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潞蒲常煤总企字〔2012〕70号关于下发XX煤业文件材料收集归档的通知公司各部门、驻矿各施工单位、监理项目部：为做好我公司基建项目档案收集归档工作，顺利通过档案专篇验收。
根据上级档案主管部门对我公司档案工作的具体要求，结合我公司档案工作现状，现将档案资料收集的有关事项及要求通知如下，望各部门认真遵照执行。
一、工作职责及内容1、各部门负责人为本部门档案归档工作的第一责任人，负责全程监督管理本部门档案资料的移交工作。
2、各部门的兼职档案管理员为第二责任人，负责文件资料的收集、整理及归档工作。
移交时，要基本完成移交资料的分类、编目等整理工作。
3、各部门其他工作人员负责将自己工作范畴内所涉及的相关归档资料及时交于本部门兼职档案管理员。
4、各部门要把本年度档案资料移交工作责任到人，保证本部门涉及前期资料如实归档，按期归档。
二、收集整理范围（一）、整合矿井资料及关闭资料矿井整合过程中形成的谈判记录、合同、章程、会议纪要、董事会决议、请示、批复、采矿许可证、生产许可证、征地使用证、营业执照(例：股权转让协议，补偿，补充协议，兼并重组合作接管前照片，向上级报送的有关请示和上级单位批复，洽谈协调有关整合事宜的各种会议记录，来往信函和文件，双方在协商制定公司章程、注册公司办理营业执照等事宜过程中的来往文件，矿井关闭文件等)。
（二）、基建矿井归档资料1、党群工作类：（1）、本单位执行上级党委工作的指示、决议、决定、通知、纪要、报告等；（2）、本单位党委会，常委会，党委民主生活会等会议记录；党员代表大会及工作会议；各种调查报告，情况反映；（3）、党务工作，政治思想工作计划，重要活动安排，工作总结，重大政治活动记载，统计报表等；（4）、党务干部任免，考查，奖罚，落实政策等方面的决议，决定，通知；党员入党，转正延期，退党，取消预备期等决议，决定，通知及新党员名单等；（5）、工会会员代表大会及有关会议人员名单，会议记录，报告，决议等；职代会有关会议材料；（6）、本单位出席各种劳模大会的先进个人，集体事迹材料，纪念册等。
关于开展公司文件材料移交归档工作的通知公司各部门：为进一步落实《公司“十四五”档案工作专项规划》要求，确保总部各类档案完整、准确、系统、安全，公司计划开展总部文件材料移交归档工作，现将有关要求通知如下：一、归档范围（一）2022至2023年度档案。
包括各部门在日常工作中形成的属于归档范围、具有查考利用价值的文件材料，例如业务活动中直接形成的具有保存价值的合同、协议、备忘录、证书、奖杯、奖牌、录音、录像、照片等材料。
（归档部门：公司各部门）（二）2015至2020年度会计档案。
包括会计凭证、会计账簿、财务报告等。
（归档部门：财务部）（三）专题档案。
包括设备仪器、重特大事件、科技研究项目、定点帮扶、党史学习教育等专题档案移交。
（归档部门：综合管理部、科技质量部、党群工作部）二、归档要求（一）移交主体。
请各部门根据《公司文件材料归档范围和档案保管期限表》（见附件1），汇总本部门需归档的各类文件材料，认真做好收集、归档工作。
（二）移交内容。
归档的文件材料包括纸质文件、照片、录音录像、电子文件、实物等各类载体档案。
各部门在其职能活动中获得的各类奖杯、奖状、证书、奖牌等荣誉类实物均属公司档案。
（三）移交方式。
通过线上线下相结合的方式进行移交。
各部门兼职档案员通过档案系统线上办理移交手续，档案系统内填写《档案移交清单》，可通过在线直接填写或批量导入数据（导入模板见附件2）两种方式完成。
涉及电子文件移交，在系统内直接上传电子文件。
文件归档流程可参见附件3，线下各部门将清单中的实体档案送至公司档案室，由办公室对照清单内容进行核对预审。
（四）整理要求。
各部门根据兼职档案员培训要求（见附件4），规范整理本部门档案，按照“档案门类”“年度”进行分别整理。
1.序号：归档文件顺序号，同一类型、同一年度、同一保管期限从1开始按照流水顺序排号；2.题名：规范填写文件标题。
没有标题、标题不规范，或者标题不能反映文件主要内容、不方便检索的，应自拟标题，自拟内容外加方括号“[ ]”；3.保管期限：每份文件明确保管期限，同一类型同一年度的档案，按照保管期限从长到短排列，先排列“永久”保管的档案，再排列保管“30年”的档案，依此类推；4.日期：文件的形成时间，收文、发文以印发日期为准，用8位数字标注年月日，如20210615；无法精确月份、日期的以0补足8位，如20210600、20210000；5.载体类型：文件载体类型包括纸质、电子、实物等，同一份文件有多种载体形式，均应注明，如一份文件有纸质文件，同时有电子文件，应在载体类型注明纸质、电子。
关于XX年度文件材料收集归档的通知
各部门：
为了做好我单位XX年度档案收集归档工作，完整地收集保存好具有借鉴价值的资料，根据区档案局的《通知》精神，结合我单位档案工作实际，现将XX年档案资料收集的有关事项及要求通知如下：
1、各部门请对照《XX单位文件材料归档范围和文书档案保管期限表》（见附件）完成本单位xx年度各类资料的收集工作，并编制好移交资料目录，于x月x日前与本单位档案信息服务中心工作人员进行移交。
2、各部门要对所收集的资料进行初步整理，认真审查所移交资料，检验移交资料是否齐全、系统、准确，并根据整理范围及时完善；移交的资料必须为原件，如果没有原件移交复制件必须要保持印章和领导签字等内容清晰可见。
3、各部门务必将x年度形成的具有保存价值的资料（包括：文书材料、照片、光盘、荣誉档案等）完整移交，以备今后查考；如需要备用的请自行复印好，要保留原件的必须经部门领导签字同意后报办公室备案。
联系人：xx，联系电话：xx
附：xx单位文件材料归档范围和文书档案保管期限表
注：请务必将自己部门的重要资料（本部门总结、涉及重大会议的材料等）及时上交。
XX办公室20XX年X月X日。
关于做好保持共产党员先进性教育活动文件材料收集归档工作的通知关于做好保持共产党员先进性教育活动文件材料收集归档工作的通知第一批先进性教育活动的各部门、各单位：按照中央统一部署和省委、市委的要求，我县第一批保持共产党员先进性教育活动即将结束。
这次活动是党的建设历史上的一件大事，是加强党的建设的又一次重要理论和实践的经验总结。
在开展保持共产党员先进性教育活动中形成的各种载体的档案资料，是这次活动的真实记录，为了客观真实地保留这项工作的历史过程，根据***精神，现就做好先进性教育活动材料立卷归档工作作如下通知：一、归档范围各级党组织在开展先进性教育活动中形成的各种文件、会议材料；成立领导机构、制定的计划、安排、方案、总结等文件材料；上级党组织下发的重要文件和领导检查指导的批示、指示、讲话等文件材料；县委先进性教育活动领导小组及其办公室、各部门各单位形成的工作安排、整改方案、情况反映、工作简报等文件材料；各种媒体宣传报道先进性教育活动的好做法、好经验和先进典型材料；县委先进性教育活动领导小组及其办公室和各单位形成的不同载体的文件材料，如照片、录音带、录像带、电子文件等。
二、保管期限1、永久保存的有：县委先进性教育活动领导小组及其办公室和本单位关于成立机构、工作安排、实施方案、动员讲话、整改方案、工作总结、会议文件等。
2、长期保存的有：本部门、本单位阶段性工作安排、转段小结、领导讲话、“回头看”实施方案、表彰奖励决定、典型材料、党员犯错误处理材料；县委先进性教育活动领导小组及其办公室和本部门本单位情况反映、工作简报、民主生活会记录、情况报告。
3、短期保存的有：党员党性分析、个人整改措施，临时性汇报材料，上级下发、下级报送的有关先进性教育活动的重要文件材料。
4、临时保存的有：征求意见、民主评议、民主测评汇总表和理论学习体会文章等。
5、录音、录像、照片、电子文件等按有关规定办理。
三、几点要求1、各部门各单位要把先进性教育活动文件材料收集归档工作列入议事日程，确定具体工作人员负责做好档案资料的收集归档工作，做到收集齐全，整理规范，归档及时。
关于做好XX年度档案资料归档工作的通知关于做好XX年度档案资料归档工作的通知各部室、公司：根据《企业档案工作管理规定》及我厂档案管理工作升“国家二级”的需要，各单位应将在2000年度工作、活动中形成的有保存价值的各种载体文字、图表、声像文件材料，加以收集、整理、归档，3月底前移交厂档案室。
归档材料应字迹清晰、签署完备、用蓝黑或碳素墨水书写，纸质优良、规格（A4纸）符合质量要求。
移交文件材料目录一式二份（见附表），一份同材料一起移交档案室，一份本单位留存备查。
望各单位高度重视，切实组织好资料归档工作，安排专人具体负责，对照归档类目进行整理、汇总、按时移交，确保各类档案资料归档率达到100％，为实现我厂档案管理工作升“国家二级”目标创造条件。
附件：1.XX年度档案资料归档类目2.文件、资料移交目录表二XXX年X月X日附件1：XXXX年度档案资料归档类目根据电力部《电力工业企业档案分类规则》，各单位应对以下资料进行及时归档：办公室1、上级发文、各类公文、平行文（包括：传真、函件等）2、以厂党委、行政名义印发的各类上行文、下行文及重要的通知、规定、办法等3、本厂年度综合经营计划、月度工作计划、各部门年中、年度工作计划、总结。
4、本厂党委会、党委扩大会、党委民主生活会、厂长办公会、生产调度会及专题会议记录形成的材料。
5、参加上级召开的各种会议带回的文件材料。
6、领导外出学习、考察材料。
7、上级领导来厂视察、检查工作、专题研究所做的指示、及有关记录材料。
8、专题调研工作材料。
9、本厂荣获的各种奖励（荣誉证书、奖状、奖牌和报批材料。
）10、以厂名义出具的各种介绍信、证明信存根。
11、本厂内部组织机构变更、终止用印的印章。
12、企业工商管理、法律事务、合同材料。
13、电话记录。
14、重要的信访、接待工作材料。
15、收、发文件记录。
16、党务、行政工作大事记。
17、莱电动态。
政工部1、组织、宣传工作计划、总结。
2、共青团、青年工作计划、总结。
关于做好文件材料归档的通知范文亲爱的小伙伴们：大家好呀！今天咱们来唠唠文件材料归档这件事儿，这可就像是给咱们工作生活中的各种“记忆碎片”找个安稳的家一样重要哦。
一、为啥要归档呢？你们想啊，咱们每天在工作中产生那么多文件材料，就像一群调皮的小怪兽到处乱跑。
要是不把它们好好归档，等咱们需要的时候，就只能像没头的苍蝇一样到处乱找啦。
归档之后呢，就像是给每个小怪兽都贴上了标签，放进了对应的小盒子，找起来那叫一个方便快捷。
而且，这也是咱们工作规范管理的重要一环哦，就像把家里的东西收拾得井井有条一样，看着都舒服，领导检查起来也会对咱们竖起大拇指呢！二、哪些文件需要归档呢？这个范围可广啦。
比如说咱们日常工作中的各种报告、计划、总结，这就像是咱们工作旅程中的一个个小脚印，记录着咱们努力的过程。
还有那些和客户、合作伙伴往来的重要邮件、信件，这可都是咱们业务往来的证据，就像和朋友聊天的聊天记录一样重要。
另外，会议纪要也不能落下，每次开会讨论的那些金点子、重要决策都在里面呢。
总之呢，只要是对咱们工作有参考价值、有历史意义的文件材料，都要乖乖进归档这个“大家庭”。
三、啥时候归档呢？可别拖着哦，咱们定个小规矩，每个月的最后一周，大家就抽出一点时间来，把这个月产生的文件材料整理整理，该归档的就归档。
就像每个月定期大扫除一样，养成习惯就好啦。
要是等到年底再一股脑儿地弄，那可就像要在一天之内打扫完一年的灰尘一样，累得够呛不说，还容易出错呢。
四、怎么归档呢？咱们有专门的归档方法哦。
要按照文件类型来分分类，就像把衣服按照上衣、裤子、裙子分开整理一样。
报告类放在一个文件夹，邮件类放在另一个文件夹。
然后呢，在每个类型里面再按照时间顺序排好队，新的在前面，旧的在后面，这样找起来就像翻日历一样简单。
对了，每个文件都要取个合适的名字，让人一眼就能看明白是啥内容，可别取那些让人摸不着头脑的名字哦，不然到时候找文件的时候就像猜谜语一样困难啦。
五、归档到哪里呢？咱们公司有专门的文件存储系统或者档案柜哦。
重要文件归档提醒通知尊敬的各位员工：为了更好地管理公司的文件资料，确保信息的安全性和便捷性，特向各位员工发出重要文件归档提醒通知。
希望大家能够认真对待文件管理工作，做到及时整理、准确归档，以提高工作效率和保障公司数据的完整性。
为什么重要文件归档如此重要？1. 提高工作效率良好的文件归档可以帮助员工快速找到需要的文件，避免在繁杂的文件堆中浪费时间查找，提高工作效率。
2. 保障信息安全重要文件如果乱放或遗失，可能导致公司机密泄露或数据丢失，对公司造成不可估量的损失。
因此，规范的文件归档能够有效保障信息安全。
3. 符合法律法规一些行业对于文件资料的保存和归档有着明确的法律规定，公司需要遵守相关法规，做好文件管理工作。
如何进行重要文件归档？1. 制定文件管理制度公司应该建立完善的文件管理制度，明确文件的分类标准、归档流程和责任人，确保每一份重要文件都能被妥善管理。
2. 文件分类整理根据文件的性质和用途进行分类整理，可以按照部门、时间、项目等方式进行分类，使文件易于查找和管理。
3. 标注清晰明了在文件上标注清晰的名称、日期、版本等信息，以便员工快速识别和取用所需文件。
4. 定期清理归档定期清理不再需要的文件，并将需要长期保存的重要文件进行归档保存，确保文档库始终保持整洁有序。
文件归档注意事项备份重要文件：对于关键性文件，建议进行定期备份，并存放在安全可靠的地方，以防止意外丢失。
权限控制：对于涉密文件或重要资料，应设置权限控制，避免未授权人员查看或修改。
定期审查：定期审查已归档的文件是否仍然需要保留，及时清理过期或无用文件。
培训意识：加强员工对于文件管理重要性的培训意识，提高大家对于文档管理工作的重视程度。
希望各位员工能够认真对待公司文件管理工作，做到规范归档、及时整理。
只有这样，我们才能更好地保护公司数据安全、提高工作效率。
谢谢大家的配合！祝工作顺利！此致，XXX 公司管理团队日期：XXXX年XX月XX日。
关于档案收集、归档的通知各部门：为了加强对我公司档案的科学管理，规范档案的整理和归档，防止重要信息资料流失，满足我公司在证据、责任和信息等方面的需求，为我公司研发、生产、经营、管理和持续发展提供有效服务。
根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、国家档案局第10号令《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》、DA/T 42-2009《企业档案工作规范》规定，综合管理部对各部门现存资料的收集、归档工作特作如下通知：一、文件材料归档范围：（一）反映我公司在研发、生产、服务、经营、管理等各项活动和基本历史面貌的，对我公司各项活动、国家建设、社会发展和历史研究具有利用价值的文件材料；（二）我公司在各项活动中形成的对维护国家、企业和职工权益具有凭证价值的文件材料；（三）我公司需要贯彻执行的有关机关和上级单位的文件材料，非隶属关系单位发来的需要执行或查考的文件材料；社会中介机构出具的与我公司有关的文件材料；（四）有关法律法规规定应归档保存的文件材料和其他对我公司各项活动具有查考价值的文件材料。
二、文件材料的分类（一）文书档案按目前部门设置情况，分党委、工会、综合管理部、人力资源部、财务资产部、质保部、经济运行部、技术中心、科技部、营销部、产品制造一部、产品制造二部、产品制造三部、产品制造四部、产品制造五部等部门，文件归档时，按以上部门分成大类，每大类再按《文书档案收集目录》（附件一）的内容分为若干案卷。
（二）科研档案按科研项目分大类，每个项目按阶段分为若干案卷：1准备阶段、2试验阶段、3总结鉴定阶段、4成果和奖励申报阶段、5推广应用阶段（三）基本建设档案按建设项目分大类，每个项目按类别分为若干案卷：1文字、2土建、3工艺、4电气、5给排水、6仪表、7热工、8采暖通风冷冻（四）设备档案按设备类型分大类，分为：1.测试类、2液压机类、3挤出类、4滚压类、5浸渍类、6注射机类、7炉及烘箱类、8压缩机类、9空调类、10泵类、11混合类、12机床类、13仪器仪表类、14 起重类、15运输类、16其它类、17计算机、复晒印机类、18有关项目用的设备仪器。
关于人事档案收集归档的通知各单位：干部人事档案材料收集归档，是干部人事档案工作的基础和重要环节，其工作质量的好坏，不仅直接影响到干部人事档案的完整性，而且直接影响干部人事工作的质量。
根据瑞安市组织部《瑞安市2009－2013年干部人事档案工作规划》（瑞组发〔2009〕34号）和《关于干部人事档案材料收集归档的通知》（瑞组发〔2009〕36号）要求，决定对卫生系统工作人员人事档案进行收集归档，请各单位及时送交人事档案散件，如教育、培训材料、表彰材料等。
现核对过程中发现，尚有部分在编工作人员（名单见后）的人事档案到目前为止还没有在我中心代理，档案若不及时归档，这将对他们以后人事调动或退休产生不利影响。
为规范档案管理，提高我中心人事工作质量，请有关单位督促本单位内人员尽快把其个人档案移送交我中心，并办理档案代理手续，否则后果自负。
瑞安市人才开发服务中心卫生系统人事代理分中心二00九年四月二十二日无档案人员名单如下：人民医院：周其林、盛翠云、陈斌、喻小辉（红十字）、林星星、钱海墨、陈欢耀、吴丽丽、潘嘉西、郭海飞、吴道义、陈文良、木林佳、缪道一、叶瑞海、余伟敏、肖琴、赵慧燕、李晓、项云微、胡绍森、项益从、付福来、赵朴、蒋聚洪、蒲青凡、项岳香、吴焕林、葛少虹、胡顺富、潘可平、潘光强、虞稀祥、潘继豹、王朝晖、项玉林、陈成博、胡瑞颖、全晓彬、林瑞新、徐阿银、杨虹、赵敏、娄晓晖、缪江伟、胡永启、赵仁国、胡胜、柳彩珍、吴莉莉、胡伊珍、胡慧敏、林咏梅、施思、赵微燕、汤慧琼、程笑燕、胡克银、颜志钦、缪建丹、洪成星、冯晓峰、赵展、鲁光钱、洪伟力、施正超、余一俊、卢婵、张跃海、李仆武、李芙瑶、周德彪、王艳杰、巩永恒、李云敏、傅成、易林高、付益谋、陈恋恋、胡晓春、项玉燕、胡玉霜、张晓如、何伟眉、董路晖、余晓林、陈慕蓉、郑秋霞、林少琴、林少娜、温晓雷、周旭红、方霞、刘美芬、孙丽形、夏菲、王敏、詹培珍、陈妃寅、沈晓雅、张茜、姜晓芬、杨均莲、杜爱丽、叶露、施巨晗、项小蝉、毛玉萍、慈晓、林晓杰、吴青眉、付建军、彭震峰、舒展莹、孙宏伟、潘小慧、任瑞芬、程一慧、杨健、周鹏、林喆、陈冠娜、徐熙、蔡荣丽、邱曙雷、冯海连、林爱芳、赵爱民、洪小奔、薛慧萍、王玉双、李雪梅、阮利云、胡艳飞、曹景、郑惠珍、夏杏顺、潘凤如、徐洁、林金娟、金晓开、张新、蔡海峰、夏时春、贾少波、林少华、涂晓平、李劼、林则明、胡立萍、涂秋霞、叶晓洁、蔡安利、彭茂秀、陈艳、唐艳琼、安慧敏、郭德超、林肖、陈昆昆、梁美珍、翁海旭三医：王莹、施小燕、陈晓余、肖圣杰中医院：陈道清、卢珍珍、张胜娜、章如珍、姚君谱、柳黎黎、姜崇禄、林永亨、叶朝华、杨素洁、胡丰村、谢秀连、郭秀眉（郭素媚）、吴盾盾、陈俊、吴东星（吴东升）、肖苹妹（肖平妹）、苏林华、王永甫、何赛获、许芳玲、吴海鸥、孙蓓蕾、戴斌斌、叶含跃、吴秀清、许益业、洪建国五医：薛海燕、雷娜、潘伟玲、张月吴、王健、吴洁、邵云峰、高金萍、胡肇式、姜俊、南剑清、邓树雄、苏小平、赵东、项式稿、南剑勇、张晓青、王薛肖、吴顺岳、杜真国、项贤者二医：鲁旭娜、项朝迅、赵晓飞、朱小红、李德周、诸葛启法、陈海峰、蔡卫胜、陈晓波、丁心余、付克华、胡如意、姜东方、王海蓉乡镇卫生院：安阳：陈小莉、柯永亮上望：周爱进、方小霞、黄云舟潘岱：徐协力北麂：洪晓月鲍田：戴秋梅、戴平金罗凤：陈再道罗南：邱小静三都；冯志香新华：徐青青汀田：夏美平、宋昌俊董田：阮蓓蕾民公：刘莲荷莘民：杨秀琴、张珍珍云周：何秀华阁巷：刘建村江溪：吴建兴桐浦：郑作斌、郑作强、戴小媚芳庄：邱丽财、余鑫永安：陈赛马屿：陈素琳梅屿：许晓颖、王照真顺泰：谢影恺、诸葛钏大南：陈劲篁社：陈光骅高楼：林朝余平阳坑：倪秀艳、胡林彬防保站：市区：黄孟霞安阳：张云汀田：尤丽云新农合：李秀钦卫生监督所：赵坚、聂耳、项凤杲血站：蔡小琴疾控：徐协平、洪万胜、姜惠颖莘塍中心院：阮文峰、林光明、鲁晓燕、项欢涛、孙银霞、胡也洁、陈曾晨湖岭中心院：娄兆贤、何锡权、钟运臻、倪顺强、项崇明高楼中心院：周文俊、张士飞、吴静妹、彭祖港陶山中心院：张晓丰塘下中心院：钟秀连、朱金钗、任成武、胡建国、徐贤荣、林月芬、陈光银、钟丽雅、金丽萍、赵仁丰、陈晓波、丁心余付克华、胡如意、姜东方、王海蓉、陈丽、赵敏、周荷、胡兴丽、钟方千、付钰、赵典岭、陈厉舫、丁蓉、张建、洪万顺。
