电子文件管理问题与对策

随着社会的发展、现代技术的　进步，电子文件的数量不断增加，且　形式也呈日益多样化的发展趋势。它　们都已经从网络的各个入口进入归档　阶段转化为电子档案，逐年增加的电　子文件在归档和利用中出现了不少问　题。本文将对一些问题进行探讨。　一、对电子文件归档管理中存在　的问题及根源分析　１、在企业信息ＯＡ网络设计中档　案管理功能不完善　越来越多的需要网络传递或对外　开放的电子档案，将会陆续进入局域　网，并通过代理服务器与ｉｎｔｅｒｎｅｔ联　接，将档案信息传输出去。从这一点　来看，信息网ＯＡ系统带来的突出问　题，就是系统的档案管理程序设计之　初，没有档案管理人员参与。而多数　档案工作者又对计算机及网络了解甚　少，不具备改进其设计的能力。这样　建成的网络系统中，对电子文件的归　档管理不可能完全符合档案管理的要　求，存在的问题自然也不会少。而在　技术上，企业信息０Ａ网络只设计了　电子文件的逻辑归档功能，而没有考　虑对其进行物理归档。虽然，这看似　提高了工作效率，减少了档案工作者　的负荷，但要是遇到病毒或者服务器　网络遭到攻击，电子档案的丢失将难　以避免。况且，在ＯＡ系统中只设计　了归档保管的功能，而没有实现自动　复制备份功能，只能靠手工进行定期　双机热备份或网络备份，不但费时费　力，也占用了更多的资源。　２、新技术的应用，造成本单位　电子档案长久保管的困难　为适应办公习惯或加密技术的要　求，在电子档案上，可以实现具有图　形属性的个性手迹签名。为保证档案　安全使用的各种算法密码等，都可以　通过ＳＯＬ数据库技术，使同一份档案　的不同信息存放在不同地址。而这些　新技术更新很快，非标准信息就必然　增多，使电子档案离开了固定的载体　信息就失去了可读性。　二、解决问题的对策　面对大量的电子档案，档案工作　者不能消极等待，而必须行动起来。　针对电子档案管理中存在的问题，采　取相应措施。　１、对电子档案真实性及有效性　问题的解决　兰台纵横２５　相关语句，将生成电子档案的专用软　件必须一同归档；并针对电子档案的　设备依赖性，尽量采用知名的大型软　件。因为这类软件具有发展的持续性　和很好的向下兼容性，在应用软件更　新的同时，及时处理相应老版本的电　子档案，将其另存为符合新软件要求　并可以读取利用的档案格式，使其保　电子档案的可复制性，决定了　其可以随时变换载体，形成一档多版　本。若没有对旧版本电子档案的及时　归档保存，而一旦出现新版本电子档　案有误，不可能恢复以前版本的档案，　只能手工恢复，其真实性及有效性必　然会受到破坏。所以，为保证电子档　案的真实性，必需采取专门的技术措　施。要保证电子档案的真实性，可以　依靠电子印章或数字签名的方法对电　子档案进行签批处理。要保证其有效　性，可以在设计系统时写入自动对每　份电子档案的修改、存取、传输等任　何操作，都进行实时存档的程序语句，　以单边不对称密码形式存储并做好防　删改措施，从而为随时印证该电子档　案的来龙去脉提供完整、细致的查考　信息。　２、改变观念，与时俱进，实现　文档一体化管理　改变传统的档案观念，不再以归　档作为档案形成的条件。把文档一体　化这一新概念贯彻到档案管理工作之　中，力争做到归档提前。依据有关法　规要求，保证电子档案在形成、传输　直到归档的全过程，由程序实现备份　背景信息、记录载体数据，从而确保　电子文件归档的质量。在程序上设计　存价值得以延续。　３、颠覆传统管理方式，对电子　档案逻辑归档管理　档案管理延续百年的“集中统一”　管理原则，在电子档案面前受到了严　重的挑战，我们不再以物理归档作为　电子档案管理的唯一方式，而是依据　电子档案的本身特性，采用逻辑归档　管理的办法。正如上述，把产生者和　接收管理者都纳入到档案管理的范围　之内，进行文档一体化管理。在ＰＤ　（产品数据管理）系统中，就采用了　从文件产生到归档的全过程都时刻保　存其原始属性，只要进行网络操作就　必须以完成归档来形成程序闭环，并　在每一个流程中都对其检出、调用、　更改等进行数据记载，然后存入不同　的数据库中。这种非集中统一的管理办　法，利用了电子档案的逻辑归档特性，　提高了利用效率，减少了管理负担。但　这对系统的能力要求更高，保存的内容　增多，冗余信息也必将大量产生。　综上所述，电子档案的管理问题　已经引起了越来越多档案工作者的重　视，随着软硬件系统的智能化程度的　进一步提高，有效解决这些问题的办　法会越来越多。　（作者单位：一汽技术中心）　５．￣ｆＯ

管理方略MODERN ENTERPRISE CULTURE

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MEC随着经济和技术的快速发展，电子技术得到了广泛的应用，在档案管理领域内，电子文件档案管理逐渐成为一种主流。电子文件主要是在数字化环境与计算机设备中形成，以数码的形式保存在光盘、磁盘等存储设备中，运用计算机进行信息处理与检索，还能够在网络中进行传送。当前，电子文件档案管理工作仍然存在一些不足之处，需要探索出解决问题、提升电子文件档案管理质量的途径。一、电子文件档案管理的内涵电子文件档案是相对于传统纸质档案而言的，电子文件档案管理就是由专门技术人员将传统纸质档案转化为电子信息档案进行保管的一项工作。电子文件档案的概念就是在数字环境中生成的，以代码形式保存在存储设备中的、需要在计算机设备上进行查阅的电子文件。较之于传统的纸质文件，电子文件能够更长久地保存下去，它不想传统纸质文件一样会因潮湿、磨损等因素而导致档案资料毁损或者灭失；另外，与纸质文件相比，电子文件档案是经过计算机分类、整理、总结出来的，保存的时候也是分门别类，方便查阅者按照所需文件的类别进行查阅。二、电子文件档案管理存在的主要问题（一）对电子文件档案管理的重视不够现阶段，很多企业的管理者认为文件录入系统之后就具有了很高的安全性，但是，实际上文件在从录入之前到录入完成的整个过程都是十分关键的，应当加强重视。在档案录入系统的全过程中，企业档案管理部门应当严格审核文件资料，保证资料内信息的真实性，在进行录入的过程中，也应当保证录入信息的正确性，在录入完成之后也要加强监管，以防信息被恶意篡改。然而，这些电子文件档案管理流程都未收到管理者足够的重视，甚至为后续的档案利用带来了不小的麻烦。（二）电子文件档案管理制度不够完善当前，企业尚未建立严明的电子文件档案管理制度，没有对管理责任济宁必要的明确性划分，一旦电子文件档案管理出现纰漏，就会出现找不到责任人或者互相推卸责任的问题。正是由于制度的不完善，档案管理人员在开展工作的过程中常常抱着敷衍的态度，甚至增加了电子文件档案的安全风险。（三）档案管理人员素质有待提升管理人员是电子文件档案管理的主要力量，然而由于当前企业对这些人员缺乏严格的考核，或者现有的管理人员没有接受过专业的培训教育，使得这些人员在面对电子文件档案管理中出现的问题时不能制定出有效的解决措施，长此以往，电子电子文件档案管理存在的问题及对策研究童学梅 上海申亿机电设备安装有限公司霞浦分公司中图分类号：G271 文献标识：A 文章编号：1674-1145（2019）6-117-01摘 要 经济发展环境下，计算机技术在各行各业中成为了一种便利工具，电子文件逐渐凭借灵活、便捷等的优势取代了纸质文件的地位，相应的档案管理工作也取得了较大的进展。本文主要就电子文件档案管理的内涵及存在的问题进行了简要分析，并提出了解决这些问题的有效对策。关键词 电子文件 档案管理 问题对策文件档案管理的质量会受到严重影响。三、如何解决电子文件档案管理中遇到的问题（一）增强对电子文件档案管理的重视企业应当积极转变传统落后的档案管理观念，管理者应当认清电子文件档案管理的安全性于企业发展的重要价值，尤其是项目前期行政审批文件的收集、分类、存档，因为其涉及到企业的重大利益。在重视思想的引导下，对电子文件档案管理的思维进行创新，加大对电子文件档案管理的资金与设备投入，保证档案能够为企业长远发展发挥出最佳实效。（二）建立健全电子文件档案管理制度制度是电子文件档案管理工作有效开展的保障，因此，企业应当建立健全相应的管理制度，以制度的形式进行责任的明确与划分，真正将管理责任落实到具体的管理人员；同时，通过考核与奖惩制度的实施，激励管理人员以更高的责任意识开展电子文件档案管理工作，对违法制度的人员给予相应的惩罚，对遵守制度且做出突出贡献的人员应当给予适当的物质或者精神奖励，为电子文件档案管理质量的提升提供强有力的制度保障。（三）提升档案管理人员的综合素质管理人员的素质水平对电子文件档案管理的质量与效率有着直接的影响。为了保证电子文件档案得以安全、长久的保存，企业就应当在招聘环节严格把关，引进专业能力强的优秀人才；对现有的档案管理人员，企业应当定期组织专业知识与技能的培训教育，督促他们不断提升自身的专业素质，掌握电子文件档案管理的先进技术，增强他们的管理责任意识，为电子文件档案管理质量的提升奠定有力的人才基础。四、结语现代化技术的发展使得电子文件档案管理成为了档案管理工作的主流，其有着与传统纸质档案管理不同的优势。企业要想真正提升电子文件档案管理的质量和效率，就必须增强重视、健全制度、提升人员素质，只有运用这种有针对性、科学性的对策，才能真正以高效的档案管理带动企业健康持续的发展。参考文献：[1]杨向丽.电子文件档案管理存在的问题及对策分析[J].办公室业务,2017(16).[2]周海霞.电子档案管理中几个关键问题及解决对策[J].黑龙江科技信息,2016(34).[3]王娟.电子文件档案管理存在的问题及对策解决[J].办公室业务

电子文件档案管理存在的问题及对策解决

作者：王娟

来源：《办公室业务（上半月）》 2017年第2期

电子文件档案管理的方法由于其方便性、灵活性得到了大力推广。在逐渐被人们熟知并采用的同时，它的问题也暴露了出来，如何保证档案的保密性；档案管理的权力分散在多人手中后果会怎样；管理人员的素质水平是否影响档案的管理等等。要想使电子文件档案管理法能够得到更多人的认可，解决这些问题时必然的。只有解决了这些困扰大家的问题，才能使该方法真正意义上造福人类，为人类的进步做出长足的贡献。

一、电子文件档案管理的内涵

电子文件档案管理即将传统的纸质资料，由专人将其转化为以电、代码等为载体的电子信息进行封存保管。通常情况下对电子文件档案管理的定义为：以代码的形式存在于硬盘、光盘等载体中的，生成于数字的环境中的，需要计算机等设备进行阅览的电子文件。同传统的纸质文件相比，转换为电子档案的文件更加便于长久保存，不会像传统的纸质档案一样因为纸张或者墨水的原因而难以辨认档案所载有的资料。另外电子档案文件也便于查阅，相较纸质文件，电子档案用计算机进行归纳总结，分门别类的保存起来，令查阅者一目了然。

但是电子档案也有一定的缺陷，它所载有的资料容易被篡改，不同于纸质文件会留下很明显的改动痕迹，电子档案几个数字代码的改变并不容易被发现。另外电子档案过于依赖计算机作为载体来进行查阅，若没有计算机或者别的外在原因很可能导致资料无法查阅。

二、电子文件档案管理存在的主要问题

（一）相关部门未引起足够的重视。电子文件档案管理办法对外界条件有很高的依赖性，需要电子文件档案管理部门引起足够的重视。现如今，相关部门认为一旦文件录入在案了便是十分的安全，其实不然，文件录入前、录入时、录入后三个阶段应该是同样的重要，应该引起重视。在档案的三个阶段中相关部门应该采取不同的措施，录入前做好资料的审核，保证资料的真实性；录入时也应该保证审核好数据不要造成录入误差；录入后应该做好监管工作，防止有人恶意改动数据，给以后的研究带来不必要的麻烦。

也谈电子文件管理

摘 要：随着办公自动化的进一步深化以及电子计算机和现代通信技术相结合的信息技术产业的迅猛发展，尤其是无纸化办公悄然在机关事业单位内部的兴起，电子文件大量应运而生。电子文件的兴起，也对传统的档案管理提出了新的挑战，存在电子文件的原始性界定困难、电子文件的逻辑和实体归档以及电子文件的利用与保密问题等等。

关键词：电子文件；管理；办公自动化

对于目前电子文件的管理，国家也采取了积极的措施，及时颁布了《电子文件归案与电子档案管理办法》，但是也只能算是宏观上的法规，而没有微观的操作可行的细则。加强对电子文件的管理，除了要有宏观的管理制度，本人认为还应该做好以下几个方面：

一是领导重视，宣传学习到位。各级领导要高度重视电子文件管理，只有领悟了它的重要意义，才能充分认识到电子文件管理的时代性、紧迫性和重要性，广泛发动学习电子文件的管理知识，深刻认识其重要性，增强全员的电子档案意识，营造人人关心、齐抓共管的浓厚氛围。

二是建立健全规章制度，随时完善。由于电子文件涉及的技术环境较复杂，采用标准化的方法进行管理会更周全，更易于操作。电子文件归档与管理必须依照相关法规和技术标准，纳入科学化、法制化的轨道，才有利于做好现时代的电子文档管理，才能发挥出电

子文档的重大历史借鉴用途。档案部门要积极参与和指导电子公文的收集和归档等各个环节。同时，要按照国家、省、市档案局有关精神和要求，制订可行的电子公文归档管理办法、实施细则、技术标准等。

三是电子与纸质同时保存。鉴于电子文件载体和信息技术的不稳定性，以及电子文件的易修改性，对于重要的电子文件有必要制成纸质加以保存归档，同时硬盘拷贝存档，以确保电子文件的真实性、安全性。电子与纸质文件归档后，“两套制”档案检索目录或备注中应当相互注明，以便查询时参照互补。