的内容,在该区域按住鼠标左键,出现一个“|”形阴影的插入线,一直按住鼠标左键的同时将该插入线拖动到新幻灯片图标的后面,这样就把该内容放到了新幻灯片中(图2)。
图 27. 用同样的方法可以将其他内容分配到相应的新幻灯片中。
8. 分配完成以后,接下来就在PowerPoint中进一步的编辑处理、增删内容、设置设计模板与动画方案等。
这些就是PowerPoint的事情,这些任务完成得如何,就要看你PowerPoint的功力了。
提示:当然,你也可以采用分次复制粘贴的方法,以形成多张幻灯片,只是笔者认为上述方法的效率比分次复制粘贴更加高一些。
合作方式二:在PowerPoint中导入Word文档通过复制与粘贴的缺点在于PowerPoint不知道按照Word文档的纲目结构自动转换成相互独立的幻灯片,而要我们自己手动去操作。
在PowerPoint中的“插入”主菜单中有一个“幻灯片(从大纲)”的命令,利用该命令PowerPoint可以自动地根据Word文档的纲目结构快速创建多张幻灯片,效率上远胜于第一种方式,因此会更容易被大家喜欢。
但是利用该方法的前提条件是,必须为Word文档的各个标题指定了相应级别的标题样式,下表是导入的Word文档和用该文档创建的演示文稿之间级别的对应规律:Word文档中的级别转换为PowerPoint后对应的级别一级标题样式演示文稿中的幻灯片标题二级标题样式幻灯片正文一级段落三级标题样式幻灯片正文二级段落四级标题样式幻灯片正文三级段落五级标题样式幻灯片正文四级段落六至九级标题样式幻灯片正文五级段落无级别的其它样式在幻灯片中不显示将Word文档导入PowerPoint,以创建具有多张幻灯片的演示文稿,具体操作过程如下:1. 启动PowerPoint 2002,进入程序主界面。
选择菜单“插入→幻灯片(从大纲)”命令,打开“插入大纲”对话框,对话框的文件类型默认为“所有大纲”。
2. 单击“插入大纲”对话框中的“查找范围”下拉按钮,定位至要插入的Word文档的存放位置,并选中该文档。
3. 单击“插入”按钮,返回PowerPoint主窗口,可以看到Word文档已导入PowerPoint中,而且PowerPoint 自动根据Word文档中的标题样式级别生成了多张幻灯片(图3)。
图 34. 接下来就是在PowerPoint中进一步编辑和处理,完成后选择菜单“文件→另存为”命令,在弹出的对话框中设置好保存的位置和名称,单击“保存”按钮后,就得到了该活动演讲所需的演示文稿。
提示:在PowerPoint中使用Word文档,还可以使用直接打开法。
具体操作是:启动PowerPoint后,选择菜单“文件→打开”命令,在弹出的对话框中设置文件类型为“所有文件”,然后定位至Word文档的存放位置,双击该Word文档后,Word文档便在PowerPoint中打开。
这种方法也会和上述方法一样,按照级别对应规律创建多张幻灯片。
唯一的差别是,该方法创建的第一张幻灯片不是空白的。
二、在Word中使用PowerPoint文档合作方式一:从PowerPoint中导出到Word针对本文开始时提出的情形2,在Word程序中使用PowerPoint文档,可以借助Word强大的编辑排版能力对相关格式进行处理,使之专业化。
在实际的培训、会议等工作过程中,这种合作方式被用得非常多,利用PowerPoint创建的Word文档具有专业和美观的外形,分发给学员、与会者,在方便学员、与会者了解演讲内容的同时,还能向他们展示该演讲的专业化水平。
使用从PowerPoint中导出到Word的方法,最大的特点是可以采用不同的版式,如备注在幻灯片旁、空行在幻灯片旁等5种版式,下面我们以使用最多的空行在幻灯片版式为例。
对于其他版式,有兴趣的读者也可以用同样的方法去尝试一下。
具体操作步骤如下:1. 启动PowerPoint 2002,打开要导出到Word中的PowerPoint文档。
2. 选择菜单“文件→发送→Microsoft Word”命令,弹出“发送到Microsoft Word”对话框。
3. 我们选择“空行在幻灯片旁”单选框,表示导出到Word中的PowerPoint文档使用该版式(图4)。
单击“确定”按钮后,Word 2002程序将被系统自动打开,而且幻灯片也被自动导入到Word中。
图 44. 从图5可以看出,我们还没手动去编辑处理,自动得到的版式外观就相当漂亮。
不难看出生成的Word文档是表格形式的,表格第一列是幻灯片的编号,第二列则显示幻灯片图片,第三列一组横线,学员、与会者可以在上面记一些笔记。
图 55. 如果你觉得这个版式还不满足个性化的要求,你还可以在Word中进一步编辑美化,充分发挥Word 强大的编辑排版能力。
6. 这些任务都完成后,就可以选择菜单“文件→打印预览”命令,预览打印效果。
如果觉得一切都妥当,则可以打印出稿、装订成册,分发下去了。
合作方式二:将PowerPoint文档插入Word这种合作方式的特点是,在Word中插入PowerPoint文档后,可以不需要打开PowerPoint直接在Word 中进入“幻灯片放映视图”,观看放映的幻灯片。
它主要应用于一些较复杂的教学培训中,有可能与一个教学主题相关的演示文稿有好几个,而这些演示文稿之间有先后顺序以及相互之间的关系需要说明,这样就可以在Word文档中说明这些问题,并按先后顺序在相关的说明后插入相应的PowerPoint文档。
由于现在校园网已相当普及,在实际教学活动中,笔者常常把这种Word文档放在网络服务器上,供学生下载学习或复习之用,效率和效果非常明显。
具体操作步骤如下:1. 启动Word 2002,进入程序。
将鼠标插入点定位到要插入PowerPoint文档的位置,选择菜单“插入→对象”命令,弹出“对象”对话框,选择“由文件创建”选项卡(图6)。
图 62. 然后单击“浏览”按钮,在弹出的“浏览”对话框中定位至要插入PowerPoint 文档的存放位置,再选中该文档,单击“插入”按钮,返回“对象”对话框,单击“确定”按钮,指定的PowerPoint文档就被插入到Word 文档中。
插入到Word文档中的PowerPoint文档作为一个对象,也像操作其他对象那样,可以对其调整大小、移动位置等。
而且,它作为PowerPoint演示文稿对象,还有其特有的特殊操作。
例如,将插入点移至刚才插入的PowerPoint演示文稿对象上,单击鼠标右键,在弹出的菜单中选择“演示文稿对象→显示”命令(图7),则进入幻灯片的放映视图,开始放映幻灯片。
若选择“编辑”命令,则在Word中显示PowerPoint程序的菜单栏、工具栏等,通过这些工具可以对幻灯片进行编辑与修饰,处理完成以后,单击对象外任意位置则可退出编辑状态。
若选择“打开”命令,则弹出PowerPoint程序窗口,在PowerPoint程序中显示该演示文稿。
若选择“转换”命令,可以实现演示文稿对象与幻灯片对象之间的转换。
需要注意的是,转换成幻灯片对象时,只能对一张幻灯片进行显示、编辑及放映,而转换成演示文稿对象,则可以对所有幻灯片进行显示、编辑及放映。
图7PowerPoint与Word的“亲密”合作就先告一段落了。
通过解决这些任务,笔者得到一个经验是,要想实现提高办公效率的目标,好好研究一下Office家族系列成员间的“合作”应用,通过合作解决相关问题,是非常有效的途径之一。