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工作中邮件使用的注意事项1.主题：1.1首先邮件主题明确，主题是正文的中心思想的提炼，一眼可辨识内容，也方便日后查找，让收件人知道你要他们知道的事情，以便他们决定该如何处置。
无用或引人误解的主题非常讨人厌。
2.邮件内容2.1称呼：明确邮件是发给谁的，如果只是发给少数几个人，请有对应的称呼，如果是发给大家，即很多个人，方可使用“DEAR ALL”,不要任何邮件均是“DEAR ALL”，对应的窗口要明确！2.2正文：根据邮件主旨将邮件内容展开说明，①告知收件人某件事情，须有四要素：时间、地点、人物、事情。
邮件内容需确实，不要随便将不确定的内容写在邮件中②告诉厂内相关单位某个异常，要遵循5E2H原则！③需要相关单位配合所做事项，需注明责任人及完成时间2.3附件: ①如果邮件正文主要在一个附件里，那么邮件正文中应该用简单的文字描述附件的是什么的中心思想，避免邮件查看人不知道附件是什么，这对以后邮件的存档查找很重要；②邮件发送前，务必检查一下邮件究竟有无将需要插入的附件插入！2.4文法、错别字在拼写的时候容易出现错别字、英文单词拼写错误，语句的文法错误，为避免以上错误，邮件书写完毕后仔细阅读一下，确认没有上述低级错误！2.5邮件心情：邮件中切勿出现情绪化的字样、更不要通体红色！不要使用邮件发过来发过去的吵架！有些事情邮件里面无法讲明白的，请及时召开会议解决！邮件里无法讨论明白的，有些文字也是无法表达清楚的，就要有讨论会，不要邮件摞了10层楼了还没解决就要赶紧开讨论会。
2.6背景色：背景颜色跟字体最好不要是同一个色系，避免看起来较吃力！2.7字体等细节:当邮件中有些内容需要重点强调时可将此部分内容的字体颜色或者背景色改成醒目颜色！把字体变大也是一种加强阅读效果的方法，可以把需要强调的地方的字体加大，变成多大要看实际需要，不要太夸张即可。
同理，下划线和也是一种办法。
2.8重要性程度：可以根据邮件的重要性程度，将邮件分为重要性高或者低，部分重要邮件可以适当添加提醒，及时提醒收件者及时处理！3.签名档记得在发邮件时加上自己的签名档，务必包含：部门、姓名、联系方式（若是第一次发给相关人员尤其是外单位的请务必加上单位及地址），另一方面，你不需要提供完整的个人历史，包括出生地、最喜欢的颜色和紧急联络人等信息也可免。
职场商务电子邮件的写作礼仪职场商务电子邮件是现代商业环境中非常重要的沟通工具之一、正确的写作礼仪可以帮助人们有效地传达信息，建立专业形象，并避免引起不必要的误解或冒犯。
下面是一些关于职场商务电子邮件写作礼仪的指南，帮助您在职场中成功地使用电子邮件进行沟通。
1.敬语和礼貌语气：在电子邮件中使用敬语和礼貌语气是非常重要的。
使用适当的称呼，如"尊敬的"或"亲爱的"，并在邮件的开头和结尾使用适当的礼貌用语，如“致意”或“祝好”。
此外，在邮件的整个内容中，使用礼貌和友好的措辞，避免使用过于直接或冷漠的语言。
2.清晰简洁的主题：在写电子邮件时，确保主题行清晰简洁，能够准确概括邮件的内容。
避免使用模糊或不相关的主题，这会使读者产生困惑，并且可能会导致他们忽略或延迟回复您的邮件。
3.在引言中提供上下文信息：如果您的邮件涉及之前的对话、会议或其他相关事件，请在引言部分提供相应的上下文信息。
这将帮助读者快速了解您的邮件内容，并更好地理解问题或请求的背景。
4.清晰明了的结构：将电子邮件分成段落，并确保每段只包含一个主要主题。
使用标题、标点符号和编号等方法来提高邮件的结构和可读性。
此外，使用简明扼要的句子和段落，避免使用冗长或复杂的句子结构。
5.合适的语气和措辞：在商务电子邮件中，使用正式的语气和措辞，以保持专业形象。
避免使用缩写、俚语或口头语，这些可能会引起误解或给人不那么正式的印象。
此外，避免使用情绪化的词语或语气，以确保邮件的中立和客观。
6.正确的拼写和语法：在写电子邮件时，确保使用正确的拼写和语法。
使用拼写检查工具和语法检查工具来纠正任何拼写或语法错误。
错误的拼写和语法错误可能会破坏邮件的专业形象，并使读者难以理解您的意思。
7.合适的抄送和密送：在发送电子邮件时，请确保正确使用抄送（CC）和密送（BCC）。
抄送给需要了解邮件内容但不需要做出回复或采取行动的人员。
将人员添加到密送列表时，请确保在邮件正文中解释您为什么选择密送他们的原因。
职场礼仪：E-mail的礼仪常识第1篇：职场礼仪：E-mail的礼仪常识一、要小心写在E-mail里的每一个字，每一句话。
因为现在法律规定E-mail也可以作为法律*据，是合法的。
所以发E-mail时要小心，如果对公司不利的，千万不要写上。
如报价等。
发邮件时一定要慎重。
二、邮件讯息不要太冗长。
这样不会引起别人的注意的，也不喜欢看下去的。
三、不要在邮件未端列出对方的地址。
因为对方知道自已的地址，不用写，写上感觉不太好。
四、发送附加文件要考虑对方能否阅读该文件。
发第一封你可以先用一般格式发送(对方可以阅读的格式)，然后在上面写上请问一下如果发送压缩格式(或其它格式)的能不能阅读。
如果可以，你就可以发送压缩格式的了。
这样给人感觉你很细心，体贴，而且让人感觉这个文件很重要的。
五、邮件不要太公式化。
你可以在上面加上LOGO等。
第2篇：社交：E－mail礼仪一、要小心写在E－mail里的每一个字，每一句话。
因为现在法律规定E－mail也可以作为法律*据，是合法的。
所以发E-mail时要小心，如果对公司不利的，千万不要写上。
如报价等。
发邮件时一定要慎重。
二、邮件讯息不要太冗长。
这样不会引起别人的注意的，也不喜欢看下去的。
三、不要在邮件未端列出对方的地址。
因为对方知道自已的地址，不用写，写上感觉不太好。
四、发送附加文件要考虑对方能否阅读该文件。
发第一封你可以先用一般格式发送（对方可以阅读的格式），然后在上面写上请问一下如果发送压缩格式（或其它格式）的能不能阅读。
如果可以，你就可以发送压缩格式的了。
这样给人感觉你很细心，体贴，而且让人感觉这个文件很重要的。
五、邮件不要太公式化。
你可以在上面加上LOGO等。
第3篇：职场礼仪：办公礼仪常识我的许多朋友从农村来到城市，开始是做工人的，因为他们自强不息，进修了大专，开始做了办公室职员，有的是接线员，有的是秘书，更多的做了推销员，经常出入office。
她们都认为懂得职场礼仪是多么重要。
工作邮件的规范与注意事项工作邮件的规范与注意事项一、行为准则员工在工作中应当遵守以下行为准则：1. 严格遵守公司一切规章制度及工作守则；2. 工作中尽忠职守，服从领导，团结同事，保守业务秘密；3. 平时爱护公司财物，不浪费，公私分明；4. 不做任何有损公司声誉的行为。
二、行为细则员工务必仔细阅读以下行为细则并严格遵守：1. 员工应按规定时间上下班，不得无故迟到、早退，上班时间须配戴胸卡；2. 员工在工作时间内不得随意离开工作岗位，如需离开应向主管请示；3. 员工每天应注意保护自身和同事的安全与健康，维持作业、办公等区域的清洁和秩序；4. 员工不得私自携带公物离开公司，如因工作原因确须携带，须征得主管人员的同意；5. 员工在工作时应尽忠职守，服从上级安排，听从上级的工作批示和指导；6. 员工在工作时间应全神贯注，努力提高工作效率，严禁-看与工作无关的书籍、报刊、杂志；7. 员工在上班时间内禁止吸烟、打电话聊天、上网聊天、玩游戏、看电影、听音乐、吃零食或做其他一切与工作无关的事情；8. 员工不得在办公场所大声喧哗，打电话时声音应尽量不影响其他人工作；9. 员工无论在上班或休息时间都应尊重其他同事，未经许可不得翻阅或挪用他人的物品和文件（特殊工作、紧急情况除外）；10. 不得经营与本公司类似及职务上有关联的业务，或兼任其他同行企业的职务；11. 员工应严格遵守公司的制度规定、办事程序，绝不泄露公司的机密；12. 员工不得打听同事的考绩结果和薪酬收入；13. 员工应爱惜并节约使用公司的一切财产物品。
三、着装着装应相对正式，不得太花哨或太暴露。
1. 男士不得穿背心、沙滩裤、凉鞋或拖鞋上班；2. 女士不得穿背心、吊带装、超短裙、休闲短裤或拖鞋上班。
四、员工礼仪员工礼仪应符合通常公共场合之礼仪规范。
1. 接听电话时，应在电话铃声响3遍之内接听，外线应首先说：“您好！**事务所”。
内线应首先说：“您好!XXX（指自己姓名/部门）”；同事不在但电话铃声响，周围同事应代为接听，问清对方姓名，来电事项以便转告。
职场邮件礼仪规则职场邮件礼仪规则一封小小的邮件中可能隐藏着无数的暗流涌动，几个词组的组合也可能会出现不同的意义。
那么职场邮件有哪些礼仪规则呢？下面就由店铺给大家提出几条建议：1、不要越级发邮件E-mail的最重要特征就是容易被转发，这一点对于喜欢越级E-mail的“小聪明们”来说是致命的。
2、不要转发不该转发的.E-mail同样，假如你收到了某某同事发来的带有偏见内容的E-mail，你做到自己知道就行了，并深深感谢他的信任，不要到处转发或复制粘贴，更不要为证明“这不是我说的，是XX 说的”而当着他人面打开E-mail页面，你就变成了办公室的不良信息传播者，失去了同事最起码的信任。
3、保留好发送E-mail的证据有时候E-mail可能因网络问题不能按时送达，也可能不小心被收件者删掉了，或者收件者根本就是故意说没收到，怎么办?在发E-mail 时给自己抄送一份就得了，或者保留在发件箱里。
同样，其他人发给你的工作E-mail也要保留三个月以上再考虑永久删除，以备发生问题时“对质”。
4、私人E-mail躲开公司网络监控很多公司都有网络监控一说，我们就宁可信其有吧。
我们总有点私事吧，躲开监控也不难，可以用擅发E-mail 的手机，随时随地上网，发送接收都可以避开公司的网络监控。
比如跟恋人谈谈情说说爱，或者跟培训班的老师发发作业，都很方便。
5、让E-mail帮助自己树立勤奋形象不能半夜给客户打电话谈价格，不能在出差途中、火车上给老板打电话汇报情况，怎么办?很简单，发E-mail 啊。
只管在晚上零点之后给客户、老板发E-mail 谈工作吧，当他们收到时会为你的勤奋感动的!同样，在不方便打电话的时候打开手机给客户、老板发E-mail，说一句：我在火车上，周围比较乱，在用手机发E-mail……老板最喜欢这样的员工了。
6、不要忘记E-mail的正确收发时间同一个E-mail前后10分钟发送可能就影响大局。
把手机的E-mail收发设置短信一样的提醒声音;对于需要在确定的时间点上发送出去的重要E-mail可以在手机的备忘录中将其记录下来，一到时间就会提醒你。
邮件礼仪――很多职场人士忽略的礼仪每个职场人士几乎每天都在使用电子邮件，无论是公司内部信息的上传下达还是对外沟通、联络都离不开电子邮件。
邮件礼仪却因繁杂的事物被我们所忽略。
我们都需要注意什么呢？主题。
邮件一定要书写主题，不要出现“来自的邮件”简明扼要。
商用邮件就像写在纸上的备忘录，有清晰的目标，表达明确，并简明扼要――所以请控制邮件的篇幅。
及时性。
每天早上上班后第一件事就是查看邮箱。
保证自己不会错过任何一封重要的邮件。
留心细节。
发送邮件前一定要检查“收件人地址”，不要因为疏忽而点击了“全部回复”键。
适宜性。
不要通过电子邮件来进行投诉或批评，而且永远不要使用电子邮件向老板提出辞职。
判断力。
请谨慎筛选你打算转发的`邮件。
不要让电子邮件成为职场政治斗争的工具。
效率。
如果人们不断在原邮件的基础上回复，那么如此累积下来，收信人就必须在繁杂的信息里寻找自己应该阅读的那部分。
最快捷的方式是删除所有不必要的信息，不要把它们留给收信人。
紧急性。
只有在发送紧急邮件时，才能使用特别标记。
附件。
发送附件给收信人，最好在正文中提醒对方。
度假。
你在休假时，不要对这期间收到的邮件置之不理。
大多数电子邮件系统都可以自动给对方发去“不再办公”的回复。
并且告诉对方你休假多长时间，在紧急情况下可以联系谁。
电子邮件使用中的一些让人厌烦的举动1、转发伤风败俗的玩笑。
2、不厌其烦的描述自己的不幸。
3、转播不负责任的流言蜚语。
4、讨论敏感的个人问题。
5、随意批评其他人。
6、对工作或老板抱怨不休。
7、对家人或朋友争论不休。
职场电子邮件礼仪职场电子邮件礼仪2篇职场电子邮件礼仪1一、标题要提纲挈领，切忌用词含糊不清添加邮件主题是电子邮件和信笺的不同之处，在主题栏里用短短的几个字概况出这跟个邮件的内容，便于收件人衡量邮件的轻重缓急，分别处理。
尤其是回复的信件，要注意添加，或者更换邮件的主题，最好写上来自XX公司，年，月，日等方便对方一目了然和便于储存。
二、忌不写称呼许多人写邮件一上来就直接说事情，给人的感觉是你应该知道我是谁；有时至多用个你好这些都是不礼貌的做法。
正确的做法是：如果对方有职位要称呼职位（姓氏+职位）；如果不清楚职位，可用姓氏+先生/小姐。
当然十分熟悉的情况下，可以用双方都习惯的称呼方式，而这种情况仅限于非正式邮件。
值得注意的是，通常用您好比用你好更有礼貌，除非确定自己是上级或长者。
三、忌乱用称呼比较忌讳的是有些人管所有人都叫经理。
普通员工当然高兴了。
但是会冒犯比经理职位高的人。
通常称呼他人可省去副字，但尽量不要跳级，更不可给人降级，例如对方是副经理，可以称呼姓氏+经理；但不要称呼姓氏+总；而如果对方是副总裁，则不可称呼对方为经理或总经理。
四、忌全文使用英文大写字母这样写邮件太强势，甚至暗示寄件人懒得使用标准的文法，这还是种文字沟通方式，遵守尺度的文书规范是一种职业礼貌。
五、理清回复的内容比如有位女士收到过这样一封邮件，其中包括了辗转收送的十二个人之姓名，他其实没有必要知道这些讯息。
留意回答题目的技巧，当回件答复题目的时候，最好只把相关的题目抄到回件，然后附上谜底。
也不要仅仅以“是的”二字回复，那样太生硬了。
而且让读的人摸不着头脑。
六、忌人名不排序收件人（包括抄送人）若为一个以上，不论在邮件地址位置，正文位置，还是附件内，均需要排序。
最讲礼仪的方式是按照职务高低排序，同样职位按姓氏字母顺序排，不了解职位时可以按照字母顺序排，但重要邮件不建议这样做，尤其是重要客户。
七、忌不分段有的人整篇邮件从头至尾写成一大片，象小说一样，给人眉目不清晰的感觉，不想看下去，从而自然影响处理的效率。
求职信投递小细节莫忽视
在投递求职信时，以下小细节是很重要的：
1. 收件人姓名和职位：确保求职信中的收件人姓名和职位是准确无误的，细心对照招聘信息上的信息。
2. 格式和排版：确保求职信的格式清晰整洁，避免出现拼写错误、语法错误或排版混乱的情况。
3. 主题行：在邮件投递时，填写明确简洁的主题行，让招聘人员一目了然你的意图。
4. 个性化内容：在求职信中，尽量个性化地表达你对该职位的兴趣和适应能力，展示出你对公司和岗位的独特理解和认识。
5. 实际案例：通过具体的实际案例或经历，展示出你在相关领域的能力和成就，让招聘人员更直观地了解你的实力。
6. 结尾感谢：在信末，表达对招聘人员的感谢，并期待进一步的面试机会，展示出你的积极态度和礼貌。
在投递求职信时，这些小细节会让你的申请更加仔细周到，提高成功的几率。
工作中需要注意的邮件工作规范一：注意邮件基本规范（有些外企公司邮件超过三次无标题，忘记附件就要受罚的）1发送和抄送，发送邮件要分清楚收件人和抄送人甚至密送（个人不赞成使用密送，除非对公司外群发邮件避免泄露邮件地址），收件人一般应该回复邮件，抄送人起旁听作用可回可不回邮件；2主题，邮件一定要有主题，而且主题是正文的中心思想的提炼，否则日后查找该工作比较费劲；3)正文，如果邮件正文主要在一个附件里，那么邮件正文中应该用简单的文字描述附件的是什么的中心思想，避免邮件查看人不知道附件是什么，这对以后邮件的存档查找很重要；4)落款，邮件一定要有落款的姓名，谁写的邮件，因为如果邮件来回几次摞了几楼后就不知道哪一楼是谁的意见（靠看发件人就费劲了）；5) 邮件要注意存档，最好是几年前的工作邮件都保留下来，每次重装电脑时候注意备份下来；6）私密尽量不要邮件，财务工资、私密话题，尽量不要用邮件，因为邮件转发很方便（秘书门的经验教训），如果要转发他人的邮件，在增加新的收件人或者抄送人的时候要看看整体内容是不是适合给增加的人查看，如果不适合要做稍微的删除处理，有些邮件内容只适合决策层面看，查看人要分得清不能随便转发。
邮件的好处：1、存档和转发方便，随时有可被转发，同时发邮件时就要想好可能被转发，适合存档、有稽可查（可以保存几年前的工作历史记录，公司在发展几年后这个历史过程很重要的），可以一对多，回复多对多，即时（我们用的微软的Exchange Server是即发即收，比较快），邮件还不受时间和空间限制，看到回复就行了。
2、邮件适合的工作：指令性及工作结果性工作，上级给下级下达工作指令，可以是给一个下级，也可以是给多个下级，下级完成提交工作结果；协作性、讨论性、决策性工作，需要多个人，邮件的收件人和抄送人都可以同时有多个对象，相关人不用聚集到一个会议室，大家看到回复自己的意见或者做自己该做的工作就行了，对决策性的，相关人回复完意见，上级最后综合决策就行了，也可以不听相关人的意见，因为上级有决策权，决策完后大家就要按照决策去执行，不能再按照自己的想法单独行事。
电子邮件使用规定电子邮件是现代人们工作和生活中不可或缺的通信工具。
为了确保邮件的有效传递，保护通信内容的安全性，以及提高工作效率，以下是关于电子邮件使用的规定。
请大家遵守并共同营造一个良好的工作环境。
一、邮件发送和接收规定1. 保持专业和礼貌：在写邮件时，务必保持专业和礼貌的语气。
语句要简洁明了，不要使用不适当的符号、表情或句式，避免使用粗鲁或冒犯性的言辞。
2. 邮件标题：确保邮件标题准确并简明扼要，能够准确概括邮件的主题。
避免使用模棱两可或者误导性的标题。
3. 抄送和密送：在发送邮件时，确保抄送和密送的正确使用。
抄送是为了让收件人知道该信息，密送是为了隐私或安全原因。
请确保所有收件人同意被抄送或密送。
4. 回复和转发：在收到他人邮件时，请尽快回复。
如果需要转发邮件，请在发送前获得原作者的许可，并在邮件正文中注明转发原因和详细备注。
二、保护信息安全1. 密码安全：使用复杂的密码并定期更改，不要将密码透露给他人。
并确保密码不易被猜测到。
2. 强制安全措施：对于包含敏感或机密信息的邮件，请加密邮件内容或添加相应的安全措施，以确保信息不被未经授权的人员读取或篡改。
3. 病毒和垃圾邮件：不要打开未知来源的附件，以防止病毒感染。
同时，不要转发和回复垃圾邮件，以避免电子邮件系统遭受攻击。
三、有效使用电子邮件1. 清晰明了的发送者信息：请确保在邮件的签名中包含完整的个人信息，例如姓名、职务和联系方式等。
2. 适度使用回复全部：只在必要时使用“回复全部”功能。
仔细审查邮件内容并确认是否需要其他人员的回复，以免造成不必要的干扰。
3. 控制邮件长度：尽量保持邮件内容简洁明了，避免过长的邮件。
如果内容较多，可以考虑使用附件或者分段进行发送。
4. 分类整理邮件：根据不同的主题或项目，将邮件整理到相应的文件夹中。
这样可以更方便地查找和回顾以前的邮件。
四、电子邮件礼仪1. 恰当的称呼：在电子邮件正文中，使用恰当的称呼，如尊称“先生/女士”，或根据对方的职务称呼。
关于主题主题要提纲挈领，添加邮件主题是电子邮件和信笺的主要不同之处，在主题栏里用短短的几个字概括出整个邮件的内容，便于收件人权衡邮件的轻重缓急，分别处理。
1．一定不要空白标题，这是最失礼的。
2．标题要简短，不宜冗长，不要让outlook用…才能显示完你的标题。
3..最好写上来自**公司的邮件，以便对方一目了然又便于留存，时间可以不用注明，因为一般的邮箱会自动生成，写了反而累赘。
4. 标题要能真反映文章的内容和重要性，切忌使用含义不清的标题，如“王先生收”。
也不要用胡乱无实际内容的主题，例如：“嘿！”或是“收着！”5．一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈及多件事情，以便于日后整理6．可适当用使用大写字母或特殊字符（如“* !”等）来突出标题，引起收件人注意，但应适度，特别是不要随便就用“紧急”之类的字眼。
7．回复对方邮件时，应当根据回复内容需要更改标题，不要RE RE 一大串。
8、最最重要的一点，主题千万不可出现错别字和不通顺之处，切莫只顾检查正文却在发出前忘记检查主题。
主题是给别人的第一印象，一定要慎之又慎。
关于称呼与问候1．恰当地称呼收件者，拿捏尺度邮件的开头要称呼收件人。
这既显得礼貌，也明确提醒某收件人，此邮件是面向他的，要求其给出必要的回应；在多个收件人的情况下可以称呼大家、ALL。
如果对方有职务，应按职务尊称对方，如“x经理”；如果不清楚职务，则应按通常的“x先生”、“x小姐”称呼，但要把性别先搞清楚。
不熟悉的人不宜直接称呼英文名，对级别高于自己的人也不宜称呼英文名。
称呼全名也是不礼貌的，不要逮谁都用个“Dear xxx”，显得很熟络。
关于格式，称呼是第一行顶格写。
2．Email开头结尾最好要有问候语最简单的开头写一个“HI”，中文的写个”你好”或者“您好”，开头问候语是称呼换行空两格写。
结尾常见的写个Best Regards，中文的写个”祝您顺利”之类的也就可以了，若是尊长应使用“此致敬礼”。
注意，在非常正式的场合应完全使用信件标准格式，“祝”和“此致”为紧接上一行结尾或换行开头空两格，而“顺利”和“敬礼”为再换行顶格写。
俗话说得好，“礼多人不怪”，礼貌一些，总是好的，即便邮件中有些地方不妥，对方也能平静的看待正文1. Email正文要简明扼要，行文通顺若对方不认识你，第一件应当说明的就是自己的身份，姓名或你代表的企业名是必须通报的以示对对方的尊重，点名身份应当简洁扼要，最好是和本邮件以及对方有关，主要功能是为了收件人能够顺利地理解邮件来意。
不可没头没脑就是正事，别人不知道你是谁还得拉到最后看。
但也不可过多，有些联系方式之类与正文无关的信息应在签名档中表明。
Email正文应简明扼要的说清楚事情；如果具体内容确实很多，正文应只作摘要介绍，然后单独写个文件作为附件进行详细描述。
正文行文应通顺，多用简单词汇和短句，准确清晰的表达，不要出现让人晦涩难懂的语句。
最好不要让人家拉滚动条才能看完你的邮件，千万不要学唐僧。
2. 注意Email的论述语气根据收件人与自己的熟络程度、等级关系；邮件是对内还是对外性质的不同，选择恰当的语气进行论述，以免引起对方不适。
尊重对方，请、谢谢之类的语句要经常出现。
电子邮件可轻易地转给他人，因此对别人意见的评论必须谨慎而客观。
“邮件门”就是深刻的教训！3. Email正文多用1234之类的列表，以清晰明确。
如果事情复杂，最好1、2、3、4的列几个段落进行清晰明确的说明。
保持你的每个段落简短不冗长，没人有时间仔细看你没分段的长篇大论。
4. 一次邮件交待完整信息最好在一次邮件中把相关信息全部说清楚，说准确。
不要过两分钟之后再发一封什么“补充”或者“更正”之类的邮件，这会让人很反感。
5. 尽可能避免拼写错误和错别字，注意使用拼写检查这是对别人的尊重，也是自己态度的体现。
如果是英文Email，最好把拼写检查功能打开; 如果是中文Email，注意拼音输入法带给你的弱智同音别字。
在邮件发送之前，务必自己仔细阅读一遍，检查行文是否通顺，拼写是否有错误。
6. 合理提示重要信息不要动不动就用大写字母、粗体斜体、颜色字体、加大字号等手段对一些信息进行提示。
合理的提示是必要的，但过多的提示则会让人抓不住重点，影响阅度。
7. 合理利用图片，表格等形式来辅助阐述对于很多带有技术介绍或讨论性质的邮件，单纯以文字形式很难描述清楚。
如果配合图表加以阐述，收件人一定会表扬你的体贴。
8. 不要动不动使用:) 之类的笑脸字符，在商务信函里面这样显得比较轻佻Business Email 不是你的情书，所以:)之类的最好慎用。
只用在某些你确实需要强调出一定的轻松气氛的场合，比如现在－:)附件1. 如果邮件带有附件，应在正文里面提示收件人查看附件2. 附件文件应按有意义的名字命名，最好能够概括附件的内容，方便收件人下载后管理3. 正文中应对附件内容做简要说明，特别是带有多个附件时4. 附件数目不宜超过4个，数目较多时应打包压缩成一个文件5. 如果附件是特殊格式文件，因在正文中说明打开方式，以免影响使用6. 如果附件过大（不宜超过2MB），应分割成几个小文件分别发送，语言的选择和汉字编码1. 只在必要的时候才使用英文邮件英文邮件只是交流的工具，而不是用来炫耀和锻炼英文水平的。
如果收件人中有外籍人士，应该使用英文邮件交流；如果收件人是其他国家和地区的华人，也应采用英文交流，由于存在中文编码的问题，你的中文邮件在其他地区可能显示成为乱码天书。
2. 尊重对方的习惯，不主动发起英文邮件如果对方与你的邮件往来是采用中文，请不要自作聪明的发送英文邮件给他；如果对方发英文邮件给你，也不要老土的用中文回复。
3. 对于一些信息量丰富或重要的邮件，建议使用中文。
你很难保证你的英文表达水平或收件人中某人的英文理解水平存在问题，而影响邮件所涉及问题的解决。
4. 选择便于阅度的字号和字体中文老实点用宋体或新宋体，英文就用Verdana 或Arial 字型，字号用五号或10号字即可。
这是经研究证明最适合在线阅度的字号和字体。
不要用稀奇古怪的字体或斜体，最好不用背景信纸，特别对公务邮件。
不要为突出内容而将字号设置过大，拉滚动条是很麻烦的事情；也不要过小，费神又伤眼睛。
结尾签名每封邮件在结尾都应签名，这样对方可以清楚的知道发件人信息。
虽然你的朋友可能从发件人中认出你，但不要为你的朋友设计这样的工作。
1. 签名信息不宜过多电子邮件消息末尾加上签名档是必要的。
签名档可包括姓名、职务、公司、电话、传真、地址等信息，但信息不宜行数过多，一般不超过4行。
你只需将一些必要信息放在上面，对方如果需要更详细的信息，自然会与你联系。
引用一个短语作为你的签名的一部分是可行的，比如你的座右铭，或公司的宣传口号。
但是要分清收件人对象与场合，切记一定要得体。
2. 不要只用一个签名档对内、对私、对熟悉的客户等群体的邮件往来，签名档应该进行简化。
过于正式的签名档会让与对方显得疏远。
你可以在OUTLOO K中设置多个签名档，灵活调用。
3. 签名档文字应选择与正文文字匹配，简体、繁体或英文，以免成出现乱码。
字号一般应选择比正文字体小一些。
回复技巧1. 及时回复Email收到他人的重要电子邮件后，即刻回复对方一下，往往还是必不可少的,这是对他人的尊重，理想的回复时间是2小时内，特别是对一些紧急重要的邮件。
对每一份邮件都立即处理是很占用时间的，对于一些优先级低的邮件可集中在一特定时间处理，但一般不要超过24小时。
如果事情复杂，你无法及时确切回复，那至少应该及时的回复说”收到了，我们正在处理，一旦有结果就会及时回复，云云”。
不要让对方苦苦等待，记住：及时作出响应，哪怕只是确认一下收到了。
如果你正在出差或休假，应该设定自动回复功能，提示发件人，以免影响工作。
2. 进行针对性回复当回件答复问题的时候，最好把相关的问题抄到回件中，然后附上答案。
不要用简单的，那样太生硬了，应该进行必要的阐述，让对方一次性理解，避免再反复交流，浪费资源。
3. 回复不得少于10个字对方给你发来一大段邮件，你确只回复“是的”、“对”、“谢谢”、“已知道”等字眼，这是非常不礼貌的。
怎么着也要凑够10个字，显示出你的尊重。
4. 不要就同一问题多次回复讨论，不要盖高楼如果收发双方就同一问题的交流回复超过3次，这只能说明交流不畅，说不清楚。
此时应采用电话沟通等其他方式进行交流后再做判断。
电子邮件有时并不是最好的交流方式。
对于较为复杂的问题，多个收件人频繁回复，发表看法，把邮件越R E越高，这将导致邮件过于冗长笨拙而不可阅读。
此时应即是对之前讨论的结果进行小结，删减瘦身，突出有用信息。
5．要区分Reply和Reply All（区分单独回复和回复全体）如果只需要单独一个人知道的事，单独回复给他一个人就行了如果你对发件人提出的要求作出结论响应，应该replay all，让大家都知道；不要让对方帮你完成这件事情。
如果你对发件人的提出的问题不清楚，或有不同的意见，应该与发件人单独沟通，不要当着所有人的面，不停的RE来RE去，与发件人讨论。
你们讨论好了再告诉大家。
不要向上司频繁发送没有确定结果的邮件。
点击“回复全部”前，要三思而行！6. 主动控制邮件的来往为避免无谓的回复，浪费资源，可在文中指定部分收件人给出回复，或在文末添上以下语句：“全部办妥”、“无需行动”、“仅供参考，无需回复”。
正确使用发送，抄送，密送要区分To和CC还有BCC（区分收件人、抄送人、秘送人）1．To的人是要受理这封邮件所涉及的主要问题的，理应对邮件予以回复响应。
2．而CC的人则只是需要知道这回事，CC的人没有义务对邮件予以响应，当然如果CC的人有建议，当然可以回Email。
3．而BCC是秘送，即收信人是不知道你发给了BCC的人了的。
这个可能用在非常规场合。
4．TO，CC中的各收件人的排列应遵循一定的规则。
比如按部门排列；按职位等级从高到低或从低到高都可以。
适当的规则有助于提升你的形象!5．只给需要信息的人发送邮件，不要占用他人的资源6、转发邮件要突出信息在你转发消息之前，首先确保所有收件人需要此消息。
除此之外，转发敏感或者机密信息要小心谨慎，不要把内部消息转发给外部人员或者未经授权的接收人。
如果有需要还应对转发邮件的内容进行修改和整理，以突出信息。
不要将RE了几十层的邮件发给他人，让人摸不着头脑。
不发送垃圾邮件或者附加特殊链接。
