1.目的
为了规范文具用品的采购及发放程序，合理控制文具用品耗用成本，特制定本办法。2．适用范围
本规定适用于XXX总部及工厂的文具用品采购与发放管理。
3．名词定义无
4. 流程与权责
行政部负责公司文具用品的总费用控制，各部门负责每个月用品的申报、文具的管理及成本的控制，采购部门负责文具购入，总仓负责文具的进仓库管理。
4.1流程
4.2文具用品的配额
4.2.1各部门办公室人员按5元/人/月的标准；少于标准计发的，可以部门为单位。
4.2.2各部门有办公室人员增加及非办公室人员但需文具，影响文具用品配额的，可以提出
申请，行政部根据该部门经理批准的《文具用品配额调整申请单》，对文具用品的配额进行调整；部门人员减少的，行政部根据确定的人员减少信息直接从该部门配额中扣减相应金额。
4.2.3各部门当月文具用品的金额如有节余,可累计到次月使用,累计金额于年末清零。4.2.4不易耗品文具全部领用采取以旧换新。如：计算器、文件架、订书机、剪刀等。
4.2.5办公室新入职员工文具配备标准：签字笔1支、记事本1个；需要配置计算器及文件架等不易耗文具的岗位的人员，需填写《文具用品配额调配申请单》经所属部门经理确认，行政经理批准以后予以发放。
4.2.6对于公司某个部门将举行的大型活动所需的文具，由使用部门提出需求，采购部依流程负责申请购买，费用计入申请部门。
4.2.7打印&复印用纸、墨盒硒鼓等IT类物品、行政部部购买的厂牌绳及厂牌套、名片印刷不计入5元/人/月的标准内。
4.2.8此规定仅限于文具，不包含清洁及劳保用品采购。
4.3文具用品的申购
4.3.1各部门于当月20日前提交经所属部门与行政部批准之次月的《文具用品采购申请表》给采购部，采购部统计好总数据以及确认好物品相关参数后需要由负责人确认好费用以后下单。
4.3.2《文具用品采购申请单》应严格按规定填写,并由部门负责人签字确认。
4.3.3因工作需要，需要额外申请文具用品的，申请部门应填写《文具用品采购申请单》，经部门经理批准并由行政部经理批准后方可采购，费用计入申请部门。
4.3.4不符合规定或未经批准的文具用品采购申请，行政部有权驳回。
4.3.5各部门负责各自部门备用文具用品的储备。
4.4文具用品的发放
4.4.1总仓指定专人于每月12-20日发放月度文具用品；临时采购的文具用品由总仓另行通知申请部门领取。
4.4.2各部门领取文具用品后需签字确认。
4.4.3新员工入职，所属部门按“新入职员工文具用品发放明细”进行配置，并发放。5．参考数据
5．1《文具用品采购申请单》
5.2 《文具用品配额调配申请单》
6．变更履历
7．应发放部门
文具用品配额调整申请单
因我部门新增（岗位）员工名，姓名分别是、按元/人/月标准增加部门文具用品额度，共计增加元。
妥否，请领导批示。
部门负责人
行政部审核
文具用品配额调整申请单
因我部门新增（岗位）员工名，姓名分别是、按元/人/月标准增加部门文具用品额度，共计增加元。
妥否，请领导批示。
部门负责人
行政部审核
部月份文具需求表
请购人：部门经理: 行政部：
