向家坝工程技术部文件资料管理（暂行）办法
（工程技术部）
一、总则
为了规范工程技术部技术文件资料管理，保证各项施工图纸、施工措施、内外部联系单能准确、快速发放，确保各类资料的归档和存储，以便后期资料的查阅及满足贯标要求，特制定本资料管理办法。
二、外来文件处理程序
1、外来文件原则上由资料员统一收发，资料员不在时，其他人有义务签收外来文件，并交资料员统一登记处理；
2、资料管理员将收到的外来文件每天汇总后，先交工程技术部主任阅（主任不在时，交副主任阅），并作出批示和工作安排；工程技术部成员原则上每人均应阅读，并提出建议和意见。阅读采用传阅的方式，传阅完后资料管理员应将文件及时归档；
3、对于需要复印的外来文件，原则上由资料管理员统一复印。
三、文件发放处理程序
1、工程技术部外发文件：
外发文件编写完毕后，工程技术部各专业负责人先进行校核，后由主任进行文件签发。原则上由工程技术部主任签发，工程技术部主任不在时由分管副主任签发；文件编写人应向资料管理员书面交待发送单位或人员。工程技术部拟文外发的文件，按规定由施工局领导会签后，由资料管理员复印、发文；
2、文件编号：工程技术部行文的文件包括报监理文件、内部工
作联系单、施工专题报告等，由各编写人员进行统一编号，并统一凳记在册；
3、文件存档：文件一律由资料管理员统一存档，存档资料一式两份，一份作为工程技术部内部查阅使用，另一份作为永久存档资料，作为以后的竣工资料。
四、电子文档管理程序
1、电子文档资料主要包括编写的各类施工措施、外发文件及专题报告等，编写人员在文件外发后应及时进行电子分类存档；
2、电子存档文件不的随意更改、删除等；
3、电子文档目录表由资料管理员统一编写，并进行分类汇总，以便于资料查阅。
五、资料的查阅和借阅：
1、工程技术部人员查阅各种存档资料时，应及时归档，不得私自存放；
2、其它部门人员或单位借阅工程技术部资料时须经主任或副主任同意，并办理借阅手续后方可借阅。
